Jeżeli z jakiegokolwiek powodu przestajesz prowadzić działalność, albo występujesz z partnerstwa biznesowego, musisz powiadomić o tym urząd podatkowy. Warto w tym miejscu przypomnieć, że osoba samozatrudniona zarabiająca poniżej 1,000 funtów rocznie nie musi być w ogóle zarejestrowana w HMRC.

Jak wyrejestrować swoją działalność - krok po kroku

Poniżej opisujemy co robić, aby poprawnie zakończyć działalność swojej firmy. Zamieściliśmy także wiele informacji dodatkowych, z którymi warto się zapoznać.

Złożenie ostatecznej deklaracji podatkowej self-assessment

Aby zrobić to prawidłowo, trzeba:

• Obliczyć swój roczny dochód z działalności gospodarczej;
• Zsumować możliwe do odliczenia koszty prowadzenia działalności (allowable expenses), przy czym warto pamiętać o tym, że można w nie wliczyć również wiele kosztów związanych z zakończeniem działalności takich jak koszty opłat administracyjnych, pocztowych i telefonicznych związanych z powiadomieniem odpowiednich organów - np. HMRC, instytucji, dostawców i klientów, koszty profesjonalnych usług prawników, księgowych, agentów nieruchomości itp.;
• Obliczyć ewentualne ulgi kapitałowe (capital allowances) wraz z wszelkimi opłatami wyrównawczymi, które mogły powstać w przypadku sprzedaży firmowego wyposażenia i maszyn;
• Ustalić, czy trzeba zapłacić podatek od zysków kapitałowych (Capital gains tax – CGT) w związku ze sprzedażą lub pozbyciem się przez firmę jakichś aktywów;
• Obliczyć ostateczny zysk lub stratę.

Ważne jest, aby ostateczne zeznanie podatkowe złożyć w wymaganym terminie, bo za spóźnienia możesz zapłacić karę.

Jeżeli działalność kończy firma prowadzona w formie spółki partnerskiej, trzeba ustalić, który z partnerów ma złożyć deklarację. Zanim jednak dojdzie do złożenia zeznania podatkowego, sprawdź, czy możesz zmniejszyć swój ostateczny rachunek podatkowy. Na temat możliwych do wykorzystania ulg napisaliśmy w dalszej części tego artykułu.

Złożenie odpowiedniego formularza jest możliwe poprzez Government Gateway.

Wyrejestrowanie się z rejestru VAT

Jeżeli Twoja firma jest zarejestrowana jako płatnik VAT, pamiętaj, aby anulować tę rejestrację.

Twoje końcowe obowiązki, jeżeli zatrudniasz pracowników

• Sporządź końcową listę płac (PAYE),a w związku z tym odlicz i zapłać wszelkie zaległe podatki i National Insurance do HMRC w ciągu 17 dni (lub 14, jeśli płacisz czekiem). Zaznacz pole "Final submission because scheme ceased" (Ostateczne złożenie z powodu zamknięcia programu);
• Wpisz datę zamknięcia programu PAYE w polu „Date scheme ceased” – pamiętaj, że nie wolno wpisywać daty przyszłej;
• Wyślij zeznania dotyczące wydatków i świadczeń (expenses and benefits returns);
• Wprowadź datę odejścia z pracy w dokumentacji payroll każdego pracownika;
• Wręcz pracownikom P45 w ostatnim dniu ich pracy.‍

Wyrejestrowanie z programu CIS

Jeśli jesteś członkiem programu dla branży budowanej (Construction Industry Scheme - CIS), zadzwoń na infolinię CIS, żeby zostawić informację o tym, że już nie pracujesz w branży.

Przechowywanie dokumentacji firmy

Wszystkie dokumenty związane z zamknięta działalnością musisz przechowywać przez przynajmniej 6 lat.

Przez rok pozostaw HMRC możliwość skontaktowania się z Tobą

Upewnij się, że HMRC posiada Twój poprawny adres przez 12 miesięcy od złożenia ostatecznego zeznania podatkowego. Jeżeli w tym czasie musisz się przeprowadzić, podaj urzędowi adres zastępczy.

Jak zmniejszyć ostateczny rachunek podatkowy

Możesz:

• Ubiegać się o ulgę z tytułu zbycia aktywów gospodarczych (BADR – Business Asset Disposal Relief; dawniej Entrepreneurs' Relief) – szczegóły na ten temat znajdziesz w artykule zamieszczonym na naszym bratnim portalu Mamona;
• Ubiegać się o ulgę z tytułu nakładających się zysków (overlap relief) – jeżeli firma np. przygotowuje rozliczenia do dnia 30 lipca każdego roku, a właściciel zdecyduje się na zmianę daty księgowania po rozpoczęciu działalności, lub przestanie prowadzić działalność w trakcie roku podatkowego, może dojść do nakładania się zysków, które przez to zostaną opodatkowane podwójnie. Szczegóły na ten temat możesz znaleźć w przewodniku HMRC;
• Odliczyć stratę końcową (terminal loss relief) – można odliczyć stratę poniesioną w ostatnim roku podatkowym od zysku z 3 poprzednich lat podatkowych.

Więcej informacji na temat obliczania zysków podlegających opodatkowaniu pod tym linkiem.

Poza powyższym należy także sprawdzić, czy nie należą Ci się inne ulgi zmniejszające kwotę podatku od zysków kapitałowych (CGT), o które możesz się ubiegać.

Co robić, jeśli firma self-employment jest zadłużona

Pamiętaj, że jako osoba samozatrudniona odpowiadasz całym swoim majątkiem za ewentualne długi swojej firmy, zatem Twoi wierzyciele mogą dochodzić od Ciebie swoich należności na drodze sądowej. Jeżeli więc Twoja firma jest zadłużona, lepiej nie chować głowy w piasek i starać się dogadać pozasądownie. Można to zrobić poprzez tzw. Dobrowolne porozumienie indywidualne (Individual Voluntary Arrangements – IVA). Jest to umowa, na mocy której zobowiązujesz się do regularnych płatności do czasu spłaty całości lub części Twoich długów. Wpłaty są dokonywane na rzecz syndyka masy upadłościowej, a ten z kolei dzieli pieniądze pomiędzy wierzycieli. Umowy IVA są rejestrowane w Indywidualnym rejestrze upadłości (Individual Insolvency Register) i wykreślane z niego 3 miesiące po wykonaniu umowy.

Co Ci grozi, jeżeli od razu nie powiadomisz HMRC o zamknięciu działalności

Jeżeli HMRC nie wie, że przestałeś prowadzić działalność gospodarczą, będzie nadal wysyłać Ci deklaracje podatkowe self-assessment. Zignorowanie tego grozi finansowymi konsekwencjami (około 1,600 funtów kary, jeśli spóźnisz się o rok), a ponadto urząd podatkowy, wobec braku złożenia przez Ciebie na czas deklaracji może stworzyć szacunkowy rachunek podatkowy (estimated tax bill). Szacunkowe długi są prawnie wymagalne. Aby je anulować, musisz złożyć właściwe zeznanie podatkowe self-assessment wciągu 3 lat od daty, w której wymagane było złożenie zeznania. Uchybienie temu terminowi sprawi, że długi staną się natychmiastowo wymagalne i szacunkowej kwoty HMRC nie będzie można już zmienić.

Tak więc, jeżeli przykładowo przestałeś prowadzić działalność w czerwcu 2021 roku i nie poinformowałeś o tym HMRC, a dodatkowo przeprowadziłeś się do innego miejsca zamieszkania, o czym także nie poinformowałeś urzędu podatkowego, będzie on się od Ciebie domagał złożenia zeznania self- assessment za cały rok 2021 oraz prawdopodobnie także za rok podatkowy 2022. Jeżeli jednak skontaktujesz się z urzędem i złożysz brakujące zerowe zeznania oraz udowodnisz, po czerwcu 2020 faktyczna działalność firmy ustała i nie było już z tego tytułu żadnych zysków, istnieje szansa, że po złożeniu odwołania do HMRC nie będziesz musiał płacić kar. Jeśli jednak uzyskiwałeś nadal jakieś dochody z prowadzenia firmy, będziesz musiał zapłacić kary wraz z ustawowymi odsetkami.

Więcej informacji na ten temat zamknięcia działalności self-employment znajdziesz na tej stronie HMRC.