Wydatki Limited Company - jakie koszty odliczyć w firmie?

Dla wielu właścicieli nowych firm Ltd. kwestia wydatków to źródło nieporozumień. Aby nieco rozjaśnić sytuację, przygotowaliśmy poniżej mały przewodnik. Pamiętajmy, że dotyczy on kosztów związanych z firmą, a nie prywatnych wydatków właścicieli.

Księgowość / Reklama & Marketing 

Firma może ubiegać o pełny zwrot kosztów związanych z marketingiem, reklamą i prowadzeniem księgowości przez profesjonalne biuro (poczytaj o nas).

Uwaga! Jeśli korzystasz z usług tego samego księgowego na swój prywatny użytek, należy to rozgraniczyć podczas rozliczenia.

Niektóre koszty związane z marketingiem, np. lunch z klientem, mogą być uznane przez HMRC za entertainment, które podlega innym zasadom opisanym poniżej.

Odsetki bankowe i opłaty debetowe

Odsetki bankowe i opłaty debetowe konta firmowego mogą być odliczone od podatku. Prywatne konta założycieli nie mogą być uwzględnione w rozliczeniu firmy.

Internet / Telefon

Jeśli pracujesz z domu (np.jako jednoosobowa firma), możesz ubiegać się o zwrot kosztów na korzystanie z sieci na potrzeby biznesowe. Upewnij się, że płacisz rachunek na swoje prywatne nazwisko, potrącając odpowiednią proporcję od Twojej firmy. Jeśli firma płaci za cały rachunek domowy, jest to traktowane jako benefit i podlega opodatkowaniu.

Jeśli posiadasz biuro, a w nim osobny kontrakt na internet lub komórkowy, upewnij się, że nazwa Twojej firmy powinna widnieje  na rachunku i płacisz operatorowi bezpośrednio z firmowego konta.  Wówczas możesz ubiegać się o pełną ulgę podatkową. 

Praca z domu

Jako dyrektor Limited Company, możesz ubiegać się o zwrot dodatkowych kosztów generowanych jako efekt wykonywania swojej pracy w domu np. gazu lub prądu. Nie możesz ubiegać się o zwrot wydatków stałych, które nie zmieniają się niezależnie od tego czy pracujesz w domu np. Council Tax, rata kredytu lub czynsz.

Jeśli koszt prowadzenia twojej firmy z domu nie przekracza £4 tygodniowo, HMRC nie będzie pytać o dowód tych kalkulacji. Powyżej tej kwoty, musisz być przygotowany na możliwość wyjaśnienia kalkulacji inspektorowi HMRC.

Gift Aid i darowizny

Jeżeli wspierasz fundację poprzez Gift Aid, zazwyczaj możesz potrącić całą sumę od podatku.

Sytuacja komplikuje się nieco w przypadku darowizn w zależności od rodzaju donacji.

Tax when your limited company gives to charity

Opieka nad dzieckiem

Firma może mieć możliwość ubiegania się o ulgę podatkową jeśli zapewnia świadczenia opieki nad dziećmi lub finansuje koszty opieki nad dziećmi pracowników. Więcej informacji na stronie rządowej

Komputery i wyposażenie

  • Użytek prywatny i biznesowy

Jeśli Twoja firma daje pracownikowi komputer do użytku prywatnego i biznesowego, jest to traktowane przez HMRC jako benefit. Wiąże się to z płaceniem dodatkowego National Insurance.

  • Komputery i wyposażenie zakupione wyłącznie na użytek biznesowy mogą zostać w całości potrącone z podatku.
  • Jeśli posiadasz np. krzesło biurowe lub komputer, których chcesz używać w swojej firmie, możesz odpisać ich wartość rynkową od podatku (można ją sprawdzić np. na Ebay). Pamiętaj, że jeśli chcesz używać tych przedmiotów prywatnie, HMRC może to potraktować jak podlegający podatkowi benefit.

Rozrywka (Entertainment)

W tym przypadku można odpisać od podatku wydatki na rozrywkę związane z pracownikami, którzy są uwzględnieni na naszym Payrollu. Wydarzenie musi spełniać wszystkie 3 warunki:

  • Jest to impreza coroczna np. obiad świąteczny
  • Wszyscy pracownicy są zaproszeni
  • Koszt nie przekracza  £150 na głowę

Niestety nie możemy potrącić kosztów wydanych na klientów, nawet jeśli współpraca układa się znakomicie. 

Jedzenie i picie

Jeśli jesteś jedynym zarządcą swojej firmy Limited, nie możesz potrącić wydatków na jedzenie i picie w codziennym miejscu pracy. HMRC uważa, że niezależnie od tego czy posiadasz firmę czy nie, musisz jeść i pić aby żyć, a podatki trzeba płacić. 

Kwestia przedstawia się inaczej jeśli jesteś na wyjeździe biznesowym z dala od normalnego miejsca pracy. Kolekcjonuj wszystkie paragony, ponieważ możesz uzyskać ulgę podatkową.

Jeśli zatrudniasz pracowników, możesz zapewnić im podstawowe produkty jak kawa, herbata (i ciasteczka!) lub darmowe obiady w kantynie bez obowiązku płacenia dodatkowego National Insurance. Podobnie jak w przypadku rozrywki, wszyscy pracownicy muszą zostać uwzględnieni. 

Prezenty

W przypadku hojnego obdarowywania pracowników prezentami, musisz liczyć się z tym, że część z nich będzie podlegać zasadom podatkowym dotyczącym benefitów. Pełna lista znajduje się na stronie HMRC.

Drobne prezenty nazywane przez HMRC trivial gifts nie podlegają podatkowi, np. kwiaty urodzinowe dla Ani czy czekoladki na imieniny Pana Jana.

Sprawa przedstawia się nieco inaczej w kwestii prezentów dla osób, które nie są pracownikami twojej firmy. Aby móc odpisać je od podatku podarunek musi spełniać wszystkie 3 warunki:

  • Nie może to być jedzenie, picie, tytoń ani voucher
  • Kosztuje poniżej  £50 rocznie na głowę
  • Widnieje na nim wyraźnie marka Twojej firmy

Ubezpieczenie 

Zazwyczaj w całości podlega uldze podatkowej. Inne zasady dotyczą prywatnego ubezpieczenia medycznego, które może podlegać dodatkowym składkom na National Insurance.

Leczenie i opieka medyczna

W niektórych przypadkach HMRC może potraktować koszty związane z leczeniem jako wolne od podatku. Jednym z przykładów jest test wzrokowy dla pracowników pracujących na komputerze.

Składki emerytalne i pensje

Jeśli jako dyrektor, postanowisz wypłacać sobie pensję, będzie ona wraz z National Insurance odliczona od podatku. Składki emerytalne również podlegają uldze.

Profesjonalne subskrypcje

Jeśli subskrypcja widnieje na liście HMRC, możesz odtrącić ją od podatku, Miej na uwadze, że to firma powinna płacić za nią bezpośrednio. W sytuacji kiedy płacisz bezpośrednio ze swojego prywatnego konta lub nie ma jej na liście, może być uznana przez HMRC za dodatkowo opodatkowany benefit. Approved professional organisations and learned societies (list 3)

Naprawy i Remonty domowe

Niestety właściciele firm nie mogą odpisać kosztów związanych z remontami domowymi od podatku. Wg HMRC wydatki te zostałyby poniesione niezależnie od tego czy pracuję się z domu czy nie.

Podróże / Zakwaterowanie

Jeśli jesteś w podróży służbowej i musisz zostać poza domem, zakwaterowanie wraz z rachunkami za jedzenie i picie podlega uldze podatkowej.

Możesz potrącić swoje koszty podróży od podatku firmy jeśli jest zakwalifikowana przez HMRC jako podróż biznesowa, czyli odbyła się na spotkanie z klientem lub do tymczasowego miejsca pracy. Niestety, przemieszczanie się do miejsca, gdzie zazwyczaj pracujesz nie jest objęte ulgą podatkową. 

Jeśli poruszasz się swoim prywatnym autem i płacisz za paliwo z własnej kieszeni (nie płacąc np. firmową kartą), możesz nie tylko potrącić koszty przejazdu od Corporation Tax, ale także zwrócić sobie poniesione koszty. Aktualne stawki  znajdują się pod poniższym linkiem.

Expenses and benefits: business travel mileage for employees' own vehicles

Dodatkowo w uldze podatkowej możesz uwzględnić opłaty parkingowe, opłaty drogowe, transport publiczny, ubezpieczenie pojazdów, naprawy i serwisy.

Szkolenia i treningi 

Mogą zostać potrącone od podatku jeśli możesz udowodnić, że potrzebujesz ich na tylko i wyłącznie do celów związanych z działalnością firmy.

Podsumowanie

Ważne jest aby twoja firma Ltd. płaciła odpowiednią kwotę podatku. Pamiętajmy jednak, że ta zasada działa w dwie strony. Twoja firma nie powinna płacić podatku od rzeczy, które są niezbędne do jej prawidłowego funkcjonowania. 
Mamy nadzieję, że powyższy uproszczony przewodnik pomógł nieco przybliżyć zagadnienie wydatków w firmach limited. W przypadku bardziej skomplikowanych zagadnień warto zwrócić się o pomoc do profesjonalnego biura (poczytaj o nas), które pomoże Ci zaoszczędzić na podatkach.

Teraz Twój ruch, zostań bohaterem!

Myślisz, że ten artykuł przyda się któremuś z Twoich znajomych? Podziel się nim na Facebook

Podziel się na Facebook