Koszty przed założeniem firmy w UK nawet 7 lat wstecz

Wyobraź sobie, że przez kilka miesięcy przygotowujesz się do rozpoczęcia własnego biznesu. Kupujesz domenę, płacisz za hosting, zamawiasz reklamę, korzystasz z oprogramowania i rozmawiasz z księgowym. Firma nie zarabia jeszcze pieniędzy, dlatego wszystkie te wydatki pokrywasz z prywatnego konta.

Kiedy w końcu rozpoczynasz działalność, dowiadujesz się, że kosztów poniesionych wcześniej nie można już odliczyć, ponieważ w momencie ich ponoszenia firma jeszcze nie działała.

Bardzo często nie jest to prawdą.

Brytyjskie przepisy pozwalają w określonych sytuacjach odliczyć wydatki poniesione nawet do 7 lat przed rozpoczęciem działalności.

Nie oznacza to jednak, że każdy stary paragon może automatycznie trafić do kosztów firmy.

Czy można odliczyć koszty poniesione przed rozpoczęciem działalności w UK?

Tak, ale wydatek musi spełnić określone warunki.

Dla osoby prowadzącej działalność jako sole trader zasada ta wynika z brytyjskich przepisów. Dla limited company podobne rozwiązanie również mają zastosowanie. Kwalifikujący się wydatek jest traktowany tak, jakby został poniesiony w pierwszym dniu prowadzenia działalności.

W języku potocznym mówimy o kosztach poniesionych przed założeniem firmy. Przepisy odnoszą się jednak do wydatków poniesionych przed rozpoczęciem działalności handlowej, czyli przed rozpoczęciem trade.

To ważna różnica. Sole trader może zarejestrować się w HMRC później niż faktycznie rozpoczął działalność. Limited company może natomiast zostać utworzona w Companies House, a zacząć prowadzić działalność dopiero kilka miesięcy później.

Jak działa zasada 7 lat?

Załóżmy, że rozpocząłeś działalność 1 lipca 2026 roku. Możesz sprawdzić kwalifikujące się wydatki poniesione od 1 lipca 2019 roku.

Nie wystarczy jednak, że wydatek mieści się w okresie 7 lat. Musiał zostać poniesiony na potrzeby tej samej działalności i byłby dozwolonym kosztem, gdyby został poniesiony już po jej rozpoczęciu.

Obowiązuje również podstawowa zasada podatkowa, zgodnie z którą wydatek powinien być poniesiony wyłącznie na potrzeby działalności. Jeżeli ma jednocześnie cel prywatny i firmowy, należy sprawdzić, czy można wyodrębnić rzeczywistą część biznesową. Jeżeli takiego podziału nie da się wiarygodnie wykonać, koszt może zostać zakwestionowany.

Nie możesz więc znaleźć rachunku za prywatny laptop kupiony pięć lat wcześniej i uznać całej jego ceny za koszt tylko dlatego, że obecnie czasami używasz go do pracy.

Jakie koszty sprzed rozpoczęcia działalności można odliczyć?

Do kosztów mogą kwalifikować się między innymi wydatki na reklamę przyszłego biznesu, domenę, hosting, niektóre koszty strony internetowej, abonament za oprogramowanie, materiały biurowe, ubezpieczenie biznesowe oraz usługi księgowe lub prawne dotyczące prowadzonej działalności.

Można również rozważyć biznesową część rachunku za telefon i internet, jeżeli jesteś w stanie wykazać, jaka część wydatku rzeczywiście dotyczyła przygotowywanego biznesu.

HMRC pozwala osobom samozatrudnionym rozliczać między innymi koszty biurowe, telefon, ubezpieczenie, reklamę, marketing, stronę internetową oraz określone usługi profesjonalne. Te same wydatki mogą kwalifikować się jako koszty poniesione przed rozpoczęciem działalności, jeżeli spełniają pozostałe warunki.

Najprostsze pytanie, jakie możesz sobie zadać, brzmi:

Czy mógłbym odliczyć ten wydatek, gdybym poniósł go pierwszego dnia prowadzenia firmy?

Jeżeli odpowiedź brzmi tak, warto sprawdzić, czy wydatek można uwzględnić w pierwszym rozliczeniu.

Czego nie można automatycznie wrzucić w koszty?

Zasada 7 lat nie oznacza, że każdy zakup związany z przygotowaniem biznesu będzie zwykłym kosztem.

Zakup laptopa, aparatu fotograficznego, drukarki, narzędzi albo innego sprzętu może być wydatkiem kapitałowym. W takiej sytuacji ulga może nadal przysługiwać, ale zakup może wymagać rozliczenia według zasad dotyczących capital allowances, a nie jako zwykły koszt bieżący.

Nie można również odliczyć wydatków prywatnych. Zakup telefonu dla siebie nie staje się kosztem całej działalności tylko dlatego, że później wykonasz z niego kilka rozmów z klientami.

Ostrożności wymagają również koszty kursów prowadzących do zdobycia zupełnie nowego zawodu, koszty utworzenia struktury limited company oraz wydatki związane z inną działalnością niż ta, którą ostatecznie rozpocząłeś.

Najważniejsza zasada jest prosta. Wydatek powinien być związany z konkretnym biznesem, który rzeczywiście został uruchomiony.

Koszty przed rozpoczęciem działalności jako sole trader

W przypadku sole trader sytuacja jest zazwyczaj prostsza. Ty i prowadzony przez Ciebie biznes jesteście dla tego celu tym samym podatnikiem.

Jeżeli przed rozpoczęciem działalności zapłaciłeś za reklamę, oprogramowanie, domenę albo profesjonalne doradztwo związane z przyszłym biznesem, możesz sprawdzić, czy te wydatki spełniają warunki do odliczenia.

Ulga przysługuje jednak tylko osobie, która poniosła wydatek i następnie rozpoczęła tę działalność.

Koszty przed rozpoczęciem działalności przez limited company

W przypadku limited company trzeba zachować większą ostrożność, ponieważ spółka jest odrębnym podmiotem.

Jeżeli spółka została już utworzona, ale nie rozpoczęła jeszcze działalności, może ponosić kwalifikujące się wydatki przed rozpoczęciem trade. Takie koszty mogą zostać potraktowane jak poniesione w pierwszym dniu działalności.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy kupiłeś coś prywatnie jeszcze przed utworzeniem spółki. Limited company nie istniała wtedy i sama nie mogła ponieść wydatku. HMRC potwierdza, że koszt poniesiony przed utworzeniem spółki nie jest automatycznie kosztem tej spółki.

Nie oznacza to, że każdy taki wydatek jest bezpowrotnie stracony. Sposób rozliczenia może zależeć od tego, co zostało kupione, kto jest właścicielem, czy spółka zwróciła koszt oraz w czyim imieniu zawarto umowę. Nie należy jednak automatycznie dodawać prywatnych paragonów do księgowości limited company.

Przykład kosztów poniesionych przed rozpoczęciem działalności

Załóżmy, że Anna rozpoczęła działalność jako sole trader 1 lipca 2026 roku.

Przed rozpoczęciem biznesu zapłaciła £300 za domenę i hosting, £600 za oprogramowanie, £1,200 za reklamę, £400 za ubezpieczenie biznesowe oraz £500 za konsultacje podatkową dotyczące prowadzenia księgowości i obowiązków podatkowych.

Łączne wydatki wyniosły:

£300 + £600 + £1,200 + £400 + £500 = £3,000

Zakładamy, że wszystkie wydatki były związane wyłącznie z działalnością Anny, miały charakter bieżący i byłyby dozwolonym kosztem, gdyby zostały poniesione po rozpoczęciu biznesu.

W takiej sytuacji £3,000 może zostać potraktowane tak, jakby Anna wydała tę kwotę 1 lipca 2026 roku, czyli w pierwszym dniu prowadzenia działalności.

Ile można zaoszczędzić na podatku?

Wrzucenie £3,000 w koszty nie oznacza, że HMRC zwróci Annie £3,000. Koszt pomniejsza zysk, od którego obliczany jest podatek.

Dla uproszczenia załóżmy, że całe £3,000 obniża dochód opodatkowany stawką 20% oraz zysk objęty Class 4 National Insurance w wysokości 6%.

Oszczędność w Income Tax wyniesie:

£3,000 × 20% = £600

Oszczędność w Class 4 National Insurance wyniesie:

£3,000 × 6% = £180

Łączna oszczędność wyniesie:

£600 + £180 = £780

W roku podatkowym 2026/27 główna stawka Class 4 National Insurance wynosi 6% dla zysku pomiędzy £12,570 a £50,270. Rzeczywista oszczędność zależy jednak od całkowitego dochodu podatnika. W przypadku osoby mieszkającej w Szkocji należy zastosować właściwą szkocką stawkę Income Tax.

Jeżeli te same £3,000 stanowiłoby kwalifikujący się koszt limited company objętej stawką Corporation Tax wynoszącą 19%, oszczędność firmy wyniosłaby:

£3,000 × 19% = £570

Stawka 19% dotyczy zasadniczo spółek z zyskiem nieprzekraczającym £50,000. Przy wyższych zyskach mogą mieć zastosowanie główna stawka 25% oraz Marginal Relief. Progi mogą być również zmniejszone, jeżeli spółka ma associated companies.

Jak udokumentować koszty sprzed rozpoczęcia firmy?

Zachowaj faktury, paragony, potwierdzenia płatności, umowy i korespondencję dotyczącą zakupów. Przy każdym wydatku powinieneś być w stanie wyjaśnić, czego dotyczył i dlaczego był potrzebny do rozpoczęcia działalności.

Warto również zapisać rzeczywistą datę rozpoczęcia biznesu. To od tej daty liczy się okres 7 lat.

Dokumentów nie trzeba przesyłać razem z Self Assessment, ale należy je przechowywać na wypadek pytań lub kontroli HMRC.

Nie wyrzucaj faktur tylko dlatego, że firma jeszcze nie zarabiała

Brak przychodów nie oznacza automatycznie, że nie prowadzisz działalności albo że ponoszone wydatki nigdy nie będą kosztem.

Jeżeli przygotowywałeś biznes, zachowaj wszystkie dokumenty. Po rozpoczęciu działalności sprawdź, które wydatki zostały poniesione na potrzeby tego samego biznesu, mieszczą się w okresie 7 lat i byłyby dozwolonym kosztem po rozpoczęciu działalności.

Czasami największym błędem nie jest zakup czegoś, czego nie można odliczyć. Największym błędem jest wyrzucenie faktury za wydatek, który mógł legalnie obniżyć Twój podatek.

Jeśli rozpocząłeś działalność i nie wiesz, czy wcześniejsze wydatki można uwzględnić w rozliczeniu, skontaktuj się z naszym zespołem.