Franek ma polski sklep i wydaje nieważne paragony! Zacząłem mu więc tłumaczyć, jak to działa i jak powinny one wyglądać.

„Pamiętaj, że rachunek VAT to najważniejszy dokument na potrzeby rozliczeń VAT" - tłumaczę - „i jeśli on jest „skopany”, to cała księgowość jest „skopana” i trzeba będzie w końcu ją prostować. A to będzie Cię dużo kosztować. I czasu, i stresu, i pieniędzy. Miejmy nadzieję, że do czasu wyprostowania błędów nie będziesz miał wizyty z HMRC.”

Najłatwiej będzie mi to opisać na przykładzie polskich sklepów, bo to ich właściciele najczęściej nie wiedzą, jak powinien wyglądać prawidłowo wystawiony rachunek VAT. Często to nie wina właścicieli sklepów, a brak informacji ze strony księgowych, którzy prowadzą im finanse.

Różne typy biznesów mogą wystawiać różne rachunki. I tak na przykład Polski Sklepik LTD będzie często wystawiał uproszczone rachunki. Zacznijmy jednak od ogólnych zasad.

Co powinno być na fakturze VAT?

Informacje, które musi zawierać rachunek/faktura VAT (VAT Invoice) możesz znaleźć w Akcie podatkowym z 1995 roku. Są one nastepujące: 

• unikalny numer rachunku (musi to być numer sekwencyjny, czyli 1, 2, 3…);
• data sprzedaży towaru/usługi;
• data wystawienia rachunku (może się zdarzyć, że rachunek wystawisz w późniejszym terminie);
• nazwa i adres Twojego biznesu;
• numer VAT (chyba najczęściej pomijany na wszelkich rachunkach, a najważniejszy);
• nazwa klienta i jego adres;
• opis usługi – wystarczający do identyfikacji przez HMRC czy dany produkt lub usługa jest obciążona podatkiem VAT;
• ilość sprzedanego artykułu/usługi, procent VAT jaki został naliczony oraz cena netto;
• kwota całkowita brutto;
• kwota rabatu;
• kwota podatku VAT.

Kiedy faktura VAT musi być wystawiona?

Sprzedając usługi lub towary masz obowiązek wystawić fakturę VAT w ciągu 30 dni od momentu sprzedaży.

Faktura VAT nie musi być wystawiana za usługi lub towary z zerowym VAT-em lub na których nie ma VAT. Pamiętaj, że jest różnica pomiędzy ZERO VAT a NO VAT (exempt) – na pierwszym jest VAT - tylko zerowy. Na drugim nie ma podatku VAT.  

Jeśli faktura VAT jest wystawiona w obcej walucie, podatek VAT naliczony musi być wystawiony w rodzimej walucie (czyli w naszym wypadku w funtach).

Rachunek uproszczony (Retailer Invoice)

Jeśli rachunek nie przekracza wartości £250, faktura VAT może mieć formę uproszczoną. Trudno by Franek i podany przez nas w przykładzie Polski Sklepik Ltd pisał na każdym rachunku adres osoby, która kupuje chleb i masło, prawda?

Polski Sklepik Ltd musi spełniać dwa warunki, by móc wystawiać uproszczony rachunek:‍

1. ‍musi być sprzedawcą detalicznym i sprzedawać bezpośrednio osobie fizycznej;
2. wartość zakupów nie może przekraczać 250 funtów (po wliczeniu VAT).

A zatem Polski Sklepik Ltd musi mieć na swoim rachunku następujące informacje:‍

• ‍nazwę biznesu i jego adres;
• numer VAT;
• opis towaru wystarczający dla HMRC do zidentyfikowania co to za towar (OPEN ZERO VAT, czy OGÓLNE ZERO VAT to niewystarczająca informacja o towarze na potrzeby HMRC);‍
• całkowitą kwotę brutto (z VATem);
• dla każdej kwoty, która podlega opodatkowaniu VAT musi być dołączona informacja, w jakiej wysokości procentowej VAT został od niej naliczony (np. jeśli sprzedaliśmy czekoladę za £10 z VAT-em, wówczas obok musimy napisać, że naliczono 20% VAT).

Złe faktury VAT - konsekwencje

Najważniejsze to zrozumieć, że prawidłowo wystawione rachunki to wymóg prawny. Jeśli mają one być dowodem poprawnych rozliczeń VAT, muszą one być poprawnie wystawione. Jeśli nie są, HMRC ma prawo nałożyć na Ciebie karę za tzw. „careless inaccuracy”. Nie jest to jednak główny powód, dla którego powinieneś uważać przy wystawianiu rachunków.

"Franek - tłumaczę - Najistotniejszym jest fakt, że nie chcesz dawać HMRC powodu do bardziej dokładnego przyjrzenia się finansom Twojej firmy. Jeśli nie umiesz tak podstawowej rzeczy, jak wystawienie prawidłowego rachunku, to powstaje pytanie: ile błędów zawierają Twoje rozliczenia podatkowe?"

Przykłady źle wystawionych rachunków

Poszedłem do dwóch różnych sklepów w Edynburgu i kupiłem różne artykuły, aby sprawdzić czy zostanie mi wystawiony prawidłowy rachunek. Ani jeden, ani drugi nie był w 100% poprawny.

Pierwszy nie spełnia żadnych wymaganych warunków.

• jest nazwa sklepu (zamazana przez nas) lecz nie ma adresu;
• nie ma numeru VAT;
• identyfikacja zakupionego artykułu jest niemożliwa.

Gdyby HMRC sprawdziło tego sprzedawcę, z pewnością miałby dużo problemów.

Drugi paragon wygląda następująco:

• brak adresu działalności;
• nie ma numeru VAT;
• jest dużo lepiej sprecyzowane, co kupujemy;
• zamieszczono pozycję „Różne non VAT” – czym są różne i czemu „non VAT”? Jeśli to sklep spożywczy, to powinno być „zero VAT”, bo sprzedawane artykuły wciąż są na VAT, tylko zerowym. Nie są „exempt”.  

Jak powinien wyglądać rachunek VAT

• jest adres - wiemy kto jest sprzedawcą;
• wiadomo, co jest serwowane – w tym przypadku to trójpak pączków;
• jest wyszczególniona kwota netto, procent VAT, jaki naliczono oraz kwota brutto;
• na samym dole rachunku jest podana kwota VAT oraz data wystawienia rachunku.

Jest to doskonały przykład na to, jak powinien wyglądać rachunek VAT w UK.