Jak HMRC łapie osoby, które nie płacą podatków?

Kiedyś wiele osób myślało, że urząd skarbowy działa dopiero wtedy, gdy ktoś złoży donos, księgowy popełni oczywisty błąd albo podatnik sam przyzna się do zaległości. Ten świat powoli się kończy. Dzisiaj HMRC nie musi zaczynać od pytania: „Czy coś Pan ukrył?”. Coraz częściej zaczyna od danych, które już ma. Dane mogą pochodzić z banków, z zagranicznych administracji podatkowych, z platform internetowych, z firm obsługujących płatności kartą, z deklaracji podatkowych, z baz nieruchomości, a także z systemów analitycznych, które łączą te informacje w jeden obraz podatnika.

I dopiero potem przychodzi list.

Nie teoria. Nie straszenie. Prawdziwy list.

W jednym z pism z polskiego urzędu skarbowego Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Kaliszu pisze do mojego klienta, że z informacji otrzymanych od brytyjskiej administracji podatkowej wynika, iż w 2017 roku miał on rachunki bankowe w Bank of Scotland Plc. Urząd prosi o wyjaśnienie celu założenia kont, informację, czy konta nadal są aktywne albo zostały zamknięte, czy były na nich operacje, na przykład przelewy wynagrodzenia za pracę, oraz o wydruk historii wszystkich operacji z 2017 roku. To jest bardzo ważny przykład, bo pokazuje coś, czego wiele osób nadal nie rozumie: konto bankowe w Wielkiej Brytanii nie musi być niewidzialne dla urzędu skarbowego w Polsce.  

Drugi przykład pochodzi już bezpośrednio z HMRC. List jest zatytułowany „Your overseas assets, income or gains”, czyli „Twoje zagraniczne aktywa, dochody lub zyski”. HMRC pisze, że ma informacje sugerujące, iż podatnik mógł otrzymać zagraniczne dochody albo zyski, od których może być należny podatek w Wielkiej Brytanii. HMRC dodaje, że dane otrzymało na podstawie brytyjskich umów o wymianie informacji podatkowych z innymi krajami, porównało je z dokumentacją podatkową oraz zeznaniami podatkowymi podatnika i uważa, że mogła nie zostać zapłacona właściwa kwota podatku. W tym samym piśmie HMRC daje podatnikowi możliwość sprawdzenia rozliczeń, odesłania certyfikatu i ewentualnego skorzystania z Worldwide Disclosure Facility. Na końcu pada ostrzeżenie: jeżeli później okaże się, że podatnik nie powiedział wszystkiego, HMRC może potraktować to bardzo poważnie, rozpocząć dochodzenie, naliczyć wysokie kary, a nawet skierować sprawę na drogę karną.  

To właśnie jest nowa rzeczywistość podatkowa. List z urzędu nie zawsze jest początkiem sprawy. Często jest dopiero momentem, w którym urząd pokazuje podatnikowi, że już coś znalazł.

HMRC nie zgaduje. HMRC porównuje dane

Największym błędem jest myślenie, że HMRC wysyła takie pisma na ślepo. Oczywiście nie każdy list oznacza, że podatek na pewno jest należny. Dane mogą być niepełne, źle dopasowane albo wymagać zwykłego wyjaśnienia. Jednak sam fakt, że urząd wysyła pismo, bardzo często oznacza, że gdzieś w systemie pojawiła się rozbieżność.

HMRC oficjalnie przyznaje, że używa sztucznej inteligencji oraz technik machine learning tam, gdzie pozwala na to prawo.

W swoim privacy notice HMRC pisze, że takie narzędzia mogą pomagać między innymi przy wymiarze i poborze podatków, a także przy zapobieganiu i wykrywaniu przestępstw. HMRC tłumaczy, że AI pomaga analizować duże ilości danych, poprawiać obsługę podatników oraz reagować na błędy i niezgodności. To nie jest więc domysł ani plotka z gazet. To jest oficjalne stanowisko brytyjskiego urzędu skarbowego.  

Jeszcze mocniej brzmi mapa transformacji HMRC. Urząd zapowiada w niej zwiększenie i rozszerzenie użycia AI do typowania działań compliance, kierowania podatników do właściwych informacji, śledzenia spraw, w których nie zapłacono właściwego podatku, oraz wspierania pracowników HMRC. W tym samym dokumencie HMRC pisze o machine learning i generative AI jako narzędziach, które mają usprawniać pracę administracji podatkowej.  

W oficjalnym podsumowaniu transformacji HMRC idzie jeszcze dalej. Urząd pisze, że AI oraz dane od podmiotów trzecich poprawią identyfikowanie ryzyk podatkowych i działań potrzebnych, aby im zapobiegać. HMRC mówi też o większym użyciu narzędzi analitycznych AI do oceny ryzyka i wysyłania automatycznych komunikatów przypominających podatnikom o obowiązku zapłaty właściwej kwoty podatku.  

Innymi słowy, urząd skarbowy przyszłości nie czeka biernie, aż podatnik wpisze wszystko poprawnie w deklaracji. Urząd buduje własny obraz podatnika i porównuje go z tym, co podatnik sam zgłosił.

Connect, czyli system, który łączy kropki

Jednym z najważniejszych narzędzi HMRC jest Connect. To system analityczny, który pozwala łączyć dane z różnych źródeł i szukać rozbieżności. HMRC opisuje, że dane z automatycznej wymiany informacji są integrowane z Connect, a sam system porównuje ponad 22 miliardy linii danych, w tym zeznania Self Assessment, dane nieruchomościowe i dane finansowe.

Celem jest identyfikowanie osób znanych HMRC oraz wykrywanie możliwych przypadków zaniżenia podatku.  

To zdanie powinno wybrzmieć bardzo jasno: HMRC nie patrzy tylko na jedną deklarację podatkową. Patrzy na deklarację, konto, nieruchomości, dane z zagranicy, informacje od platform, dane płatnicze i inne źródła. Dopiero potem system może pokazać urzędnikowi, że coś się nie zgadza.

Financial Times opisał ten temat w artykule o tym, jak „big data” pomogło HMRC zwiększyć wpływy podatkowe o dodatkowe £4.6 miliarda w roku 2024 do 2025.

Według Financial Times system Connect korzysta z wielu źródeł informacji, aby wykrywać przypadki zaniżonego podatku.  

To ważne, bo pokazuje, że dane nie są tylko narzędziem technicznym. Dane stały się realnym źródłem pieniędzy dla budżetu. Jeżeli urząd dzięki analizie danych może odzyskać miliardy funtów, to będzie inwestował w te narzędzia jeszcze bardziej.

CRS, czyli dlaczego zagraniczne konto nie jest prywatną wyspą

Jednym z najważniejszych mechanizmów, które zmieniły świat podatków, jest CRS, czyli Common Reporting Standard. To globalny standard automatycznej wymiany informacji o rachunkach finansowych. OECD wyjaśnia, że CRS wymaga od państw pozyskiwania informacji od instytucji finansowych i automatycznej, corocznej wymiany tych informacji z innymi jurysdykcjami.  

W praktyce działa to tak: bank albo inna instytucja finansowa ustala rezydencję podatkową klienta, zbiera określone dane o rachunku i wysyła je do swojej administracji podatkowej. Ta administracja może następnie wysłać dane do kraju rezydencji podatkowej klienta. Dlatego osoba mieszkająca w Polsce może dostać pytania o konto w UK, a osoba mieszkająca w UK może dostać list z HMRC dotyczący konta, aktywów lub dochodów za granicą.

HMRC podaje, że w roku 2024 do 2025 otrzymało informacje CRS dotyczące roku kalendarzowego 2023 o ponad 10 milionach rachunków finansowych ze 106 jurysdykcji. HMRC analizuje te dane oraz inne informacje i porównuje je z danymi podatników.

W tym samym roku HMRC wysłało 20 tysięcy listów do osób, które mogły nie zadeklarować wszystkich zagranicznych dochodów, a działania przez Worldwide Disclosure Facility przyniosły £80.1 miliona compliance yield.  

To jest ogromna liczba. Nie chodzi o kilka wybranych przypadków. Chodzi o masowy system wymiany informacji, który co roku dostarcza HMRC dane o milionach zagranicznych rachunków.

Polska działa w tym samym systemie. Portal podatki.gov.pl wyjaśnia, że automatyczna wymiana informacji pozwala uzyskiwać dane o rachunkach finansowych regularnie i bez konieczności składania osobnych wniosków. Polskie instytucje finansowe mają identyfikować rachunki nierezydentów, zbierać informacje na ich temat i wysyłać je do Krajowej Administracji Skarbowej. W części dotyczącej CRS Ministerstwo Finansów tłumaczy, że dane o rachunkach nierezydentów oraz niektórych podmiotów przez nich kontrolowanych są otrzymywane od instytucji finansowych regularnie, a następnie trafiają do właściwych państw uczestniczących w wymianie.  

Dlatego list z polskiego urzędu skarbowego dotyczący rachunku w Bank of Scotland nie jest zaskoczeniem. Jest skutkiem systemu, który został zaprojektowany właśnie po to, aby zagraniczne rachunki nie były ślepą plamą dla administracji podatkowych.  

List z HMRC nie musi oznaczać kontroli, ale nie wolno go lekceważyć

HMRC coraz częściej używa listów, które można nazwać listami ostrzegawczymi albo listami nudge. Ich sens jest prosty: urząd mówi podatnikowi, że ma określone informacje, widzi możliwą rozbieżność i daje szansę na sprawdzenie oraz naprawienie sytuacji.

To nie zawsze jest formalna kontrola. Ale to też nie jest zwykła ulotka.

W liście HMRC dotyczącym zagranicznych aktywów, dochodów lub zysków urząd pisze, że ma informacje o możliwych zagranicznych dochodach lub zyskach, porównał je z dokumentacją podatnika i jego zeznaniami podatkowymi, a następnie prosi o sprawdzenie rozliczeń i odesłanie certyfikatu. HMRC odsyła również do Worldwide Disclosure Facility, jeżeli podatnik musi uporządkować zaległe sprawy podatkowe.  

To bardzo ważny moment. Podatnik często widzi taki list i myśli: „Nie wiem, o co chodzi, więc odpiszę, że wszystko jest w porządku”. Problem polega na tym, że HMRC może mieć dane, których podatnik nie widzi w piśmie. Może chodzić o rachunek zagraniczny, odsetki, dywidendy, zbycie aktywów finansowych, zagraniczny najem, konto inwestycyjne albo coś, co zostało źle sklasyfikowane przez bank. Odpowiedź bez sprawdzenia faktów może być ryzykowna.

HMRC wyjaśnia, że rozbieżność między danymi AEOI a Self Assessment nie zawsze oznacza nieuczciwość. Może wynikać na przykład z tego, że dana osoba nie była już rezydentem podatkowym UK albo że system nie był w stanie poprawnie potwierdzić, czy dochód został zadeklarowany. To bardzo ważne, bo list z HMRC nie jest wyrokiem. Jest sygnałem, że sprawę trzeba potraktować poważnie i odpowiedzieć na podstawie dokumentów, a nie intuicji.  

Banki i przelewy. Co HMRC naprawdę widzi?

HMRC nie potrzebuje jednego magicznego podglądu wszystkich przelewów każdego podatnika, bo ma wiele legalnych ścieżek dostępu do danych finansowych.

Po pierwsze, banki i building societies w Wielkiej Brytanii składają do HMRC roczne informacje o odsetkach wypłaconych albo dopisanych do rachunków określonych osób. HMRC używa tych danych do wstępnego uzupełniania kont podatkowych, kodów PAYE, obliczeń podatkowych oraz sprawdzania, czy deklaracje Self Assessment są kompletne i prawidłowe.  

Po drugie, HMRC ma narzędzie zwane Financial Institution Notice. Jest to dokument, który prawnie zobowiązuje instytucję finansową do udostępnienia HMRC określonych informacji lub dokumentów, jeżeli są one potrzebne do sprawdzenia sytuacji podatkowej konkretnej osoby albo do odzyskania długu podatkowego. HMRC wyjaśnia, że takie narzędzie może być użyte między innymi wtedy, gdy podatnik nie dostarcza potrzebnych informacji, gdy urząd musi niezależnie sprawdzić transakcje biznesowe lub finansowe, albo gdy o informacje poprosiła zagraniczna administracja podatkowa w ramach wymiany informacji.  

Co istotne, HMRC informuje, że przy Financial Institution Notice nie musi wcześniej uzyskać zgody niezależnego trybunału podatkowego ani zgody samego podatnika, choć musi stosować określone zabezpieczenia.  

Po trzecie, HMRC od lat interesuje się danymi o płatnościach kartami. W dokumentach dotyczących merchant acquirers, czyli firm obsługujących płatności kartą, HMRC opisuje uprawnienie do żądania zbiorczych danych o podatnikach biznesowych, aby identyfikować firmy, które nie deklarują pełnej sprzedaży.

Dane obejmują między innymi miesięczne sumy wypłacone sprzedawcom i mają pomagać w wykrywaniu zaniżonego obrotu oraz działalności w ukrytej gospodarce.

HMRC podkreśla jednocześnie, że nie chodzi o zbieranie danych o osobach płacących kartą, lecz o dane dotyczące biznesów przyjmujących płatności.  

HMRC planuje również lepsze wykorzystywanie danych od podmiotów trzecich. W dokumentach dotyczących reformy danych HMRC pisze o dwóch głównych zbiorach już raportowanych do urzędu: informacjach o kontach finansowych, obejmujących odsetki bankowe i odsetki z innych źródeł, oraz danych o sprzedaży kartowej od firm obsługujących płatności kartami. HMRC chce dostawać właściwe dane, odpowiedniej jakości i we właściwym czasie.  

HMRC pisze też, że dane o sprzedaży z wykorzystaniem kart płatniczych mogą służyć do identyfikowania niezarejestrowanych podatników, automatycznej rejestracji do właściwych reżimów podatkowych oraz wysyłania dopasowanych komunikatów cyfrowych, aby sprawdzić, czy deklarowany dochód jest spójny z danymi o sprzedaży.  

Dlatego HMRC nie musi znać każdego prywatnego przelewu każdego człowieka, aby wykryć problem. Wystarczy, że dostanie dane z kilku źródeł i zobaczy, że obraz finansowy podatnika nie pasuje do tego, co znajduje się w deklaracji.

Platformy internetowe: Vinted, eBay, Airbnb i nowa era raportowania

Kolejnym źródłem danych są platformy internetowe. Wiele osób nadal myśli, że sprzedaż przez platformę jest „prywatna”, dopóki pieniądze nie trafią do klasycznego sklepu lub spółki. To myślenie staje się coraz bardziej niebezpieczne.

GOV.UK wyjaśnia, że operatorzy platform cyfrowych w Wielkiej Brytanii raportują do HMRC dane sprzedawców oraz ich dochody ze sprzedaży towarów lub usług na platformie. Dane są zbierane rocznie i wysyłane do HMRC do końca stycznia następnego roku. Przykładowo informacje zebrane od 1 stycznia 2024 roku do 31 grudnia 2024 roku miały trafić do HMRC do 31 stycznia 2025 roku.  

Przy sprzedaży towarów istnieje wyłączenie raportowe dla sprzedawców, którzy mają mniej niż 30 sprzedaży i nie więcej niż €2,000, czyli około £1,700 w roku. To wyłączenie dotyczy raportowania przez platformę, a nie automatycznie zasad opodatkowania. Można mieć obowiązek podatkowy nawet wtedy, gdy platforma czegoś nie zaraportuje, i można nie mieć podatku do zapłaty mimo tego, że dane trafią do HMRC. Kluczowe jest to, czy mamy zwykłą sprzedaż prywatnych rzeczy, czy działalność handlową, usługową albo najem generujący dochód.  

To jest ważne dla osób sprzedających na platformach takich jak Vinted, eBay, Etsy, Amazon Marketplace, Airbnb czy podobnych serwisach. Sam fakt, że ktoś sprzedał kilka używanych rzeczy z domu, nie oznacza automatycznie działalności gospodarczej. Ale regularna sprzedaż, zakup towarów z zamiarem odsprzedaży, świadczenie usług albo wynajem mogą już tworzyć obowiązki podatkowe.

Social media i AI. Czy HMRC patrzy na styl życia podatnika?

To chyba najbardziej medialny fragment całego tematu jakiego się doszukałem.

The Telegraph pisał, że HMRC używa AI do analizowania postów w mediach społecznościowych w kontekście podejrzeń o tax evasion.

W omówieniach tej publikacji pojawia się informacja, że chodzi o sprawy karne dotyczące podejrzeń oszustw podatkowych oraz porównywanie deklarowanych dochodów z cyfrowym obrazem stylu życia.  

Oficjalne dokumenty HMRC potwierdzają użycie AI i machine learning do analizy danych, wykrywania błędów, reagowania na niezgodności oraz wspierania działań compliance. Media opisują natomiast szerszy, bardziej obrazowy aspekt tej samej zmiany:

urząd skarbowy coraz częściej patrzy nie tylko na to, co ktoś napisał w deklaracji, ale też na to, czy inne dostępne informacje pasują do tej deklaracji.  

Jeżeli ktoś deklaruje bardzo niski dochód, a jednocześnie publicznie prezentuje drogie samochody, luksusowe podróże, zegarki, nieruchomości i styl życia trudny do pogodzenia z deklarowanymi zarobkami, to nie musi to automatycznie oznaczać oszustwa. Może mieć oszczędności, spadek, pożyczkę, pomoc rodziny albo dochody prawidłowo opodatkowane gdzie indziej. Ale może to być sygnał ryzyka. A nowoczesna administracja podatkowa żyje właśnie z sygnałów ryzyka.

Dlaczego HMRC tak mocno inwestuje w dane?

Odpowiedź jest prosta: chodzi o ogromne pieniądze. Według oficjalnych danych HMRC luka podatkowa w roku 2023 do 2024 wyniosła 5.3 procent teoretycznych zobowiązań podatkowych, czyli £46.8 miliarda. HMRC zebrało 94.7 procent podatku należnego, ale pozostała luka nadal jest olbrzymia. Największą część luki według grup klientów tworzą małe biznesy, które odpowiadały za 60 procent tax gap w roku 2023 do 2024.  

Jeżeli urząd widzi, że część tej luki można zmniejszyć dzięki lepszym danym, nie będzie wracał do papierowej epoki. Będzie inwestował w AI, automatyczne porównywanie informacji, lepsze raportowanie przez banki i platformy, więcej pracowników compliance oraz szybsze typowanie spraw do wyjaśnienia.

W mediach pojawiła się również informacja o dużym kontrakcie HMRC z brytyjską firmą Quantexa, wartym £175 milionów na dziesięć lat, dotyczącym użycia AI i infrastruktury danych do wykrywania oszustw, błędów i zmniejszania luki podatkowej.

Ten wątek pokazuje kierunek, w którym zmierza administracja: nie mniej danych, tylko więcej danych, lepsze łączenie informacji i szybsze wychwytywanie niezgodności.

Co powinien zrobić podatnik, który dostanie taki list?

Najgorszą reakcją jest panika. Drugą najgorszą reakcją jest zignorowanie listu. Trzecią jest szybkie odesłanie certyfikatu bez sprawdzenia dokumentów.

Jeżeli podatnik dostaje list z HMRC dotyczący zagranicznych dochodów, aktywów albo zysków, powinien najpierw ustalić, czego realnie może dotyczyć sprawa. Trzeba sprawdzić rezydencję podatkową w danym roku, rodzaj zagranicznego dochodu, umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, podatek zapłacony za granicą, ewentualne ulgi, historię kont, rachunki inwestycyjne, sprzedaż aktywów, dywidendy, odsetki, najem nieruchomości i wcześniejsze deklaracje Self Assessment. Dopiero wtedy można zdecydować, czy trzeba złożyć korektę, zrobić disclosure, odpisać, że wszystko zostało rozliczone, czy poprosić o więcej informacji.

HMRC posiada Worldwide Disclosure Facility właśnie dla sytuacji, w których podatnik musi ujawnić zagraniczne dochody albo aktywa i uporządkować zaległości.

HMRC ostrzega, że przy nieprawidłowych lub niepełnych ujawnieniach może prowadzić dalsze dochodzenie, a w poważniejszych sprawach możliwe jest także postępowanie karne.  

Jeżeli podatnik dostaje pismo z polskiego urzędu skarbowego dotyczące konta w UK, również nie powinien odpowiadać bez przygotowania. Trzeba ustalić, czy osoba była w danym roku polskim rezydentem podatkowym, czy konto było używane do wynagrodzenia za pracę, czy pieniądze były już opodatkowane w Wielkiej Brytanii, czy należało coś wykazać w Polsce, czy miała zastosowanie umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania i czy urząd pyta o sam rachunek, czy o źródło pieniędzy. Pismo z Kalisza pokazuje, że urząd może prosić nie tylko o ogólne wyjaśnienie, ale też o historię operacji na rachunku.  

Najważniejsza lekcja: urząd często wie więcej, niż podatnik zakłada

Przez lata wiele osób żyło w przekonaniu, że jeżeli pieniądze są na zagranicznym koncie, na platformie internetowej albo przechodzą przez rachunek, którego nie pokazano w zeznaniu podatkowym, to urząd się o tym nie dowie. To przekonanie jest coraz bardziej ryzykowne.

HMRC dostaje dane z CRS, porównuje je przez Connect, analizuje informacje od banków, korzysta z danych o odsetkach, danych o sprzedaży kartowej, raportów platform internetowych i narzędzi AI. Polska administracja podatkowa również uczestniczy w automatycznej wymianie informacji i może otrzymywać dane o rachunkach zagranicznych polskich rezydentów podatkowych. OECD, HMRC i Ministerstwo Finansów opisują te mechanizmy oficjalnie. To nie jest przyszłość. To już działa.  

Nie należy się jednak bać każdego listu. Najważniejsze jest to, żeby rozumieć jego znaczenie.

List z HMRC albo z polskiego urzędu skarbowego nie oznacza automatycznie, że podatnik oszukał urząd. Oznacza natomiast, że urząd ma dane, które chce wyjaśnić. A jeżeli podatnik odpowie źle, zbyt szybko albo niepełnie, zwykłe wyjaśnienie może zmienić się w poważny problem.

Dzisiejszy urząd skarbowy nie musi pukać do drzwi, żeby zacząć kontrolę. Czasami wystarczy, że algorytm połączy konto bankowe, zagraniczny raport CRS, brak deklaracji w Self Assessment, dane o sprzedaży kartowej, platformę internetową albo publicznie dostępny ślad cyfrowy. Potem ktoś w HMRC naciska przycisk i podatnik dostaje list.

A kiedy taki list leży już na stole, najgorsze pytanie brzmi:

„Skąd HMRC wie o moich dochodach?”

Najważniejsze pytanie brzmi:

„Co dokładnie wiedzą, co powinienem był rozliczyć i jak odpowiedzieć, żeby nie pogorszyć swojej sytuacji?”.