Jak nie płacić VAT - czy rozdzielić firmę?

Niektóre sprawy zawodowe są szczególnie trudne – nie dlatego, że są skomplikowane merytorycznie, ale dlatego, że wymagają wyjątkowego wyczucia. Tak właśnie było w przypadku Joanny (imię zmienione), która trafiła do mnie z polecenia księgowej, z którą kiedyś miałem okazję współpracować.

Joanna prowadzi salon, a księgowa, której ufała od lat, podpowiedziała jej dwa lata temu, by rozdzielić działalność na spółkę LTD i self-employment - wszystko po to, by „zejść z VAT-u”. Gdy przyszła do mnie po pomoc, szybko zorientowałem się, że ta decyzja - choć zapewne podjęta w dobrej wierze - była jednym z jej największych błędów i może teraz kosztować ją bardzo dużo.

Ta sytuacja była dla mnie szczególnie wymagająca, ponieważ prywatnie dobrze znam osobę, która doradzała Joannie. Z tego powodu postanowiłem podejść do sprawy maksymalnie profesjonalnie - bez emocji, z pełnym szacunkiem, ale też z pełną odpowiedzialnością wobec mojej klientki. Bo choć szanuję pracę księgowych, to uważam, że są takie obszary jak VAT i ryzyka związane z rozdzieleniem działalności, wymagają wiedzy stricte podatkowej.

Jakiś czas temu napisałem artykuł o tym, jak sprawdzać kwalifikacje księgowych i jak rozróżnić kompetencje księgowego od doradcy podatkowego. Ta sprawa niestety dobitnie pokazała, dlaczego ten temat jest tak ważny.

W artykule, który czytasz, opisuję historię Joanny po to, by pokazać, do czego może prowadzić sztuczne rozdzielenie działalności i jakie są tego realne konsekwencje. To ostrzeżenie i dla właścicieli biznesów i dla tych, którzy ich rozliczają.

Na czym polegał problem - jedna osoba, jeden salon, dwa byty prawne

Joanna prowadzi kameralny salon beauty, w którym osobiście wykonuje wszystkie zabiegi. Z przodu przyjmuje klientki na klasyczne usługi kosmetyczne: paznokcie, brwi, zabiegi na twarz. Z tyłu - w tej samej przestrzeni - wykonuje masaże. Klientki często przychodzą na jedno i drugie, a rezerwacje odbywają się przez ten sam kalendarz, ten sam telefon i w tych samych godzinach. Joanna jest jedyną osobą, która pracuje w salonie. Nie ma pracowników, wspólników, recepcjonistki. Wszystko robi sama - od zamawiania produktów, przez obsługę klientów, aż po sprzątanie i księgowość.

Dwa lata temu jej księgowa doradziła jej, by rozdzielić działalność: część kosmetyczną prowadzić przez spółkę LTD, a masaże - jako self-employment. Pomysł miał jeden cel: nie przekroczyć progu rejestracji VAT i „uniknąć podatku”. Na papierze wyglądało to prosto. W praktyce jednak nie zmieniło się nic - Joanna dalej pracowała tak samo, w tym samym miejscu, na tych samych klientkach. Tyle że teraz część dochodów księgowała jako firma, a część jako osoba samozatrudniona.

Problem polega na tym, że takie działanie - mimo że wygląda jak legalna optymalizacja - w oczach HMRC może być uznane za tzw. artificial separation, czyli sztuczne rozdzielenie działalności w celu obejścia przepisów podatkowych. A brytyjskie prawo podatkowe mówi wprost: nie liczy się to, jak firma wygląda „na papierze”, ale jak działa w rzeczywistości.

W przypadku Joanny wszystko wskazuje na to, że od co najmniej kilkunastu miesięcy prowadziła jeden biznes, rozdzielony jedynie formalnie, a nie faktycznie. To oznacza, że HMRC może uznać, iż próg VAT został przekroczony dużo wcześniej niż ktokolwiek przypuszczał - i zarejestrować ją do VAT wstecz. Wraz z odsetkami, karami i obowiązkiem zapłaty podatku od usług, za które nie doliczyła VAT-u w cenie.

Co mówi prawo - kiedy HMRC może uznać to za jedną firmę

Brytyjskie prawo podatkowe nie opiera się wyłącznie na tym, jak firma została zarejestrowana. Dla HMRC liczy się przede wszystkim to, jak działalność wygląda w praktyce. Jeśli więc ktoś prowadzi dwa byty prawne - np. spółkę LTD i self-employment - ale wszystko dzieje się w jednym miejscu, przez jedną osobę, z tymi samymi klientami i tą samą ofertą, to może zostać uznane, że w rzeczywistości mamy do czynienia z jednym biznesem. A to ma bardzo poważne konsekwencje podatkowe.

Podstawą prawną, na którą w takich sytuacjach powołuje się HMRC, jest Schedule 1 §2 do VAT Act 1994. Ten przepis pozwala urzędowi skarbowemu uznać, że dwa formalnie oddzielne byty prowadzą w rzeczywistości jedno przedsiębiorstwo, jeśli istnieją między nimi ścisłe powiązania finansowe, ekonomiczne i organizacyjne. Co ważne - HMRC może wydać tzw. direction to aggregate, czyli nakaz połączenia tych działalności dla celów VAT-u. Skutek? Trzeba się zarejestrować z datą wsteczną, nawet jeśli żadna z firm osobno nie przekroczyła progu £90,000.

Z kolei w Statement of Practice 4/83, czyli oficjalnym stanowisku HMRC, znajdziemy dokładne wyjaśnienie, jak urzędnicy badają takie przypadki. Analizują trzy grupy powiązań:

• powiązania finansowe - np. wspólna kasa, brak rozliczeń między firmami, te same źródła dochodu;
• powiązania ekonomiczne - np. ta sama grupa klientów, jeden model biznesowy, komplementarne usługi;
• powiązania organizacyjne - np. jedna osoba zarządza wszystkim, wspólne miejsce pracy, ten sam branding.
  

W sprawie Joanny te wszystkie elementy występowały równocześnie. Ona sama pracowała w salonie, sama ustalała ceny, sama prowadziła komunikację z klientami, a podział był jedynie księgowy - na papierze. W dodatku obie działalności były prowadzone z tego samego adresu i w tych samych godzinach.

HMRC dysponuje także wewnętrznymi wytycznymi dla inspektorów - VAT Manual: VATDSAG13000, gdzie opisano m.in. przypadki z branży beauty, hair & wellness. To tam urzędnicy mają jasno napisane, że jeśli klientka próbuje „podzielić” salon masażu i beauty na dwie formy prawne, ale w rzeczywistości to ta sama osoba, to takie rozdzielenie najczęściej nie zostanie uznane.

To nie jest teoria - HMRC wielokrotnie stosowało te przepisy w praktyce, a sądy je potwierdzały.

Co mogło się wydarzyć – ryzyko rejestracji VAT wstecz

Gdy HMRC uzna, że mamy do czynienia ze sztucznym rozdzieleniem działalności, może nie tylko stwierdzić, że cała struktura była nieprawidłowa, ale też zarejestrować właściciela biznesu na VAT z datą wsteczną. Taki scenariusz dla wielu osób kończy się szokiem - bo choć w ich oczach wszystko było „legalnie”, urząd widzi to zupełnie inaczej.

W przypadku Joanny, gdyby HMRC przeanalizowało jej sytuację, prawdopodobnie uznałoby, że łączny obrót z self-employment i firmy LTD przekroczył próg £90,000 już kilkanaście miesięcy temu. A to oznacza, że powinna była zarejestrować się do VAT już wtedy - najczęściej z początkiem drugiego miesiąca po przekroczeniu limitu.

Konsekwencje takiego działania są bardzo poważne. Joanna musiałaby:

- zapłacić VAT od wszystkich sprzedaży od daty wstecznej rejestracji, nawet jeśli nie doliczała VAT-u swoim klientkom;

- złożyć zaległe deklaracje VAT za wszystkie te okresy - miesiąc po miesiącu lub kwartał po kwartale;

- oddać część dochodów, które w rzeczywistości były nieopodatkowane, ale teraz muszą zostać pomniejszone o VAT (czyli 1/6 swoich utargów przy stawce 20%);

- zapłacić odsetki i kary.

Co gorsza, VAT trzeba zapłacić nawet wtedy, gdy klientki nie dostały faktury VAT ani nie były świadome, że taki podatek powinien być doliczany.

Joanna nie może teraz “ściągnąć” tych pieniędzy od klientek - musi je pokryć z własnej kieszeni.

To oznacza, że z każdej usługi wykonanej w przeszłości, część dochodu wraca teraz do urzędu skarbowego. W skrajnych przypadkach kwoty do zapłaty mogą sięgać nawet kilkunastu lub kilkudziesięciu tysięcy funtów - zwłaszcza w branży usługowej, gdzie nie ma możliwości odliczenia dużych kosztów z faktur zakupowych.

To właśnie dlatego tak ważne jest, by odpowiednio wcześnie sprawdzić, czy struktura firmy nie narusza przepisów.

I lepiej zrobić to samemu - zanim zrobi to HMRC.

Kary za niezarejestrowanie się na VAT

Oprócz samego obowiązku zapłaty zaległego VAT i odsetek, HMRC może nałożyć na przedsiębiorcę dodatkową karę finansową za tzw. failure to notify – czyli niezgłoszenie się do VAT w momencie, gdy powinno się to zrobić. Kary te wynikają z brytyjskiej legislacji i są zależne od tego, w jaki sposób urząd skarbowy zakwalifikuje zachowanie podatnika.

Ujmując to najprościej: HMRC patrzy nie tylko czy doszło do błędu, ale także dlaczego do niego doszło. W zależności od tego, czy działanie było nieświadome, lekkomyślne czy świadome i celowe, urząd może nałożyć karę procentową od niezapłaconego VAT.

Wyróżnia się trzy podstawowe poziomy sankcji:

• 30% niezapłaconego VAT - jeśli działanie było nieumyślne (np. przedsiębiorca nie wiedział, ale powinien był sprawdzić – tzw. careless behaviour),
• 70% niezapłaconego VAT - jeśli działanie było świadome, ale nie ukrywane (np. wiedział, że przekroczył próg VAT, ale się nie zarejestrował),
• 100% niezapłaconego VAT - jeśli działanie było świadome i ukrywane (np. celowo zaniżał obroty albo stosował struktury utrudniające wykrycie).
  

W praktyce oznacza to, że jeśli Joanna - zgodnie z oceną HMRC - powinna była zapłacić np. £15,000 VAT, a urząd uzna jej działanie za deliberate but not concealed, może dołożyć jej karę £10,500, czyli 70% tej kwoty. Do tego dojdą jeszcze odsetki.

Co istotne – jeśli Joanna sama zgłosi się do HMRC i ujawni sytuację w ramach tzw. unprompted disclosure, czyli zanim urząd sam się nią zainteresuje, urząd może znacząco obniżyć karę. W niektórych przypadkach nawet do 0% - jeśli uzna, że sytuacja wynikała z niedopatrzenia, a nie świadomego działania.

Niestety w przypadku rozdzielenia firmy na dwie osobne, urząd zazwyczaj traktuje to jako deliberate, czyli najniższa kara jakiej może spodziewać się Joanna to 70% niezapłaconych podatków.

Dlatego w takich przypadkach czas działa na niekorzyść podatnika. Im szybciej podejmie decyzję o ujawnieniu problemu, tym większa szansa na zminimalizowanie finansowych konsekwencji.

Reputacyjne konsekwencje – lista Deliberate Tax Defaulters

Kiedy myślimy o zaległościach podatkowych, najczęściej przychodzą na myśl kary finansowe, odsetki czy obowiązek korekty dokumentów. Jednak w Wielkiej Brytanii istnieje jeszcze jeden, bardzo poważny wymiar kary - publiczne ujawnienie danych podatnika jako osoby uchylającej się od obowiązków.

HMRC prowadzi i regularnie aktualizuje listę osób, które złapało na oszustwie, o nazwie Deliberate Tax Defaulters.

Znajdują się na niej osoby fizyczne i firmy, które - zdaniem urzędu - celowo unikały płacenia podatków, nie zgłaszały się do rejestracji VAT, zaniżały dochody lub uczestniczyły w agresywnych schematach podatkowych. Lista jest dostępna publicznie na rządowej stronie:

Na liście, nazywanej przeze mnie "czarną listą HMRC" publikowane są takie dane jak:

• imię i nazwisko lub nazwa firmy,
• adres prowadzenia działalności,
• okres, za który wystąpiły zaległości,
• kwota niezapłaconego podatku i wysokość nałożonej kary.
  

Wpis na taką listę może być dla przedsiębiorcy znacznie bardziej dotkliwy niż sama kara finansowa. Klientki mogą przestać ufać osobie, która publicznie została oznaczona jako ktoś, kto celowo nie płacił podatków. Ubezpieczyciele, kontrahenci i banki - widząc dane na liście - mogą odmówić współpracy lub podnieść stawki. A wpis nie znika od razu - utrzymuje się na stronie do 12 miesięcy od publikacji.

W przypadku Joanny, jeśli HMRC uznałoby, że działanie było deliberate - czyli świadome - i kwota niezapłaconego VAT przekroczyłaby £25,000, mogłaby trafić na tę listę. Nawet jeśli nie byłoby mowy o ukrywaniu dochodów, samo zastosowanie sztucznej struktury z LTD i self-employment może wystarczyć, by zakwalifikować sprawę jako celowe unikanie obowiązku rejestracji do VAT.

Tym bardziej warto działać szybko i samodzielnie zgłosić problem - zanim stanie się przedmiotem oficjalnego postępowania. Bo nawet jeśli urząd finalnie nakaże zapłatę VAT, to brak wpisu na listę może być ocaleniem reputacji i ciągłości biznesu.

Jak można to było rozwiązać inaczej - czyli dobra struktura na start

Gdyby Joanna trafiła do mnie wcześniej - zanim doszło do przekroczenia progu VAT i sztucznego rozdzielenia działalności - całą sytuację można było rozwiązać legalnie i bezpiecznie, bez uciekania się do dwóch różnych form prawnych.

Po pierwsze, można było po prostu zarejestrować się do VAT w odpowiednim momencie, gdy łączny obrót zaczął zbliżać się do progu £90,000 (wówczas jeszcze £85,000). W branży beauty nie jest to nic nadzwyczajnego - klientki przychodzą regularnie, usługi są powtarzalne, a obrót potrafi być stabilny. Wprowadzenie VAT-u nie musi oznaczać utraty klientów - zwłaszcza jeśli ceny są odpowiednio ustawione, a jakość usług broni się sama.

Po drugie, zamiast rozbijać działalność na dwa osobne byty - self-employment i spółkę LTD - Joanna mogła prowadzić wszystko pod jednym podmiotem. Niezależnie od tego, czy byłby to sole trader, czy firma LTD, najważniejsze byłoby, by struktura odzwierciedlała rzeczywistość biznesową. Jeden podmiot, jedna księgowość, jeden rejestr VAT - prościej, przejrzyściej i bez ryzyka.

Po trzecie, można było wcześniej pomyśleć o wdrożeniu systemu księgowego i doradztwa podatkowego.

Księgowa, która prowadzi rozliczenia, nie zawsze ma wystarczającą wiedzę, by zaprojektować odpowiednią strukturę podatkową. Od tego jest właśnie doradca podatkowy - by analizować ryzyko, dobierać odpowiednie rozwiązania i przewidywać skutki niektórych decyzji.

Gdyby Joanna skonsultowała swój pomysł na rozdzielenie działalności z kimś, kto zawodowo zajmuje się prawem podatkowym, najprawdopodobniej otrzymałaby zupełnie inną rekomendację.

W rezultacie zamiast dwóch lat działania „na krawędzi przepisów”, można było mieć stabilny, rozwijający się biznes, którego nie trzeba się teraz bać pokazać HMRC. Legalna struktura, jawne deklaracje, pełna zgodność z przepisami - to nie tylko spokój, ale też możliwość dalszego rozwoju, bez obaw o kontrolę i kary.

Moje przesłanie dla księgowych i klientów

Ta historia pokazuje dużo szerszy problem, z którym spotykam się coraz częściej w mojej pracy doradcy podatkowego. Przedsiębiorcy, zwłaszcza prowadzący małe firmy, opierają się głównie na opiniach swoich księgowych. To naturalne – księgowa to często pierwsza osoba, do której idziemy po pomoc, bo zna nasze liczby, pomaga przy rozliczeniach i czuwa nad codzienną administracją.

Problem pojawia się wtedy, gdy księgowy zaczyna wchodzić w obszary doradztwa podatkowego, które wymagają znacznie głębszej wiedzy z zakresu przepisów, interpretacji i konsekwencji prawnych.

To nie jest zarzut - to stwierdzenie faktu. Księgowy i doradca podatkowy to dwa różne zawody, tak samo jak lekarz i farmaceuta. Jeden diagnozuje i planuje leczenie, drugi wykonuje zalecenia i dba o właściwe dawkowanie. Jeden nie zastępuje drugiego – i odwrotnie.

Od lat współpracuję z księgowymi w całej Wielkiej Brytanii, często wspierając ich w trudniejszych tematach podatkowych. Widzę, jak dobrze się to sprawdza, gdy obie strony współpracują, a nie próbują zastępować siebie nawzajem.

Dlatego zawsze powtarzam: księgowy nie powinien doradzać w zakresie strukturyzacji podatkowej, rezydencji, VAT-u czy międzynarodowych rozliczeń, jeśli nie ma do tego uprawnień i wiedzy. To nie jest kwestia ambicji, tylko odpowiedzialności - wobec klienta, ale też wobec siebie.

Dla klientów natomiast przesłanie jest równie ważne: nie każda rada, nawet od osoby zaufanej, będzie prawidłowa.

Fajnie jest porozmawiać z miłą księgową, ale konsekwencje złej porady wówczas musisz wziąć na przysłowiową klatę.

Dlatego też dobrze jest dopytać, skonsultować z drugą osobą, a czasem nawet zainwestować w niezależną opinię doradcy podatkowego - zanim będzie za późno. Takie drugie spojrzenie często pozwala uniknąć wieloletnich problemów, które wychodzą na jaw dopiero wtedy, gdy puka do drzwi HMRC.