Zgłosił się do nas klient z prośbą o pomoc w odzyskaniu zaległych płatności od właściciela dużej firmy deweloperskiej, dla którego buduje obecnie ponad 300 domów i mieszkań. 

Pan Piotr prowadzi firmę Ltd od 2018 roku. Zatrudnia w niej prawie 50 osób na umowę o pracę oraz w oparciu o przepisy o podwykonawstwie budowlanym (Construction Industry Scheme – CIS). W październiku 2021 roku przyjął ofertę od znanej firmy deweloperskiej na wybudowanie dwóch osiedli mieszkalnych. 

Brak spisanych warunków współpracy początkiem problemów 

Pan Piotr rozpoczął współpracę z firmą deweloperską bez podpisania odpowiednich dokumentów, zawierających warunki współpracy. Jedynym śladem zatwierdzonych cen za podstawowe usługi (kit, roughing, finishing oraz final fix) był arkusz obliczeniowy w Excelu wysłany emailem. Ceny dodatkowych usług były ustalane ustnie. Na podstawie tak skąpej dokumentacji kilka miesięcy później pan Piotr nie był w stanie wyegzekwować zapłaty za świadczone usługi. 

Zdobycie zlecenia o tak dużej skali wymaga podania w przetargu konkurencyjnych cen za podstawowe usługi. Prawdziwy zysk przynoszą firmom budowlanym dodatkowe usługi (tzw. variations). Pan Piotr ustalał ceny mając to na uwadze. Niestety nie miał przygotowanego zakresu prac (scope of work), czyli dokładnie rozpisanych usług z wyszczególnieniem, które podlegają cenie podstawowej, a które nie. Duża firma deweloperska z wieloletnim doświadczeniem na rynku wykorzystała ten fakt oraz brak doświadczenia naszego klienta. 

Gdy pan Piotr wysyłał faktury, kontrahent przekreślał połowę kwot czerwonym długopisem i odsyłał je do naszego klienta. Najczęstszymi argumentami były niewystarczająca ilość szczegółów oraz nieuzasadniony koszt.   

Ustalenie zakresu prac i czasu ich wykonania

Kiedy przyjęliśmy sprawę pana Piotra nie spodziewaliśmy, że „wyprostowanie” sytuacji będzie tak skomplikowanym przedsięwzięciem. Początkowo sprawą zajął się jeden z naszych pracowników, który zebrał niezbędne informacje przeznaczając na to 8 godzin czasu tygodniowo. Pan Piotr zorganizował nawet spotkanie z zaprzyjaźnionym QS (Quantity Surveyor) pracującym w ogromnej firmie deweloperskiej, aby opowiedział nam jakie są możliwe rozwiązania. 

Za jego poradą przygotowaliśmy szczegółowo rozpisany scope of work każdej z głównych usług (kit, roughing, finishing oraz final fix), a następnie rozbiliśmy ceny proporcjonalnie do czasu, jaki dana czynność zajmuje pracownikom pana Piotra. Przygotowaliśmy na tej podstawie ponad 300 arkuszy obliczeniowych na każdy z domów oraz jeden główny arkusz – Master spreadsheet – który stanowił podsumowanie tego, co firma pana Piotra zrobiła w ciągu dwóch tygodni. 

Brak kontroli nad wpłatami od klienta

Kolejnym problemem był brak kontroli nad tym, co faktycznie zostało już opłacone. Pan Piotr niestety nie prowadził rozpiski wszystkich wpływów zgodnie z odsyłanymi do niego fakturami, przez co zdarzało mu się wystawiać fakturę za wcześniej już zapłacone usługi. Co więcej, gdy dostawał na początku od kontrahenta tzw. VAP Payment Sheets, czyli arkusze obliczeniowe z zalokowanymi do poszczególnych nieruchomości przelewami, poinformował go w pewnym momencie, że są mu one zbędne.

Odzyskujemy pieniądze od klienta

Z każdym tygodniem firma pana Piotra zbliżała się w stronę bankructwa coraz szybciej – same koszty utrzymania pracowników wynosiły ponad 130,000 funtów miesięcznie! Pan Piotr poprosił, aby ktoś z naszej firmy udał się z nim na spotkanie z kontrahentem. To był strzał w dziesiątkę. 

Po dwóch wielogodzinnych spotkaniach oraz po kilku tygodniach ciężkiej pracy wykonanej przez dwójkę z naszych pracowników, którzy poświęcali tej sprawie 16 - 20 godzin tygodniowo, zaczęło być wreszcie widać światełko w tunelu. Dokładna rozpiska zalokowanych wypłat umożliwiła rozplątanie tego finansowego węzła gordyjskiego i byliśmy w stanie dla naszego klienta odzyskać ponad 100,000 funtów. Co więcej, udało nam się wynegocjować dodatkowe opłaty za kilkanaście usług, co przy tej ilości budowanych domów ma duże znaczenie dla budżetu firmy pana Piotra. Obecnie jesteśmy również w trakcie negocjacji podwyżki cen za usługi podstawowe, co przyniosłoby tak bardzo wyczekiwany zysk. Dodatkowo, pan Piotr został wyposażony w odpowiednie narzędzia (arkusze obliczeniowe - spreadsheets, szablony faktur, itd.), aby mógł dalej samodzielnie prowadzić swój projekt. 

Morał tej historii – pamiętaj o prowadzeniu odpowiedniej dokumentacji

Przyjmując do realizacji mniejszy czy większy projekt budowlany, pamiętaj o następujących kwestiach:

Podpisanie odpowiedniej umowy

Koniecznie podpisz odpowiednią umowę, zawierającą dokładnie wyszczególnione warunki współpracy oraz zakres obowiązków. Upewnij się, że Twój klient jest odpowiednio i wyczerpująco poinformowany - nie będzie wówczas rozczarowany, czy niemiło zaskoczony i nie wystawi Ci negatywnych opinii.

W przypadku większych i dłużej trwających projektów, takich jak realizowany przez pana Piotra, warto do umowy dopisać klauzulę o możliwości podwyżki cen co 6, 9 czy 12 miesięcy. Pamiętaj, że kiedy rośnie inflacja, Twoi pracownicy mogą słusznie zażądać podwyższenia swojego wynagrodzenia, a Ty jako pracodawca powinieneś to przewidzieć. 

Kontroluj swoje wpłaty

Kolejnym bardzo ważnym elementem prowadzenia firmy jest regularna kontrola wpłat od klientów. Bez tego nie jesteś w stanie wyegzekwować zaległych płatności ani sprawdzić czy dany projekt jest dla Ciebie opłacalny, czy też może ciągnie Twoją firmę w dół. 

Nie radzisz sobie – poszukaj fachowej pomocy

Jeżeli już jesteś w takiej sytuacji jak nasz klient, lub też czujesz, że nie radzisz sobie z administracyjną stroną przedsięwzięcia, jak najszybciej zatrudnij pracownika, który będzie w stanie wykonać wszystkie wyżej opisane przez nas kroki, lub zwróć się o pomoc do specjalisty. Może nawet Twoje biuro księgowe będzie w stanie zapewnić Ci taką pomoc? Pamiętaj, że im dłużej zwlekasz, tym trudniejsze i bardziej kosztowne będzie „wyprostowanie” zaistniałej sytuacji.