Nowe przepisy: dyrektorzy muszą się wylegitymować. Koniec z fikcyjnymi spółkami!
Kilka miesięcy temu jeden z zaprzyjaźnionych prawników zadał mi bardzo proste, ale ważne pytanie:
„Czy naprawdę każdy może sobie w UK założyć spółkę i nikt tego nie sprawdza?”
Zapytał o to, bo jego klient dowiedział się, że na jego nazwisko ktoś założył firmę w Wielkiej Brytanii. Nigdy o niej nie słyszał, nigdy jej nie prowadził. Po prostu ktoś wykorzystał jego dane i zarejestrował firmę, której istnienia nawet nie był świadomy.
Takie sytuacje, niestety, były możliwe. I przez lata Companies House, czyli brytyjski rejestr spółek, był krytykowany za to, że działa zbyt „na wiarę”. Nikt nie sprawdzał, czy osoba podana jako dyrektor naprawdę istnieje. Można było wpisać dowolne dane. To się jednak niebawem zmienia.
Od listopada 2025 obowiązkowa weryfikacja tożsamości
Od 18 listopada 2025 roku każda osoba będąca dyrektorem spółki lub posiadająca nad nią kontrolę (PSC - person with significant control) będzie musiała potwierdzić swoją tożsamość.
Bez tego:
- nie będzie można złożyć potwierdzenia danych spółki (confirmation statement),
- a sama spółka może wpaść w problemy z Companies House.
Po co te zmiany?
Nowe przepisy to efekt ustawy o zwalczaniu przestępstw gospodarczych (Economic Crime and Corporate Transparency Act 2023). Chodzi o to, by:
- utrudnić zakładanie fikcyjnych spółek,
- ukrócić wyłudzenia i karuzele VAT,
- i zwiększyć przejrzystość działania firm w UK.
Mówiąc wprost: rząd chce wiedzieć, kto stoi za daną firmą.
I tym razem to nie będzie tylko „formalność” albowiem każda osoba będzie musiała się wylegitymować ważnym dokumentem tożsamości (np. paszportem lub prawem jazdy) i przejść weryfikację online.
Jak będzie wyglądać cały proces?
Od listopada 2025 każdy dyrektor lub PSC:
- Musi przygotować dokument tożsamości ze zdjęciem.
- Zalogować się do systemu GOV.UK One Login.
- Przejdzie weryfikację online (lub zrobi to przez uprawnionego agenta, np. biuro księgowe).
- Otrzyma swój indywidualny kod.
- Wpisze ten kod przy składaniu dokumentów spółki (m.in. confirmation statement).
Jeśli ktoś pełni więcej niż jedną rolę (np. jest i dyrektorem, i PSC), wystarczy jedna weryfikacja, ale kod trzeba będzie podać osobno dla każdej funkcji.
Ważne: to nie jest „deadline”, tylko początek
18 listopada to start okresu przejściowego, który potrwa 12 miesięcy. Ale każda firma prędzej czy później będzie musiała podać kody swoich dyrektorów i PSC. Bez tego nie będzie można złożyć dokumentów i firma nie będzie spełniać obowiązków rejestracyjnych.
Czy trzeba się spieszyć?
Zdecydowanie warto to zrobić wcześniej. Weryfikacja może chwilę potrwać, a jeśli dane wpisane do Companies House nie zgadzają się z tymi w dokumencie (np. błędna data urodzenia), to trzeba je będzie poprawić.
Dlatego już teraz:
- sprawdźcie dane swojej spółki w WebFiling,
- zaktualizujcie adresy i daty urodzenia,
- przygotujcie ważne dokumenty tożsamości,
- załóżcie konto GOV.UK One Login (jeśli jeszcze go nie macie)
Jeśli jesteście naszymi klientami oczywiście pomożemy Wam przejść przez cały ten proces krok po kroku.
Zgłoście się do nas (TaxOne) odpowiednio wcześniej, a zadbamy o to, żeby wszystko było załatwione bez stresu i na czas.
