Parlament wziął pod lupę przepisy rejestracyjne Companies House, czyli brytyjskiego odpowiednika polskiego Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Celem jest, inspirowana przez wydarzenia na Ukrainie i konsekwencje z tym związane, walka z szeroko pojętą przestępczością gospodarczą. Niestety, wiąże się to między innymi z likwidacją skróconych lub uproszczonych sprawozdań, z których do tej pory mogły korzystać mikro- oraz małe przedsiębiorstwa. Od tej pory wszystkie firmy będą musiały składać zestawienia zysków i strat (profit and loss statement - P&L).

Atak Rosji na Ukrainę to katastrofa humanitarna na wielką skalę. Na agresora oraz rosyjskich oligarchów został nałożony szereg sankcji, a wiele krajów zaczęło myśleć o przepisach dotyczących przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy. W związku z tym usprawnienie narzędzi służących do identyfikacji i likwidowania podejrzanych finansowych działań stało się tematem pilnym. Wielka Brytania opracowała niezbędne zmiany i w związku z sytuacją międzynarodową dokonała przyspieszenia ich wprowadzenia.

Publikacja Białej Księgi (White Paper)

28 lutego 2022 roku została opublikowana tzw. Biała Księga, czyli rządowy raport w sprawie przejrzystości korporacyjnej i reformy rejestru. Przedstawiono plan zmian, które mają być wprowadzone w Companies House w ramach wspierania reform mających na celu ograniczenie oszustw i zapobieganie wykorzystywaniu brytyjskich spółek i partnerstw do celów międzynarodowego prania pieniędzy. Białej Księdze towarzyszy projekt ustawy o przestępczości gospodarczej.

Proponowane zmiany

Propozycje zmian zakładają:
- reformę obecnej roli i rozszerzenie uprawnień Registrar of Companies (Kierownika Urzędu Rejestrowego Spółek);
- weryfikację tożsamości i inne środki przeciwdziałania praniu pieniędzy (anti-money laundering – AML);
- usprawnienie wymiany danych;
- optymalizację informacji finansowych zawartych w rejestrze;
- ulepszenie mechanizmów ochrony prywatności;
- nowe ograniczenia dotyczące dyrektorów przedsiębiorstw.

Większe uprawnienia dla kierowników Urzędów Rejestrowych

Kierownikom zostaną przyznane nowe uprawnienia, dzięki którym będą oni mogli zadawać pytania oraz żądać dodatkowych dowodów w sprawach zgłoszeń czy zmian, które wydadzą im się podejrzane. W niektórych przypadkach mogą zgłoszenie odrzucić. Zakresem nowych uprawnień będą objęte wszystkie informacje - nowe oraz te, które się już w rejestrze znajdują. W przypadku zgłoszenia zapytania, przedsiębiorca będzie miał 14 dni na udzielenie odpowiedzi i przedstawienie dowodów na jej poparcie. Kierownik może ten termin przedłużyć.
Kierownicy mają też dbać o przejrzystość i integralność rejestru, w związku z czym będą mieli prawo do usuwania materiałów, które tę integralność zaburzają. Niektóre materiały składane w Companies House niosą ze sobą konsekwencje prawne, zatem usunięcie tego typu dokumentów będzie w większości przypadków dokonywane przez sąd. W ramach reformy kierownicy będą mieli również nowe możliwości wyszukiwania i udostępniania informacji innym organom. Będą mogli także nakładać grzywnę na dyrektorów niewywiązujących się ze swoich obowiązków.

 Weryfikacja tożsamości i inne środki przeciwdziałania praniu pieniędzy (anti-money laundering – AML)

Większość osób zakładających spółki lub składających dokumenty będzie musiała dokonać weryfikacji tożsamości. W przypadku braku weryfikacji w rejestrze pojawi się o tym stosowna adnotacja. Agenci, składający zgłoszenia w Companies House w imieniu klientów, będą zobowiązani do wykazania, że są pod odpowiednim nadzorem. Dostarczone dowody będą porównywane z informacjami z urzędu podatkowego (HMRC) i Urzędu Nadzoru Finansowego (Financial Conduct Authority). Zapewni to eliminację dostępu do Companies House zagranicznym agentom. Decyzje o udzieleniu dostępu w niektórych przypadkach będą regulowane osobnymi ustawami.

 Usprawnienie wymiany danych

Companies House dostanie większe uprawnienia w zakresie wymiany danych z organami ścigania, innymi organami rządowymi i sektorem prywatnym. Kierownicy Urzędów Rejestrowych będą mogli, po spełnieniu określonych warunków, przekazywać istotne informacje organom ścigania oraz innym organom publicznym i regulacyjnym, w tym komisji wyborczej, a także organom nadzorującym przeciwdziałanie praniu brudnych pieniędzy.

Optymalizacja informacji finansowych zawartych w rejestrze

Zestaw sprawozdań finansowych będzie mógł być składany jedynie pojedynczo, natomiast uproszczone zostały sposoby ich składania. Ma to na celu uzyskania bardziej spójnych informacji finansowych w różnych zbiorach danych, np. w Companies House i HMRC. Dostarczana przez przedsiębiorstwa informacja będzie musiała być na tyle dokładna, aby bez problemu móc określić, do której kategorii księgowej należy (ma to utrudnić składanie sprawozdań w niewłaściwym systemie celem ukrycia poziomu dochodów). Informacje będą też znacznie łatwiejsze do odnalezienia dzięki cyfryzacji oraz oznaczeniom iXRBL (Inline eXtensible Business Reporting Language czyli międzynarodowy standard, który umożliwia dostarczanie w jednym dokumencie zarówno danych czytelnych dla człowieka, jak i ustrukturyzowanych danych nadających się do odczytu maszynowego).

To, co ma największy wpływ z punktu widzenia właścicieli mikro przedsiębiorstw i małych przedsiębiorstw to zapowiedź likwidacji możliwości składania skróconych i uproszczonych sprawozdań finansowych. Ma to ograniczyć oszustwa i błędy oraz zwiększyć przejrzystość. Wszystkie małe firmy (w tym mikropodmioty) będą zobowiązane do składania rachunku zysków i strat. Małe spółki będą również musiały składać sprawozdanie z działalności, chyba że osiągną progi dla mikropodmiotów. Spółki uśpione i małe będą zobowiązane do składania informacji wystarczających do sprawdzenia ich kwalifikowalności.

Nowe ograniczenia dotyczące dyrektorów firm

Wymagana będzie obecność w spółce co najmniej jednej w pełni zweryfikowanej osoby fizycznej, bezpośrednio związanej z danym podmiotem w rejestrze spółek. W strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa będzie też dozwolony tylko jeden „poziom” dyrektorów korporacyjnych i wszyscy mają mieć swoją siedzibę w Wielkiej Brytanii. Ograniczenia mają za zadanie utrudnić tworzenie anonimowych struktur korporacyjnych. Obecnie całe spółki mogą działać jak dyrektorzy pod warunkiem, że w zarządzie znajduje się chociaż jedna osoba fizyczna, co prowadzi do niepewności w zakresie stwierdzenia, kto właściwie sprawuje faktyczną kontrolę nad spółką. W ramach reformy będą wprowadzone dwa warunki:
- wszyscy dyrektorzy spółki mają być osobami fizycznymi;
- osoby fizyczne będące już na stanowiskach dyrektorskich mają przejść procedurę weryfikacji tożsamości.
Takich środków prawnych jest więcej.
Odmienne zasady będą miały zastosowanie do spółek kapitałowych (LLPs) lub komplementariuszy spółek kapitałowych (LPs). Członkowie korporacyjni lub komplementariusze korporacyjni mają podawać dane osoby fizycznej pełniącej funkcję kierowniczą, której tożsamość również musi zostać zweryfikowana. Rząd rozważy, czy konieczne są dalsze ograniczenia w odniesieniu do korporacyjnych członków LLP lub komplementariuszy LP.

Źródła:
https://companieshouse.blog.gov.uk/2022/03/03/what-the-economic-crime-transparency-and-enforcement-bill-and-the-corporate-transparency-and-register-reform-white-paper-means-for-companies-house/
https://www.gov.uk/government/news/government-takes-landmark-steps-to-further-clamp-down-on-dirty-money
https://www.icas.com/news/corporate-transparency-and-companies-house-reforms
https://www.accountingweb.co.uk/business/finance-strategy/small-companies-lose-privacy-in-company-law-reform?utm_medium=email&utm_campaign=AWUKPOTW160322&utm_content=AWUKPOTW160322+CID_b709bce0a9d9427b654d06f6c49d58b8&utm_source=internal_cm&utm_term=Small%20companies%20will%20have%20to%20file%20PL%20accounts