Oznaki, że nie jesteś tak naprawdę samozatrudniony

Wielu osobom samozatrudnionym wydaje się, że zainteresowanie HMRC pojawia się nagle. W swojej praktyce bardzo często słyszę od klientów, że "urząd któregoś dnia postanowił się przyjrzeć” konkretnej firmie albo konkretnej współpracy. W rzeczywistości ten moment rzadko bywa przypadkowy. Zwykle jest efektem procesu, który trwał miesiące, a czasem lata  i który długo pozostawał niewidoczny z perspektywy osób, których dotyczy.

Zainteresowanie samozatrudnieniem pojawia się wtedy, gdy z punktu widzenia urzędu zaczyna się wyłaniać wzorzec, a nie incydent. I to właśnie ten moment, w którym współpraca przestaje być „jedną z wielu”, a zaczyna wyglądać jak stały element czyjegoś modelu działania jest kluczowy.

Zainteresowanie, które nie zaczyna się od kontroli

Wbrew obiegowym opiniom HMRC nie rozpoczyna swojej analizy od wizyty ani pisma zatytułowanego „kontrola”. W wielu przypadkach proces zaczyna się znacznie wcześniej, na poziomie danych, które urząd i tak posiada. Informacje z deklaracji podatkowych, sposób raportowania dochodów, powtarzalność określonych schematów, wszystko to układa się w obraz, który z czasem może przestać być neutralny.

Samozatrudnienie, które funkcjonuje krótko, bywa traktowane jako naturalny etap działalności. Projekty mają swój początek i koniec, współprace się zmieniają, zakresy zadań są płynne. Z perspektywy HMRC to normalny ruch w gospodarce. Problem pojawia się dopiero wtedy, gdy zmienność ustępuje stabilności, a ta zaczyna wyglądać jak struktura.

Jakie są sygnały, które sprawiają, że HMRC zaczyna się interesować modelem współpracy?

Jednym z czynników, które najczęściej poprzedzają zainteresowanie HMRC, jest czas. Nie chodzi o tygodnie czy pojedyncze miesiące, ale o dłuższe okresy, w których sposób pracy pozostaje niezmienny. Ta sama konfiguracja, ten sam zakres obowiązków, ta sama firma po drugiej stronie.

Dla osoby samozatrudnionej taka stabilność bywa po prostu wygodna. Oznacza przewidywalność dochodów i brak konieczności ciągłego poszukiwania nowych zleceń. Z punktu widzenia firmy jest to ciągłość współpracy i sprawdzona osoba.
Z perspektywy HMRC- sygnał, że warto przyjrzeć się temu bliżej.

Urząd nie interpretuje stabilności jako dowodu naruszenia przepisów. Traktuje ją raczej jako zaproszenie do zadania pytania: czy ta współpraca nadal ma charakter niezależny, czy zaczęła funkcjonować jako stały element organizacji pracy obu stron.
‍
Drugim momentem, który często przyciąga uwagę HMRC, jest zmiana skali. Może to być wzrost liczby osób współpracujących z jedną firmą w podobnym modelu. Może to być rozwój działalności, który powoduje, że samozatrudnieni zaczynają pełnić role wcześniej zarezerwowane dla pracowników etatowych. Może to być też sytuacja, w której firma formalnie pozostaje niewielka, ale w praktyce opiera swoje codzienne funkcjonowanie na kilku stałych współpracownikach działających jako self-employed. Z punktu widzenia HMRC skala nie jest problemem sama w sobie. Zmienia jednak wagę pytania o charakter współpracy- im bardziej samozatrudnienie staje się fundamentem działalności operacyjnej firmy, tym częściej urząd zaczyna analizować, czy rzeczywistość nadąża za formą.
‍
Istotnym momentem jest także pojawienie się rutyny. Nie mam tu na myśli rutyny rozumianej jako porządek czy dobra organizacja pracy, ale powtarzalność, która zaczyna przypominać schemat. Stałe godziny, przewidywalny zakres obowiązków, brak realnych zmian w sposobie pracy przez długi czas. To sygnał, że relacja przestała być projektem, a zaczęła funkcjonować jak stały układ. W takich sytuacjach urząd nie pyta jeszcze, „czy to jest etat”, ale zaczyna się zastanawiać, jak ta współpraca faktycznie działa.

Historia naszego klienta

Pan Ignacy prowadzi działalność jako self-employed w branży IT od kilku lat. Na początku współpracował z różnymi firmami, realizując krótkie projekty. Z czasem jedna z nich zaczęła zajmować coraz większą część jego czasu. W końcu stała się jedynym klientem. Formalnie nic się nie zmieniło: umowa pozostała ta sama, faktury były wystawiane regularnie, status samozatrudnienia nie budził wątpliwości.

Z perspektywy pana Ignacego sytuacja była klarowna. Współpraca układała się dobrze, zakres zadań był stabilny, a praca przewidywalna. Przez długi czas nie pojawiały się żadne sygnały z zewnątrz, które sugerowałyby, że model ten może wzbudzić czyjekolwiek zainteresowanie.

Pytania pojawiły się dopiero po czasie, w ramach szerszej analizy rozliczeń. To, co dla pana Ignacego było naturalnym rozwojem współpracy, dla HMRC zaczęło wyglądać jak utrwalony schemat. Nie dlatego, że wydarzyło się coś konkretnego w jednym momencie, lecz dlatego, że przez dłuższy okres nic się nie zmieniło.

Dlaczego HMRC nie reaguje od razu?

W takich sytuacjach kluczowe jest zrozumienie jednego: HMRC nie działa impulsywnie. Urząd nie reaguje na pojedyncze decyzje ani na krótkotrwałe konfiguracje. Interesuje go ciągłość i powtarzalność.

Z perspektywy systemu podatkowego ważniejsze od jednorazowego zdarzenia jest to, czy określony sposób pracy stał się normą. Dopiero wtedy pojawia się potrzeba sprawdzenia, czy forma prawna nadąża za rzeczywistością operacyjną.

To tłumaczy, dlaczego wiele osób jest zaskoczonych momentem, w którym HMRC zaczyna zadawać pytania. Z ich punktu widzenia nic się nie wydarzyło „teraz”.
Z punktu widzenia urzędu wydarzyło się bardzo wiele, tylko rozłożone w czasie.

Analiza HMRC- jak wygląda proces?

Warto podkreślić, że samo zainteresowanie nie oznacza jeszcze zakwestionowania statusu- to etap, w którym HMRC zaczyna porządkować informacje i sprawdzać, czy dany model mieści się w ramach, które wcześniej zostały zadeklarowane.

Przy tym etapie pojawiają się pytania o sposób organizacji pracy, zakres niezależności czy stopień włączenia w strukturę firmy, a następnie dokumenty zaczynają być zestawiane z praktyką.

Patrząc na to z dystansu, łatwo zauważyć, że zainteresowanie HMRC rzadko jest przyczyną problemów. Częściej jest ich konsekwencją- efektem długotrwałego funkcjonowania w określonym modelu, który z czasem przestał być zgodny z deklaracją.

Dla osób samozatrudnionych i firm oznacza to jedno: moment, w którym HMRC zaczyna się przyglądać, zwykle nie jest przypadkowy ani nagły. Jest wynikiem procesów,  które z bliska mogły wydawać się zupełnie normalne.

‍