Zapłacił £300,000 przez „księgowego"

Wszystko zaczęło się od krótkiego maila. Niewinnie brzmiąca wiadomość od księgowej o imieniu Agnes zawierała zdanie, które dziś brzmi jak wyrok:

„Nie ma sensu tego płacić, jeżeli konto jest zlikwidowane przez HMRC, to pieniądze przepadną.”

Dotyczyło to zaległego PAYE - ponad £6,000, które powinno było zostać niezwłocznie uregulowane. Ale nie zostało. Bo księgowa, działająca bez kwalifikacji, uznała, że lepiej „przeczekać”. Że „może HMRC się nie zorientuje”.

To był dopiero początek.

Zaległości rosły. Kolejne deklaracje VAT nie były składane na czas - choć były „gotowe”, leżały gdzieś w mailach Przemka, drugiego samozwańczego doradcy. On z kolei pisał:

„Do zapłaty VAT-u jest £8,092 – dobra wiadomość to taka, że na razie nikt pana nie będzie ścigał.”

Żadnych ostrzeżeń. Żadnych wyjaśnień. Żadnego poczucia odpowiedzialności. Zamiast tego: bagatelizowanie obowiązków, fałszywe poczucie bezpieczeństwa i brak jakiejkolwiek etyki zawodowej. Przez lata tych “rad” firma – dobrze prosperująca, z solidnymi przychodami - popadła w spiralę zadłużenia, która ostatecznie doprowadziła ją do granicy upadłości.

Zadłużenie wobec HMRC przekroczyło £300,000.

I wszystko zaczęło się od jednej wiadomości. Od jednej nieodpowiedzialnej porady. Od jednego księgowego, który nigdy nie powinien był być księgowym.

Czy Twój księgowy naprawdę wie, co robi? Historia bez cenzury

Wielu właścicieli firm zakłada, że „księgowy to księgowy”. Skoro ktoś wystawia faktury, używa Excela albo zna hasło do portalu HMRC, to znaczy, że wie, co robi. Ale to tylko założenie – i w tej historii okazało się fatalne.

Nasz klient prowadził firmę, która generowała przychody przekraczające milion funtów rocznie. Nie był nowicjuszem, nie prowadził małego warzywniaka. A jednak powierzył swoją księgowość dwóm osobom, które nie miały ani formalnych kwalifikacji, ani nadzoru zawodowego, ani - jak się okazało - wyczucia granicy między błędem a sabotażem.

Agnes i Przemek prowadzili działalność księgową bez członkostwa w żadnym profesjonalnym organie (takim jak ACCA, ATT czy ICAEW). Nie przeszli egzaminów z rachunkowości, etyki ani prawa podatkowego. Nie mieli obowiązku aktualizowania wiedzy. I co najważniejsze - nie ponosili przed nikim odpowiedzialności za swoje porady.

Ich „pomoc” polegała na doradzaniu, żeby nic nie płacić. Żeby nie składać deklaracji. Żeby „czekać”, „nie panikować” i „nie robić hałasu”. Taka filozofia działania może działać przez miesiąc, dwa, rok - ale potem zawsze pojawia się list z HMRC. A za nim kontrola. I licznik, który już dawno zaczął naliczać odsetki.

To nie była księgowość.

To była nielegalna nadzieja ubrana w Excela i dobre słowo.

Kreatywna księgowość bez kwalifikacji - jak działa „czucie” zamiast rachunkowości

W jednej z wiadomości do klienta Przemek napisał, że „przyjęli wypłaty za cały rok na poziomie £17,800”, co miało rzekomo generować około £3,500 podatku i ubezpieczenia. Nie padło tam ani jedno słowo o payslipach. Nie było mowy o payrollu, o kalkulacjach zgodnych z RTI. Nie było dokumentów. Było tylko to jedno słowo: „przyjęliśmy”.

Przyjęli - czyli wpisali „na oko”.

Zamiast liczb popartych fakturami - szacunki.

Zamiast danych źródłowych - domysły.

Zamiast księgowości - fantazja w arkuszu kalkulacyjnym.

To właśnie tak wygląda kreatywna księgowość w najgorszym wydaniu. Bez kontroli, bez granic, bez odpowiedzialności. Kiedy Przemek pisał, że VAT „jest gotowy, ale nie został jeszcze wysłany do HMRC”, a klient może „spokojnie sobie płacić aż do marca przyszłego roku”, robił coś znacznie poważniejszego niż zwykłe zaniedbanie.

Uśpił czujność właściciela firmy.

Zamaskował problem.

Zablokował reakcję.

A w tle tykał zegar fiskusa – VAT, który nie został wysłany, wcale nie przestał być należny. Brak zgłoszenia nie anuluje obowiązku podatkowego. Wręcz przeciwnie – czyni go groźniejszym, bo narasta w ciszy. A gdy w końcu wybucha, konsekwencje są podwójne: finansowe i karne.

Jeśli podatnik podpisuje deklarację, która jest nieprawdziwa, lub nie składa jej wcale – nawet nieświadomie – to on ponosi odpowiedzialność. Nie Agnes. Nie Przemek. Tylko właściciel.

„Spokojnie, nikt Cię nie będzie ścigał” - manipulacja w czystej postaci

Gdy klient otrzymał od Przemka wiadomość o zaległych czterech deklaracjach VAT, przeczytał coś, co dziś wydaje się absurdalne:

„Do zapłaty VAT-u jest £8,092 - dobra wiadomość to taka, że na razie nikt pana nie będzie ścigał.”

To zdanie pokazuje dokładnie, jak niebezpieczna może być relacja z osobą, która udaje doradcę, a nie ma pojęcia o odpowiedzialności zawodowej. Zamiast wskazać ryzyko kar, wezwać do uregulowania zaległości, poradzić kontakt z HMRC czy przynajmniej zasygnalizować, że coś trzeba z tym zrobić – Przemek przekazał klientowi fałszywe poczucie bezpieczeństwa.

To była "nieporada" zamiast doradztwa.

To była manipulacja oparta na ignorancji.

A może nawet – próba zrzucenia odpowiedzialności zanim zrobi się gorąco.

Kiedy księgowy pisze „na razie nikt pana nie będzie ścigał”, to nie jest rada. To potencjalnie dowód w sprawie o świadome wprowadzenie w błąd.

Bo przecież w tle cały czas istniały obowiązki podatkowe. Każdy dzień opóźnienia to ryzyko kar: za nieskładanie deklaracji, za nieterminowe płatności, za brak zgłoszenia. HMRC nie potrzebuje nawet wszczynać kontroli, by naliczyć odsetki i kary. System robi to automatycznie.

Takie wiadomości to nie tylko brak profesjonalizmu - to aktywne działanie na szkodę klienta.

Agnes i Przemek: przypadek księgowych, którzy nigdy nie powinni doradzać

Nie musisz być członkiem ACCA, ATT czy ICAEW, żeby w Wielkiej Brytanii „prowadzić księgowość”. W praktyce - jeśli masz komputer, dostęp do internetu i umiesz wystawić fakturę - możesz nazwać się księgowym. I niestety wiele osób to robi.

Agnes i Przemek z Edynburga byli właśnie takimi „doradcami”.

Bez kwalifikacji.

Bez etyki.

Bez zrozumienia przepisów.

Bez cienia odpowiedzialności.

Pisali do klienta, sugerując niepłacenie podatku, niewysyłanie deklaracji, odwlekanie obowiązków. Tworzyli dane finansowe „na wyczucie”, przyjmując wartości „w miarę pasujące”. Kiedy pojawiał się problem – nie rozwiązywali go. Ukrywali.

W żadnej z wiadomości nie padło zdanie: „musimy to skonsultować z HMRC”, „zróbmy korektę”, „zadbajmy o dokumenty”. Zamiast tego było: „może się uda”. A kiedy firma zaczęła tonąć - zaproponowali… jej zamknięcie. Nie dlatego, że taka była najlepsza strategia. Tylko dlatego, że nie potrafili poradzić sobie z bałaganem, który sami stworzyli.

To właśnie tacy „doradcy” są dziś największym zagrożeniem dla małych i średnich firm w Wielkiej Brytanii. Działają tanio, szybko i pozornie wygodnie – aż do momentu, kiedy wszystko się rozsypuje. A wtedy zostają tylko puste skrzynki mailowe i podatnik sam na sam z HMRC.

Brak kwalifikacji, brak etyki, brak odpowiedzialności - czyli biuro-krzak w praktyce

Nie każde biuro rachunkowe to kancelaria. I nie każdy, kto prowadzi działalność pod nazwą „accounting services”, ma jakiekolwiek prawo do doradzania komukolwiek. W Wielkiej Brytanii istnieje luka, która pozwala ludziom bez najmniejszego przygotowania zawodowego rozliczać podatki innym.

Właśnie z taką firmą miał do czynienia nasz klient.

Biuro prowadzone przez Agnes i Przemka nie było zarejestrowane w żadnej instytucji. Nie miało procedur. Nie miało audytu. Nie miało nic, oprócz e-maila i konta bankowego.

To była klasyczna firma-krzak - zewnętrznie wyglądająca „normalnie”, wewnętrznie oparta na domysłach, tanich hasłach i unikaniu odpowiedzialności.

W praktyce wyglądało to tak:

- deklaracje VAT przygotowywane „na brudno” i przetrzymywane bez zgłoszenia do HMRC,

- pensje wpisywane na wyczucie, bez payrolla,

- brak jakiejkolwiek dokumentacji księgowej,

- porady typu: „nie przejmuj się, urząd się nie dowie”.

Tak działają setki, może tysiące takich „biur księgowych” w całym UK. Dla nich „klient” to tylko źródło szybkiej opłaty miesięcznej.A gdy pojawi się problem - znikają.

To nie jest tylko problem etyczny. To problem systemowy.

I to klient – nie księgowy - odpowiada za skutki tej patologii.

Co mówi HMRC o takich księgowych? Disqualified advice i odpowiedzialność klienta

Wielu przedsiębiorców wychodzi z założenia: „mam księgowego, więc to jego problem”. To niestety jeden z najbardziej niebezpiecznych mitów w biznesie. HMRC ma na to jasną odpowiedź - jeśli korzystasz z nieprofesjonalnej porady, to Ty za nią odpowiadasz.

W dokumencie CC/FS7C – Penalties for careless inaccuracies Urząd Skarbowy wprost opisuje, czym jest „disqualified advice” - czyli porada, która nie chroni podatnika przed karą. Kiedy tak się dzieje?

- Jeśli osoba udzielająca porady nie miała odpowiedniej wiedzy lub kwalifikacji.

- Jeśli nie wzięła pod uwagę Twojej konkretnej sytuacji.

- Jeśli porada nie była skierowana bezpośrednio do Ciebie.

- Jeśli nie sprawdziłeś, czy doradca ma kompetencje.

HMRC pisze jasno: “You need to take reasonable steps when considering whether the person has the appropriate expertise.”

Co to znaczy w praktyce?

Że Ty, jako właściciel firmy, musisz zapytać o kwalifikacje, sprawdzić stronę internetową księgowego, zapytać o numer członkowski, a nawet zasięgnąć drugiej opinii.

Jeśli tego nie zrobisz – HMRC uzna, że zawiodłeś jako podatnik.

I nie będzie miało znaczenia, co napisała Ci Agnes.

Nie będzie miało znaczenia, że Przemek doradzał, by „się nie przejmować”.

Liczy się tylko to, że Ty podpisałeś deklarację. Ty jej nie złożyłeś. Ty jej nie skorygowałeś.

Oszczędzasz na księgowości? Możesz stracić firmę

Większość przedsiębiorców szuka oszczędności. To normalne. Ale księgowość to nie miejsce, gdzie powinno się ciąć koszty – bo właśnie tam czają się straty, których nie widać od razu. I które czasem kosztują więcej niż całoroczny zysk.

W tej historii wszystko zaczęło się od pozornie rozsądnej decyzji: wybrać tańsze biuro rachunkowe. Nie sprawdzać kwalifikacji. Nie zadawać pytań. Zaoszczędzić kilka stówek miesięcznie. Efekt? Ponad £300,000 do zapłaty zaległych podatków, odsetek i kar.

I to nie przez to, że firma źle działała – tylko przez to, że była źle prowadzona od strony księgowej.

A co, jeśli firma nie miała takiego zapasu gotówki?

Co, jeśli klient nie miał kogoś, kto mógłby mu pomóc w rozmowie z HMRC?

Co, jeśli likwidacja byłaby jedynym wyjściem?

Dla wielu tak właśnie się kończy ta historia. Nie na etapie listu z HMRC. Nie na etapie kary. Tylko na etapie biura księgowego, które nigdy nie powinno było istnieć.

Bo tania księgowość to nie tylko ryzyko błędu.

To ryzyko, że nikt Cię nie ostrzeże, gdy zbliża się katastrofa.

Jak się bronić, gdy trafiłeś na księgowego-amatora?

Jeśli choć raz po rozmowie z księgowym pomyślałeś:

„To chyba nie powinno tak wyglądać…”

- to być może masz rację. A jeśli masz wątpliwości, nie ignoruj ich. Bo im dłużej czekasz, tym większe ryzyko, że HMRC uzna, że działałeś niedbale albo celowo zataiłeś dane.

Poniżej znajdziesz konkretne kroki, które warto podjąć, jeśli czujesz, że Twój „doradca” nie doradza, tylko naraża Cię na nieświadome konsekwencje:

1. Archiwizuj całą komunikację

Nie kasuj maili, wiadomości tekstowych, czatów z WhatsAppa. Zapisuj każde „dziwne” zalecenie, każde „możemy to ominąć”, „nie przejmuj się” lub „i tak się nie dowiedzą”.

2. Rób zrzuty ekranu podejrzanych wiadomości

Jeśli czujesz, że ktoś radzi Ci coś na granicy prawa, dokumentuj to. Nawet jeśli nie masz jeszcze dowodu na szkodę – zachowuj wszystko.

3. Sprawdź, czy doradca ma jakiekolwiek kwalifikacje

Poproś o numer członkowski w organizacji zawodowej (np. ACCA, ICAEW). Jeśli go nie mają – zapalona czerwona lampka. W UK każdy może „robić księgowość”. Ale nie każdy powinien.

4. Zabezpiecz wszystkie deklaracje i raporty

Poproś o kopie wysłanych dokumentów – VAT Returns, Self Assessment, payroll. Jeśli ich nie mają albo mówią, że „nie musisz się tym przejmować” – natychmiast skonsultuj to z kimś innym.

5. Zgłoś nieprawidłowości – zanim zrobi to HMRC

Jeśli masz podejrzenia, że doradca naraża Cię na kary, możesz:

- zgłosić go do HMRC – Agent Misconduct,

- złożyć SAR (Suspicious Activity Report) do National Crime Agency,

- skonsultować sprawę z nowym, profesjonalnym doradcą, zanim przyjdzie wezwanie.

6. Notuj spotkania, decyzje i wszystko, co księgowy Ci doradzał

Jeśli kiedyś będziesz musiał się tłumaczyć przed HMRC, pokazanie, że działałeś „in good faith” i w oparciu o błędne informacje, może zmniejszyć karę – lub całkowicie Cię ochronić.

Masz tylko jedną firmę.

Ale masz wiele sposobów, by ją ochronić - zacznij od dokumentowania rzeczy, które wydają Ci się podejrzane.

Ta historia mogła się nie wydarzyć - gdyby przedsiębiorca zadał jedno pytanie...

Ta firma nie upadła przez brak klientów.

Nie przez spadek obrotów.

Nie przez błędne decyzje właściciela.

Upadła, bo nikt nie zadał prostego pytania:

„Jakie masz kwalifikacje, żeby prowadzić moją księgowość?”

Gdyby to pytanie padło – być może wszystko potoczyłoby się inaczej.

Nie byłoby 300 tysięcy długu. Nie byłoby wezwania z HMRC.

Nie byłoby konieczności przekazania sprawy do likwidacji.

W dzisiejszym świecie każdy może napisać na stronie „księgowy”. Ale nie każdy ma prawo doradzać. Nie każdy rozumie odpowiedzialność. Nie każdy powinien mieć dostęp do Twojej firmy, Twoich danych i Twoich pieniędzy.

Dlatego ten artykuł nie jest tylko ostrzeżeniem. To apel o czujność.

Bo możesz mieć najlepszy produkt. Możesz mieć lojalnych klientów. Możesz mieć serce do biznesu.

Ale jeśli masz złego księgowego - to nie masz nic.

A jak to się skończyło? Półtora roku pracy, żeby naprawić pięć lat chaosu

Odkręcenie wszystkich błędów, które Agnes i Przemek robili przez ponad pięć lat, zajęło nam dokładnie półtora roku intensywnej pracy. Analiza ksiąg, odbudowa dokumentacji, kontakt z HMRC, negocjacje - to nie była tylko korekta deklaracji. To była walka o odzyskanie wiarygodności naszego klienta.

Dziś sprawą zajmuje się już likwidatorka. To ona przejęła formalne prowadzenie firmy. Ale zanim do tego doszło, musieliśmy przedstawić jej mocne, twarde dowody - pokazujące, że nasz klient działał w dobrej wierze i był wprowadzany w błąd. Dowody, które - nie bójmy się tego powiedzieć - uratowały go przed więzieniem.

Tak właśnie pracujemy. Nie tylko rozliczamy. W TaxOne stajemy między klientem a systemem, kiedy wszystko inne zawiodło.

All names described in this article have been deliberately altered to protect the identity of individuals and businesses. Any resemblance to actual persons or businesses is purely coincidental.