Jakie kary grożą za niezłożenie Self Assessment i jak HMRC traktuje zaległe dochody?

Marek pracował na etacie jako mechanik w dużej firmie transportowej. Zarabiał stabilnie, miał stałe godziny i żadnych problemów podatkowych. W weekendy jednak dorabiał do pensji, robił drobne naprawy motocykli dla znajomych. Nic wielkiego: £50 -150 za usługę, kilka takich „fuch” w miesiącu. „Przecież to tylko parę groszy, nikt się tym nie zainteresuje” - myślał.

Do momentu aż otrzymał list z HMRC o treści... „You must file your Self Assessment tax return. A penalty has been issued.”

Kara: £100 i ostrzeżenie, że mogą zostać naliczone kolejne kary, jeśli sprawa nie zostanie wyjaśniona. I właśnie od tego momentu zaczęła się jego prawdziwa rozmowa o podatkach.

Jak HMRC dowiedziało się o dochodach Marka?

W 2025 roku urząd podatkowy ma dostęp do znacznie większej liczby danych niż jeszcze kilka lat temu. Platformy, aplikacje, pośrednicy płatności oraz marketplace’y przekazują informacje o dochodach bezpośrednio do HMRC.

W przypadku Marka dane o jego transakcjach trafiły do systemu cyfrowo. Gdy system wykrył, że dochody niezostały nigdzie zgłoszone, sprawa automatycznie trafiła do Risk & Intelligence Service. To nie jest nic nadzwyczajnego to standardowe działanie systemu w 2025 roku.

5 października - obowiązek, o którym większość nie wie!

Wiele osób myśli, że jedyną ważną datą jest 31 stycznia. To nieprawda, bo jeśli w poprzednim roku podatkowy:

• nigdy wcześniej nie składałeś Self Assessment,
• albo byłeś kiedyś zarejestrowany, ale nie musiałeś składać rozliczenia za 2023/20

to masz obowiązek powiadomić HMRC do 5 października, że musisz złożyć deklarację. To jest tak zwana “notify by 5 October rule.”

Niezgłoszenie tego obowiązku oznacza, że urząd może nałożyć kary procentowe za failure to notify (czyli niezawiadomienie o powstaniu obowiązku podatkowego). I to właśnie spotkało Marka.

To dlatego wiele osób dostaje listy od HMRC jeszcze zanim minie termin 31 stycznia, bo urząd widzi w systemie, że po upłynął terrmin 5 października, a podatnik nie zgłosił się do Self Assessment.

Dlaczego wymówki nie działają?

Marek próbował tłumaczyć, że nie wiedział, że musi się zarejestrować. Myślał, że przy tak małym dochodzie to nie ma znaczenia. I to jest dokładnie to, co słyszymy od większości osób, które zgłaszają się do nas z podobnym problemem.

Klienci mówią nam często:

 „Skąd miałem wiedzieć? HMRC nic nie wysłało.”

„Kolega mówił, że nie trzeba.”

„Księgowa z pracy powiedziała, że jestem za mały na rozliczenia.”

A problem jest taki, że HMRC wyraźnie podaje, czego nie uznaje za „reasonable excuse”. Oficjalnie nie są akceptowane:

• brak świadomości obowiązku
• poleganie na kimś innym (księgowy/ pracodawca)
• brak listu z przypomnieniem
• trudności z systemem GOV.UK
• przeoczenie, natłok obowiązków

W praktyce to oznacza jedno: każdy podatnik odpowiada sam za siebie!

Kary za niezłożenie Self Assessment?

W sprawach takich jak Marek występują dwie osobne grupy kar.

Pierwsza to: Kary za spóźnione złożenie deklaracji (fixed penalties) 

• 1 dzień po terminie - £100 (niezależnie od tego, czy masz podatek do dopłaty).
• 3 miesiące po terminie -£10 dziennie (do £900) (tu zaczyna rosnąć główna część kary).
• 6 miesięcy po terminie - £300 albo 5% podatku (wybierane jest to, co jest wyższe).
• 12 miesięcy po terminie - kolejne £300 albo 5% podatku (wybierane jest to co jest wyższe).

Druga to: kary za niewykazanie dochodów (failure to notify). To drugi blok kar, często dużo większy a ich wysokość zależy od tego, jak HMRC oceni Twoje zachowanie.

• działanie celowe - do 100% podatku
• celowe zaniedbanie, choć bez chęci zatajenia - do 70% podatku
• nieświadome zaniedbanie - do 30% podatku

W przypadku Marka HMRC rozważało 20-30% podatku jako karę za brak zgłoszenia do 5 października i brak złożenia Self Assessment.

Jak wyprostowaliśmy sytuację Marka?

Gdy Marek trafił do naszego biura, zaproponowaliśmy przeprowadzenie TaxDisclosure. Jest to specjalna procedura, w której podatnik sam zgłasza swoje zaległości, zanim HMRC podejmie działania. Taka procedura daje ogromne korzyści, takie jak niższe kary, brak zarzutów o umyślne ukrywanie oraz zdecydowanie lepsze traktowanie przez HMRC. Następnie zebraliśmy pełną dokumentację: płatności, przelewy, historię zleceń, wydatki, części, narzędzia. Przeliczyliśmy faktyczny podatek i przygotowaliśmy wyjaśnienie, że Marek nie działał z premedytacją, nie chciał ukrywać dochodów, a po otrzymaniu listu natychmiast współpracował. HMRC uznało nasze argumenty a kara została zmniejszona do 20% podatku zamiast pełnych 30% lub więcej.

Co zrobić, jeśli jesteś w podobnej sytuacji?

Najważniejsze to nie czekać. Kary są automatyczne. Nie „przestaną się naliczać” i nie „znikną”.

Najlepiej nie panikować, ale podjąć działania, jeżeli dostałeś list od HMRC sprawdź za jakie lata zalegasz z rozliczeniem. Z doświadczenia wiemy, że wiele osób ma zaległości z 2-3 lat. Krok kolejny to zbierz wszystkie swoje dane o dochodach, możesz to zrobić z aplikacji kont bankowych, PayPal, Stripe a nawet Revolut i przeanalizuj czy powinieneś zarejestrować się jako self-employed. Jeśli Twoje dodatkowe dochody przekroczyły £1,000 to musisz to zrobić!

Złóż zaległe deklaracje lub przeprowadź Tax Disclosure. To najlepszy sposób na ograniczenie kar. I co najważniejsze nie ignoruj kolejnych listów, bo każdy kolejny jest bardziej poważny. W 2025 roku HMRC ma dostęp do danych z banków, aplikacji i platform sprzedażowych.

Niewykazanie dochodów nie jest już „przeoczeniem”, które przejdzie bokiem. Jeśli masz jakiekolwiek dodatkowe dochody, to pamiętaj musisz:

• powiadomić HMRC do 5 października,
• złożyć Self Assessment do 31 stycznia,
• zapłacić podatek na czas.

Brak zgłoszenia to jedno ryzyko. Brak złożenia Self Assessment to drugie. Brak zapłaty - trzecie.

Dlatego kary za niezłożenie deklaracji lub niezapłacenie podatku na czas mogą być bardzo wysokie i często sięgają znaczących kwot, szczególnie w przypadku długiego opóźnienia.

Jeśli masz wątpliwości, nie wiesz od czego zacząć albo po prostu nie masz czasu, żeby samodzielnie przebrnąć przez wszystkie formalności, zgłoś się do nas.

Przejrzymy Twoją sytuację podatkową, uporządkujemy dokumenty, wskażemy, które lata wymagają rozliczenia i przygotujemy cały proces tak, żeby Twoja ścieżka była prosta, uporządkowana i bez stresu w TaxOne zrobimy to za Ciebie szybko, spokojnie i zgodnie z przepisami a Ty będziesz spał spokojnie.