Spółka w UK bez rezydencji? Kusząca droga prosto w kłopoty

Czy nie byłoby pięknie, gdyby można było mieszkać w Polsce, prowadzić firmę w Wielkiej Brytanii, płacić niższe podatki i jednocześnie korzystać z dobrodziejstw brytyjskiego systemu?

Wielka Brytania od lat uchodzi za jeden z najbardziej przyjaznych rynków dla zagranicznych przedsiębiorców. Prostota zakładania spółki LTD, przejrzyste procedury i prestiż związany z rejestracją w Companies House sprawiają, że wielu przedsiębiorców z Polski, ale też z innych krajów decyduje się przenieść część swojej działalności na wyspy.

I tu pojawia się pytanie: skoro wszystko wydaje się takie łatwe, to czy nie brzmi to zbyt pięknie, żeby było prawdziwe?

Wyobraź sobie, że masz za sobą lata pracy, firmę, która zaczyna przynosić naprawdę fajne wyniki. Wszystko poukładane, wszystko gra… aż nagle, w jednej chwili, grunt usuwa się spod nóg, a w Twoich drzwiach stają służby skarbowe w pełnym rynsztunku. Brzmi jak scenariusz z filmu, prawda?! Ale to historia naszego klienta!

Tomek to konkretny, doświadczony zawodnik. Wydawało się, że nic go nie złamie. A jednak przyszedł taki moment, kiedy został kompletnie bezbronny. Ci, którzy mieli go wspierać, zaplątali jego biznes w problemy. Najmocniej zapamiętałam, jak opowiadał o dniu, w którym „na raz, dwa, trzy” urzędnicy weszli do wszystkich jego adresów i zabrali wszystko nawet prywatny laptop i telefon! To nie był już film akcji. To była rzeczywistość, z którą został sam. I właśnie od tej historii zaczniemy.

Mit łatwej spółki w UK

Żeby zrozumieć, dlaczego w ogóle doszło do tak dramatycznej sceny, trzeba najpierw oddzielić bajkę od rzeczywistości: spółka „na papierze” to jedno, a miejsce, w którym naprawdę prowadzisz biznes to drugie.

Formalne założenie spółki LTD w UK bywa szybkie. Formularz online, opłata, potwierdzenie z Companies House. Wszystko wygląda jak trzy proste kroki. I tu wielu osobom zapala się lampka: „To ja tak zrobię i będę płacić mniej”.

Tyle że system podatkowy nie opiera się na ładnym wpisie w rejestrze, tylko na faktach: gdzie mieszkasz, gdzie zapadają decyzje, skąd rzeczywiście prowadzisz działalność.

Jeżeli żyjesz w Polsce, tu pracujesz i stąd zarządzasz firmą, to sama rejestracja spółki w Londynie czy w Edynburgu nie „przeniesie” Twoich podatków.

Żeby brytyjska spółka była czymś więcej niż teczką z dokumentami, musi istnieć w realu. Chodzi o to, by dało się pokazać, że "życie" tej firmy faktycznie toczy się w UK. W praktyce oznacza to, że:

• Kluczowe decyzje zapadają w UK. Zarząd faktycznie pracuje tam, spotyka się, podpisuje dokumenty, prowadzi bieżące sprawy.
• Są realne elementy działalności takie jak biuro, magazyn, pracownicy lub podwykonawcy, kontrahenci z UK, lokalne umowy i koszty.
• Procesy i papiery idą w parze. Rachunki, umowy, korespondencja, kontrole wewnętrzne i obowiązki sprawozdawcze są prowadzone tak, jakby urząd mógł zapukać jutro a Ty bez stresu otwierasz drzwi, bo wiesz, że wszystko jest na swoim miejscu.

I to właśnie te elementy decydują, czy Twoja spółka ma brytyjskie „serce”, czy tylko brytyjską okładkę.

I ktoś może powiedzieć „Okej, da się to zrobić porządnie”. Prawda. Tylko że na rynku pełno jest obietnic „zróbmy to szybciej” i stąd biorą się kłopoty, takie jak u Tomka.

Cena złudnego bezpieczeństwa

Tomek usłyszał to, co słyszy wielu: „Nie musisz być rezydentem, my wszystko ogarniemy. Zakładamy LTD, w papierach będzie dobrze”. Na początku było gładko. Po rejestracji do gry weszli „pomocni” księgowi: proponowali, by „dla formalności” ktoś od nich wszedł do spółki jako współudziałowiec, żeby wyglądało, że jest „ktoś na miejscu”.

Brzmiało rozsądnie. W praktyce było to zaproszenie do ryzyka. Gdy pojawiły się pytania urzędów, rzekomi „opiekunowie” znikali z radą: „Proszę to wyjaśnić z polskim urzędem”.

Z biegiem czasu wyszło na jaw, że księgowi żonglowali wieloma spółkami, a ich własne firmy miały mętne profile bez realnej specjalizacji, część podmiotów dawno zamknięta, w dokumentach ta sama osoba przewijała się jako dyrektor w kilku bytach. Na końcu i tak został sam klient z blokadami, zajęciami i kompletnym chaosem.

Gdy urząd puka do drzwi!

Gdy urząd uzna, że faktyczne zarządzanie i działalność są w Polsce, możesz mieć do czynienia z:

- obowiązkami podatkowymi wstecz (domiar, odsetki),

- odpowiedzialnością dyrektorską za zaniedbania sprawozdawcze,

- sankcjami za brak lub spóźnione raporty (do HMRC/Companies House),

- zajęciami sprzętu i nośników, blokadą kont, zabezpieczeniami majątku na czas postępowania.

Nie chodzi o to, żeby straszyć. Chodzi o to, by nazwać rzeczy po imieniu: „parę kliknięć” nie wyłącza odpowiedzialności.

Jeśli fakty są w Polsce, to i konsekwencje będą w Polsce.

Urzędy nie śpią!

Wielu przedsiębiorców myśli tak: „Skoro Wielka Brytania nie jest już w Unii, to polski urząd skarbowy nie ma jak się dowiedzieć, że prowadzę tam spółkę”. To złudne poczucie bezpieczeństwa.

Po Brexicie faktycznie weszła w życie nowa Umowa o handlu i współpracy między WielkąBrytanią a Unią Europejską, która poza kwestiami celnymi czy gospodarczymi reguluje również współpracę administracji. To oznacza, że przepływ informacji działa dalej.

Dodatkowo zarówno Polska, jak i Wielka Brytania są stronami wielostronnej konwencji MLI (Multilateral Instrument), która umożliwia lepsze egzekwowanie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania i uszczelnia system.

Do tego dochodzi jeszcze Common Reporting Standard (CRS) międzynarodowy standard wymiany informacji o rachunkach finansowych. Banki w UK raportują dane o rezydentach podatkowych z innych krajów, w tym Polski, a te trafiają bezpośrednio do KAS. W praktyce oznacza to, że jeśli masz konto firmowe w Londynie, a Twoja rezydencja podatkowa jest w Polsce to i tak urząd w Polsce prędzej czy później się o tym dowie.

Wniosek jest prosty: czasy, w których można było„zniknąć” z podatkami, skończyły się. Współpraca między administracjami działa szybciej niż wielu ludziom się wydaje, a papierowa spółka w UK nie ochroni przed kontrolą w Polsce.

Kiedy spółka w UK ma sens!

Porządna ścieżka wygląda odwrotnie niż w reklamie. Najpierw plan i analiza, dopiero potem rejestracja.

Usiądź i odpowiedz sobie szczerze: gdzie mieszkasz, skąd podejmujesz decyzje, jak będą wyglądały Twoje kontrakty, kto będzie wykonywał pracę i gdzie. Jeśli odpowiedzi wskazują na UK, buduj solidne podstawy czyli: obecność zarządu, realne miejsce pracy, lokalnych kontrahentów, dokumenty, które to potwierdzają.

Dopiero później wypełniasz formularze, ustawiasz sprawozdawczość i co najważniejsze pilnujesz terminów. Nie ma „magii” za to jest porządek, który chroni Cię w razie kontroli.

A skoro już o ochronie mowa najczęściej problem zaczyna się od złej rady. W jaki sposób więc odróżnić specjalistę od tego, który sprzedaje złudzenia?

Prawdziwy doradca nie wchodzi do Twojej spółki jako udziałowiec czy dyrektor „dla papierów”. Mówi wprost, jakie są ryzyka, co trzeba spełnić i czego nie da się przeskoczyć.

Ma jasną umowę, zakres odpowiedzialności, ubezpieczenie, i co najważniejsze nie obiecuje cudów w tydzień.

Jeśli ktoś proponuje, że „podstawi człowieka na dyrektora”, że „urzędy się nie połapią” to nie jest doradztwo, tylko pułapka.

Na końcu zostaje najważniejsze pytanie: czy spółka w UK to zło? Nie. To narzędzie. Tylko trzeba wiedzieć, kiedy i jak go użyć.

A właśnie w tym możemy Ci pomóc w Tax One doradzimy, sprawdzimy wszystkie formalności i pomożemy bezpiecznie przejść przez proces zakładania i prowadzenia spółki tak aby ten scenariusz filmowy nigdy nie przydarzył się Tobie!