Dojazdy do pracy - czy można je odjąć od podatku?

Wielu moich klientów, odliczając koszty podróży służbowych, wybiera metodę Simplified Expenses, która nie wymaga zbierania rachunków za paliwo czy naprawy. Ważne jest natomiast, aby prowadzić tak zwany milaż, czyli dokument, w którym zapisuje się, jakie podróże służbowe się odbyło, kiedy i w jakim celu. Wielu klientów nie jest jednak pewnych, jakie podróże można uznać za służbowe.

‍Czym jest podróż służbowa?

Bardzo ogólnie mówiąc, podróż służbowa to taka, która została odbyta całkowicie i wyłącznie („wholly and exclusively”) dla potrzeb biznesu. Na przykład dla osoby wykonującej prace budowlane dojazd z jednego miejsca pracy do drugiego jest jak najbardziej podróżą służbową.

Podróżą służbową jest również podróż z tak zwanej „bazy biznesu” (a więc głównego miejsca, gdzie działalność jest prowadzona, na przykład biura czy sklepu) do innego miejsca pracy, na przykład do klienta.

‍A co z podróżami z domu?

Ogólna zasada mówi natomiast, że podróż z miejsca zamieszkania do stałego miejsca pracy nie powinna zostać odjęta od dochodu przy obliczaniu podatku.

Przyrównajmy to do osoby zatrudnionej na stały kontrakt w firmie. Czy pracodawca zwraca pracownikowi biurowemu koszty dojazdu do biura? To raczej niespotykane.

Jeśli wynajmujemy (lub posiadamy) stałe miejsce, w którym prowadzimy naszą działalność (garaż, biuro, salon), to nie możemy potraktować podróży z domu do tego miejsca („bazy”) jako podróży służbowej.

‍Prowadzenie działalności z domu

Jeżeli podatnik ma swoje „biuro” w miejscu zamieszkania - na przykład doradca ubezpieczeniowy, grafik komputerowy czy lekarz, dla którego dom jest jedynym miejscem, w którym przyjmuje klientów - to dojazdy do tych klientów z domu mogą być zakwalifikowane jako podróż służbowa.

Są również typowe zawody, które mają charakter „wędrowny” (itinerant) - na przykład hydraulik, elektryk czy kominiarz. Osoby wykonujące takie zawody nie muszą posiadać typowego biura, gdyż dojazd do klienta stanowi integralną część ich pracy.

‍Baza jako terytorium

Od zasady powyżej są też pewne wyjątki, na przykład dojazd z domu do dalszego miejsca stanowiącego normalne „terytorium” pracy.

Jeżeli mieszkaniec Inverness dojeżdża do Aberdeen ze względu na większą liczbę potencjalnych klientów, to uznaje tym samym całe Aberdeen za swoją bazę, a więc nie może odliczyć od podatku podróży z domu do Aberdeen.

‍Dojazdy podwykonawców

‍Dojazdy do stałego miejsca pracy nie są podróżami służbowymi - sprawdza się to również w przypadku podwykonawców.

Jeżeli przez cały rok podwykonawca dojeżdża do jednego miejsca pracy, to powinno być ono uznane za bazę operacyjną biznesu, a tym samym podróży z domu do tego miejsca nie można odliczyć od podatku.Jeżeli jednak w ciągu roku podatkowego miejsc pracy jest więcej, to dojazdy z domu podwykonawcy można zazwyczaj odjąć od dochodu przy liczeniu podatku dochodowego.

‍Praca nie tylko z domu

‍A co kiedy ktoś pracuje w dwóch miejscach: w domu i w wynajętym biurze? W takich sytuacjach trzeba rozpatrywać każdy przypadek indywidualnie. Weźmy za przykład psychoterapeutę, który pracuje zarówno w domu, prowadząc terapię online, jak i wynajmuje biuro w centrum miasta, do którego dojeżdża około dwa razy w tygodniu.

‍„Po drodze” do domu

‍Co w przypadku, gdy po drodze do domu odwiedza się sklep, w którym kupuje się materiały do pracy? Czy podróż do tego sklepu można odjąć od podatku? Wbrew pozorom najprawdopodobniej nie.

Podsumowanie

Jak można zauważyć, istnieją wskazówki, którymi należy się kierować przy ocenie danej podróży - takie jak liczba miejsc pracy, baza biznesu czy cel podróży.

Niektóre przypadki są oczywiste, inne - zdecydowanie mniej. Są sytuacje, które należy przeanalizować indywidualnie i ocenić, jaka jest natura biznesu, jak jest zorganizowany i czy podróż nie służy dwóm celom (w takim wypadku nie można odjąć jej od podatku).