Impreza firmowa, prezenty, czy odsetki bankowe to (obok najbardziej oczywistych, jak reklama czy niezbędne wyposażenie) koszty, które możesz odpisać od podatku - warto jednak wiedzieć jak zrobić to mądrze i zaoszczędzić legalnie spore kwoty.

Dla wielu właścicieli nowych firm LTD kwestia wydatków to źródło nieporozumień. Aby nieco rozjaśnić sytuację, przygotowaliśmy poniżej mały przewodnik. Pamiętajmy, że dotyczy on kosztów związanych z firmą, a nie prywatnych wydatków właścicieli.

Koszt prowadzenia księgowości, reklamy i marketingu 

Firma może ubiegać o pełny zwrot kosztów związanych z marketingiem, reklamą i prowadzeniem księgowości przez profesjonalne biuro (poczytaj o nas).

Uwaga! Jeśli korzystasz z usług tego samego księgowego na swój prywatny użytek, należy to rozgraniczyć podczas rozliczenia.

Niektóre koszty związane z marketingiem, np. lunch z klientem, mogą być uznane przez HMRC za entertainment, które podlega innym zasadom - opisaliśmy je poniżej.

Koszt: odsetki bankowe i opłaty debetowe

Odsetki bankowe i opłaty debetowe konta firmowego mogą być odliczone od podatku. Prywatne konta założycieli nie mogą być uwzględnione w rozliczeniu firmy.

Koszt Intenetu i telefonu

Jeśli pracujesz z domu (np.jako jednoosobowa firma), możesz ubiegać się o zwrot kosztów na korzystanie z sieci na potrzeby biznesowe. Upewnij się, że płacisz rachunek na swoje prywatne nazwisko, potrącając odpowiednią proporcję od Twojej firmy. Jeśli firma płaci za cały rachunek domowy, jest to traktowane jako benefit i podlega opodatkowaniu.

Jeśli posiadasz biuro, a w nim osobny kontrakt na Internet lub telefon komórkowy, upewnij się, że nazwa Twojej firmy powinna widnieje  na rachunku i że płacisz operatorowi bezpośrednio z firmowego konta - wówczas możesz ubiegać się o pełną ulgę podatkową. 

Koszt pracy z domu

Jako dyrektor Limited Company, możesz ubiegać się o zwrot dodatkowych kosztów generowanych jako efekt wykonywania swojej pracy w domu np. gazu lub prądu. Nie możesz ubiegać się o zwrot wydatków stałych, które nie zmieniają się niezależnie od tego czy pracujesz w domu np. Council Tax, jak rata kredytu lub czynsz.

Jeśli koszt prowadzenia twojej firmy z domu nie przekracza £4 tygodniowo, HMRC nie będzie żądać przedstawienia Twoich kalkulacji. Koszt powyżej tej kwoty musi być udokumentowany.

Wydatek Gift Aid i darowizna

Jeżeli wspierasz fundację poprzez Gift Aid, zazwyczaj możesz potrącić całą sumę od podatku.

Sytuacja komplikuje się nieco w przypadku darowizn w zależności od rodzaju darowizny.

Link do strony z wyjaśnieniem tej kwestii znajdziesz tutaj.

Koszt opieki nad dzieckiem

Firma może mieć możliwość ubiegania się o ulgę podatkową, jeżeli zapewnia świadczenia opieki nad dziećmi lub finansuje koszty opieki nad dziećmi pracowników. Więcej informacji na stronie rządowej.

Wydatki na komputery i wyposażenie biznesowe

Jeśli Twoja firma daje pracownikowi komputer do użytku prywatnego i biznesowego, jest to traktowane przez HMRC jako benefit. Wiąże się to z płaceniem dodatkowego National Insurance.

• Komputery i wyposażenie zakupione wyłącznie na użytek biznesowy mogą zostać w całości potrącone z podatku;
• Jeśli posiadasz np. krzesło biurowe lub komputer, których chcesz używać w swojej firmie, możesz odpisać ich wartość rynkową od podatku (można ją sprawdzić np. na Ebay). Pamiętaj, że jeśli chcesz używać tych przedmiotów prywatnie, HMRC może to potraktować jak podlegający podatkowi benefit.
  

Wydatki na rozrywkę (Entertainment)

Można odpisać od podatku wydatki na rozrywkę związane z pracownikami, którzy są uwzględnieni na Twoim payrollu. Wydarzenie takie musi spełniać łącznie 3 warunki:

• jest to impreza coroczna np. obiad świąteczny;
• zaproszeni są wszyscy pracownicy;
• koszt nie przekracza  £150 na głowę.
  

Niestety nie można potrącić kosztów wydanych na klientów, nawet jeśli współpraca układa się znakomicie.

Koszt jedzenia i napojów

Jeśli jesteś jedynym zarządcą swojej firmy LTD, nie możesz potrącić wydatków na jedzenie i picie w codziennym miejscu pracy. HMRC uważa, że niezależnie od tego czy posiadasz firmę czy nie, musisz jeść i pić, żeby żyć, i jest to całkiem niezwiązane z podatkami. 

Co innego, jeśli jesteś na wyjeździe biznesowym z dala od normalnego miejsca pracy. Kolekcjonuj wszystkie paragony, ponieważ możesz uzyskać ulgę podatkową.

Jeśli zatrudniasz pracowników, możesz zapewnić im podstawowe produkty jak kawa, herbata (i ciasteczka!) lub darmowe obiady w kantynie bez obowiązku płacenia dodatkowego National Insurance. Podobnie jak w przypadku rozrywki, możliwość korzystania z poczęstunku muszą mieć wszyscy pracownicy. 

Wydatki na prezenty

W przypadku hojnego obdarowywania pracowników prezentami musisz liczyć się z tym, że część z nich będzie podlegać zasadom podatkowym dotyczącym benefitów. Pełna lista znajduje się na stronie HMRC.

Drobne prezenty nazywane przez HMRC trivial gifts nie podlegają podatkowi. Będą to np. kwiaty urodzinowe dla Ani czy czekoladki na imieniny pana Jana.

Sprawa przedstawia się nieco inaczej w kwestii prezentów dla osób, które nie są pracownikami twojej firmy. Aby móc odpisać je od podatku podarunek musi spełniać łącznie 3 warunki:

• nie może to być jedzenie, picie, tytoń ani voucher;
• koszt poniżej £50 rocznie na głowę;
• na podarunku widnieje marka Twojej firmy.
  

Koszt ubezpieczenia

KOszt ubezpieczenia zazwyczaj w całości podlega uldze podatkowej. Inne zasady dotyczą prywatnego ubezpieczenia medycznego, które może podlegać dodatkowym składkom na National Insurance.

Koszt leczenia i opieki medycznej

W niektórych przypadkach HMRC może potraktować koszty związane z leczeniem jako wolne od podatku. Jednym z przykładów jest test wzrokowy dla pracowników pracujących przy komputerze.

Wydatki na składki emerytalne i pensje

Jeśli jako dyrektor postanowisz wypłacać sobie pensję, będzie ona wraz z National Insurance odliczona od podatku. Składki emerytalne również podlegają uldze.

Koszt profesjonalnych subskrypcji

Jeśli subskrypcja widnieje na liście HMRC, możesz odliczyć ją od podatku. Za subskrypcję o charakterze zawodowym powinna bezpośrednio płacić firma. Jeżeli subskrypcja jest opłacana z prywatnego konta, lub też nie ma jej na liście, może zostać uznana przez HMRC za dodatkowo opodatkowany benefit.

Wydatki na naprawy i remonty domowe

Niestety właściciele firm nie mogą odpisać kosztów związanych z remontami domowymi od podatku. Wg HMRC wydatki te zostałyby poniesione niezależnie od tego czy pracuję się z domu, czy nie.

Koszty podróży i zakwaterowania

Jeśli jesteś w podróży służbowej i musisz zostać poza domem, zakwaterowanie wraz z rachunkami za jedzenie i picie podlega uldze podatkowej.

Możesz potrącić swoje koszty podróży od podatku firmy jeśli kwalifikuje się jako podróż biznesowa, czyli np. odbyła się w celu spotkania z klientem, promocji firmy lub była podróżą do tymczasowego miejsca pracy. Niestety, przemieszczanie się do miejsca, gdzie zazwyczaj pracujesz (commuting) nie jest objęte ulgą podatkową. 

Jeśli poruszasz się swoim prywatnym autem i płacisz za paliwo z własnej kieszeni (nie płacąc np. firmową kartą), możesz nie tylko potrącić koszty przejazdu od Corporation Tax, ale także zwrócić sobie poniesione koszty. Aktualne stawki znajdziesz pod tym linkiem.

Dodatkowo uldze podatkowej podlegają opłaty parkingowe, opłaty drogowe, transport publiczny, ubezpieczenie pojazdów, naprawy i serwisy.

Wydatki na szkolenia i treningi 

Takie wydatki mogą zostać odliczone od podatku jeśli możesz udowodnić, że potrzebujesz ich tylko i wyłącznie na cele związane z działalnością firmy.

Ważne jest aby Twoja firma LTD płaciła odpowiednią kwotę podatku, jednak nie powinna płacić podatku od rzeczy, które są niezbędne do jej prawidłowego funkcjonowania. 

Mamy nadzieję, że powyższy uproszczony przewodnik nieco przybliżył Ci zagadnienie wydatków w firmach limited. W przypadku bardziej skomplikowanych zagadnień warto zwrócić się o pomoc do profesjonalnego biura (poczytaj o nas), które pomoże Ci zaoszczędzić na podatkach.