Czy sam dokument wystarczy? Czyli jak HMRC ocenia samozatrudnienie

W obrocie gospodarczym przyjęło się myślenie, że skoro coś zostało zapisane w umowie, to stanowi punkt odniesienia dla urzędów. Jeśli współpraca została nazwana „samozatrudnieniem”, a druga strona wystawia rachunki jako self-employed, wielu przedsiębiorców zakłada, że sprawa jest zamknięta. Dokument istnieje, forma została zachowana, a więc relacja jest zgodna z prawem.

Brytyjski urząd skarbowy patrzy na to zupełnie inaczej. Dla HMRC nazwa umowy nie jest ani rozstrzygająca, ani szczególnie istotna. Dokument może być punktem wyjścia, ale nigdy punktem końcowym analizy. O tym, jak urząd ocenia relację między firmą a osobą wykonującą pracę, decyduje nie to, co zapisano na papierze, lecz to, jak ta relacja wygląda w praktyce.

HMRC nie pyta „jak to nazwaliście”, tylko „jak to działa”

W brytyjskim systemie podatkowym status osoby wykonującej pracę nie wynika automatycznie z treści umowy. HMRC nie opiera się na deklaracjach stron ani na tym, jak same postrzegają swoją współpracę. Kluczowe jest to, kto w rzeczywistości kontroluje sposób wykonywania pracy, kto ponosi ryzyko, a kto czerpie korzyści z jej efektów.

Urząd analizuje między innymi to, czy osoba wykonująca pracę ma realną swobodę w przyjmowaniu zleceń, czy może wysłać zastępstwo, czy pracuje według narzuconego grafiku i czy świadczy usługi wyłącznie na rzecz jednej firmy. Te elementy mówią HMRC znacznie więcej niż jakikolwiek zapis w umowie.

Z perspektywy urzędu możliwa jest więc sytuacja, w której wszystkie dokumenty wskazują na samozatrudnienie, a mimo to relacja zostaje uznana za stosunek pracy.

Kiedy wszystko jest „formalnie w porządku”

Nasza klientka Anna prowadzi firmę usługową w Wielkiej Brytanii. Działa jako self-employed, a przy realizacji zleceń pomagają jej cztery osoby na stałe i jedna okazjonalnie. Każda z nich formalnie jest samozatrudniona. Wystawiają rachunki, nie mają umów o pracę, nie figurują na liście płac.

Na poziomie dokumentów wszystko wygląda poprawnie. Problem zaczyna się dopiero wtedy, gdy spojrzeć na codzienne funkcjonowanie firmy. Osoby pracujące dla Anny wykonują zadania według ustalonego grafiku, pracują wyłącznie dla niej, nie posiadają własnych klientów i nie ponoszą ryzyka związanego z prowadzeniem działalności. To Anna organizuje pracę, ustala zasady i odpowiada za relacje z klientami.

Zwróciliśmy uwagę Annie, że z punktu widzenia HMRC taki model zaczyna przypominać klasyczne zatrudnienie, niezależnie od tego, jak został nazwany.‍

Moment, w którym papier przestaje chronić

Dla przedsiębiorcy kluczowym zaskoczeniem bywa to, że intencje nie mają tu większego znaczenia. To, że obie strony uważały współpracę za samozatrudnienie i nie miały zamiaru obchodzić przepisów, nie zmienia sposobu oceny przez urząd.

Jeżeli HMRC uzna, że faktyczny charakter współpracy spełnia kryteria zatrudnienia, może zakwestionować dotychczasowy model rozliczeń. W takiej sytuacji odpowiedzialność za zaległe podatki i składki spada na osobę prowadzącą firmę, a nie na wykonawców pracy. Urząd nie koryguje dokumentów „na przyszłość”, lecz analizuje okres wsteczny.

Kolejnym ryzykiem jest kwestia ubezpieczenia- jeżeli osoba wykonująca pracę dozna wypadku lub wystąpi z roszczeniem, ubezpieczyciel może odmówić wypłaty odszkodowania, jeżeli forma współpracy nie odpowiada jej rzeczywistemu  charakterowi. W takiej sytuacji roszczenia mogą zostać skierowane bezpośrednio do przedsiębiorcy jako osoby fizycznej, co stanowi realne zagrożenie dla majątku prywatnego. 

To właśnie w tym momencie okazuje się, że umowa, choć formalnie poprawna, nie stanowi tarczy ochronnej.

Dlaczego to urząd ma ostatnie słowo

Brytyjskie przepisy jasno wskazują, że o statusie zatrudnienia decyduje rzeczywisty sposób wykonywania pracy. HMRC nie negocjuje tej oceny z podatnikiem i nie przyjmuje jej na wiarę. Jeżeli analiza operacyjna wskazuje na zależność charakterystyczną dla stosunku pracy, urząd może oprzeć swoje decyzje na własnych ustaleniach.

Dla przedsiębiorcy oznacza to jedno: bezpieczeństwo nie wynika z nazwy umowy, lecz z konstrukcji całego modelu działania firmy. Dokument bez pokrycia w praktyce nie tylko nie pomaga, ale może dawać fałszywe poczucie stabilności.

Co wynika z tego wniosku

Ten mechanizm jest jednym z fundamentów brytyjskiego podejścia do podatków i zatrudnienia. HMRC nie kwestionuje dokumentów dla zasady, lecz porównuje je z rzeczywistością operacyjną. Im większa rozbieżność między tymi dwoma światami, tym mniejsze znaczenie ma to, co zapisano na papierze.

Dlatego pytanie, które warto sobie zadać, nie brzmi: „jak nazwałem umowę”, lecz: czy sposób, w jaki działa moja firma, da się obronić niezależnie od tej nazwy.

‍