Jak prowadzić firmę w Wielkiej Brytanii i mieszkać w Polsce - prawdziwe wyzwanie e-commerce w 2025 roku

Wielu właścicieli biznesów, z którymi pracuję, prowadzi sprzedaż w internecie. I prawie każdy z nich mówi mi to samo. To właśnie małe, lekkie i proste w logistyce produkty sprzedają się najszybciej. Takie, które w ogóle nie wyglądają na „wielki biznes”. Podstawka pod kubek, doniczka na zioła, taśma pakowa, zestaw herbat ziołowych. Produkty, które kosztują niewiele, ale potrafią zarabiać zaskakująco dużo.

Ich siła tkwi w prostocie. Przesyłka jest tania. Ryzyko zwrotu minimalne. A klient, który zapłaci trzy funty, zwykle nie będzie odsyłał towaru nawet wtedy, gdy coś mu się nie spodoba. To właśnie dlatego drobiazgi napędzają e-commerce. I tego nauczyłem się od swoich klientów.

Z kolei ja pokazuję im, jak uporządkować kwestie, o których zwykle nikt nie myśli na starcie. Z podatkami, rezydencją spółki, stałym zakładem i cenami transferowymi. Bo coraz częściej słyszę od nich: „Dawid, chcę wrócić do Polski. Jak mam to zrobić, żeby nie popsuć swojej firmy w Wielkiej Brytanii?”.

To jest moment, w którym zaczynają się prawdziwe pytania. A ja widzę dziś powtarzający się scenariusz wielu właścicieli firm sprzedających w UK.

Dlaczego małe produkty najlepiej sprzedają się na Amazonie i eBayu?

Większość osób, które prowadzą spółki LTD, działa według bardzo podobnego schematu. Towary powstają lub są kupowane w Polsce. O wiele taniej, szybciej i często w lepszej jakości. Później trafiają do Wielkiej Brytanii, gdzie działa spółka handlowa. W UK czekają klienci, marketplace’y, płatności i wysyłki.

Polska daje zaplecze produkcyjne, a Wielka Brytania daje rynek.

I to połączenie działa. Działa tak dobrze, że niektórzy moi klienci mówią mi wprost, że przy odpowiednio dobranym produkcie w dwa lub trzy lata spłacili swój kredyt hipoteczny.

W pewnym etapie życia może pojawić się chęć powrotu do Polski. Rodzina, niższe koszty życia, poczucie stabilizacji. I wtedy pojawia się duży znak zapytania.

Czy mogę wrócić do Polski i nadal prowadzić spółkę LTD w Wielkiej Brytanii?

Możesz! I wiele osób właśnie tak robi. Ale musi być spełniony jeden warunek, o którym wiele osób nie wie.

Spółka LTD musi faktycznie działać w Wielkiej Brytanii. Musi mieć tam magazyn lub centrum wysyłkowe. Musi mieć osobę, która odbiera dostawy, pakuje zamówienia, dba o logistykę i podejmuje codzienne decyzje operacyjne. Musi mieć miejsce, z którego naprawdę jest zarządzana.

Bo w prawie podatkowym nie liczy się tylko adres firmy. Liczy się to, gdzie naprawdę zapadają decyzje.

Jeżeli cała działalność przesunie się do Polski, to spółka, mimo rejestracji w UK, może zostać uznana za polską. A to oznacza zupełnie inną rezydenturę podatkową, inne obowiązki i inne ryzyka.

Jak wygląda najprostszy model sprzedaży między Polską a Wielką Brytanią?

Gdy ktoś wraca do Polski i zakłada w Polsce jednoosobową działalność gospodarczą, która dostarcza towar swojej własnej spółce w Wielkiej Brytanii, pojawia się coś, co nazywa się cenami transferowymi. W praktyce chodzi o to, żeby obie firmy, polska i brytyjska, rozliczały się ze sobą tak, jak rozliczałyby się dwie firmy, które nie mają ze sobą nic wspólnego.

Czyli uczciwie i rynkowo.

Cena nie może być ani zaniżona, ani zawyżona.

Musi odzwierciedlać realne koszty i wartość towaru.

Dlatego w swojej pracy pokazuję klientom, jak ustalać te ceny, jak udokumentować ich rynkowość i jak napisać lokalny plik cen transferowych.

To nie są trudne dokumenty, ale muszą być zrobione poprawnie. W przeciwnym razie polski lub brytyjski urząd może uznać, że ktoś próbuje przerzucać dochód między krajami.

Czy biznes prowadzony w dwóch państwach może funkcjonować efektywnie i zgodnie z prawem?

Wbrew pozorom nie jest to żadna sztuczka podatkowa. To po prostu sposób układania biznesu w dwóch krajach.

Polska firma produkuje, konfekcjonuje i przygotowuje towar. Spółka w Wielkiej Brytanii sprzedaje go dalej klientom detalicznym. Każdy zarabia na swoim etapie.

Każdy ma swoje koszty. I każdy płaci podatki tam, gdzie rzeczywiście prowadzi działalność.

A jeśli ceny są rynkowe i spółka LTD ma realny magazyn i realne operacje w Wielkiej Brytanii, to takie podejście jest w pełni zgodne z prawem.

Dlaczego tak wielu przedsiębiorców chce wrócić do Polski, ale zachować spółkę w Wielkiej Brytanii?

Bo życie zmienia się szybciej niż firma.

Czasem jest tak, że to biznes zbudowany w Wielkiej Brytanii pozwala wrócić do Polski.

Pozwala wygenerować dochód na tyle stabilny, że można mieszkać w kraju, w którym się wychowało, a jednocześnie zarabiać tam, gdzie klient płaci więcej.

I dlatego ten temat będzie coraz bardziej aktualny. Bo połączenie polskiej jakości i brytyjskiego rynku to układ, który po prostu się opłaca, pod warunkiem, że jest dobrze poukładany.

Jak legalnie prowadzić firmę w UK i mieszkać w Polsce jednocześnie?

Da się prowadzić firmę LTD w Wielkiej Brytanii i jednocześnie mieszkać w Polsce. Trzeba tylko pamiętać o jednej zasadzie.

Firma musi faktycznie działać w Wielkiej Brytanii.

W praktyce oznacza to, że część biznesu powinna pozostać na terenie UK. Może to być magazyn, miejsce wysyłki, pracownik lub osoba, która na co dzień wykonuje zadania w imieniu firmy i podejmuje decyzje operacyjne.

Po stronie polskiej przedsiębiorcy bardzo często otwierają jednoosobową działalność gospodarczą, która przygotowuje towar i wysyła go do Wielkiej Brytanii. To naturalny model, który działa świetnie, o ile jest dobrze ułożony. Trzeba jednak wiedzieć, jak rozdzielić zadania między Polskę a UK, jak udokumentować działalność i jak pokazać, że spółka nadal ma swoje centrum operacyjne w Wielkiej Brytanii.

Wymaga to precyzyjnego podejścia do przepisów podatkowych obu krajów.

To nie są rzeczy, które załatwia zwykła księgowa, bo dotyczą rezydentury podatkowej, stałego zakładu i prawa międzynarodowego.

Niejedna firma trafiła do mnie dopiero wtedy, gdy urząd w Polsce zakwestionował ich strukturę, uznał, że spółka działa z Polski, i rozpoczął postępowanie.

Na szczęście takie sytuacje można uporządkować, jeśli struktura jest dobrze zaplanowana i poprawnie udokumentowana.

Dlatego jeśli chcesz prowadzić firmę w UK i mieszkać w Polsce, warto zadbać o to, by oba kraje były połączone w logiczny, zgodny z prawem sposób. To nie jest trudne, ale wymaga doświadczenia i znajomości przepisów po obu stronach granicy. Dzięki temu można działać spokojnie, legalnie i w pełni bezpiecznie.

To nie są sprawy, które może przeprowadzić jedynie księgowa. Nie chodzi tu o wprowadzanie faktur czy rozpisanie kosztów. To są kwestie prawa międzynarodowego, rezydentury podatkowej i stałych zakładów. Wymagają znajomości przepisów podatkowych obu krajów oraz doświadczenia w analizie struktur działających na dwóch rynkach.Tym właśnie zajmujemy się w TaxOne.

Dlatego jeśli chcesz prowadzić firmę w Wielkiej Brytanii mieszkając w Polsce, możesz to zrobić spokojnie. Po prostu warto, aby ktoś, kto zna prawo podatkowe po obu stronach, pomógł ułożyć Twoją strukturę tak, aby była bezpieczna zarówno dla Ciebie, jaki dla Twojej spółki.