Wszystko o Tax Disclosure w UK: Jak wyspowiadałem księdza z podatków

Najgorszy moment, żeby dowiedzieć się, czym jest Tax Disclosure, to chwila, w której HMRC pisze do Ciebie, że posiada informacje o dochodach, których nie widzi w Twoim brytyjskim rozliczeniu podatkowym.

W TaxOne widzimy to regularnie. Klient otwiera list z HMRC i już po pierwszym akapicie wie, że to nie jest zwykłe przypomnienie. Urząd nie pyta wtedy ogólnie, czy przypadkiem coś się wydarzyło. HMRC bardzo często pisze wprost, że ma informacje o dochodach z Wielkiej Brytanii albo z zagranicy i oczekuje wyjaśnienia, dlaczego nie zostały one prawidłowo rozliczone. Do takiego listu często dołączona jest ankieta, w której trzeba zaznaczyć jedną z dostępnych odpowiedzi. I właśnie tutaj zaczyna się pierwszy problem, bo każda odpowiedź ma swoje konsekwencje.

List z HMRC, którego lepiej nie ignorować

Na potrzeby tego artykułu weźmy przykład księdza Piotra. Imię nie jest przypadkowe, bo w polskiej literaturze ksiądz Piotr kojarzy się z kimś, kto pomaga nazwać prawdę i przejść przez trudny moment. W podatkach bywa podobnie. Czasem najtrudniejsze nie jest samo policzenie zaległego podatku, ale spokojne uporządkowanie całej historii i pokazanie HMRC, co naprawdę się wydarzyło.

Ksiądz Piotr od wielu lat mieszka w Wielkiej Brytanii. Ma swoje codzienne obowiązki, ludzi, którym pomaga, sprawy organizacyjne, rachunki, dokumenty i życie, które tak jak u każdego innego człowieka nie kończy się na jednym temacie. Oprócz życia w UK ma też mieszkanie w Polsce, które wynajmuje. Przez długi czas uważał, że skoro mieszkanie jest w Polsce, najem jest w Polsce, a pieniądze wpływają na polskie konto, to brytyjski urząd skarbowy nie ma z tym nic wspólnego.

I właśnie w tym miejscu zaczyna się problem, z którym zgłasza się do nas bardzo wiele osób.

Kiedyś napisałem artykuł pod tytułem Jak Wyspowiadałem Księdza Piotra z Podatków. Tytuł był lekki, ale temat bardzo poważny, bo w podatkach często najtrudniejsze nie jest samo wpisanie kwot do rozliczenia. Najtrudniejsze jest uczciwe uporządkowanie całej historii, sprawdzenie dokumentów, nazwanie błędu po imieniu i pokazanie urzędowi, jak wyglądała prawdziwa sytuacja podatnika. Tax Disclosure działa bardzo podobnie. Trzeba wrócić do poprzednich lat, sprawdzić fakty, policzyć podatek, przeanalizować przepisy i odpowiedzieć HMRC w taki sposób, żeby urząd zobaczył pełny obraz, a nie tylko fragment danych z systemu.

W przypadku księdza Piotra wszystko zaczęło się od listu. HMRC nie napisało do niego dlatego, że chciało ogólnie przypomnieć o rozliczeniu podatkowym. List sugerował, że urząd posiada informacje, które nie zgadzają się z tym, co widać w brytyjskim systemie podatkowym. Dla księdza było to zaskoczenie, bo mieszkanie w Polsce traktował jako sprawę prywatną, rodzinną i lokalną. Najemca płacił na polskie konto. Z tego samego konta opłacane były koszty mieszkania, naprawy, czynsz administracyjny i inne wydatki. Czasem coś zostawało, czasem prawie nic. Duchowny  nie myślał o tym jak o dochodzie, którym może zainteresować się HMRC.

A jednak HMRC coraz częściej interesuje się właśnie takimi sprawami.

Wielu podatników nadal zakłada, że zagraniczne konto, zagraniczny najem albo pieniądze wpływające do banku w Polsce są poza zasięgiem brytyjskiego urzędu skarbowego. To założenie jest coraz bardziej ryzykowne.

HMRC korzysta z automatycznej wymiany informacji finansowych. Brytyjskie wytyczne wyjaśniają, że instytucje finansowe, w tym banki, muszą przeglądać prowadzone rachunki i co roku raportować określone informacje o wybranych posiadaczach kont do HMRC. Te zasady obejmują między innymi Common Reporting Standard, czyli CRS.  

CRS nie oznacza, że HMRC od razu zna każdy szczegół życia podatnika. Urząd może nie wiedzieć, czy pieniądze na polskim koncie księdza Piotra były dochodem, zwrotem kosztów, przelewem rodzinnym, pożyczką, czynszem od najemcy czy przesunięciem środków między własnymi kontami. Ale HMRC może mieć wystarczająco dużo informacji, żeby zadać pytanie. I wtedy ciężar wyjaśnienia sprawy przechodzi na podatnika.

To właśnie dlatego list z HMRC zazwyczaj nie powinien być traktowany jak zwykła formalność. Oczywiście zdarzają się pomyłki. Zdarza się, że dochód był już prawidłowo rozliczony. Zdarza się, że kwota, którą HMRC widzi jako potencjalny dochód, wcale dochodem nie była. Ale to wszystko trzeba umieć pokazać. Sama odpowiedź „to było w Polsce” albo „to już było rozliczone w Polsce” bardzo często nie wystarczy, bo HMRC pyta o obowiązki podatkowe w Wielkiej Brytanii.

Jeżeli ktoś jest rezydentem podatkowym w UK, dochody zagraniczne mogą wymagać analizy w brytyjskim systemie podatkowym. Nie oznacza to automatycznie, że podatek będzie zapłacony dwa razy. Czasami można uwzględnić podatek zapłacony za granicą, koszty, ulgi, kwoty wolne albo przepisy wynikające z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. Ale to nadal wymaga prawidłowej analizy. Sam fakt, że nieruchomość znajduje się w Polsce, nie zamyka tematu w Wielkiej Brytanii.

W sprawie księdza najprostsza odpowiedź brzmiałaby: „To było mieszkanie w Polsce, więc nie zgłaszałem tego w UK”. Problem polega na tym, że dla HMRC taka odpowiedź może być dopiero początkiem rozmowy. Urząd może zapytać, ile wynosił czynsz, przez ile lat mieszkanie było wynajmowane, jakie były koszty, czy podatek został zapłacony w Polsce, czy ksiądz składał Self Assessment w UK, czy miał inne dochody i dlaczego wcześniej nie zgłosił tej sytuacji brytyjskiemu urzędowi skarbowemu.

Właśnie w takim momencie pojawia się Tax Disclosure.

Tax Disclosure to sposób na ujawnienie przed HMRC dochodu, zysku albo podatku, który wcześniej nie został prawidłowo rozliczony. W teorii brzmi to prosto. W praktyce oznacza to często cofnięcie się o kilka lat, zebranie dokumentów, policzenie dochodu według brytyjskich zasad, sprawdzenie podatku zapłaconego za granicą, obliczenie odsetek, ocenę ryzyka kar i przygotowanie wyjaśnienia, które będzie spójne z dokumentami oraz przepisami.

Skala takich spraw rośnie, bo HMRC coraz bardziej skupia się na odzyskiwaniu podatków, które powinny trafić do systemu. Według danych HMRC tax gap za rok podatkowy 2023 to 2024 wyniósł £46,8 mld, czyli 5,3% teoretycznie należnych podatków. Innymi słowy, HMRC wie, że ogromne kwoty podatku nie trafiają do urzędu i dlatego coraz częściej szuka rozbieżności między tym, co podatnicy deklarują, a tym, co wynika z danych dostępnych w systemie.  

Dlatego ten artykuł nie jest o wielkich aferach podatkowych ani o ludziach, którzy celowo ukrywali miliony. Jest o zwykłych osobach takich jak ksiądz Piotr. O księdzu, budowlańcu, kierowcy, właścicielu małego sklepu, osobie samozatrudnionej, kimś, kto ma mieszkanie w Polsce, konto za granicą, dodatkowy dochód albo przelewy, których nigdy nie połączył z brytyjskim rozliczeniem podatkowym.

Prawo podatkowe nie pyta, czy ktoś jest księdzem, przedsiębiorcą czy pracownikiem. Pyta, czy dochód powinien zostać prawidłowo rozliczony.

Po kilkuset sprawach Tax Disclosure, które przeprowadziliśmy w TaxOne, jedno widzimy bardzo wyraźnie: najgorszą decyzją jest milczenie albo szybka odpowiedź bez zrozumienia konsekwencji.

Tax Disclosure może być sposobem na uporządkowanie sprawy, zmniejszenie ryzyka i zamknięcie tematu z HMRC. Ale źle przygotowane disclosure może otworzyć kolejne pytania, zwiększyć kary i sprawić, że urząd zacznie patrzeć na podatnika dużo dokładniej.

Dlatego zanim ksiądz Piotr odpowie HMRC, powinien najpierw zrozumieć, czym Tax Disclosure naprawdę jest, kiedy trzeba je zrobić, czy można przygotować je samodzielnie i kiedy lepiej skorzystać z pomocy doradcy podatkowego. Bo w podatkach, podobnie jak w dobrej spowiedzi, nie chodzi tylko o to, żeby powiedzieć, że coś się wydarzyło. Chodzi o to, żeby powiedzieć prawdę w sposób kompletny, uporządkowany i taki, który pozwala zamknąć sprawę, zamiast otwierać kolejne problemy.

Czym jest Tax Disclosure w UK

Tax Disclosure to procedura, przez którą podatnik ujawnia HMRC dochód, zysk albo podatek, który wcześniej nie został prawidłowo rozliczony. W prostych słowach chodzi o naprawienie błędu z przeszłości. W praktyce jednak Tax Disclosure bardzo rzadko jest tylko wpisaniem zaległej kwoty do formularza. To raczej uporządkowanie całej historii podatkowej, rok po roku, z wyjaśnieniem, co się wydarzyło, dlaczego doszło do błędu i ile podatku powinno zostać zapłacone.

W przypadku księdza Piotra problem nie polegał tylko na tym, że miał mieszkanie w Polsce i otrzymywał czynsz od najemcy. Problem polegał na tym, że przez kilka lat jego brytyjskie rozliczenie podatkowe nie pokazywało pełnego obrazu jego sytuacji. Duchowny mieszkał w UK, tutaj miał swoje codzienne obowiązki, tutaj funkcjonował na co dzień, ale jednocześnie miał też dochód z najmu w Polsce. I właśnie wtedy pojawiło się pytanie, które w TaxOne słyszymy bardzo często:

“czy skoro mieszkanie jest w Polsce, a podatek był albo mógł być rozliczony w Polsce, to czy trzeba było jeszcze coś zrobić w Wielkiej Brytanii?”

Odpowiedź brzmi: bardzo często tak, przynajmniej trzeba to przeanalizować. Jeżeli ktoś jest rezydentem podatkowym w UK, dochody zagraniczne mogą wymagać uwzględnienia w brytyjskim systemie podatkowym. Nie oznacza to automatycznie, że ta sama kwota podatku zostanie zapłacona dwa razy. W wielu sprawach można analizować koszty, ulgi, kwoty wolne, podatek zapłacony za granicą albo przepisy wynikające z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. Ale to nadal wymaga prawidłowego rozliczenia, a nie samego założenia, że „Polska już się tym zajęła”.

HMRC ma oficjalne ścieżki, przez które można zgłosić zaległy podatek. Serwis HMRC pozwala ujawnić dochody albo zyski z poprzednich lat, zarówno krajowe, jak i zagraniczne, jeżeli nie zostały wcześniej zadeklarowane. HMRC używa tutaj określenia onshore and offshore income or gains, czyli dochody i zyski z UK oraz spoza UK.  

W przypadku naszego bohatera sprawa dotyczyła najmu nieruchomości. HMRC ma osobną ścieżkę znaną jako Let Property Campaign, która dotyczy landlordów mających zaległy podatek z wynajmu nieruchomości mieszkalnych w UK albo za granicą. To dość istotne, bo wiele osób myśli, że kampania dla landlordów dotyczy tylko mieszkań w Wielkiej Brytanii. Tymczasem HMRC jasno opisuje, że może ona obejmować również wynajem nieruchomości poza UK.  

Właśnie dlatego odpowiedź księdza Piotra nie mogła ograniczać się do zdania: „To było mieszkanie w Polsce”. Takie zdanie może być prawdziwe, ale podatkowo niewystarczające. HMRC nie chce wiedzieć tylko, gdzie znajduje się nieruchomość. HMRC chce wiedzieć, czy osoba mieszkająca w UK miała dochód, który powinien zostać pokazany w brytyjskim systemie podatkowym. To są dwie różne rzeczy.

Tax Disclosure zwykle składa się z dwóch etapów. Najpierw informuje się HMRC, że chce się zrobić disclosure. Na tym etapie często nie podaje się jeszcze pełnych szczegółów, bo trzeba najpierw zebrać dokumenty, sprawdzić lata podatkowe, policzyć dochód, koszty, podatek, odsetki i potencjalne kary. Dopiero później składa się właściwe disclosure. HMRC wyjaśnia, że po otrzymaniu numeru disclosure podatnik musi zwykle złożyć pełne disclosure w ciągu 90 dni od potwierdzenia zgłoszenia, a przy wysłaniu disclosure należy zapłacić należną kwotę.  

I tu zaczyna się część, której wiele osób nie docenia.

Tax Disclosure nie polega tylko na tym, żeby wpisać, że ksiądz Piotr dostał z Polski czynsz za kilka lat. Trzeba ustalić, które lata podatkowe wchodzą w grę. Trzeba sprawdzić, czy były koszty związane z mieszkaniem. Trzeba ustalić, czy w Polsce zapłacono podatek i czy można go uwzględnić w UK. Trzeba sprawdzić, czy ksiądz Piotr składał wcześniej Self Assessment, czy jego dochody w UK były rozliczane w inny sposób, czy miał inne źródła dochodu, czy przysługiwała mu Personal Allowance, czy podatek powinien zostać naliczony według podstawowej czy wyższej stawki oraz czy w sprawie występują odsetki i penalties.

Przy najmie nieruchomości dochodzi jeszcze jeden praktyczny problem. Wpływ pieniędzy na konto nie zawsze oznacza dochód do opodatkowania w tej samej wysokości. Ksiądz Piotr mógł otrzymywać czynsz, ale jednocześnie ponosić koszty utrzymania mieszkania, napraw, zarządzania najmem, opłat administracyjnych albo innych wydatków. HMRC w wytycznych dotyczących Let Property Campaign wyjaśnia, że przy disclosure trzeba obliczyć allowable expenses, czyli koszty możliwe do odliczenia, a następnie odjąć je od przychodu, aby ustalić taxable profit. Jednocześnie HMRC zaznacza, że nie każdy poniesiony wydatek będzie kosztem możliwym do odliczenia.  

To właśnie w takich miejscach prosta sprawa zaczyna być mniej prosta. Klient często mówi: „Ja przecież prawie nic na tym mieszkaniu nie zarobiłem”. I może mieć rację. Ale w Tax Disclosure nie wystarczy powiedzieć tego własnymi słowami. Trzeba to pokazać liczbami. Trzeba zebrać wpływy, koszty, dokumenty, historię najmu, podatki zapłacone w Polsce i przeliczyć wszystko według zasad, które HMRC będzie w stanie zaakceptować.

W sprawach zagranicznych, takich jak dochód księdza Piotra z mieszkania w Polsce, może pojawić się również Worldwide Disclosure Facility. HMRC opisuje tę ścieżkę jako sposób zgłaszania brytyjskich zobowiązań podatkowych dotyczących undeclared offshore income or gains, czyli nieujawnionych dochodów albo zysków zagranicznych. Po zgłoszeniu zamiaru zrobienia disclosure podatnik ma 90 dni na przygotowanie pełnego zgłoszenia, w tym obliczenie podatku, odsetek i kar.  

W TaxOne zawsze mówimy klientom, że formularz jest końcem pracy, a nie początkiem. Prawdziwa praca zaczyna się wcześniej. Trzeba zrozumieć historię podatnika, ustalić, co HMRC prawdopodobnie wie, czego nie wie, jakie dokumenty są dostępne i jak najlepiej wyjaśnić sytuację. Jeżeli Tax Disclosure jest przygotowane dobrze, urząd dostaje logiczne wyjaśnienie, kompletne obliczenia i jasną propozycję uregulowania sprawy. Jeżeli Tax Disclosure jest przygotowane źle, HMRC może uznać, że informacje są niepełne, niespójne albo nie pasują do danych, które urząd już posiada.

Dlatego Tax Disclosure najlepiej rozumieć jako kontrolowane uporządkowanie zaległości podatkowej. Nie jest to zwykłe rozliczenie roczne, w którym wpisuje się dochody z ostatniego roku i wysyła deklarację. To często powrót do poprzednich lat, analiza dokumentów, ocena zachowania podatnika, obliczenie odsetek i potencjalnych kar oraz przygotowanie wyjaśnienia, które ma przekonać HMRC, że sprawa została przedstawiona kompletnie i uczciwie.

W przypadku księdza Piotra chodziło więc nie tylko o mieszkanie w Polsce. Chodziło o to, żeby HMRC zobaczyło pełny obraz, a nie tylko fragment danych z systemu. Można powiedzieć, że Tax Disclosure jest pewnego rodzaju podatkową spowiedzią, ale taką, w której nie wystarczy powiedzieć: „popełniłem błąd”. Trzeba jeszcze pokazać liczby, dokumenty, przepisy i sposób naprawienia tego błędu. I właśnie dlatego w wielu sprawach różnica między szybkim samodzielnym zgłoszeniem a profesjonalnie przygotowanym Tax Disclosure może być ogromna.

Skąd HMRC wie o dochodach z Polski i dlaczego wysłało list

W TaxOne bardzo często pierwsze pytanie klienta brzmi: „Skąd HMRC w ogóle o tym wie?”. To pytanie pojawia się szczególnie wtedy, gdy chodzi o dochody z Polski. Ktoś ma konto w polskim banku, wynajmuje mieszkanie w Polsce, otrzymuje czynsz w złotówkach, czasem przelewa pieniądze do UK, czasem zostawia je na polskim rachunku i przez lata zakłada, że skoro wszystko dzieje się poza Wielką Brytanią, to HMRC nie ma do tego dostępu.

Tak właśnie myślał nasz ksiądzr. Dla niego mieszkanie w Polsce było czymś osobnym od życia w UK. W Wielkiej Brytanii miał swoje codzienne obowiązki, tutaj funkcjonował na co dzień, tutaj płacił rachunki i tutaj prowadził swoje normalne życie. Mieszkanie w Polsce traktował jako sprawę prywatną, rodzinną i lokalną. Najemca płacił na polskie konto. Z tego konta opłacane były koszty mieszkania. Jeżeli coś zostawało, duchowny nie myślał o tym jak o sprawie dla brytyjskiego urzędu skarbowego.

Do momentu, w którym HMRC samo napisało do niego list.

To generalnie jest moment, w którym wiele osób po raz pierwszy zaczyna sobie uświadamiać, że system podatkowy wygląda dziś zupełnie inaczej niż kilkanaście lat temu. HMRC nie musi zaczynać od domysłów. Urząd otrzymuje dane z różnych źródeł i porównuje je z tym, co podatnik pokazał w brytyjskim systemie podatkowym. Jeżeli w danych pojawia się informacja o zagranicznym koncie, mieszkaniach, dochodzie albo przepływie pieniędzy, a w rozliczeniu podatkowym nie ma nic, co by to wyjaśniało, HMRC może wysłać list i poprosić o odpowiedź.

Jednym z najważniejszych mechanizmów jest Automatic Exchange of Information, czyli automatyczna wymiana informacji. HMRC wyjaśnia, że umowy dotyczące Automatic Exchange of Information oznaczają, że instytucje finansowe, w tym banki, muszą sprawdzać prowadzone rachunki i co roku raportować określonych posiadaczy kont do HMRC. HMRC dodaje też, że odniesienia do Automatic Exchange of Information obejmują między innymi Common Reporting Standard, czyli CRS.  

CRS nie oznacza, że HMRC od razu zna każdy szczegół życia podatnika. Urząd nie musi wiedzieć, czy pieniądze na polskim koncie księdza Piotra były czynszem od najemcy, przelewem rodzinnym, zwrotem pożyczki, sprzedażą prywatnej rzeczy, odsetkami bankowymi czy przesunięciem środków między własnymi kontami. Ale HMRC może mieć wystarczająco dużo informacji, żeby zadać pytanie i poprosić o więcej informacji polski Urząd Skarbowy. I wtedy ciężar wyjaśnienia sprawy przechodzi na podatnika.

W praktyce działa to bardzo prosto. Jeżeli ktoś jest brytyjskim rezydentem podatkowym i ma konto poza UK, HMRC może otrzymać informacje od właściwego zagranicznego organu podatkowego. Udostępniane informacje mogą obejmować między innymi imię i nazwisko, adres, datę urodzenia, numer identyfikacji podatkowej, numer konta, dane instytucji finansowej oraz saldo rachunku, w tym odsetki i dywidendy na koniec roku.  

Dla osób z Polski szczególnie ważne jest to, że Polska znajduje się wśród jurysdykcji uczestniczących w Common Reporting Standard i wymieniających informacje z Wielką Brytanią. HMRC prowadzi listę takich jurysdykcji, a Polska znajduje się na niej wśród państw, które mają aktywne porozumienia dotyczące wymiany informacji z UK.  

To nie oznacza, że każde polskie konto automatycznie tworzy problem podatkowy w UK. Samo posiadanie konta w Polsce nie jest jeszcze błędem. Problem pojawia się wtedy, gdy na tym koncie są wpływy, dochody, odsetki, zyski albo inne informacje, które mogą mieć znaczenie podatkowe, a brytyjskie rozliczenie podatkowe ich nie pokazuje albo ich nie wyjaśnia.

W przypadku księdza Piotra HMRC mogło nie znać całej historii mieszkania w Polsce. Urząd mógł nie wiedzieć, jakie były dokładne koszty, czy mieszkanie było wynajmowane przez cały rok, czy były przerwy w najmie, czy w Polsce zapłacono podatek, czy część pieniędzy nie była przeznaczona na remont, czy dochód faktycznie należał tylko do księdza Piotra. Ale HMRC mogło zobaczyć dane, które pokazywały, że ksiądz Piotr ma zagraniczne konto albo zagraniczne wpływy, których nie widać w jego brytyjskim rozliczeniu podatkowym. I to wystarczy, żeby urząd zapytał: proszę wyjaśnić, dlaczego ten dochód nie został rozliczony w UK.

Uważam to za dość istotne, ponieważ wielu podatników popełnia wtedy jeden z dwóch błędów.

Pierwszy błąd polega na panice i założeniu, że HMRC wie już wszystko, więc nie ma sensu niczego tłumaczyć. Drugi błąd polega na zlekceważeniu listu i odpisaniu jednym zdaniem, że „to było w Polsce”.

W TaxOne widzimy, że oba podejścia mogą zaszkodzić. HMRC może mieć część danych, ale nie musi mieć pełnego kontekstu. Podatnik ma prawo wyjaśnić sytuację, ale musi zrobić to porządnie.

Ksiądz Piotr mógłby powiedzieć: „Przecież ja z tego mieszkania prawie nic nie miałem, bo czynsz szedł na opłaty, naprawy i podatek w Polsce”. I być może miałby częściowo rację. Tylko że HMRC nie przyjmie tego na wiarę. Trzeba pokazać wpływy z najmu. Trzeba pokazać koszty. Trzeba sprawdzić, które koszty można odliczyć według brytyjskich zasad. Trzeba sprawdzić, czy podatek zapłacony w Polsce można uwzględnić w UK. Dopiero wtedy odpowiedź dla HMRC zaczyna mieć podatkowy sens.

Warto też pamiętać, że dane z CRS nie zawsze są idealnym obrazem rzeczywistości. Bank może raportować saldo, odsetki albo informacje o rachunku, ale bank nie tłumaczy urzędowi skarbowemu całej historii podatnika. Banknie wie, czy pieniądze były dochodem do opodatkowania. Bank nie wie też, czy nieruchomość generowała zysk po kosztach. Bank nie wie, czy podatnik miał prawo do ulgi albo czy zapłacił podatek w Polsce. Dlatego list z brytyjskiego urzędu nie zawsze oznacza, że urząd ma pełną rację. Oznacza jednak, że ma on powód, żeby pytać.

Tax Disclosure nie jest zatem tylko odpowiedzią na list. To jest uporządkowanie całej historii w taki sposób, żeby HMRC mogło zobaczyć różnicę między wpływem pieniędzy na konto a rzeczywistym dochodem podatkowym. W sprawie księdza Piotra chodziło więc nie tylko o to, czy miał mieszkanie w Polsce. Chodziło o to, czy jako osoba mieszkająca w UK powinien był pokazać ten dochód w brytyjskim systemie podatkowym, a jeżeli tak, to za które lata, w jakiej wysokości i z jakim wyjaśnieniem.

Dlatego list z HMRC warto potraktować jak sygnał ostrzegawczy, a nie jak przypadkową korespondencję. Urząd najczęściej nie pisze bez powodu. Może mieć dane z banków, z zagranicznych organów podatkowych, z wcześniejszych deklaracji, z systemów benefitowych albo z własnych analiz. Ale nawet wtedy podatnik nadal ma swoją historię, dokumenty i prawo do wyjaśnienia sprawy.

Najważniejsze jest to, żeby nie odpowiadać zbyt szybko, zbyt emocjonalnie albo zbyt ogólnie.

W praktyce pytanie nie brzmi więc: „Skąd HMRC wie?”. Prawdziwe pytanie brzmi: „Co dokładnie HMRC może wiedzieć, czego jeszcze nie wie i jak odpowiedzieć, żeby nie pogorszyć swojej sytuacji?”.

To jest punkt, w którym dobrze przygotowane Tax Disclosure może uporządkować sprawę, a źle przygotowana odpowiedź może otworzyć kolejne pytania.

Co zwykle znajduje się w liście od HMRC?

Kiedy klient przychodzi do TaxOne z listem z HMRC, bardzo często skupia się tylko na pierwszym zdaniu. Jest tam napisane, że urząd wie o dochodach albo aktywach, których nie było w brytyjskim rozliczeniu podatkowym, i od razu pojawia się stres. To naturalne. Problem polega jednak na tym, że najważniejsza część takiego listu bardzo często znajduje się kilka akapitów niżej albo w załączonej ankiecie. To tam HMRC oczekuje, że podatnik zdecyduje, jak wyjaśni sytuację.

W sprawie księdza Piotra list nie był tylko informacją, że HMRC coś zauważyło. Było tam również oczekiwanie odpowiedzi. Urząd chciał wiedzieć, czy ksiądz Piotr zamierza zrobić Tax Disclosure, czy uważa, że dochód był już prawidłowo rozliczony w UK, czy twierdzi, że dochód nie podlegał opodatkowaniu w Wielkiej Brytanii, czy może uważa, że mieścił się w kwotach wolnych albo że w ogóle nie był dochodem. Dla osoby, która nigdy wcześniej nie miała do czynienia z taką procedurą, te odpowiedzi mogą wyglądać jak prosta ankieta. W praktyce każda z nich jest deklaracją wobec urzędu, albowiem na końcu należy złożyć swój podpis.

I tutaj zaczyna się duże ryzyko. Jeżeli ksiądz Piotr zaznaczy, że dochód został już rozliczony, HMRC może poprosić o dowody. Nie chodzi wtedy o ogólne zapewnienie, że „wszystko było zapłacone w Polsce”. Chodzi o pokazanie, gdzie ten dochód został uwzględniony w brytyjskim rozliczeniu podatkowym, za który rok podatkowy, w jakiej kwocie i na jakiej podstawie.

Jeżeli ktoś był rezydentem podatkowym w UK, samo rozliczenie w Polsce bardzo nie zamyka tematu w Wielkiej Brytanii.

Jeżeli ksiądz Piotr zaznaczy, że dochód nie podlegał opodatkowaniu w UK, również powinien umieć to obronić. To nie może być odpowiedź oparta na intuicji. Trzeba przeanalizować rezydenturę podatkową, rodzaj dochodu, przepisy brytyjskie, umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania, podatek zapłacony w Polsce i konkretne lata podatkowe.

W sprawach zagranicznych dochodów jedna pozornie prosta odpowiedź może otworzyć bardzo techniczną dyskusję z urzędem. Warto być na to przygotowanym.

Jeżeli ksiądz zaznaczy, że dochód mieścił się w kwotach wolnych, też nie wystarczy napisać, że „kwoty były małe”. HMRC może zapytać o obliczenia. Trzeba pokazać przychód, koszty, dochód po kosztach, inne dochody w UK, wykorzystanie Personal Allowance, ewentualne stawki podatku i to, czy w danym roku rzeczywiście nie powstał podatek do zapłaty. W TaxOne często widzimy, że klienci mylą mały wpływ na konto z brakiem obowiązku podatkowego. To są dwie różne rzeczy.

Najczęściej jednak najważniejszą opcją jest Tax Disclosure. To moment, w którym podatnik mówi HMRC: sprawdziłem swoją sytuację i widzę, że coś powinno zostać zgłoszone. HMRC ma oficjalną ścieżkę dla osób, które chcą ujawnić dochody albo zyski z poprzednich lat, zarówno z UK, jak i spoza UK. Rządowa strona wyjaśnia, że z takiego serwisu można skorzystać przy onshore and offshore income or gains, czyli przy dochodach i zyskach krajowych oraz zagranicznych, które nie zostały wcześniej zadeklarowane.  

Przy dochodach zagranicznych szczególnie ważna może być Worldwide Disclosure Facility. HMRC wyjaśnia, że tej ścieżki trzeba użyć, jeżeli podatnik otrzymał list dotyczący pieniędzy albo aktywów za granicą, sprawdził swoje sprawy podatkowe i doszedł do wniosku, że musi zrobić disclosure. To dokładnie ta sytuacja, w której znalazł się ksiądz Piotr, jeżeli po analizie okazałoby się, że dochód z najmu mieszkania w Polsce powinien był zostać zgłoszony w UK.  

Warto jednak zrozumieć, że zaznaczenie opcji Tax Disclosure nie oznacza jeszcze, że sprawa jest załatwiona. To raczej początek właściwej pracy. HMRC w przewodniku dotyczącym voluntary disclosure wyjaśnia, że po otrzymaniu numeru disclosure podatnik musi złożyć disclosure w ciągu 90 dni od dnia, w którym HMRC potwierdzi notification. Przy wysłaniu disclosure trzeba też zapłacić należną kwotę, używając właściwego payment reference number.  

W sprawie księdza Piotra oznaczałoby to konieczność zebrania dokumentów z kilku lat. Trzeba byłoby sprawdzić wpływy z najmu, koszty mieszkania, podatek zapłacony w Polsce, kursy walut, brytyjskie lata podatkowe, wcześniejsze rozliczenia w UK i to, czy ksiądz Piotr miał inne dochody, które wpływały na stawkę podatku. Dopiero wtedy można przygotować odpowiedź, która nie jest tylko deklaracją, ale kompletnym rozliczeniem.

Jeżeli sprawa dotyczy najmu nieruchomości, trzeba też rozważyć Let Property Campaign. HMRC opisuje tę kampanię jako ścieżkę dla landlordów, którzy mają zaległy podatek z wynajmu nieruchomości mieszkalnych w UK albo za granicą. HMRC pisze również, że landlord mający undisclosed income powinien zgłosić niezapłacony podatek, a następnie ma 90 dni na obliczenie i zapłatę należnej kwoty.  

To pokazuje, dlaczego pierwsza odpowiedź na list HMRC jest tak ważna.

Ksiądz Piotr mógłby w dobrej wierze zaznaczyć opcję, która wydaje mu się najbliższa prawdy. Mógłby uznać, że skoro w Polsce coś było rozliczone, to w UK nie ma tematu. Mógłby uznać, że skoro po kosztach niewiele zostawało, to nie było podatku. Mógłby też uznać, że najbezpieczniej od razu przyznać się do wszystkiego, nawet bez sprawdzenia, czy cały wpływ z Polski był faktycznie dochodem. Każda z tych reakcji może być błędna, jeżeli nie poprzedza jej analiza.

Z naszej praktyki wynika, że HMRC nie oczekuje emocjonalnej odpowiedzi. Oczekuje odpowiedzi kompletnej. Jeżeli podatnik twierdzi, że nie ma zaległości, powinien umieć to pokazać. Jeżeli twierdzi, że zaległość istnieje, powinien ją policzyć. Jeżeli twierdzi, że część kwot nie była dochodem, powinien mieć dokumenty i logiczne wyjaśnienie. Jeżeli chce zrobić Tax Disclosure, powinien przygotować je tak, żeby HMRC nie miało wrażenia, że podatnik pokazuje tylko wygodny fragment historii.

Właśnie dlatego w TaxOne zawsze zaczynamy od przeczytania listu, a nie od wypełnienia formularza. Najpierw trzeba zrozumieć, czego HMRC dokładnie chce, jakiego rodzaju danych prawdopodobnie używa, jakie lata mogą wchodzić w grę i która ścieżka disclosure będzie właściwa. Dopiero później można zdecydować, czy odpowiedź powinna iść przez Worldwide Disclosure Facility, Let Property Campaign, Digital Disclosure Service albo inną procedurę.

W przypadku księdza Piotra najważniejsze było więc nie to, żeby odpowiedzieć szybko. Najważniejsze było to, żeby odpowiedzieć mądrze.

List z HMRC bardzo często jest momentem, w którym podatnik ma jeszcze szansę przejąć kontrolę nad sprawą. Ale ta szansa łatwo znika, jeżeli pierwsza odpowiedź jest przypadkowa, zbyt ogólna albo sprzeczna z danymi, które HMRC już posiada.

Najczęstsze dochody, przez które Polacy w UK trafiają do Tax Disclosure

W sprawie księdza Piotra wszystko zaczęło się od mieszkania w Polsce. I właśnie najem nieruchomości za granicą jest jednym z najczęstszych powodów, dla których Polacy mieszkający w Wielkiej Brytanii dostają listy z HMRC. Ktoś wyjechał do UK, zostawił mieszkanie w Polsce, wynajął je rodzinie, znajomym albo obcej osobie i przez lata zakładał, że skoro nieruchomość jest w Polsce, najemca jest w Polsce i pieniądze wpływają na polskie konto, to brytyjski urząd skarbowy nie ma z tym nic wspólnego.

W TaxOne widzimy ten schemat bardzo często. Klient nie próbuje budować skomplikowanej struktury podatkowej. Nie ukrywa pieniędzy na egzotycznych wyspach. Nie ma funduszu inwestycyjnego w raju podatkowym. Ma po prostu mieszkanie w Polsce, które wynajmuje, bo nie chce, żeby stało puste.

Problem zaczyna się wtedy, gdy osoba wynajmująca mieszkanie pozostawione w Polsce jest rezydentem podatkowym w UK, a dochód z najmu nie pojawia się w brytyjskim rozliczeniu podatkowym.

HMRC wyjaśnia, że osoba będąca rezydentem podatkowym w UK może być zobowiązana do zapłaty brytyjskiego podatku od zagranicznych dochodów, takich jak wynagrodzenie za pracę za granicą, dochody inwestycyjne, dywidendy, odsetki, dochód z najmu nieruchomości za granicą oraz emerytury z zagranicy. Urząd na swoich sgtronach dodaje też, że jeżeli foreign income podlega opodatkowaniu, zwykle zgłasza się je w Self Assessment tax return.  

To jest bardzo ważne, bo wielu podatników myli dwie rzeczy: miejsce położenia nieruchomości i miejsce rezydencji podatkowej osoby, która otrzymuje dochód. Ksiądz Piotr patrzył na mieszkanie z perspektywy prawa polskiego: nieruchomość jest w Polsce, czynsz jest w Polsce, koszty są w Polsce, więc sprawa podlega pod polski urząd. HMRC patrzy na to inaczej: jeżeli podatnik mieszka w UK i jest tutaj rezydentem podatkowym, trzeba sprawdzić, czy dochód zagraniczny powinien zostać pokazany również w brytyjskim systemie podatkowym.

W przypadku najmu nieruchomości HMRC stworzyło kampanię dla landlordów, którzy mają zaległy podatek z wynajmu nieruchomości mieszkalnych w UK albo za granicą. Stało się tak, ponieważ ilość osób, które nie opłaciły podatku od wynajmu jest na tyle duża, że konieczne było zatrudnienie dodatkowych urzędników, by ci zaczęli ściągać podatki z dłużników. Dodatkowo od kwietnia 2026 roku landlordzi i osoby samozatrudnione są zobowiązani do rozliczania się kwartalnie ze swoich dochodów z nieruchomości. System ten nazywa się Making Tax Digital (MTD). Co istotne, HMRC pisze też, że jeżeli landlord ma undisclosed income, powinien zgłosić niezapłacony podatek, a po zgłoszeniu ma 90 dni na obliczenie i zapłatę należnej kwoty.  

W komunikacie z 19 czerwca 2025 roku James Murray MP, Exchequer Secretary to the Treasury, wymienił trzy priorytety dla HMRC: zmniejszenie tax gap, poprawę obsługi podatników oraz modernizację systemu podatkowego i celnego. Jak powiedział, w wolnym tłumaczeniu:

„Każdy funt podatku, który nie został pobrany, oznacza większy ciężar dla uczciwych podatników i pozbawia nasze usługi publiczne ważnego finansowania. W pierwszym roku urzędowania przedstawiliśmy plany pozyskania dodatkowych £7,5 miliarda dzięki najbardziej ambitnemu pakietowi działań w historii, którego celem jest zmniejszenie tax gap. Jesteśmy zdeterminowani, aby działać dalej i szybciej, tak aby każdy płacił swoją uczciwą część”.

To dobrze pokazuje, dlaczego osoby z nierozliczonymi dochodami zagranicznymi coraz częściej dostają listy z HMRC. Urząd nie patrzy już na takie sprawy jak na wyjątek, ale jak na część szerszej strategii odzyskiwania podatków, które powinny trafić do systemu.

Najem mieszkania to jednak tylko jeden z przykładów. Drugim częstym źródłem problemu jest sprzedaż nieruchomości w Polsce. Ktoś kupił mieszkanie wiele lat temu, wyjechał do Wielkiej Brytanii, później sprzedał nieruchomość w Polsce i założył, że skoro sprzedaż była u notariusza w Polsce, a polski urząd skarbowy mógł coś z tym zrobić, to w UK nie trzeba już niczego analizować.

HMRC wyjaśnia, że rezydent podatkowy UK płaci Capital Gains Tax przy disposal of overseas property, czyli przy zbyciu nieruchomości położonej za granicą, choć w określonych sytuacjach może pojawić się możliwość ulgi, jeżeli podatek został zapłacony w innym kraju.  

Trzecią grupą są odsetki bankowe, dywidendy i inwestycje. Dla wielu osób są to małe kwoty, więc nikt nie myśli o nich jak o dużym problemie. Ktoś ma konto w Polsce, na którym naliczyły się odsetki. Ktoś ma akcje, fundusz inwestycyjny, dywidendę albo inne niewielkie wpływy. I znowu pojawia się ten sam mechanizm: podatnik zakłada, że skoro pieniądze są w Polsce, to problem podatkowy też jest wyłącznie w Polsce.

HMRC patrzy na to szerzej, bo foreign investment income, w tym dywidendy i savings interest, może być częścią zagranicznego dochodu rezydenta podatkowego UK.  

Czwarta grupa to zagraniczne emerytury. Ten temat szczególnie często dotyczy osób, które przez część życia pracowały w Polsce albo innym kraju, a później zamieszkały w Wielkiej Brytanii. Emerytura wpływa na konto za granicą, czasem jest już opodatkowana u źródła, czasem nie, czasem klient nawet nie traktuje jej jako dochodu do brytyjskiego rozliczenia.

A jednak HMRC wymienia pensions held overseas (emerytury zagraniczne) jako jeden z przykładów foreign income, który wymaga analizy w UK.  

Piąta grupa to dochody z pracy albo działalności poza UK. To może być praca wykonana zdalnie dla polskiej firmy, zlecenia realizowane dla klientów w innym kraju, działalność gospodarcza formalnie prowadzona poza Wielką Brytanią albo dodatkowe wynagrodzenie wpływające na zagraniczne konto. W takich sprawach trzeba sprawdzić nie tylko sam dochód, ale też rezydencję podatkową, miejsce wykonywania pracy, składki, umowy międzynarodowe i to, czy dochód został prawidłowo pokazany w brytyjskim systemie podatkowym.

Coraz częściej pojawia się też temat platform internetowych. Ktoś sprzedaje towary, świadczy usługi, wynajmuje nieruchomość albo wykonuje zlecenia przez platformę.

HMRC wyjaśnia, że digital platform operators w UK raportują do HMRC dane sprzedawców oraz ich dochody ze sprzedaży towarów i usług na platformie, choć samo raportowanie nie oznacza automatycznie, że podatek jest należny.

To ważne rozróżnienie, bo sama informacja z platformy może spowodować pytanie ze strony urzędu, ale dopiero analiza pokaże, czy był dochód do opodatkowania.  

Osobnym tematem są kryptowaluty (cryptoassets). Dla części osób crypto było czymś prywatnym, technologicznym, oderwanym od klasycznych podatków. HMRC podchodzi do tego inaczej i ma osobną ścieżkę dla osób, które chcą ujawnić niezapłacony podatek od dochodów albo zysków z cryptoassets, w tym exchange tokens, NFTs i utility tokens. HMRC wskazuje też, że przed złożeniem disclosure trzeba zebrać informacje, ustalić liczbę transakcji, obliczyć zyski, dochód, odsetki i kary.  

Do Tax Disclosure prowadzą też czasem przelewy, które same w sobie nie muszą być dochodem. To jest bardzo delikatny temat.

Przelew od rodziny, zwrot pożyczki, przesunięcie pieniędzy między własnymi kontami, sprzedaż prywatnej rzeczy albo środki otrzymane na konkretny cel nie zawsze oznaczają dochód do opodatkowania.

Problem polega na tym, że HMRC może zobaczyć fragment informacji i zapytać, czym te pieniądze były. Jeżeli podatnik nie ma dokumentów albo odpowiada zbyt ogólnie, sprawa może zacząć wyglądać gorzej, niż wyglądała w rzeczywistości.

W sprawie księdza Piotra HMRC mogło więc pytać o mieszkanie w Polsce, ale w innych sprawach punkt zaczepienia może być zupełnie inny. Dla jednej osoby będzie to sprzedaż domu po rodzicach. Dla drugiej emerytura z Polski. Dla trzeciej konto bankowe, na którym naliczyły się odsetki. Dla czwartej działalność online. Dla piątej crypto. Dla szóstej platforma sprzedażowa. Wspólny mianownik jest ten sam:

HMRC widzi albo podejrzewa dochód, którego nie widzi w brytyjskim rozliczeniu podatkowym.

Największym błędem jest założenie, że mała kwota zawsze oznacza mały problem.

Czasami rzeczywiście po analizie okaże się, że podatek jest niski albo żaden. Ale czasami mały dochód powtarzany przez wiele lat, dodany do innych dochodów podatnika, może stworzyć zaległość, odsetki i kary. Przy dochodach zagranicznych dochodzi jeszcze kwestia tego, za ile lat trzeba się cofnąć i czy HMRC uzna błąd za zwykłe nieporozumienie, niedbalstwo czy coś poważniejszego.

Dlatego Tax Disclosure zaczyna się nie od formularza, ale od pytania: co dokładnie było dochodem, za które lata i gdzie podatnik był wtedy rezydentem podatkowym? Dopiero później można przejść do obliczeń, ulg, podatku zapłaconego za granicą i odpowiedzi do HMRC.

Ksiądz Piotr myślał, że jego sprawa dotyczy tylko mieszkania w Polsce. W praktyce jego sprawa dotyczyła czegoś znacznie szerszego: obowiązku pokazania HMRC pełnego obrazu swoich dochodów jako rezydent podatkowy w UK. I właśnie z tego powodu osoby, które mają jakikolwiek dochód poza Wielką Brytanią, powinny przynajmniej sprawdzić, czy ten dochód powinien zostać uwzględniony w brytyjskim rozliczeniu podatkowym. Nie po to, żeby płacić podatek dwa razy, ale po to, żeby nie dowiedzieć się o problemie dopiero wtedy, gdy HMRC wyśle list.

Czy Tax Disclosure można zrobić samodzielnie

Odpowiedź brzmi: tak, Tax Disclosure można zrobić samodzielnie. HMRC daje podatnikom możliwość samodzielnego zgłoszenia zaległego podatku, a sama procedura nie jest zarezerwowana wyłącznie dla doradców podatkowych.

W prostych sprawach, szczególnie wtedy, gdy chodzi o niewielki dochód z Wielkiej Brytanii, jeden rok podatkowy, pełne dokumenty i brak bardziej skomplikowanych kwestii, samodzielne Tax Disclosure może mieć sens.

Problem zaczyna się wtedy, gdy słowo „proste” tylko pozornie opisuje sprawę.

Ksiądz Piotr mógłby spojrzeć na swój przypadek bardzo praktycznie. Miał mieszkanie w Polsce, najemca płacił czynsz, jakieś koszty były ponoszone, być może coś zostało rozliczone w Polsce, a HMRC poprosiło o wyjaśnienia. Na pierwszy rzut oka mogłoby się wydawać, że wystarczy zebrać polski PIT, przepisać kilka kwot, wysłać formularz i zapłacić różnicę. W praktyce właśnie w takich sprawach najczęściej zaczynają się pytania, na które sam formularz nie odpowiada.

Przy dochodach z najmu za granicą trzeba pamiętać, że brytyjski system podatkowy może patrzeć na te same liczby inaczej niż polskie prawo.

HMRC wyjaśnia, że osoba będąca rezydentem podatkowym w UK zwykle płaci brytyjski podatek od foreign income, czyli dochodów zagranicznych, w tym od rental income on overseas property. Jeżeli taki dochód wymaga zgłoszenia, zwykle robi się to przez Self Assessment.  

To oznacza, że polskie rozliczenie podatkowe nie zawsze jest gotową odpowiedzią dla HMRC. Polski PIT może być bardzo pomocny, ale nie zawsze pokazuje dokładnie to, czego wymaga brytyjskie rozliczenie.

Szczególnie przy najmie mieszkania w Polsce trzeba sprawdzić nie tylko sam czynsz najmu, ale też opłaty administracyjne do wspólnoty albo spółdzielni mieszkaniowej, media, remonty, naprawy, prowizje, podatek zapłacony w Polsce i to, kto faktycznie ponosił dany koszt.

W UK przy najmie można skorzystać z property allowance. HMRC opisuje property allowance jako zwolnienie do £1,000 rocznie dla osób mających dochód z ziemi lub nieruchomości. Jeżeli roczny gross property income wynosi £1,000 albo mniej, zasadniczo nie trzeba zgłaszać tego dochodu HMRC, chyba że występują wyjątki. Jeżeli dochód jest wyższy, trzeba go zadeklarować.

HMRC wyjaśnia też bardzo ważną rzecz: jeżeli podatnik korzysta z property allowance, nie może jednocześnie odliczać rzeczywistych kosztów.  I tutaj pojawia się typowy błąd. Klient mówi: „Wpiszmy £1,000 property allowance i dodatkowo odejmijmy koszty mieszkania, takie jak czynsz”. Niestety, w brytyjskim rozliczeniu tak to nie działa.

Trzeba wybrać, co jest korzystniejsze: property allowance czy rzeczywiste koszty.

‍Przy małych kosztach property allowance może być dobrym rozwiązaniem. Przy większych kosztach, na przykład opłatach administracyjnych, naprawach, prowizjach albo innych wydatkach związanych z najmem, bardziej opłacalne może być rozliczenie rzeczywistych kosztów. Ale tego nie da się ustalić bez policzenia obu wariantów.

Właśnie dlatego Tax Disclosure przy mieszkaniu w Polsce nie polega tylko na przepisaniu kwot z polskiego rozliczenia. Trzeba przeliczyć dochód według brytyjskich zasad.

HMRC w swoich manualach wyjaśnia, że income from properties owned outside the UK, czyli dochód z nieruchomości położonych poza UK, jest opodatkowany jako foreign income, ale zasadniczo zasady obliczeniowe są podobne do zasad dotyczących brytyjskiego property income.  

Podobny problem pojawia się przy odsetkach bankowych z Polski. Wielu klientów mówi: „Przecież w Polsce jest podatek Belki 19%, więc wszystko jest już opodatkowane”. Tylko że przy osobie będącej rezydentem podatkowym w UK trzeba sprawdzić umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania. HMRC w podsumowaniu umowy z Polską tłumaczy, że przy odsetkach stawka traktatowa wynosi 5%, z dodatkowymi warunkami wynikającymi z umowy.  

To nie jest drobny szczegół techniczny. Jeżeli w Polsce pobrano więcej podatku, niż przewiduje umowa, HMRC może nie uznać całej tej kwoty jako credit w brytyjskim rozliczeniu.

HMRC wyjaśnia w helpsheet dotyczącej Foreign Tax Credit Relief, że jeżeli umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania ogranicza kwotę zagranicznego podatku, którą można uwzględnić, trzeba zastosować właściwy procent wynikający z treaty.  

Dla podatnika brzmi to często bardzo niesprawiedliwie. Ktoś myśli: „Zapłaciłem podatek w Polsce, więc dlaczego HMRC nie pozwala mi odliczyć wszystkiego?”. Odpowiedź jest taka, że w sprawach międzynarodowych nie wystarczy wiedzieć, ile podatku zostało pobrane za granicą.

Trzeba jeszcze sprawdzić, ile podatku zgodnie z umową mogło zostać pobrane i ile brytyjski system pozwoli uwzględnić jako ulgę.

To jest właśnie moment, w którym samodzielne Tax Disclosure może zrobić się ryzykowne. Nie dlatego, że podatnik nie potrafi wpisać kwot do formularza. Często potrafi.

Problem polega na tym, że może nie wiedzieć, które kwoty powinien wpisać, których nie powinien wpisywać, za które lata się cofnąć, jakie koszty może odliczyć, czy może użyć property allowance, czy może uwzględnić podatek zapłacony w Polsce i jak wyjaśnić HMRC powód wcześniejszego błędu.

HMRC samo przyznaje, że obliczenie kwoty należnej przy disclosure może być proste albo skomplikowane, zależnie od okoliczności, i że podatnik może chcieć skorzystać z niezależnej profesjonalnej porady. Po otrzymaniu potwierdzenia zgłoszenia disclosure podatnik ma zwykle 90 dni na złożenie pełnego disclosure i zapłatę tego, co jest należne, albo na wcześniejsze uzgodnienie sposobu płatności.  

W prostych sprawach 90 dni może wydawać się długim terminem. W sprawach zagranicznych ten czas potrafi minąć bardzo szybko. Trzeba zebrać dokumenty z Polski, wyciągi bankowe, rozliczenia najmu, informacje o kosztach, potwierdzenia podatku zapłaconego za granicą, poprzednie rozliczenia w UK, kursy walut i dane dotyczące innych dochodów podatnika. Jeżeli klient nie ma dokumentów albo ma je tylko częściowo, samo ustalenie faktów może być trudniejsze niż późniejsze obliczenie podatku.

W TaxOne widzieliśmy sprawy, które były zamykane stosunkowo szybko, ale mieliśmy też sprawy trwające znacznie dłużej.

Najdłuższe postępowanie Tax Disclosure, które prowadziliśmy, trwało ponad 20 miesięcy.

Co ciekawe, w tej samej rodzinie disclosure małżonki przeszło w ciągu około dwóch miesięcy, a sprawa męża trwała ponad 20 miesięcy, bo miał więcej źródeł dochodu, wyższe kwoty i więcej elementów wymagających wyjaśnienia. To pokazuje, że sama procedura może wyglądać zupełnie inaczej nawet u osób mieszkających pod jednym adresem.

Czy to oznacza, że zawsze trzeba korzystać z doradcy podatkowego? Nie. Jeżeli sprawa jest naprawdę prosta, kwoty są niewielkie, dochód pochodzi z UK, dokumenty są kompletne, a podatnik rozumie, co i dlaczego zgłasza, samodzielne Tax Disclosure może być wystarczające. Nie każdy przypadek wymaga rozbudowanej analizy międzynarodowej.

Ale przy dochodach z Polski albo innego kraju warto przynajmniej porozmawiać z doradcą podatkowym przed wysłaniem odpowiedzi do HMRC. Szczególnie wtedy, gdy sprawa dotyczy kilku lat, nieruchomości, odsetek, dywidend, sprzedaży mieszkania, zagranicznej emerytury, działalności gospodarczej, crypto albo sytuacji, w której HMRC już wysłało list. W takich sprawach błąd w pierwszym disclosure może sprawić, że urząd zacznie zadawać kolejne pytania.

Trzeba też uczciwie powiedzieć jedną rzecz. Skorzystanie z pomocy doradcy podatkowego nie oznacza, że podatnik znika z odpowiedzialności wobec HMRC.

HMRC przypomina, że nawet przy korzystaniu z agenta podatnik nadal jest prawnie odpowiedzialny za własny podatek, a przy rozliczeniu powinien sprawdzić informacje przed ich wysłaniem.  

Różnica polega jednak na czymś innym. Dobry doradca podatkowy nie tylko wpisuje liczby. Doradca analizuje przepisy, lata podatkowe, rezydencję, koszty, ulgi, podatek zapłacony za granicą, możliwe penalties i sposób przedstawienia sprawy HMRC. To może realnie zmniejszyć ryzyko błędu, ograniczyć niepotrzebne pytania i w wielu przypadkach obniżyć kwotę podatku, odsetek albo kar, jeżeli przepisy pozwalają na korzystniejsze rozliczenie.

Dlatego odpowiedź na pytanie, czy Tax Disclosure można zrobić samodzielnie, brzmi: tak, można. Ale pytanie nie powinno brzmieć tylko, czy można. Pytanie powinno brzmieć, czy w konkretnej sprawie to się opłaca.

Jeżeli ksiądz Piotr miałby tylko niewielki, jednorazowy dochód, komplet dokumentów i brak elementu zagranicznego, być może mógłby spróbować sam. Ale jeżeli jego sprawa dotyczy mieszkania w Polsce, kosztów administracyjnych, podatku zapłaconego w Polsce, kilku lat najmu i listu z HMRC, wtedy samodzielne disclosure może być dużo bardziej ryzykowne niż wygląda na początku.

W Tax Disclosure najdroższy błąd często nie polega na tym, że ktoś nie zna formularza. Najdroższy błąd polega na tym, że ktoś odpowiada HMRC, zanim zrozumie własną sytuację podatkową.

Kiedy samodzielne Tax Disclosure robi się ryzykowne

Samodzielne Tax Disclosure zaczyna robić się ryzykowne w momencie, w którym podatnik nie tylko wpisuje kwoty, ale musi wyjaśnić HMRC, dlaczego przez kilka lat tych kwot nie było w brytyjskim rozliczeniu podatkowym. To jest bardzo ważna różnica. Jedną rzeczą jest policzenie prostego zaległego podatku. Zupełnie inną rzeczą jest przedstawienie HMRC całej historii w taki sposób, żeby urząd nie uznał, że podatnik pokazał tylko część prawdy.

W przypadku księdza Piotra pierwszym sygnałem ryzyka był sam list z HMRC.

Gdy podatnik zgłasza błąd, zanim urząd się odezwie, sytuacja wygląda inaczej niż wtedy, gdy HMRC już napisało, że posiada informacje o dochodach albo aktywach.

Wtedy trzeba zakładać, że urząd ma już jakieś dane i będzie porównywał je z tym, co podatnik napisze w odpowiedzi. Jeżeli odpowiedź będzie zbyt ogólna, niepełna albo sprzeczna z danymi HMRC, sprawa może szybko przestać być zwykłym disclosure.

Drugim sygnałem ryzyka są dochody zagraniczne. Przy dochodach z UK HMRC często może łatwiej zweryfikować informacje w swoich systemach. Przy dochodach z Polski albo innego kraju pojawia się dużo więcej pytań. Trzeba ustalić, gdzie podatnik był rezydentem podatkowym, jaki dochód faktycznie powstał, czy podatek został zapłacony za granicą, czy można go uwzględnić w UK, jakie koszty można odliczyć według brytyjskich zasad i czy w grę wchodzi umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania.

To właśnie dlatego mieszkanie księdza Piotra w Polsce było pozornie prostą sprawą. Z zewnątrz wyglądało to tak: nieruchomość w Polsce, najem w Polsce, pieniądze w Polsce. Ale w Tax Disclosure trzeba było zadać dużo więcej pytań. Czy ksiądz Piotr był rezydentem podatkowym w UK w każdym z tych lat? Czy najem był opodatkowany w Polsce? Czy opłaty administracyjne, takie jak czynsz do spółdzielni albo wspólnoty mieszkaniowej, były prawidłowo potraktowane? Czy lepiej zastosować property allowance, czy rzeczywiste koszty? Czy cały wpływ od najemcy był dochodem, czy część pieniędzy była tylko zwrotem kosztów?

W takich sprawach samodzielne Tax Disclosure może być ryzykowne nie dlatego, że podatnik działa w złej wierze, ale dlatego, że może nie znać różnic między polskim i brytyjskim sposobem liczenia dochodu.

Polski PIT może być pomocnym dokumentem, ale nie zawsze jest gotowym rozliczeniem dla HMRC. Brytyjski urząd będzie patrzył na sprawę według brytyjskich zasad podatkowych, nawet jeżeli dochód powstał w Polsce.

Trzecim sygnałem ryzyka jest liczba lat. Jeżeli problem dotyczy jednego roku, łatwiej zebrać dokumenty i odtworzyć fakty. Jeżeli dotyczy kilku lat, sprawa robi się znacznie trudniejsza. Zaczynają pojawiać się brakujące wyciągi bankowe, zmiany najemców, różne kursy walut, inne stawki podatkowe, zmiany w sytuacji osobistej podatnika i pytanie, jak daleko wstecz trzeba się cofnąć.

HMRC w swoich manualach wyjaśnia, że normalny limit oceny podatku to 4 lata, ale w określonych sytuacjach mogą mieć zastosowanie dłuższe okresy: 6 lat, 12 lat albo 20 lat. Przy sprawach offshore 12 letni limit może dotyczyć Income Tax, Capital Gains Tax oraz Inheritance Tax związanych z offshore matters albo offshore transfers, a przy deliberate behaviour HMRC może sięgać do 20 lat wstecz. To oznacza, że przy dochodach zagranicznych pytanie nie brzmi tylko „ile podatku wyszło za ostatni rok”, ale „za które lata HMRC może jeszcze pytać”.  

Czwartym sygnałem ryzyka jest brak dokumentów. Klient często mówi:

„Ja pamiętam, że tam prawie nic nie zostało”, ale HMRC nie rozlicza sprawy na podstawie pamięci podatnika. Potrzebne są dokumenty.

Wyciągi bankowe, umowy najmu, potwierdzenia kosztów, polskie rozliczenia, potwierdzenia zapłaty podatku, informacje o odsetkach, dokumenty sprzedaży nieruchomości albo inne dowody, które pokazują, czym naprawdę były pieniądze. Jeżeli dokumentów brakuje, trzeba bardzo ostrożnie zdecydować, jak odtworzyć dane i jak wyjaśnić to HMRC.

Piątym sygnałem ryzyka są kary. Wiele osób koncentruje się tylko na podatku, a tymczasem przy Tax Disclosure trzeba myśleć również o odsetkach i penalties. HMRC rozróżnia między innymi sytuacje, w których błąd wynikał z braku reasonable care, był deliberate albo deliberate and concealed. W ogólnych zasadach HMRC wyjaśnia, że kara za brak reasonable care może wynosić od 0% do 30% dodatkowego podatku, przy błędzie deliberate od 20% do 70%, a przy deliberate and concealed od 30% do 100%. Przy sprawach offshore mogą pojawić się odrębne i wyższe zasady dotyczące offshore non compliance.  

To jest moment, w którym słowa użyte w disclosure mają ogromne znaczenie. Jeżeli podatnik napisze, że „zapomniał”, HMRC może zapytać, dlaczego zapomniał przez kilka lat. Jeżeli napisze, że „nie wiedział”, urząd może zapytać, czy podjął rozsądne kroki, żeby sprawdzić swoje obowiązki. Jeżeli napisze, że „to było rozliczone w Polsce”, HMRC może poprosić o dowody i analizę, dlaczego brytyjski obowiązek podatkowy miałby nie powstać.

Każde zdanie może mieć znaczenie przy tym, jak HMRC oceni zachowanie podatnika.

Szóstym sygnałem ryzyka jest sytuacja, w której podatnik ma kilka różnych źródeł dochodu. Ksiądz Piotr mógł mieć najem mieszkania w Polsce, ale inny klient może mieć jednocześnie najem, odsetki bankowe, dywidendy, polską emeryturę, sprzedaż nieruchomości i przelewy rodzinne. Wtedy Tax Disclosure nie jest już pojedynczym wyliczeniem. To jest analiza całej sytuacji podatkowej. Jeżeli podatnik zgłosi tylko jedno źródło dochodu, a HMRC posiada dane o innym, urząd może zacząć pytać, dlaczego disclosure nie było kompletne.

Siódmym sygnałem ryzyka jest wybór niewłaściwej ścieżki disclosure. Przy najmie nieruchomości można rozważyć Let Property Campaign. Przy dochodach zagranicznych może pojawić się Worldwide Disclosure Facility. Przy poważniejszych sprawach, w których w grę wchodzi deliberate behaviour, może pojawić się zupełnie inna procedura. HMRC pisze, że Let Property Campaign dotyczy landlordów mających zaległy podatek z wynajmu nieruchomości mieszkalnych w UK albo za granicą, a jeżeli podatnik nie zgłosi tego teraz i HMRC dowie się później, może dojść do wyższych kar albo nawet criminal prosecution.  

W przypadku bardziej złożonych spraw zagranicznych HMRC dopuszcza możliwość dodatkowego czasu. Przy Worldwide Disclosure Facility, jeżeli disclosure jest skomplikowane, można poprosić o dodatkowe 90 dni, co może dać łącznie do 180 dni na przygotowanie zgłoszenia. Sam fakt, że HMRC przewiduje taką możliwość, pokazuje, że niektóre sprawy nie są tylko szybkim wpisaniem liczb do systemu.  

W TaxOne widzimy też jeszcze jeden problem: podatnicy często chcą odpowiedzieć szybko, żeby „mieć to z głowy”. Rozumiem to. List z HMRC powoduje stres i naturalną reakcją jest chęć szybkiego zamknięcia tematu. Ale w Tax Disclosure szybka odpowiedź nie zawsze jest dobrą odpowiedzią.

Jeżeli ktoś wyśle niepełne disclosure, a później okaże się, że pominął inne dochody, źle policzył koszty albo zastosował niewłaściwą ulgę, sprawa może się wydłużyć i stać się trudniejsza.

Właśnie dlatego przy bardziej skomplikowanych sprawach warto mieć wsparcie doradcy podatkowego. Nie chodzi tylko o to, żeby ktoś wpisał liczby do formularza. Chodzi o to, żeby ktoś spojrzał na sprawę tak, jak może spojrzeć na nią HMRC. Jakie dane urząd już ma? Jakie lata mogą wchodzić w grę? Czy sprawa jest prompted czy unprompted? Czy zachowanie podatnika można opisać jako błąd, careless behaviour czy coś poważniejszego? Czy są koszty, ulgi albo credit relief, które mogą zmniejszyć podatek? Czy disclosure jest kompletne?

W sprawie księdza Piotra ryzyko nie polegało więc na samym fakcie, że miał mieszkanie w Polsce. Ryzyko polegało na tym, że jedna pozornie prosta odpowiedź mogła otworzyć całą serię kolejnych pytań. Jeżeli napisałby tylko, że „to było w Polsce”, HMRC mogłoby uznać, że nie odpowiedział na właściwe pytanie. Jeżeli przepisałby polskie kwoty bez brytyjskiej analizy, mógłby źle policzyć dochód. Jeżeli nie uwzględniłby właściwych kosztów, mógłby zapłacić za dużo. Jeżeli uwzględniłby koszty, których HMRC nie zaakceptuje, mógłby narazić się na dalszą korespondencję.

Dlatego samodzielne Tax Disclosure robi się ryzykowne zawsze wtedy, gdy podatnik nie jest pewny nie tylko kwot, ale też zasad. Jeżeli nie wie, za które lata powinien się cofnąć, czy może odliczyć dany koszt, czy może uwzględnić podatek zapłacony w Polsce, czy właściwie opisuje swoje zachowanie i czy wybrana ścieżka disclosure jest prawidłowa, to nie jest już tylko problem techniczny. To jest problem podatkowy.

Najdroższe błędy przy Tax Disclosure często nie wynikają z tego, że ktoś nie umiał użyć formularza. Wynikają z tego, że podatnik potraktował skomplikowaną sprawę jak prostą. Formularz można wypełnić w jeden wieczór. Skutki źle przygotowanego disclosure mogą jednak ciągnąć się miesiącami

Księgowy czy doradca podatkowy przy Tax Disclosure

W wielu przypadkach w naszej praktyce pierwsze pytanie klienta brzmi: „Czy mogę zrobić to z księgowym, czy potrzebuję doradcy podatkowego?”. I odpowiedź na to pytanie nie jest wcacle zero jedynkowa. Wszystko zależy od tego, z czym zmaga się klient. Jeżeli chodzi o proste rozliczenia, jeden rok podatkowy, niewielki dochód i brak elementu zagranicznego, dobry księgowy może być wystarczającym wsparciem.

Jeżeli sprawa dotyczy dochodów z Polski, kilku lat, rezydencji podatkowej, umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, kar i odpowiedzi na list z HMRC, wtedy Tax Disclosure przestaje być zwykłym rozliczeniem.

HMRC samo używa szerokiego pojęcia tax agent i wyjaśnia, że podatnik może upoważnić inną osobę do kontaktu z HMRC, na przykład "accountant or tax adviser", czyli księgowego albo doradcę podatkowego. HMRC podkreśla też, że skorzystanie z agenta może być szczególnie przydatne przy bardziej skomplikowanych sprawach podatkowych, ale nawet wtedy podatnik pozostaje odpowiedzialny za swoje własne sprawy podatkowe.

To rozróżnienie jest bardzo ważne. Doradca podatkowy nie sprawia, że podatnik magicznie znika z odpowiedzialności wobec HMRC. Podatnik nadal powinien rozumieć, co jest wysyłane do urzędu i powinien upewnić się, że informacje są prawdziwe.

Profesjonalny doradca podatkowy bierze odpowiedzialność za jakość swojej analizy, za sposób zastosowania prawa podatkowego i za to, jak prowadzi klienta przez proces. W praktyce może to mieć ogromne znaczenie! Bo jeśli to doradca podatkowy zrobi błąd nawet jeśli dostarczyłeś wszystkie niezbędne informacja, nie powinienes dostać kary od HMRC. Ty musisz jedynie działać z należytą starannością również przy wyborze doradcy!!

Księgowy bardzo często jest osobą, która pomaga w bieżącym porządkowaniu liczb. Przygotowuje rozliczenia, księguje przychody i koszty, wysyła deklaracje, pilnuje terminów i dba o to, żeby właściwe kwoty trafiły do właściwych formularzy. To jest bardzo ważna praca. Bez dobrego księgowego wiele firm i osób samozatrudnionych nie byłoby w stanie spokojnie prowadzić swoich spraw finansowych.

Tax Disclosure bywa jednak czymś innym. Tutaj często nie zaczynamy od pytania: „Jaką kwotę wpisać?”. Zaczynamy od pytania: „Co właściwie powinno być rozliczone, za które lata, według których przepisów, z jakim wyjaśnieniem i z jakim ryzykiem kar?”. To już nie jest tylko praca na liczbach. To jest praca na faktach, przepisach, dokumentach, rezydencji podatkowej, ulgach, umowach międzynarodowych i strategii odpowiedzi do HMRC.

W sprawie księdza Piotra dobry księgowy mógłby zebrać kwoty z najmu mieszkania w Polsce i pomóc przygotować podstawowe obliczenia. Ale doradca podatkowy musiałby pójść dalej i studiować prawo podatkowe. Musiałby sprawdzić, czy ksiądz Piotr był rezydentem podatkowym w UK w każdym z analizowanych lat, czy dochód z najmu powinien zostać pokazany w UK, jak potraktować podatek zapłacony w Polsce, czy można zastosować koszty, czy lepsze będzie property allowance, jak opisać wcześniejszy błąd i jaką ścieżką Tax Disclosure najlepiej pójść.

To jest dokładnie ten moment, w którym sprawa robi się podatkowa, a nie tylko księgowa.

Najem mieszkania w Polsce może wyglądać prosto, dopóki nie zaczniemy zadawać szczegółowych pytań. Czy opłaty do wspólnoty albo spółdzielni mieszkaniowej były kosztem? Czy najemca płacił je bezpośrednio, czy właściciel otrzymywał całą kwotę i później regulował zobowiązania? Czy koszty można odliczyć według brytyjskich zasad? Czy lepiej użyć property allowance, czy rzeczywistych kosztów? Czy polski PIT pokazuje wszystko, czego potrzebuje HMRC? Czy kwoty trzeba przeliczyć według właściwych kursów? Czy w UK można uwzględnić cały polski podatek, czy tylko część zgodną z umową o unikaniu podwójnego opodatkowania?

To nie są pytania techniczne. To są pytania, które mogą zmienić wysokość podatku, odsetek i kar.

Podobnie jest przy odsetkach bankowych, dywidendach, sprzedaży nieruchomości, emeryturach zagranicznych albo pracy wykonywanej poza UK. Klient często patrzy na sprawę przez pryzmat kraju, z którego pochodzi dochód.

HMRC patrzy na sprawę przez pryzmat brytyjskiej rezydencji podatkowej i brytyjskich przepisów. Doradca podatkowy musi połączyć te dwa światy i wyjaśnić, jak dochód z Polski powinien zostać potraktowany w Wielkiej Brytanii.

Przy Tax Disclosure ważne jest też to, że HMRC nie oczekuje samej tabelki z kwotami. HMRC oczekuje wyjaśnienia. Trzeba opisać, dlaczego błąd powstał, kiedy podatnik się o nim dowiedział, czy działał z należytą starannością, czy sprawa była wynikiem niewiedzy, niedbalstwa, czy czegoś poważniejszego. HMRC w przewodniku dotyczącym voluntary disclosure wskazuje, że przy disclosure podatnik musi między innymi obliczyć należny podatek, odsetki i penalties, a przy bardziej poważnych sprawach, w których występuje deliberate behaviour, właściwą ścieżką może być Contractual Disclosure Facility.  

To oznacza, że język odpowiedzi ma znaczenie. Jedno zdanie może pomóc, ale jedno zdanie może też zaszkodzić. Jeżeli podatnik napisze, że „nie wiedział”, HMRC może zapytać, czy rzeczywiście podjął rozsądne kroki, żeby sprawdzić swoje obowiązki. Jeżeli napisze, że „zapomniał”, HMRC może zapytać, dlaczego zapominał przez kilka lat. Jeżeli napisze, że „dochód był rozliczony w Polsce”, HMRC może zapytać, dlaczego nie został rozliczony w UK.

Doradca podatkowy powinien umieć napisać odpowiedź tak, żeby była prawdziwa, kompletna i podatkowo bezpieczna.

W TaxOne nie patrzymy na księgowych jak na konkurencję.

W wielu sprawach księgowy jest bardzo potrzebny, szczególnie wtedy, gdy trzeba uporządkować dokumenty, przygotować zestawienia albo prowadzić bieżące rozliczenia. Problem pojawia się dopiero wtedy, gdy sprawa wymaga czegoś więcej niż księgowego ujęcia kwot. W Tax Disclosure bardzo często trzeba najpierw odpowiedzieć na pytania prawne i podatkowe, a dopiero później wpisać liczby do formularza.

Dlatego najprostsza zasada jest taka: jeżeli sprawa jest prosta, księgowy może wystarczyć. Jeżeli sprawa dotyczy dochodów zagranicznych, kilku lat, listu z HMRC, kar, odsetek, rezydencji podatkowej albo umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, warto skorzystać z doradcy podatkowego. Nie dlatego, że formularz jest niemożliwy do wypełnienia. Dlatego, że przed wypełnieniem formularza trzeba wiedzieć, co powinno się w nim znaleźć.

W sprawie księdza Piotra różnica była bardzo praktyczna. Gdyby ktoś potraktował temat jak zwykłe przepisanie kwot z Polski, mógłby albo zapłacić za dużo, albo zapłacić za mało, albo pominąć ważne wyjaśnienie dla HMRC.

Doradca podatkowy patrzy na tę samą sprawę szerzej. Sprawdza nie tylko dochód, ale też podstawę prawną, ulgę, koszty, zagraniczny podatek, okresy rozliczeniowe i potencjalne zachowanie podatnika oceniane przez HMRC.

Przy Worldwide Disclosure Facility HMRC przewiduje też rolę agentów. W wytycznych dla WDF HMRC wyjaśnia, że agenci powinni używać Digital Disclosure Service, aby zgłosić disclosure klienta, a HMRC wysyła wtedy disclosure reference i payment reference. To pokazuje, że profesjonalne prowadzenie sprawy przez agenta jest normalną częścią procesu, szczególnie przy bardziej złożonych disclosure.  

Ostatecznie pytanie nie brzmi więc: „Czy księgowy jest dobry, czy doradca podatkowy jest lepszy?”. Prawdziwe pytanie brzmi: „Jakiego problemu dotyczy moja sprawa?”. Jeżeli problemem jest tylko proste zsumowanie dochodu, być może wystarczy księgowy. Jeżeli problemem jest to, jak brytyjskie prawo podatkowe traktuje dochód z Polski, wtedy potrzebna jest analiza podatkowa.

A Tax Disclosure bardzo często jest właśnie analizą podatkową.

W TaxOne widzieliśmy wiele spraw, w których koszt doradztwa był niewielki w porównaniu z tym, ile można było zaoszczędzić dzięki prawidłowemu zastosowaniu przepisów, ulg, kosztów albo umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. Czasami oszczędność polegała na niższym podatku. Czasami na niższych karach. Czasami na tym, że HMRC dostało pełne wyjaśnienie i nie musiało zadawać kolejnych pytań przez wiele miesięcy.

Dlatego przy Tax Disclosure warto myśleć nie tylko o koszcie pomocy, ale też o koszcie błędu. Błąd w disclosure może oznaczać dodatkowe pytania, dłuższe postępowanie, wyższe penalties i znacznie większy stres. Profesjonalne przygotowanie sprawy nie zawsze gwarantuje szybkie zakończenie, ale zwiększa szansę, że HMRC dostanie odpowiedź kompletną, logiczną i opartą na przepisach.

Ksiądz Piotr nie potrzebował kogoś, kto tylko wpisze kwoty z polskiego konta. Potrzebował kogoś, kto zrozumie, co te kwoty oznaczały podatkowo w Wielkiej Brytanii. I właśnie na tym polega różnica między zwykłym rozliczeniem a dobrze przygotowanym Tax Disclosure.

Jak daleko wstecz HMRC może sprawdzić podatnika

Jedno z najczęstszych pytań, które słyszymy w TaxOne przy sprawach Tax Disclosure, brzmi: „Za ile lat HMRC może mnie sprawdzić?”. To pytanie pojawia się bardzo szybko, bo wielu podatników zakłada, że skoro sprawa dotyczy czegoś sprzed kilku lat, to być może temat jest już zamknięty. Niestety przy podatkach, szczególnie przy dochodach zagranicznych, odpowiedź nie zawsze jest taka prosta.

W przypadku księdza Piotra pierwsza myśl była bardzo ludzka: „Przecież to mieszkanie w Polsce było wynajmowane od dawna, HMRC nie może chyba pytać o wszystko”. I właśnie tutaj zaczyna się jedna z najważniejszych części Tax Disclosure. Zanim policzymy podatek, odsetki i ewentualne kary, trzeba ustalić, za które lata HMRC w ogóle może jeszcze żądać wyjaśnień albo podatku.

HMRC w swoich wytycznych opisuje cztery główne okresy. Normalny limit wynosi 4 lata od końca właściwego okresu podatkowego. Jeżeli podatek został utracony przez careless behaviour, czyli brak należytej staranności, limit może wynosić 6 lat. Przy sprawach offshore, czyli związanych z dochodem, aktywami albo transferami poza UK, limit może wynosić 12 lat. Przy deliberate behaviour, czyli celowym działaniu, limit może wynosić 20 lat.  

To oznacza, że odpowiedź „HMRC może sprawdzić tylko ostatnie kilka lat” może być bardzo niebezpiecznym uproszczeniem. W prostych sprawach krajowych rzeczywiście często mówimy o krótszym okresie. Ale jeżeli w grę wchodzi Polska, polskie konto, mieszkanie wynajmowane w Polsce, zagraniczne odsetki, sprzedaż nieruchomości poza UK albo inny dochód zagraniczny, sytuacja może wejść w zasady dotyczące offshore matters (czyli okres 12 lat).

W praktyce offshore matter nie oznacza tylko konta w raju podatkowym. HMRC wyjaśnia, że przy Income Tax i Capital Gains Tax utracony podatek może dotyczyć offshore matter, jeżeli jest związany między innymi z dochodem ze źródła spoza UK, aktywami położonymi albo trzymanymi poza UK, dochodem lub aktywami otrzymanymi spoza UK albo działalnością prowadzoną w całości lub głównie z innego kraju aniżeli UK.

Zwykłe mieszkanie w Polsce wynajmowane przez osobę mieszkającą w UK może być dla HMRC sprawą offshore, nawet jeżeli dla podatnika brzmi to jak zwykła, rodzinna nieruchomość w Polsce.  

Wróćmy do sprawy księdza Piotra - jeżeli wynajmował on mieszkanie w Polsce przez kilka lat, to nie wystarczyło sprawdzić tylko ostatniego rozliczenia. Trzeba było ustalić, od kiedy był rezydentem podatkowym w UK, w których latach uzyskiwał dochód z najmu, czy dochód był już gdzieś zgłoszony, czy w Polsce zapłacił podatek, czy w UK składał Self Assessment i czy HMRC może objąć dane lata Tax Disclosure.

Przy deliberate behaviour Tax Disclosure może obowiązywać 20 letni limit.  

W Tax Disclosure nie można mechanicznie założyć: „cofamy się 6 lat” albo „cofamy się 12 lat”. Trzeba sprawdzić konkretny rodzaj podatku, konkretne lata, rodzaj dochodu, zachowanie podatnika i to, czy sprawa sprawa dotyczyła UK czy zagranicznych dochodów. Inaczej można albo zgłosić za mało, co zwiększa ryzyko pytań z HMRC, albo zgłosić za dużo, co może oznaczać niepotrzebną pracę i niepotrzebne komplikacje.

Przy sprawach zagranicznych HMRC ma więcej czasu między innymi dlatego, że ustalenie faktów może być trudniejsze. Rządowy opis zmian dotyczących offshore time limits wyjaśnia, że wydłużenie terminu do 12 lat miało dać HMRC więcej czasu na dostęp do informacji potrzebnych do zrozumienia transakcji offshore, obliczenia podatku, wykrycia błędów i upewnienia się, że właściwy Income Tax, Capital Gains Tax albo Inheritance Tax został zapłacony. Zazwyczaj HMRC kontaktuje się z polskim urzędem skarbowym i prosi o dodatkowe informacje na podstawie umowy o wymianie informacji pomiędzy krajami.

Dla podatnika oznacza to jedno: jeżeli dochód był z Polski, sama odległość w czasie nie zawsze chroni przed pytaniami HMRC. Ktoś może powiedzieć: „To było 8 lat temu, więc chyba już za późno”. Przy zwykłej krajowej sprawie być może. Przy dochodzie z najmu mieszkania w Polsce, sprzedaży nieruchomości w Polsce, zagranicznych odsetkach albo innych offshore matters, odpowiedź może być zupełnie inna.

Trzeba jednak dodać, że 12 letni limit nie jest absolutnym biletem dla HMRC w każdej sprawie. HMRC w swoich wytycznych wyjaśnia, że 12 letni limit może nie mieć zastosowania, jeżeli urząd otrzymał relevant overseas information, czyli odpowiednie informacje z zagranicy, które pozwalały mu rozsądnie zorientować się w utracie podatku i dokonać assessment przed upływem normalnych terminów. HMRC wskazuje, że takie informacje mogą pochodzić między innymi z Common Reporting Standard albo z wymiany informacji na podstawie umów podatkowych.  

To pokazuje, dlaczego Tax Disclosure wymaga analizy, a nie zgadywania. Czasem HMRC rzeczywiście może sięgnąć 12 lat wstecz. Czasem może być ograniczone krótszym terminem. Czasem przy deliberate behaviour może próbować iść do 20 lat. Czasem trzeba sprawdzić, kiedy urząd otrzymał dane z zagranicy i czy mógł wcześniej zareagować. Każda z tych kwestii może mieć wpływ na to, ile podatku, odsetek i kar ostatecznie znajdzie się w disclosure.

W TaxOne widzimy, że wielu klientów koncentruje się tylko na kwocie podatku. Tymczasem równie ważne jest pytanie, za które lata ta kwota w ogóle powinna być liczona. Jeżeli ksiądz Piotr wynajmował mieszkanie w Polsce przez 10 lat, nie oznacza to automatycznie, że każde z tych 10 lat będzie wyglądało tak samo. W jednym roku mógł być już rezydentem UK, w innym nie. W jednym roku mógł mieć dochód po kosztach, w innym stratę albo bardzo niski zysk. W jednym roku mógł zapłacić podatek w Polsce, w innym nie. W jednym roku HMRC może być jeszcze w terminie, a w innym trzeba sprawdzić, czy termin już nie upłynął.

Dlatego przy Tax Disclosure zawsze trzeba zacząć od osi czasu. Kiedy podatnik przyjechał do UK? Kiedy stał się rezydentem podatkowym? Kiedy powstał dochód? Kiedy został rozliczony za granicą? Czy był zgłoszony w UK? Kiedy HMRC napisało list? Czy sprawa dotyczy UK income, czy offshore matter? Czy klient zrobił to z niewiedzy czy może istnieje możliwość, że działał z premedytacją? Dopiero po odpowiedzi na te pytania można uczciwie powiedzieć, jak daleko wstecz trzeba się cofnąć.

Największym błędem jest przyjęcie wygodnego założenia. Podatnik zakłada, że wystarczy 4 lata, bo tak przeczytał w internecie. Ktoś inny zakłada 6 lat, bo tak powiedział znajomy. Jeszcze ktoś inny wpisuje 12 lat, bo boi się HMRC i chce pokazać wszystko. Każde z tych podejść może być błędne, jeżeli nie wynika z analizy przepisów i faktów.

Właśnie dlatego przy dochodach zagranicznych odpowiedź na pytanie, jak daleko wstecz może sięgnąć HMRC, rzadko powinna być udzielana "na czuja".

Przy Tax Disclosure okres objęty zgłoszeniem jest jednym z najważniejszych elementów całej sprawy. Jeżeli będzie za krótki, HMRC może uznać disclosure za niekompletne i próbę unikania odpowiedzialności. Jeżeli będzie za długi, podatnik może niepotrzebnie komplikować swoją sytuację i zapłącić za duże kwoty do skarbu państwa.

Dobrze przygotowane Tax Disclosure powinno więc pokazywać nie tylko kwoty, ale też logiczne uzasadnienie, dlaczego zgłoszenie obejmuje właśnie te lata, a nie inne.

Jakie kary grożą przy Tax Disclosure

W naszej praktyce często zauważam, że przy Tax Disclosure wiele osób koncentruje się najpierw na samym podatku. To naturalne, bo pierwsza myśl po liście z HMRC brzmi zwykle: „ile będę musiał dopłacić?”. Problem polega jednak na tym, że zaległy podatek to często tylko jedna część sprawy. Obok podatku mogą pojawić się odsetki oraz penalties, czyli kary naliczane procentowo od kwoty podatku, którego HMRC nie otrzymało na czas.

W przypadku naszego bohatera najważniejsze pytanie nie brzmiało więc tylko: „ile wynosił dochód z mieszkania w Polsce?”. Trzeba było zapytać znacznie szerzej: czy od tego dochodu powinien być zapłacony podatek w UK, za które lata, czy w Polsce zapłacono podatek, czy można go uwzględnić w Wielkiej Brytanii, dlaczego dochód nie został wcześniej zgłoszony i jak HMRC może ocenić zachowanie podatnika. Dopiero na końcu można uczciwie rozmawiać o karach.

HMRC nie nalicza kary za sam fakt, że ktoś robi Tax Disclosure. Kara wynika z tego, że wcześniej doszło do błędu, braku zgłoszenia, nieprawidłowego rozliczenia albo nieujawnienia dochodu. Przy błędach w rozliczeniach HMRC patrzy między innymi na to, czy błąd był wynikiem braku należytej staranności, czy był deliberate, czyli celowy, czy był deliberate and concealed, czyli celowy i dodatkowo ukrywany.

To rozróżnienie jest bardzo ważne, bo od niego zależy wysokość kary. Jeżeli podatnik zachował reasonable care, czyli należytą staranność, HMRC zasadniczo nie powinno naliczyć kary za nieprawidłowość, nawet jeżeli rozliczenie okazało się błędne. HMRC podaje przykłady reasonable care, takie jak prowadzenie odpowiednich dokumentów, przechowywanie ich oraz pytanie HMRC albo doradcy podatkowego, jeżeli podatnik nie jest czegoś pewny.  

Przy Tax Disclosure pojawia się pojęcie potential lost revenue, czyli PLR. W praktyce jest to kwota podatku, której HMRC nie otrzymało przez błąd, brak zgłoszenia albo nieprawidłowe rozliczenie. Kara jest zwykle liczona jako procent tej kwoty. Dlatego najpierw trzeba prawidłowo ustalić sam podatek. Jeżeli podatek zostanie policzony źle, cała kalkulacja kary też może być błędna.

Jeżeli jednak HMRC uzna, że błąd był careless, czyli podatnik nie dochował należytej staranności, kara przy zwykłych sprawach krajowych może wynosić 30% potential lost revenue. Jeżeli błąd był deliberate, kara może wynosić 70%. Jeżeli natomiast błąd był deliberate and concealed, kara może wynosić do 100% kwoty niezapłaconych podatków.

W prostym przykładzie wygląda to tak. Jeżeli ktoś nie zapłacił £1,000 podatku, a HMRC uzna sprawę za careless, kara może mieścić się w przedziale do £300. Jeżeli jednak HMRC uznałoby, że podatnik działał celowo i ukrywał sprawę, kara może dojść nawet do £1,000 w zwykłej krajowej sprawie. To nadal jest przykład uproszczony, bo w praktyce dochodzą odsetki, jakość disclosure, szczególne okoliczności i pytanie, czy sprawa dotyczy UK, czy dochodów zagranicznych.

I tutaj wracamy znów do przykładu księdza Piotra. Jeżeli HMRC wysłało do niego list, sytuacja może być zupełnie inna niż wtedy, gdyby sam zgłosił się do urzędu zanim HMRC cokolwiek zauważyło.

Tu warto wyjaśnić, że disclosure jest unprompted wtedy, gdy podatnik zgłasza błąd zanim ma powód sądzić, że HMRC odkryło albo zaraz odkryje nieprawidłowość. Jeżeli podatnik zgłasza błąd w innym momencie, disclosure jest prompted. Minimalna kara przy unprompted disclosure jest niższa niż przy prompted disclosure.  

To oznacza, że list z HMRC nie jest tylko formalnością. Jeżeli urząd już napisał, że posiada informacje o dochodach zagranicznych, podatnik nie powinien zakładać, że robi disclosure w takiej samej sytuacji jak osoba, która sama zgłosiła problem wcześniej. Oczywiście nadal można ograniczać ryzyko i obniżać karę przez dobrą jakość disclosure, pełną współpracę i kompletne dokumenty. Ale punkt startowy jest często mniej korzystny.

HMRC przy ocenie kary patrzy na jakość disclosure. Chodzi o to, czy podatnik mówi urzędowi, co się stało, czy pomaga wyjaśnić sprawę i czy daje dostęp do dokumentów. HMRC określa to jako telling, helping and giving. W praktyce oznacza to, że warto przedstawić sprawę kompletnie, odpowiedzieć na pytania, pokazać dokumenty, wyjaśnić przyczyny błędu i nie ukrywać niewygodnych informacji. HMRC może obniżyć karę w zależności od tego, jak bardzo podatnik pomógł w ustaleniu prawidłowej kwoty podatku.  

Jeżeli podatnik zwlekał z disclosure przez długi czas, na przykład przez 3 lata albo dłużej, zwykle ogranicza maksymalną redukcję za jakość disclosure. To bardzo ważne w sprawach zagranicznych, bo wielu podatników mówi: „Nie wiedziałem przez wiele lat”. Taka odpowiedź może być zgodna z prawdą, lecz HMRC nadal może pytać, kiedy podatnik powinien był sprawdzić swoje obowiązki i czy działał z należytą starannością.  

To pokazuje, dlaczego w sprawach takich jak sprawa księdza Piotra sama kwota podatku nie wystarczy. Jeżeli miał dochód z najmu w Polsce i nie składał Self Assessment w UK, trzeba sprawdzić, czy problem polegał na błędzie w istniejącym rozliczeniu, czy na braku zgłoszenia obowiązku podatkowego. To nie jest tylko techniczna różnica. Od tego może zależeć rodzaj penalty, sposób argumentacji i ostateczna wysokość kary.

Przy dochodach zagranicznych sytuacja może być jeszcze poważniejsza. HMRC ma osobne zasady dotyczące offshore non compliance. W sprawach offshore maksymalne kary mogą być wyższe, ponieważ zależą od kategorii terytorium. HMRC wyjaśnia, że przy offshore matters kategorie terytoriów wpływają na wysokość kary: w category 1 maksymalna kara wynosi 100% podatku, w category 2 maksymalna kara wynosi 150% podatku, a w category 3 maksymalna kara wynosi 200% podatku.  

Trzeba też uważać na starsze sprawy offshore. Przy niektórych historycznych zaległościach może pojawić się reżim Failure to Correct, czyli FTC penalties, związany z Requirement to Correct.

FTC penalties dotyczą sytuacji, w których podatnik nie dokonał wymaganego disclosure przed odpowiednim terminem. Standardowa stawka takiej kary to 200% podatku, a w zależności od jakości disclosure może zostać obniżona do minimum 100% przy voluntary disclosure albo do minimum 150% przy non voluntary disclosure, czyli po kontakcie z HMRC.

Nie każda sprawa Tax Disclosure wejdzie w FTC penalties, ale warto wiedzieć, że takie zasady istnieją. To kolejny powód, dla którego przy dochodach zagranicznych nie powinno się odpowiadać HMRC "na czuja". Trzeba sprawdzić, których lat dotyczy sprawa, jakiego rodzaju był dochód, czy mamy do czynienia z inaccuracy, failure to notify, offshore matter, Failure to Correct albo jeszcze innym typem problemu.

W wielu sprawach klient pyta: „Czy HMRC może od razu dać mi 100% kary?”. Odpowiedź zazwyczaj brzmi: to zależy.

W TaxOne bardzo często tłumaczymy klientom, że kary bardzo często są narracyjne. Oczywiście na końcu jest procent i liczba. Ale zanim pojawi się procent, HMRC musi ocenić historię podatnika. Czy ksiądz Piotr naprawdę nie wiedział, że dochód z Polski może wymagać rozliczenia w UK? Czy miał możliwość, żeby to sprawdzić? Czy korzystał z pomocy profesjonalisty? Czy prowadził dokumenty? Czy odpowiedział szybko po otrzymaniu listu? Czy pokazał wszystkie dochody, czy tylko mieszkanie, o które zapytało HMRC? Czy jego wyjaśnienie jest spójne z dokumentami?

To właśnie dlatego źle przygotowane Tax Disclosure może dużo kosztować - i monetarnie i jeśli chodzi o stres jakiego się najemy. Jeżeli podatnik napisze za dużo w niewłaściwy sposób, może nieświadomie przedstawić swoją sprawę gorzej, niż wynika z faktów. Jeżeli napisze za mało, HMRC może uznać, że disclosure jest niepełne. Jeżeli źle policzy dochód, PLR będzie błędny. Jeżeli nie pokaże kosztów, może zapłacić za dużo. Jeżeli pokaże koszty, których nie potrafi udokumentować, HMRC może zadawać kolejne pytania, co jest zresztą częstą praktyką.

Dobra wiadomość jest taka, że kara nie zawsze musi być wysoka. Jeżeli podatnik zachował reasonable care, może w ogóle nie być kary za inaccuracy. Jeżeli sprawa była careless, ale podatnik szybko i kompletnie współpracuje z HMRC, kara może być znacznie niższa. Jeżeli Tax Disclosure jest dobrze przygotowane, dokumenty są uporządkowane, a wyjaśnienie jest logiczne, podatnik ma dużo większą szansę na ograniczenie szkód niż wtedy, gdy odpowiada chaotycznie albo próbuje udawać, że problemu nie było.

W sprawie naszego kapłana najważniejsze było więc nie tylko policzenie podatku od najmu w Polsce. Najważniejsze było pokazanie HMRC, dlaczego doszło do błędu, jakie lata obejmuje sprawa, jakie koszty i podatki zagraniczne należy uwzględnić, czy zachowanie podatnika było niewinne, careless czy poważniejsze oraz dlaczego proponowana kara, jeżeli w ogóle powinna być naliczona, powinna być jak najniższa w ramach przepisów.

Przy Tax Disclosure trzeba więc myśleć o karach od samego początku. Nie po to, żeby straszyć podatnika, ale po to, żeby nie popełnić błędu, który później będzie kosztował znacznie więcej niż sam zaległy podatek. HMRC może naliczyć kary w bardzo różnych wysokościach, od braku kary przy reasonable care, przez kilkanaście albo kilkadziesiąt procent podatku, aż po 100%, 150% albo 200% w najbardziej problematycznych sprawach offshore. Dlatego też warto przeprowadzić taki proces ze spacjalistą.

Czy Tax Disclosure może doprowadzić do sprawy karnej

Właśnie po to istnieje Tax Disclosure by nie doprowadzić do sprawy karnej. Zazwyczaj w tym procesie chodzi o cywilne uporządkowanie podatku, odsetek i kar. Podatnik pokazuje HMRC, co nie zostało wcześniej rozliczone, za które lata, dlaczego doszło do błędu i ile podatku powinno zostać zapłacone. To jednak nie oznacza, że temat można lekceważyć, bo w określonych sytuacjach sprawa podatkowa może stać się znacznie poważniejsza.

W przypadku księdza Piotra samo to, że miał nierozliczony dochód z mieszkania w Polsce, nie oznaczało automatycznie sprawy karnej.

Tu też warto sobie powiedzieć, że nikt nie jest ponad prawem podatkowym, ani żaden polityk ani nawet kościół i HMRC nie patrzy na to kim z zawodu jest podatnik, tylko na fakty. Czy dochód istniał, czy powinien zostać rozliczony w UK, dlaczego nie został rozliczony oraz na to czy podatnik działał w dobrej wierze, przez niewiedzę, przez niedbalstwo, czy może świadomie ukrywał dochód.

I właśnie tutaj pojawia się granica, której nie wolno przekroczyć.

Jeżeli podatnik popełnił błąd, nie rozumiał zasad rezydentury podatkowej, myślał, że dochód z Polski wystarczy rozliczyć tylko w Polsce, a później uczciwie współpracuje z HMRC, sprawa bardzo często pozostaje na poziomie podatku, odsetek i ewentualnych penalties. Jeżeli jednak HMRC uzna, że podatnik wiedział o obowiązku podatkowym, celowo go zignorował, ukrywał dokumenty, składał fałszywe wyjaśnienia albo próbował wprowadzić urząd w błąd, wtedy ryzyko rośnie.

W przypadkach podejrzenia fraud zazwyczaj stosuje cywilne procedury, w tym Code of Practice 9, tam gdzie jest to właściwe. Jednocześnie HMRC zastrzega, że criminal investigation jest zarezerwowane dla spraw, w których potrzebny jest mocny efekt odstraszający albo zachowanie podatnika jest tak poważne, że właściwa może być tylko sankcja karna.

Bardzo często przemyt jest tym przypadkiem, który trafia przed Trybunał.

Sprawa karna nie jest standardowym skutkiem Tax Disclosure, ale może pojawić się w poważniejszych przypadkach. Szczególnie wtedy, gdy HMRC uważa, że nie mamy do czynienia ze zwykłym błędem, tylko z celowym działaniem, takim jak przemyt papierosów czy alkoholu. HMRC pisze, że z Contractual Disclosure Facility, czyli CDF, należy korzystać wtedy, gdy deliberate behaviour spowodowało znaczną stratę dla HMRC. Deliberate behaviour oznacza sytuację, w której podatnik wiedział, że powinien zapłacić podatek, ale zdecydował się nie poinformować HMRC, albo wiedział. Podobnie w przypadku kiedy dane w rozliczeniu były nieprawidłowe.

CDF jest bardzo poważną procedurą. HMRC opisuje ją jako rozwiązanie stosowane wtedy, gdy podejrzewa fraud i uważa, że sprawa nadaje się własnie na taki proces. Jeżeli podatnik w ramach CDF przyzna się do błędu, który doprowadził do straty podatku, HMRC deklaruje, że nie rozpocznie criminal investigation w zakresie podejrzewanego fraud objętego tym ujawnieniem. To pokazuje, jak duże znaczenie ma pełne i prawidłowe disclosure w sprawach, które mogą zostać uznane za celowe.

W przypadku naszego bohatera trudno wyobrazić sobie bardziej symboliczny obraz niż ksiądz, który musi tłumaczyć się przed HMRC z podatków. Ale właśnie na tym polega sens mojego przykładu.

Jak już wspomniałem w podatkach nie ma osób ponad prawem. Nie ma znaczenia, czy ktoś jest księdzem, dyrektorem banku, właścicielem firmy, pracownikiem, emerytem czy kierowcą. Jeżeli jest rezydentem podatkowym w UK i ma dochody zagraniczne, musi sprawdzić, czy powinny być one rozliczone w Wielkiej Brytanii.

Warto też rozróżnić dwie rzeczy. Spór o podatek, penalties albo decyzję HMRC może trafić do First tier Tribunal, czyli trybunału podatkowego. To jest ścieżka cywilna, w której podatnik może kwestionować decyzję HMRC. First tier Tribunal można odwołać się między innymi od decyzji HMRC dotyczących podatków bezpośrednich, takich jak Income Tax, Capital Gains Tax czy National Insurance.

Sprawa karna to coś innego. Jeżeli HMRC prowadzi criminal investigation, jej celem może być prosecution, czyli postępowanie prowadzące do skazania. HMRC w swoim opisie podejścia do tax fraud wyjaśnia, że criminal investigations mają na celu prowadzenie postępowania karnego w celu doprowadzenia do skazania sprawcy (prosecutions with a view to conviction), natomiast cywilne uprawnienia zwykle służą między innymi do nakładania kar finansowych i publikowania danych osób, które unikają podatków.

Pisałem artykuł na temat tego, jak HMRC publikuje dane personalne osób złapanych na niepłaceniu podatków. Często znajdziemy tam też polskie nazwiska.

Największym błędem przy Tax Disclosure jest więc myślenie, że wystarczy wpisać zaległe kwoty i temat się zamknie. Czasem tak będzie. Ale przy dochodach zagranicznych, kilku latach zaległości, wcześniejszych rozliczeniach, niepełnych dokumentach albo sprzecznych wyjaśnieniach HMRC może zacząć pytać nie tylko o liczby, ale też o intencje podatnika.

Właśnie dlatego pierwsza odpowiedź do HMRC jest tak ważna. Jeżeli podatnik pisze chaotycznie, pomija część informacji albo próbuje minimalizować problem bez dokumentów, może wyglądać mniej wiarygodnie. Jeżeli jednak przygotuje Tax Disclosure porządnie, ze spokojem i zgodnie z faktami, ma większą szansę pokazać, że chce naprawić błąd, a nie ukrywać problem, na co przychylnie patrzą urzędnicy w UK.

W sprawie księdza Piotra najważniejsze było więc nie to, że był księdzem. Najważniejsze było to, czy jego wyjaśnienia były pełne, prawdziwe i zgodne z dokumentami. Bo HMRC nie pyta, kim podatnik jest z zawodu. HMRC pyta, czy podatek został zapłacony prawidłowo, a jeżeli nie, to dlaczego.

Jak TaxOne prowadzi sprawę Tax Disclosure krok po kroku

W TaxOne zaczynamy od rozmowy z doradcą podatkowym, bo wcale nie jest powiedziane, że do samego Tax Disclosure ostatecznie dojdzie. Czasami po analizie okazuje się, że dochód był już prawidłowo rozliczony, że nie podlegał opodatkowaniu w UK, że mieścił się w dostępnych kwotach wolnych albo że HMRC źle zrozumiało dane, które otrzymało. Dlatego pierwszy etap nie polega na przyznaniu się do błędu. Pierwszy etap polega na sprawdzeniu, czy błąd rzeczywiście istnieje.

KROK 1:

Podczas konsultacji analizuję sytuację klienta, list z HMRC, rodzaj dochodów, lata podatkowe, rezydencję podatkową, dokumenty z Polski albo innego kraju oraz to, co mogło zostać już zgłoszone w Wielkiej Brytanii. Jeżeli na tym etapie widzę, że istnieje duże prawdopodobieństwo, że do HMRC trafiła zbyt niska kwota podatku, wtedy przechodzimy do kolejnego etapu. To jest moment, w którym sprawa przestaje być zwykłą rozmową i zaczyna być przygotowaniem pełnego Tax Disclosure.

KROK 2:

Następnie sprawa trafia do jednej z moich księgowych, która zbiera dokumenty i przygotowuje wstępne obliczenia. Mogą to być wyciągi bankowe, rozliczenia z Polski, umowy najmu, potwierdzenia kosztów, informacje o podatku zapłaconym za granicą, dokumenty od pracodawcy, informacje o benefitach, wcześniejsze Self Assessment albo inne dokumenty potrzebne do odtworzenia prawdziwej sytuacji podatkowej. Przy dochodach z najmu nieruchomości HMRC wyjaśnia, że trzeba ustalić dochód z każdego roku, odliczyć koszty możliwe do odliczenia i pamiętać, że nie każdy wydatek będzie kosztem podatkowym. rzez cały czas sprawa dzieje się pod moim okiem, i wspieram księgową przy analizie podatkowej kalkulacji.

Kiedy księgowa przygotuje wstępne kalkulacje, ja ponownie wracam do sprawy. Sprawdzam obliczenia, analizuję przepisy i patrzę na sprawę nie tylko jak na zestaw liczb, ale jak na całą historię podatkową klienta. To ważne, bo kara nie zależy wyłącznie od tego, ile podatku nie zostało zapłaconego. Znaczenie ma również to, dlaczego do błędu doszło, czy sprawa była prompted czy unprompted, czy klient zachował należytą staranność, czy dokumenty są kompletne i czy można powołać się na przepisy, które obniżą podatek albo penalties.

KROK 3:

Dopiero po tym etapie przygotowujemy pismo do HMRC wraz z kalkulacjami. W takim piśmie nie chodzi o napisanie: „klient miał dochód i teraz chce zapłacić”. To byłoby zbyt proste.

Pismo musi tłumaczyć, co się wydarzyło, za które lata powstała zaległość, jak obliczono podatek, jakie koszty zostały uwzględnione, czy podatek był zapłacony za granicą, jakie odsetki są należne, jaka kara jest proponowana i dlaczego właśnie taka (bazując na brytyjskiej legislacji).

Bardzo często powołuję się przy tym na konkretne przepisy, legislację, guidance HMRC, umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania i argumenty, które mogą działać na korzyść klienta.

To jest jedna z najważniejszych różnic między samym wpisaniem kwot a prowadzeniem sprawy podatkowej.

W Tax Disclosure nie chodzi tylko o to, żeby zapłacić jakąś kwotę. Chodzi o to, żeby przedstawić HMRC dobrze przygotowaną ofertę obejmującą podatek, odsetki i kary, a jednocześnie pokazać, dlaczego ta oferta jest prawidłowa.

Przy Worldwide Disclosure Facility HMRC wyjaśnia, że warunkiem skorzystania z tej ścieżki jest złożenie oferty obejmującej pełną kwotę podatków, duties, odsetek i penalties. HMRC może też poprosić o dodatkowe dowody, aby sprawdzić, czy disclosure jest dokładne i kompletne.  

KROK 4:

Po przygotowaniu dokumentów wysyłamy je najpierw do klienta. Klient musi zobaczyć, co zostanie złożone do HMRC, zrozumieć kwoty, sprawdzić fakty i podpisać Tax Disclosure. To jest bardzo ważne, bo nawet jeżeli podatnik korzysta z doradcy podatkowego, nadal pozostaje odpowiedzialny za swoje sprawy podatkowe. Na stronach rządowych jest jasno napisane, że wybór agenta może być pomocny szczególnie przy bardziej skomplikowanych sprawach, a podatnik powinien wybrać agenta ostrożnie albowiem same liczby w rozliczeniu pozostają jego odpowiedzialnością.  

KROK 5:

Dopiero podpisane Tax Disclosure trafia do HMRC. W tym samym czasie trzeba zapłacić należną kwotę albo wcześniej ustalić z HMRC sposób płatności, jeżeli klient nie może zapłacić wszystkiego od razu. Po otrzymaniu potwierdzenia zgłoszenia podatnik ma zwykle 90 dni na złożenie disclosure i zapłatę należnej kwoty, a płatność powinna być dokonana z użyciem właściwego payment reference number.  

Kwota płacona do HMRC nie obejmuje tylko samego podatku. Obejmuje również odsetki i ewentualne penalties.

Odsetki są naliczane dlatego, że podatek nie trafił do HMRC w terminie. Penalties są natomiast zależne od okoliczności sprawy, jakości disclosure, zachowania podatnika i tego, czy sprawa była zgłoszona dobrowolnie, czy dopiero po kontakcie z HMRC. Właśnie dlatego na etapie przygotowania sprawy staram się uwzględnić wszystkie elementy, które mogą obniżyć karę, oczywiście w granicach prawa i na podstawie dokumentów.

Po wysłaniu disclosure HMRC analizuje ofertę. Przy Worldwide Disclosure Facility HMRC pisze, że powinno wysłać potwierdzenie w ciągu 15 dni od otrzymania completed disclosure i zwykle celuje w wysłanie informacji o dalszym toku sprawy w ciągu 90 dni od tego potwierdzenia, chociaż z powodu większej liczby disclosures odpowiedzi mogą trwać dłużej. Większość wysłanych przez nas disclosures jest zaakceptowana bez szczegółowego enquiry, ale jeżeli urząd nie może zaakceptować disclosure, może otworzyć enquiry albo poprosić o dalsze informacje i wyjaśnienia.  

W praktyce oznacza to, że po naszej stronie zwykle mamy około 90 dni na zebranie dokumentów, przygotowanie kalkulacji, analizę przepisów i złożenie kompletnego Tax Disclosure. Następnie HMRC ma swój czas na odpowiedź. Czasami urząd akceptuje sprawę bez większych pytań. Czasami wraca z dodatkowymi kwestiami, które trzeba wyjaśnić.

Zdarza się, że HMRC ma informacje, o których klient zapomniał albo których nie potraktował jako istotne. Mogą to być dodatkowe dochody w UK, benefits in kind od pracodawcy takie jak samochód służbowy, prywatne ubezpieczenie medyczne, dostęp do siłowni albo inne świadczenia, które również mogą mieć znaczenie podatkowe.

KROK 6:

Jeżeli HMRC zadaje dodatkowe pytania, wracamy do klienta, weryfikujemy informacje, poprawiamy kalkulacje i wysyłamy odpowiedź. To jest moment, w którym dobra dokumentacja i wcześniejsza analiza bardzo pomagają. Jeżeli sprawa była przygotowana solidnie od początku, dużo łatwiej odpowiedzieć na pytania HMRC i pokazać, że disclosure było kompletne, logiczne i oparte na faktach.

KROK 7:

Na samym końcu HMRC decyduje, czy przyjmuje złożoną ofertę, czy wymaga dodatkowych wyjaśnień albo dopłaty. Naszym celem w TaxOne jest zawsze to, żeby sprawa zakończyła się dla klienta możliwie najlepiej. Nie oznacza to obietnicy, że HMRC zawsze zaakceptuje wszystko bez pytań, bo każda sprawa jest inna. Oznacza to natomiast, że od początku prowadzimy sprawę tak, aby HMRC dostało dobrze przygotowane liczby, pełne wyjaśnienie i argumentację prawną, która działa na korzyść podatnika.

Najważniejsze w całym procesie jest to, że Tax Disclosure nie powinno być robione w pośpiechu. To nie jest tylko formularz. To jest połączenie dokumentów, prawa podatkowego, kalkulacji, odsetek, penalties i sposobu opowiedzenia HMRC całej historii. Kiedy sprawa zostaje zamknięta, klient może wreszcie wziąć głęboki oddech, bo wie, że temat w końcu został uporządkowany.

W Tax Disclosure najważniejsze nie jest to, żeby odpowiedzieć szybko. Najważniejsze jest to, żeby odpowiedzieć mądrze, kompletnie i w sposób, który nie stworzy kolejnych problemów.