Jeżeli masz firmę Ltd, starasz się płacić jak najniższy podatek dochodowy od osób prawnych (Corporation Tax). Podatek ten znacznie obniżają wydatki, poniesione w związku z działaniem Twojego biznesu. Dlatego ważne jest, aby dokładnie wiedzieć, co można wliczyć do kosztów prowadzenia firmy.

Podatkowa „zasada kciuka” (rule of thumb)

Wydatki, które można wliczyć do kosztów prowadzonej działalności i następnie odliczyć od podatku, muszą być w całości i wyłącznie (wholly and exclusively) przeznaczone na cele działalności gospodarczej. Określenie „w całości” oznacza, że jeżeli jakaś część wydatku nie jest przeznaczona naprowadzenie biznesu, nie będzie mogła zostać odliczona od podatku. Z kolei określenie„wyłącznie” dotyczy sytuacji, kiedy wydatek został poniesiony na cele działalności tylko częściowo, a jego druga część została wykorzystana do celów osobistych – wówczas wydatek ten w ogóle nie będzie podlegał odliczeniu. Innymi słowy, nie można wrzucić w koszty prowadzenia biznesu wydatku, co do którego nie jesteś wstanie proporcjonalnie określić, ile z niego zostało przeznaczone na cele biznesowe, a ile na osobiste. Przykładem takiego wydatku będzie ubranie, które nosisz na co dzień, i do pracy i poza nią (nie dotyczy to odzieży specjalistycznej, np. ochronnej noszonej ze względu na charakter wykonywanej pracy).

Opłaty ponoszone na biuro oraz jego wyposażenie

Są to koszty zazwyczaj łatwe do zidentyfikowania. W ich zakres wchodzą wydatki na sprzęt biurowy, artykuły papiernicze, materiały biurowe (jak długopisy, wkłady do drukarek, spinacze, zszywki i tym podobne). Jeśli przedsiębiorstwo wynajmuje biuro, cały koszt wynajmu podlega odliczeniu (z wyjątkiem kaucji za wynajem – tę wykazuje się w bilansie firmy i nie podlega ona uldze podatkowej). Od podatku można odliczyć również wydatki na wszelkie media, jak ogrzewanie, oświetlenie czy woda.
‍Sprzęt komputerowy: jeżeli używasz do pracy komputera, który otrzymałeś od firmy, ale także w stopniu większym niż nieistotny (insignificant) używasz go do celów prywatnych, firma musi zapłacić dodatkowe ubezpieczenie społeczne, jako że jest to wówczas traktowane jako opodatkowane świadczenie (taxable benefit). Jeśli natomiast Twój prywatny sprzęt został przekazany do użytkowania w celach służbowych, można ubiegać się o ulgę podatkową obliczaną od wartości tego sprzętu w dniu jego przekazania (uzyskanie ulgi jest możliwe tylko jeśli przekazany sprzęt jest użytkowany wyłącznie w celach służbowych). Nabycie używanego sprzętu przez firmę jest również podstawą zwolnienia. Sprzęt ten wejdzie w zbiór środków trwałych firmy (capital assets) po cenie zakupu.
Aplikacje służące do prowadzenia biznesu oraz biznesowe oprogramowanie – wszystkie tego typu wydatki stanowią koszty uzyskania przychodu. Firma musi jednak z nich korzystać krócej niż dwa lata, lub regularnie odnawiać ich licencję. Jeśli firma dokonuje zakupu oprogramowania o znacznej wartości, którego zamierza używać dłużej niż przez dwa lata, należy ubiegać się o odpisy kapitałowe (capital allowances).

Prowadzenie biznesu z domu - firma jednoosobowa z jednym pracownikiem

Niektóre z wydatków poniesionych w związku z taką formą prowadzenia działalności można wliczyć do kosztów prowadzenia biznesu. Jest to m.in. koszt poniesiony na korzystanie z Internetu: jeśli firma jest jednoosobowa i nie ma oddzielnej umowy na dostęp do łącza, można wówczas ubiegać się o zwrot od firmy pełnego kosztu korzystania z domowego Internetu w celach służbowych oraz o zwrot części (w procentach) opłaty za dzierżawę łącza. Można także odliczyć wydatki zapłacone przez firmę bezpośrednio operatorowi, poniesione na dostęp do Internetu dla celów prowadzenia działalności, jednak wtedy umowa musi być podpisana w imieniu firmy.
Podobnie rozlicza się koszt korzystania z telefonu stacjonarnego i komórkowego. Jeśli masz osobny telefon komórkowy do celów służbowych, musi być on zapisany na firmę – wtedy odliczeniu podlega pełny koszt pełny koszt dzierżawy linii i rozmów służbowych.
Jako jedyny pracownik firmy możesz ubiegać się także o zwrot części czynszu (należy określić proporcje, w jakich dom jest wykorzystywany na cele służbowe, a w jakich na cele osobiste). Podobnie proporcjonalnie traktowane są inne domowe opłaty: spłata kredytu hipotecznego (można ubiegać się od firmy o zwrot części zapłaconych odsetek, jednak spłata kapitału nie wchodzi w zakres odliczenia), podatek lokalny (council tax), usługi komunalne (można odliczyć procent kosztu gazu i elektryczności, jednak w przypadku wody trzeba ustalić z dostawcą osobne naliczanie opłat i opłacać je w imieniu firmy – warto to zrobić tylko kiedy działalność wymaga zużycia dużych ilości wody) oraz naprawy dokonywane w nieruchomości (muszą być to naprawy dokonywane w części wykorzystywanej na cele biznesowe).
We wszystkich przypadkach, kiedy osobiście wnosisz opłaty, są one następnie zwracane Tobie jako pracownikowi w częściach odpowiadających kwotom wydanym na cele służbowe przez przedsiębiorstwo. Zwrot wydatków ujmujesz następnie w Twoim osobistym zeznaniu podatkowym jako dochód, ale ponieważ ma on taką samą wysokość jak poniesiony przez firmę koszt, podatek nie zostanie naliczony.

Składki emerytalne i pensje są odliczane od podatku

Jeżeli jako dyrektor przedsiębiorstwa wypłacasz sobie pensję, jest ona wraz ze składkami NI odliczana od podatku dochodowego, podobnie jak Twoje składki emerytalne.

Czy jedzenie i picie dla pracowników odlicza się od podatku?

Firma może odliczyć koszt zakupu herbaty, kawy i ciastek. Odliczeniu podlegają także bezpłatne posiłki, jednakże pod warunkiem, że są dostępne dla wszystkich pracowników firmy.

Wydatki poniesione na samochód

Używanie w celach służbowych własnego samochodu: firma może wypłacić Ci zwrot kosztów na podstawie kilometrażu służbowego (business mileage) według stawek podanych przez HMRC, implikuje to jednak prowadzenie szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu. Opłaty parkingowe oraz drogowe, które wnosisz podczas podróży służbowych również podlegają zwrotowi przez firmę (w pełnej wysokości, niezależnie od zwrotu kosztów podróży w oparciu o business mileage). Jeżeli chodzi o koszty zakwaterowania w hotelu, zwrotowi przez firmę podlegają poniesione przez Ciebie wydatki, jeżeli występuje przynajmniej jedna następujących okoliczności:
- wyjazd miał służbowy cel;
- wyjazd miał na celu uczestnictwo w spotkaniu biznesowym;
- pobyt jest Twoim tymczasowym miejscem pracy, gdzie pracujesz przez maksymalnie 40% swojego czasu w ciągu następnych 24 miesięcy.
Nie możesz oczekiwać zwrotu kosztów od firmy, jeżeli pobyt w hotelu miał miejsce w pobliżu miejsca pracy. Wówczas potencjalny koszt prowadzenia biznesu zmienia się w świadczenie pracownicze, a zatem podlega opodatkowaniu.
Podobnie traktowany jest koszt podróży: musi być to podróż służbowa, a więc między spotkaniami służbowymi albo podróż do lub z tymczasowego miejsca pracy. Podróże z domu do stałego miejsca pracy nie zaliczają się do podróży służbowych.
Możesz się także domagać zwrotu kosztów poniesionych na wyżywienie w czasie podróży służbowych.
Zwrotowi podlega również koszt podróży służbowej odbywanej własnym rowerem w wysokości 20 pensów za jedną milę.

Wydatki poniesione na odzież

Jak wspomniano na wstępie, zwykła odzież nie stanowi kosztu prowadzenia działalności. Odliczeniu podlega odzież specjalistyczna, np. ochronna, która jest niezbędna celem wykonywania pracy lub odzież wykonana specjalnie w celu wykorzystywania w miejscu pracy, jak T-shirt z logo firmy. Podobnie traktuje się ubrania wieczorowe noszone w związku z obowiązkami służbowymi. Ubrania takie trzeba zgłaszać do HMRC na formularzu P11D, jednak nie jest od niej naliczany podatek.

Marketing i rozrywka

Tego typu wydatki mogą stanowić koszt prowadzenia działalności, jednak i one podlegają ograniczeniom. Nie będzie podlegać odliczeniu na przykład lunch z klientem. Jeżeli chodzi o rozrywkę zapewnianą pracownikom, która stanowi koszt biznesowy, to musi być to impreza cykliczna (np. bal noworoczny), dostępna dla wszystkich pracowników, której koszt nie przekracza kwoty 150 funtów na jedną osobę. Niespełnienie tych warunków powoduje, że impreza stanowi opodatkowane świadczenie pracownicze. W przypadku wydatków ponoszonych na budowę i utrzymanie strony internetowej, jest to uznawane za koszt biznesowy, jeżeli wydatek nie przekracza korzyści, uzyskiwanych prze firmę dzięki stronie. Jak widać, warunek ten jest bardzo ogólny i na razie nie stworzono na ten temat żadnych bardziej ściśle określonych zasad.

Prezenty dla pracowników

W tym temacie należy zachować ostrożność, ponieważ część z prezentów podlega opodatkowaniu jako świadczenie pracownicze. Nieopodatkowane są drobne prezenty, na przykład prezenty z okazji urodzin pracownika. Są to tak zwane trivial gifts. Jeżeli osoba obdarowana nie jest Twoim pracownikiem, wówczas, aby prezent został zaliczony do kosztów prowadzenia działalności nie może to być jedzenie, picie, tytoń ani voucher; jego koszt nie może przekraczać kwoty 50 funtów rocznie na osobę oraz musi być on widocznie oznakowany marką Twojej firmy. Więcej informacji na ten temat znajduje się tej na stronie HMRC.

Darowizny oraz Gift Aid

Możliwość odliczenia darowizn jest uzależniona od ich rodzaju. Więcej na ten temat znajduje się na stronie HMRC. Natomiast w przypadku wsparcia finansowego fundacji Gift Aid można całą sumę odliczyć od podatku.

Koszty prawne, finansowe i inne

Podlegają odliczeniu koszty utworzenia spółki, jeśli jej utworzenie jest konieczne z punktu widzenia planowania podatkowego.
Kosztem prowadzenia działalności może być także czasami wydatek poniesiony przez firmę na opiekę medyczną dla pracownika – będzie to na przykład badanie wzroku niezbędne celem wykonywania przez niego pracy. Lista świadczeń, dozwolonych do odliczenia jako koszt biznesowy, dostępna jest tutaj.
Zwolnieniu podlegają wydatki poniesione na usługi profesjonalne w związku z prowadzoną działalnością, jak na przykład koszty obsługi prawnej, księgowej lub doradztwa biznesowego. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są tutaj.
Odzyskać można odsetki i opłaty bankowe (niedotyczące kont osobistych), koszty ubezpieczenia przedsiębiorstwa lub samochodu służbowego, zapewnienia opieki dzieciom pracowników oraz składki emerytalne wpłacane przez firmę na własny program emerytalny. Również koszt szkoleń oraz materiałów z nimi związanych (jak na przykład książek) podlega zwrotowi, jeżeli wydatek jest przeznaczony ściśle na cele biznesowe.

Więcej informacji na temat dozwolonych kosztów prowadzenia działalności gospodarczej jest dostępnych na stronie HMRC.