Pytanie tygodnia:

„Czy mogę wystawiać klientowi rachunek z mniejszym VATem – 11%? Słyszałem o czymś takim jak Flate Rate Scheme...”

Co to jest Flat Rate Scheme?

Małe firmy mogą złożyć do HMRC wniosek o przyjęcie do tzw. Flat Rate Scheme. Oznacza to stawkę zryczałtowaną. Program ten ma na celu uproszczenie rozliczeń podatku VAT, ale nie zmieni kwoty VAT widocznej na rachunku wystawionym klientowi. Jak to więc działa?

Przykład: Kajko projektuje stronę internetową dla Kokosza. Normalnie Kajko wystawia Kokoszowi rachunek za zaprojektowanie i pozycjonowanie strony na £10,000 plus 20% VAT w wysokości £2,000. Kajko ma zatem do zapłacenia urzędowi skarbowemu VAT w wysokości £2,000. Kajko poniósł także w tym samym kwartale koszty – w sumie £960, z VAT-em w wysokości £192. Kwartalne rozliczenia VAT Kajka będzie więc wyglądać następująco:

‍VAT return:
VAT output £2,000 – kwota VAT od sprzedaży (winna skarbówce)
VAT input £192 – kwota VAT od kosztów (do odjęcia od powyższego)
Due £1,808 – kwota do zapłaty HMRC

Jeśli zaś Kajko zdecyduje się przystąpić do programu Flat Rate Scheme, jego rozliczenie będzie wyglądało trochę inaczej. Zakładamy, że biznes Kajka jest bliski branży reklamy i marketingu więc użyjemy tutaj stawki 11%. Tabelę ze stawkami dotyczącymi konkretnych branż znajdziesz na stronie HMRC.

Kajko nie zmieni zasad, na których wystawia Kokoszowi rachunek za jego stronę internetową. To wciąż będzie £10,000 plus 20% VAT czyli £2,000.

Prostszy natomiast będzie proces rozliczenia z HMRC.

‍VAT Return:
VAT output £1,320 –zryczałtowana stawka VAT 11% liczona od £12,000
VAT input --  – nie można odliczać kwoty VAT od kosztów
Due £1,320 – kwota do zapłaty HMRC

Kajko nie tylko więc rozliczy VAT znacznie łatwiej i szybciej, bez konieczności zbierania i podliczania rachunków, dodatkowo zapłaci też mniej VAT aniżeli zapłaciłby używając standardowej metody rozliczenia. Pamiętajmy jednak, że nie zawsze wygląda to tak korzystnie. Kajko może na przykład chcieć kupić profesjonalne oprogramowanie i drogi komputer potrzebny mu do pracy. Załóżmy, że wydał na to £5,000 + £1,000 VAT. Korzystając ze standardowej metody, odprowadzi jedynie £1,000 podatku, w programie Flat Rate Scheme zapłaci nadal £1,320,  bo nie będzie mógł odliczyć VAT-u za te zakupy.

Dla kogo jest Flate Rate Scheme?

Technicznie rzecz biorąc, dla małych firm, które nie przewidują w ciągu kolejnego roku obrotu wyższego niż £150,000.

Jeśli już używasz Flate Rate Scheme, będziesz musiał opuścić program, gdy przekroczysz roczny obrót £230,000 w ciągu 12 miesięcy od rocznicy przystąpienia do programu. Jeśli używasz Flate Rate Scheme od 1 stycznia, musisz opuścić program, gdy przekroczyłeś ten obrót przed końcem grudnia.

Jeśli przekroczyłeś obrót £230,000 w ciągu ostatniego roku, jednak było to wynikiem jednorazowej wyższej sprzedaży, która raczej sie nie powtórzy w kolejnych 12 miesiącach, wówczas za pozwoleniem HMRC możesz pozostać w programie pod warunkiem, że masz uzasadnione przypuszczenie, że w kolejnych 12 miesiącach Twój obrót nie przekroczy £191,500.

Stawki obowiązujące według Flate Rate Scheme

Stawki obowiązujące we Flat Rate Scheme zależne są od branży i wynoszą od 4% (sprzedaż żywności i podobnych) do 14% (usługi prawne).

Dodatkowo, od 1 stycznia 2004 roku HMRC wprowadziło dodatkowe 1% zniżki dla firm w pierwszym roku od rejestracji na VAT. Także Kajko będzie mógł w pierwszym roku używać 10% stawki do obliczania swojego zryczałtowanego VAT.

Kiedy Flate Rate Scheme się opłaca?

Dlaczego zatem nie wszystkie mniejsze firmy korzystają z tego programu? Przy tak korzystnych stawkach powinno się to przecież każdemu opłacać.

Nie do końca. Jeżeli masz duże koszty i stosunkowo małą marżę, nawet i znacznie obniżona stawka VAT dla całości przychodów nie będzie korzystna. Powiedzmy, że sprzedajesz za £100,000 rocznie, a Twoje koszty to £50,000.

W tradycyjnym rozliczeniu odprowadzisz £10,000. Korzystając ze stawki zryczałtowanej, może to być £4,000 (jeżeli sprzedajesz żywność i inne produkty do konsumpcji), ale może to być też £12,500 (jeżeli prowadzisz restaurację lub fast food). Decyzja nie zawsze jest oczywista, ponieważ często trudno jest dokładnie przewidzieć koszty.

A co jeżeli masz bardzo niskie koszty? Tak jak Kajko: pracuje z domu, nigdzie nie jeździ, kosztów prawie nie ponosi. Oczywiście warto, prawda? Też niekoniecznie…

Pułapka!
Pamiętaj, że wszędzie w podatkach czyhają pułapki. Tak samo w tym przypadku. Jeśli okaże się, że koszty Kajka są niższe niż 2% kwoty obrotu, jego firma będzie uznana za „biznes z ograniczonymi kosztami” (limited cost business), i Kajko niezależnie od branży będzie musiał używać stawki zryczałtowanej w wysokości 16.5%.

Twój księgowy powinien na koniec każdego kwartału zrobić kalkulację i sprawdzić czy nie wpadłeś w pułapkę biznesu z ograniczonymi kosztami. W tym celu powinien użyć specjalnych testów HMRC.

Jeśli okaże się, że firma Twoja nie ponosi kosztów przekraczających 2% obrotu, wówczas lepiej jest pozostać przy normalnym rozliczeniu VAT – będzie to bardziej opłacalne, gdyż używając Flate Rate Scheme nie będziesz mógł odliczać VAT od poniesionych kosztów, a oszczędność 3.5% może być za mała, żeby zrekompensować ewentualne koszty VAT gdybyś na przykład zdecydował się na zrobienie większych zakupów na potrzeby firmy.