Nasz klient, pan Michał, mieszka i pracuje w Wielkiej Brytanii, gdzie od 2020 roku prowadzi firmę komputerową jako osoba samozatrudniona. Czasami pomieszkuje w Polsce, a pracuje głównie online. Ma w planach rozpoczęcie współpracy z programistami i grafikami z Polski, jednak zanim to zrobi, chce uzyskać informacje na temat tego, na jakich zasadach będzie najbardziej korzystnie taką współpracę nawiązać i jaka byłaby najlepsza forma prowadzenia takiej działalności. Zastanawia się nad założeniem spółki Ltd.

Zatrudnienie pracownika spoza UK

Od stycznia 2021 osoby, które chcą podjąć pracę na Wyspach Brytyjskich muszą postarać się o wizę. Nie dotyczy to osób, które dla brytyjskich pracodawców wykonują pracę zdalną (o tym w dalszej części artykułu). Jeżeli pan Michał zapewni swoim przyszłym pracownikom miejsce w swoim przedsiębiorstwie, będą oni mogli aplikować o nadanie numeru NIN (National Insurance Number), który jest niezbędny do podjęcia legalnego zatrudnienia. Jest to możliwe także w przypadku posiadania wizy studenckiej. Aplikację o NIN można składać po przyjeździe do UK. Pozwolenia na pracę są przydzielane po ocenie różnych czynników: wartości deklarowanego przez pracodawcę wynagrodzenia, poziomu kwalifikacji, wykształcenia i znajomości języka. Są też dostępne różne schematy umożliwiające uzyskanie wizy, jak Global talent route, Graduate route, Intra-company Transfer.
Niezależnie od tego, która procedura została wykorzystana do zdobycia wizy, pracodawca musi posiadać rejestrację licencjonowanego sponsora.

Spółka Ltd jako licencjonowany sponsor

Wymagania obejmują obowiązek utworzenia odpowiedniej struktury, między innymi celem kontaktowania się z brytyjskimi służbami imigracyjnymi. Wnioski można składać online. Należy wnieść wymaganą opłatę w wysokości od 500 do 1400 funtów (opłaty są uzależnione od rodzaju licencji i od wielkości spółki Ltd). Możliwe są dodatkowe opłaty (np. za tzw. Immigration skill charge). Pracownika można sponsorować przez maksymalnie 5 lat.

Pracownik pracujący zdalnie zza granicy

W UK nie ma odpowiednika polskich umów cywilnoprawnych takich jak umowa o dzieło czy umowa zlecenie. Według ogólnych zasad, to pracodawca winien odprowadzać składki ubezpieczeniowe oraz podatek dochodowy w kraju zamieszkania pracownika, ale nie funkcjonuje to w taki sposób, jeżeli pracodawca nie jest polskim rezydentem.

Praca online na umowie o pracę z brytyjską firmą

Jeżeli praca jest wykonywana online dla brytyjskiego pracodawcy, który nie ma przedstawicielstwa ani oddziału w Polsce, kwestię rozliczeń reguluje Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r.o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) oraz Konwencja między Rzecząpospolitą Polską a Zjednoczonym Królestwem Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej w sprawie unikania podwójnego opodatkowania i zapobiegania uchylaniu się od opodatkowania w zakresie podatków od dochodu i od zysków majątkowych, podpisana w Londynie dnia 20 lipca 2006 r. (UPO). UPO w art. 14 zawiera regulację odsyłającą do prawa wewnętrznego kraju, w którym pracownik ma swoją rezydencje podatkową. Z kolei Ustawa o PIT w art. 44 ust. 3a nakłada na pracownika obowiązek samodzielnego comiesięcznego wpłacania zaliczek na podatek (po odliczeniu miesięcznych kosztów uzyskania). Jeżeli chodzi o zabezpieczenie socjalne, płatnikiem składek jest pracodawca, który powinien je płacić do polskiego ZUS. Obowiązki może jednak przejąć pracownik na mocy pisemnej umowy (może być to część umowy o pracę albo osobna umowa), która powinna być zgłoszona do ZUS.

Kontrakt B2B

Zamiast umowy o pracę można zastosować kontrakt B2B (business-to-business), czyli ustanowić zasady współpracy pomiędzy dwiema firmami. Ta forma współpracy wymaga jednak od osoby zatrudnionej zarejestrowania własnej działalności i wystawiania brytyjskiej firmie faktur na określoną w umowie kwotę. 

Składki ZUS czy National Insurance Contribution?

Pomimo opuszczenia Unii Europejskiej przez Wielką Brytanię kwestie ubezpieczenia społecznego nadal regulują dyrektywy unijne. Generalna zasada stanowi, że jeżeli wykonujesz pracę najemną w dwóch i więcej krajach, wówczas składki na ubezpieczenie społeczne powinny być płacone w kraju, gdzie masz miejsce zamieszkania oraz gdzie jest wykonywana znaczna część pracy. Od tej zasady są wyjątki, jednak nie dotyczą one sytuacji pana Michała, który większość roku podatkowego przebywa na terenie UK. Powinien on jednak regularnie sprawdzać, ile dni i z którego kraju odbywa się faktyczna praca. W przypadku, gdyby pan Michał wyjechał z UK na okres krótszy niż 24 miesiące, składki nadal powinien odprowadzać w Zjednoczonym Królestwie. Natomiast jeżeli wyjazd dotyczy kraju poza UE, który nie ma z UK podpisanej odpowiedniej umowy, składki należy płacić w tym drugim kraju. Jeśli chodzi o ustalenie, gdzie opłacać składki na ubezpieczenie społeczne ewentualnych pracowników pana Michała, w zależności od konkretnej sytuacji bierze się pod uwagę różne czynniki. Częste powroty oraz dłuższe wizyty w UK mogą świadczyć o posiadaniu rezydencji w Wielkiej Brytanii, podobnie wizyty u rodziny i spędzanie wakacji w Zjednoczonym Królestwie mogą świadczyć o posiadaniu zwykłego miejsca zamieszkania w Wielkiej Brytanii. Jednak w przypadku, kiedy pracownik przyjeżdża do UK w celach związanych tylko z pracą, a cała jego rodzina mieszka poza granicami Wielkiej Brytanii, wówczas jego centrum interesów życiowych będzie się znajdowało raczej poza UK. Jeżeli pracownik opuszcza UK, aby na stałe podjąć zatrudnienie poza Wielką Brytanią i analiza pozostałych czynników wskazuje, że nie posiada już statusu „ordinarily resident”, obowiązek wnoszenia składek NI ustaje. Pracownik, który chce zachować prawo do świadczeń państwowych, a nie musi już płacić NIC Class 1, może zacząć płacić składki dobrowolne (NIC Class 3).
Pracownikiem w swojej własnej firmie może stać się także pan Michał, jeżeli np. zdecyduje się na zmianę formy swojej działalności z samozatrudnienia na spółkę Ltd i zostanie w niej dyrektorem. Dlatego powinien mieć pewność, że jego rezydencja nie budzi wątpliwości.

No właśnie... Jak ustalić rezydencję podatkową? A co z rezydencją podatkową firmy? Na te tematy napiszemy w naszych następnych publikacjach. Do zobaczenia!