W naszej firmie jest kilka samochodów elektrycznych, które są używane przez pracowników do podróży służbowych. Są one ładowane w różnych punktach ładowania: publicznych, w domach oraz w siedzibie firmy. Co z VAT-em od opłat za naładowanie tych aut?

Ładowanie służbowych „elektryków” – zasady odzyskiwania VAT

Zasady odzyskiwania podatku VAT od kosztów poniesionych na ładowanie służbowego samochodu nie są zbyt jasne. Wiele zależy od tego, gdzie samochód był ładowany oraz od tego, czy można odpowiednio precyzyjnie określić część wykorzystania na cele służbowe.

Ładowanie samochodu z domu pracownika

Pierwsze, co należy wiedzieć, to fakt, że jeżeli Twój pracownik ładuje samochód w domu – nie odzyskasz od tych kosztów podatku VAT i nieistotne dla urzędu podatkowego jest, że samochód jest używany do celów służbowych. Co innego, jeżeli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą lub spółkę osobową – wówczas VAT od kosztu ładowania w domu możesz odzyskać.

Dokumentacja niezbędna do odzyskania podatku VAT od kosztów ładowania auta

Jeśli pracownik ładuje auto w siedzibie firmy lub publicznym punkcie ładowania, VAT jest możliwy do odzyskania pod warunkiem posiadania odpowiedniej dokumentacji – pracownik musi prowadzić szczegółowy rejestr swoich podróży, tak, aby można było odzyskać VAT od tych, które są odbywane w celach służbowych.

Podatek VAT kiedy za ładowanie płaci pracownik

Część odzyskiwanego podatku VAT, kiedy koszt ponosi Twój pracownik zależy od tego, jakie koszty są mu zwracane. Jeśli pracownik otrzymuje zwrot jedynie kosztów podróży służbowych, można odzyskać 100% podatku. Natomiast jeśli zwracasz pracownikowi całość ponoszonych przez niego na samochód kosztów (czyli zarówno koszt podróży prywatnych jak i służbowych), wówczas pracownik musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu (mileage) ze wskazaniem, jaka część podróży była w celach służbowych i tylko od tej części wydatków można odzyskać VAT.

Nie będziesz mógł odzyskać podatku VAT, jeśli zwracasz pracownikowi koszty przejechanych kilometrów, a nie koszty ładowania.

Zwrot VAT kiedy za ładowanie auta płaci firma

Kiedy pracownik ładuje auto w siedzibie firmy, nadal obowiązuje zasada, że zwrot VAT jest możliwy tylko w zakresie użytku służbowego, zatem pracownik musi Cię poinformować, która część kosztów dotyczyła podróży służbowych, a która prywatnych.

Jak określić, ile kosztów energii stanowiło ładowanie samochodu?

Określenie powyższego wymaga najpierw oszacowania, ile kosztów energii pochłania ładowanie wszystkich samochodów, a następnie ile ładowanie samochodów konkretnych pracowników. Na koniec dla każdego z pracowników trzeba oszacować koszty podróży służbowych, bo tylko za tę część przysługuje zwrot VAT. Jest oczywiste, że dokładne określenie kosztów w takich okolicznościach nie jest możliwe, ale urząd skarbowy zaakceptuje wyliczenie, które można określić jako „uczciwe lub rozsądne”.

Koszt ładowania samochodów hybrydowych

W przypadku, kiedy służbowe auto jest hybrydą z ładowaniem typu plug-in, obowiązuje Cię dodatkowa ewidencja, zawierająca informacje o tym, ile „służbowych” kilometrów samochód przejechał na energii elektrycznej.

Podsumowując:

Jeżeli Twój pracownik ładuje auto w miejscu publicznym albo w Twojej siedzibie, przysługuje Ci zwrot VAT w części dotyczącej wykorzystania samochodu w celach służbowych.

Możesz także odzyskać cały VAT za koszty ładowania, a następnie rozliczyć go w zakresie podróży prywatnych z użyciem ewidencji przebiegu pojazdu, albo też z użyciem stawek zatwierdzonych przez HMRC dla celów podatku dochodowego, zwanych advisory fuel rates (doradcze stawki paliwowe – AFR), które dla wszystkich samochodów elektrycznych obecnie wynoszą 5p (£0.05) za jedną milę.

Przykład.

Ania jeździ elektrycznym samochodem służbowym, który ładuje zawsze w publicznych punktach ładowania. Firma opłaca całość kosztów używania auta. Ania używa pojazdu prawie całkowicie w celach służbowych, przejeżdżając dziennie średnio 150 mil. Jedyny użytek prywatny to podróż z domu do biura i z powrotem. Dom Ani znajduje się 25 mil od biura, zatem codziennie Ania w celach prywatnych przejeżdża 50 mil. Firma Ani odzyskuje całość podatku VAT zawartego w kosztach ładowania w wysokości 20%. Rozliczenie jest przeprowadzane w oparciu o ewidencję przebiegu pojazdu oraz o oficjalne stawki HMRC w następujący sposób:

Ogólny dzienny koszt używania samochodu przez Anię:

150 mil x £0.05 = £7.5

£7.5 x 20% = £1.5

Podróże Ani odbyte w celach prywatnych:

50 mil x £0.05 = £2.5

£2.5 x 20% = £0.5

Dzienny zwrot VAT kosztów ładowania samochodu wynosi:

£1.5 - £0.5 = £1

Odzyskanie VAT od kosztów ładowania auta – czy to się opłaca?

Jak widać z powyższego, z odzyskaniem podatku VAT od kosztów ładowania samochodów elektrycznych wiąże się naprawdę sporo pracy, przy relatywnie niewielkimi kwotami zwrotu VAT, dlatego musisz określić w odniesieniu do swojej indywidualnej sytuacji, czy w ogóle opłaca Ci się przechodzić przez wszystkie skomplikowane kalkulacje. Jeżeli sumaryczny koszt ładowania samochodów firmowych nie jest zbyt duży, wysiłek włożony w kalkulacje może okazać się nieproporcjonalnie duży i w efekcie nieopłacalny.

Zapraszamy do zapoznania się z naszymi innymi artykułami dotyczącymi samochodów elektrycznych na firmę:

Tesla za darmo - czy to możliwe? Część 1

Tesla za darmo – czy to możliwe? Część 2