Nasza klientka, Edyta, prowadzi firmę, która jest sprzedawcą na Amazonie. Używa usługi Amazon Pay. Jest to usługa przetwarzania płatności online, która umożliwia konsumentom wnoszenie opłat za pomocą ich kont Amazon na zewnętrznych stronach internetowych sprzedawców.

Okazało się, że Edyta nie do końca zna wszystkie finansowe aspekty prowadzenia firmy poprzez taką sprzedaż internetową. Właściciel firmy nie musi wiedzieć, jak zakwalifikować wszystkie elementy prezentowanej mu przez Amazona faktury – jeżeli ma dobrze prowadzoną księgowość. Gorzej, że często nie znają się na tym także osoby, które w tej materii powinny być ekspertami.

Prawidłowy sposób rozliczania sprzedaży na Amazonie zaprezentujemy Ci w przyszłym tygodniu. Dzisiaj omówimy jeden z jej aspektów, dotyczący tzw. frozen funds, czyli funduszy, które są zamrożone, co oznacza, że przez jakiś czas nie można za ich pomocą dokonać żadnych transakcji. Jeśli firma ma dużą sprzedaż, te rezerwowe fundusze stanowią często sporą kwotę i dlatego ważne jest, aby je prawidłowo zaksięgować.

Dowiedz, się, co oznacza termin "account level reserve" (poziom rezerwy konta), który na fakturach od Amazona figuruje jako „Running balance” na koncie o nazwie „Amazon Reserved Balance”.

Account level reserve – co to jest i na czym polega?

Account level reserve to fundusz, który Amazon zatrzymuje w celu pokrycia potencjalnych zwrotów lub obciążeń zwrotnych od klientów. Inna nazwa to Unavailable Balance – niedostępne saldo.

W ten sposób Amazon zabezpiecza swój zysk – pewna kwota pieniędzy z salda konta sprzedawcy zostaje zatrzymana, co ma zagwarantować, że sprzedawca będzie nadal płacić Amazonowi, nawet wtedy, gdy nie jest w stanie zrealizować swoich zamówień. Jest to także środek zapobiegawczy na wypadek, gdyby sprzedawca nie był w stanie zrealizować zwrotu lub obciążenia zwrotnego.

Wysokość rezerwy jest oparta na procencie całkowitej sprzedaży (zaczerpniętej z historii konta) i zazwyczaj wynosi około 2%, czyli, że od każdej sprzedaży za £100 Amazon zatrzymuje £2 w rezerwie na wypadek zwrotu lub obciążenia zwrotnego za tę sprzedaż.

Amazon’s Level Tiers czyli poziomy rezerw Amazona

Level reserve jest przydzielany sprzedawcom na trzech różnych poziomach i każdy z nich ma inne oprocentowanie.

Tier 1 – poziom 1

Jest przydzielany nowym sprzedawcom. Na tym poziomie kwota rezerwy jest równa sumie wszystkich płatności przetworzonych przez konto sprzedawcy w ciągu poprzednich 7 dni. Dodatkowo wliczana jest wartość nierozliczonych sporów transakcyjnych.

Tier 2 – poziom 2

Na tym poziomie są lokowani sprzedawcy, którzy przetworzyli co najmniej 100 zamówień i sprzedają poprzez Amazon Pay od roku. W celu obliczenia kwoty rezerwowej uwzględnia się wyższą z dwóch wartości: 3% codziennie przetwarzanych płatności (średnio z ostatnich 28 dni) lub całkowitą kwotę wszystkich nierozwiązanych sporów transakcyjnych.

Tier 2-Plus – poziom 2-Plus

W tej kategorii wartość account level reserve to wartość wszystkich nierozwiązanych sporów transakcyjnych. Zaliczani są tu sprzedawcy, którzy utrzymują swój ODR (order defect rate) na poziomie mniejszym niż 1% średnio w ciągu poprzednich 60 dni.

Order Defect Rate (ODR) – co to jest?

Jest to procentowy wskaźnik wadliwości zamówień – stosunek zamówień zwróconych lub zweryfikowanych jako wadliwe do całkowitej liczby zamówień. W ODR wliczane są także przypadki niewłaściwej obsługi klienta. Amazon wymaga, aby ODR w okresie 60 dni sprzedaży było niższe niż 1% - jeżeli wskaźnik ten jest wyższy, grozi to zamrożeniem lub zlikwidowaniem konta sprzedawcy.

Wysokość account level reserve jest uzależniona od pozycji sprzedawcy, ilości bezproblemowo przeprowadzonej sprzedaży, długości czasu, od którego jest się sprzedawcą na Amazonie oraz od opinii klientów.

Z tego powodu nowi sprzedawcy Amazon będą mieli procentowo większe rezerwy niż doświadczeni sprzedawcy. Wypłaty często trwają od 4 do 6 tygodni od pierwszej sprzedaży.

W celu utworzenia account level reserve kwoty sprzedaży muszą się skumulować.

Na jak długo Amazon zatrzymuje account level reserve?

Amazon zazwyczaj płaci sprzedawcom co dwa tygodnie. Każda wypłata zawiera 14-dniową wartość zamówień, które zostały dostarczone co najmniej siedem dni wcześniej (minus opłaty Amazon). Wstrzymanie wypłat daje klientom czas na przejrzenie swoich zamówień pod kątem ewentualnych problemów. Klient ma 7 dni na zdecydowanie, czy jest zadowolony z transakcji. Jeśli jest niezadowolony i zażąda zwrotu, Amazon przetworzy jego wniosek przy użyciu account level reserve.

Zwykle na wypłatę zarobionych pieniędzy trzeba czekać dłużej niż 14 dni.

Przyczyny:

• Pozostałe saldo zostanie przesunięte na kolejny okres płatności, jeśli zamówienia zostaną dostarczone w czasie poniżej 7 dni od daty wypłaty;
• Rzeczywiste transfery pieniężne mogą trwać 3-5 dni roboczych;
• Pieniądze mogą zostać zatrzymane dłużej niż 14 dni jako account level reserve.

Środki finansowe z account level reserve powinny zostać zwolnione po upływie 14 dni, chyba, że zaistnieje problem ze sprzedanym produktem. Wówczas mogą zostać zatrzymane na dłużej, do czasu zbadania sprawy przez Amazon.

Data rejestracji jako sprzedawca określa dokładne daty każdej wypłaty. Oznacza to, że w przeciwieństwie do niektórych rynków, Amazon może nie zawsze rozpoczynać przetwarzanie płatności pierwszego i piętnastego dnia każdego miesiąca.

W następnym tygodniu opowiemy, jak były zaksięgowane transakcje Amazon Edyty, a jak powinny być właściwie księgowane. Opiszemy również, jakie są skutki błędnie wprowadzanych transakcji.

Zapraszamy do lektury naszego bloga!