Czy wystawiasz poprawne faktury VAT? 

Franek ma polski sklep i daje bezsensowne paragony! Zacząłem mu więc tłumaczyć, jak to działa i jak one powinny być wystawiane.

„Pamiętaj, że rachunek VAT to w końcu najważniejszy dokument na potrzeby rozliczeń VAT - tłumaczę - i jeśli on jest „skopany”, to cała księgowość jest „skopana” i trzeba będzie w końcu ją prostować. A to będzie Ciebie dużo kosztować. I czasu i stresu i pieniędzy. Miejmy nadzieję, że do tego czasu nie będziesz miał wizyty z HMRC.”

Najłatwiej będzie mi opisać rachunek VAT na przykładzie polskich sklepów, bo to one najczęściej nie wiedzą, jak wystawiać klientom rachunki VAT. Często to nie wina właścicieli sklepów a brak informacji ze strony księgowych, którzy prowadzą im finanse.

Różne typy biznesów mogą wystawiać różne rachunki. I tak na przykład Polski Sklepik Ltd będzie często wystawiał uproszczone rachunki. Zacznijmy jednak od ogólnych zasad!

Co na fakturze VAT? - doradca podatkowy tłumaczy

Informacje jakie muszą być przedstawione na rachunku/fakturze VAT (VAT Invoice) są opisane w Akcie podatkowym z 1995 roku(VAT Regulation 1995/2518 reg.14). Oto zasady: 

- unikalny numer rachunku (regulacja ta mówi o tym, że musi to być numer sekwencyjny, czyli 1, 2, 3…)

- data wykonania usługi/ sprzedaży

- data kiedy rachunek jest wystawiony (w końcu może się zdarzyć, że rachunek wystawimy w późniejszym terminie a to data wykonania usługi się liczy do rozliczenia VAT)

- nazwa i adres Twojego biznesu

- numer VAT (chyba najczęściej pomijany na wszelkich rachunkach, a najważniejszy)

- nazwa klienta i jego adres

- opis usługi – wystarczający do identyfikacji przez HMRC czy dany produkt lub usługa jest na VAT

- ilość sprzedanego artykułu/usługi, procent VAT jaki został aplikowany oraz cena netto

- kwota całkowita brutto

- kwota rabatu

- kwota podatku VAT  

Kiedy faktura VAT musi być wystawiona?

Sprzedając usługi lub towary masz obowiązek wystawić fakturę VAT w ciągu 30 dni od momentu sprzedaży.

Faktura VAT nie musi być wystawiana za usługi lub towary z zerowym VAT’em lub na których nie ma VAT. Pamiętajmy, że jest różnica pomiędzy ZERO VAT a NO VAT (exempt) – na pierwszym jest VAT - tylko zerowy. Na tym drugim nie ma podatku VAT.  

Jeśli faktura VAT jest wystawiona w innej walucie, podatek VAT naliczony musi być wystawiony w rodzimej walucie (czyli w naszym wypadku w funtach).

Rachunek uproszczony (Retailer Invoice)

Jeśli rachunek nie przekracza wartości £250, faktura VAT, która musi być przez nas wystawiona może mieć formę uproszczoną. Trudno by Franek i podany przez nas w przykładzie Polski Sklepik Ltd pisał na każdym rachunku adres osoby, która kupuje chleb i masło, co nie?

Polski Sklepik Ltd musi spełniać dwa warunki, by móc wystawiać uproszczony rachunek:

1. Musi być sprzedawcą detalicznym i sprzedawać bezpośrednio osobie fizycznej

2. Wartość zakupów nie może przekraczać £250(uwzględniając VAT)

Zakładając, że spełnia powyższe warunki, Polski Sklepik Ltd musi mieć na swoim rachunku widniejące:

- nazwę biznesu i jego adres

- numer VAT

- opis towaru wystarczający dla HMRC do zidentyfikowania co to za towar (OPEN ZERO VAT, czy OGÓLNE ZERO VAT to niewystarczająca informacja o towarze na potrzeby HMRC)

- całkowita kwota brutto (z VATem)

- dla każdej kwoty, która podlega opodatkowaniu VAT napisane jaki VAT był użyty (zatem jeśli sprzedaliśmy czekoladę za £10 z VATem to obok musimy napisać, że 20% VAT jest naliczone).

Co jeśli mam źle opisywane faktury VAT?

Po pierwsze ważne jest, by zrozumieć, że dobrze wystawione rachunki to wymóg prawny. Jeśli mają one być dowodem poprawnych rozliczeń VAT muszą one być poprawnie wystawione. Jeśli nie są, HMRC ma prawo nałożyć Tobie karę za tzw. „careless inaccuracy” – nie jest to jednak głównym powodem, dlaczego powinieneś uważać przy wystawianiu rachunków.

"Franek - tłumaczę - Najistotniejszym będzie fakt, że nie chcesz dawać HMRC powodu do bardziej dokładnego przyjrzenia się finansom Twojej firmy, a jeśli robisz tak banalny błąd nie potrafiąc prawidłowo wystawić rachunku to pytanie jak bardzo pokręcone są Twoje rozliczenia podatkowe?"

 

Przykłady źle wystawionych rachunków

Poszedłem do dwóch różnych sklepów w Edynburgu i kupiłem różne artykuły by sprawdzić czy poprawnie zostanie mi wystawiony rachunek. Ani jeden ani drugi nie był w 100% poprawny.

Pierwszy nie spełnia żadnych z podstawowych warunków.

- jest nazwa sklepu (zamazana przez nas) lecz nie posiada adresu

- nie ma na rachunku numeru VAT

- nie jesteśmy w stanie zidentyfikować co za artykuł kupiliśmy

 

Gdyby HMRC sprawdziło tego sprzedawcę, z pewnością miałby dużo problemów.

 

Drugi sprzedawca

- pierwsze co się rzuca w oczy to to, że niema adresu.

- nie ma również numeru VAT

- jest natomiast dużo lepiej sprecyzowane co kupujemy

- niestety mamy też napisane na rachunku „Różne non VAT” – czym są różne i czemu „non VAT”?  – jeśli to spożywka to powinno być „zero VAT”bo one wciąż są na VAT, tylko zerowym. Nie są „Exempt”.

 

Przykład jak powinien wyglądać rachunek VAT 

Wybór rachunku za pączki nie jest przypadkowy.Kolejny artykuł będzie opisywał, czy pączki powinny być na VAT czy nie.Pokażemy dzięki temu jak bardzo skomplikowany jest VAT i jak na wiele sposobów można go interpretować.

 

Skupmy się jednak na prawidłowości wystawionego rachunku:

- mamy na nim adres, wiemy kto jest sprzedawcą

- mamy napisane co serwują – w tym przypadku mamy 3pack pączków

- poniżej jest wyszczególniona kwota netto, procent VAT jaki zaaplikowali w tym sklepie oraz kwota brutto.

- na samym dole rachunku mamy kwotę VAT oraz datę kiedy rachunek został wystawiony.

Doskonały przykład jak powinien wyglądać rachunek VAT w UK.

Nie jesteś pewien czy Twoja firma ma dobrze prowadzoną księgowość? Potrzebujesz pomocy doradcy podatkowego z wyprowadzeniem jej „na prostą”? Zadzwoń już dziś i dołącz do grona naszych zadowolonych klientów.