Budowlaniec, zlecenia i £75 tysięcy długu wobec HMRC. Historia jakich wiele.

W tym artykule poznacie historię klienta, który miał wszystko, by odnieść sukces! Marek jest właściciel firmy budowlanej, której zlecenia rosły jak grzyby po deszczu a przychody rosły w tempie, które wielu przedsiębiorców mogłoby mu pozazdrościć. Biznes rozwijał się tak szybko, że sam Marek nie nadążał już za papierami, ale przecież od tego miał księgowych!

Wystarczyło jednak kilka miesięcy, by z dobrze prosperującej firmy została spirala zadłużenia wobec HMRC.

Pismo, które przyszło z urzędu, było krótkie i bez emocji, informowało o zaległości z tytułu VAT - ponad 75 tysięcy złotych. I żadnego planu, jak z tego wyjść…

Zaufanie, które kosztowało fortunę

Marek nigdy nie kombinował. Prowadził firmę uczciwie, zatrudniał legalnie, dbał o jakość. Problem w tym, że w całym tym natłoku zleceń i faktur nikt nie pilnował podatków. Księgowi działali jak archiwiści wprowadzali dane, wysyłali deklaracje, ale nie interesowali się tym, jak naprawdę funkcjonuje firma. Nie rozmawiali z Markiem o nadchodzących zleceniach, nie oceniali ryzyka, nie pomagali w planowaniu płynności. Nie prowadzili żadnych prognoz, nie wyjaśniali, co może się stać, jeśli klient zapłaci z opóźnieniem, a że zlecenia budowlane rozlicza się etapami, Marek często musiał zapłacić VAT, zanim w ogóle dostał pieniądze.

Z miesiąca na miesiąc przestawał rozumieć, dlaczego jego dobrze prosperująca firma nagle ma problem z gotówką. Nie wiedział, że problemem nie były zlecenia, tylko brak kogoś, kto spojrzy na liczby z wyprzedzeniem.

‍Kiedy wszystko zaczęło się sypać

W końcu przyszedł moment, kiedy zabrakło pieniędzy na zapłatę kwartalnego VAT-u. Nie dlatego, że firma źle działała, wręcz przeciwnie, zleceń nie brakowało. Problemem było to, że nikt nie pilnował relacji między przychodami a podatkiem należnym. 

Kiedy pojawił się pierwszy list z HMRC, Marek myślał, że to pomyłka „Przecież wszystko było rozliczane na czas”, mówił podczas konsultacji.

Ale w rzeczywistości deklaracje były błędne, korekty nieuwzględnione, a pieniądze z kilku faktur wciąż nie wpłynęły. HMRC domagało się natychmiastowej zapłaty. Księgowi rozłożyli ręce. Zamiast wsparcia, Marek usłyszał: „Trzeba zapłacić, bo inaczej urząd naliczy karę.”

Punkt zwrotny - pełna diagnoza i plan działania

Kiedy Marek trafił do nas, był przekonany, że sytuacja jest bez wyjścia. Zadłużenie rosło, a HMRC zaczęło wysyłać wezwania do zapłaty.

Zaczęliśmy więc od podstaw: ustalenia pełnej wysokości zobowiązań, weryfikacji deklaracji VAT, wynegocjowania planu spłaty w ratach i przede wszystkim wdrożenia systemu prognozowania podatkowego i cashflow. 

Dziś każde zlecenie jest analizowane przed podpisaniem a Marek wie, jak wpłynie na jego VAT i kiedy pojawi się obowiązek podatkowy. To prosta zmiana, ale taka, która ratuje firmy przed upadkiem.

‍Excel to nie księgowość

W tej sprawie szczególnie uderzające było to, że firma o sześciocyfrowych obrotach prowadziła rozliczenia w… Excelu. Nie było systemu księgowego, który pozwalałby śledzić przepływy czy analizować marże. Nie było raportów finansowych ani bieżącej kontroli rentowności kontraktów.

Zlecenia podpisywane były jedno po drugim bez sprawdzenia, jak wpłyną na obciążenia podatkowe. Każda nowa umowa oznaczała kolejną porcję faktur, a wraz z nimi kolejny VAT do zapłaty. Marek dopiero po czasie zrozumiał, że to nie HMRC był problemem, tylko brak planowania.

Księgowi nie omawiali z nim żadnych prognoz, nie oceniali ryzyka, nie tłumaczyli, kiedy firma może wpaść w dołek płynności.

Nie było rozmów, analiz, strategii tylko bierne księgowanie. Z dobrze prosperującej firmy zrobili po prostu problem, który musiał w końcu wybuchnąć.

Z czego wynikają takie błędy?

Branża budowlana jest jedną z najtrudniejszych pod względem rozliczeń. Firmy mają duże przychody, ale często minimalną kontrolę nad tym, kiedy pieniądze faktycznie trafiają na konto. A VAT trzeba zapłacić z góry, niezależnie od tego, czy klient już zapłacił fakturę.

Właśnie dlatego księgowość w budowlance nie może być bierna.

Potrzebna jest analiza, prognoza i rozmowa z przedsiębiorcą a nie tylko wysyłanie deklaracji.

Krystian płacił za księgowość, ale w rzeczywistości nikt nie prowadził jego firmy. Nie analizowano jego danych, nie tworzono raportów, nie doradzano, jak bezpiecznie zwiększać obroty. Efekt? Firma, która miała ogromny potencjał, popadła w długi przez brak zarządzania podatkami.

Co zrobić, gdy Twoja firma ma dług wobec HMRC

Zaległości wobec HMRC to nie koniec świata o ile działasz szybko i mądrze. W praktyce niemal każdą sytuację można naprawić, jeśli przedsiębiorca nie ucieka od problemu.

1. Zweryfikuj rzeczywistą kwotę długu.

Często urząd opiera się na błędnych danych. Sprawdź, czy zaległość faktycznie istnieje i czy obejmuje właściwy okres.

2. Skontaktuj się z HMRC.

Dobrowolny kontakt z urzędem działa na Twoją korzyść. Możesz wystąpić o tzw. Time to Pay Arrangement, czyli plan spłaty w ratach.

3. Przeanalizuj księgowość.

Sprawdź, czy Twoje biuro nie popełniło błędów w deklaracjach. W wielu przypadkach można skorygować wcześniejsze rozliczenia i obniżyć dług.

4. Wprowadź system prognozowania VAT.

Zanim podpiszesz kolejny kontrakt, wiedz, jaki wpływ będzie miał na Twoje rozliczenia. Prosty arkusz to za mało potrzebujesz narzędzia, które przewidzi obowiązek podatkowy z wyprzedzeniem.

5. Traktuj księgowego jak partnera, nie jak archiwistę.

Dobry księgowy nie tylko księguje faktury. Analizuje dane, ostrzega przed ryzykiem i pomaga Ci uniknąć takich sytuacji w przyszłości.

‍

Dziś Marek wychodzi z długów, a jego firma znów działa stabilnie. Nie dlatego, że długi zniknęły, ale dlatego, że pojawił się plan.

Zrozumiał, że sukces w biznesie nie polega na liczbie kontraktów, ale na tym, jak nimi zarządzasz. Bo w podatkach tak jak w budowie liczy się fundament. Bez niego nawet najpiękniejszy projekt może runąć. A jeśli masz jakieś wątpliwości co do kierunku prowadzenia twojej firmy to skontaktuj się z TaxOne a my pomożemy uporządkować Twoje wszystkie sprawy.