TaxOne wybrane najlepszą firmą podatkową w UK

Kiedy trafił do nas podczas kontroli HMRC, jego firma miała już kilka milionów rocznych przychodów. Rozwijała się przez lata. Z zewnątrz trudno byłoby przypuszczać, że jej właściciel będzie siedział na konsultacji podatkowej i zastanawiał się, czy uda mu się ją utrzymać.

Opowiadał o problemach z kontaktem z księgowymi. O kolejnych pismach z urzędu. O pytaniach, na które nie otrzymywał zrozumiałych odpowiedzi. Wybierając wcześniej niedrogą obsługę, nie spodziewał się, jak duże znaczenie będzie miała jakość tej pracy, kiedy firma urośnie.

Zaczęliśmy sprawdzać dokumenty. Część rozbieżności była widoczna już w sprawozdaniach dostępnych w Companies House, czyli brytyjskim rejestrze spółek. Dane z kolejnych lat nie układały się w spójną całość. Pojawiały się również problemy z dokumentami dotyczącymi informacji o spółce i jej właścicielach.

Dalsza analiza prowadziła do kolejnych pytań. Jak rozliczano wypłaty właścicieli? Czy dywidendy wykazane w dokumentach spółki odpowiadały rozliczeniom osób, które je otrzymywały? Czy księgi rzeczywiście przedstawiały to, co działo się w firmie?

Pierwsze nieprawidłowości można było dostrzec w kilkanaście minut. Ich dokładne wyjaśnienie i naprawienie wymagało już znacznie większej pracy.

W tej opowieści łączę elementy kilku rzeczywistych spraw. Nie podaję danych klientów, a postępowań, które nadal prowadzimy, nie przedstawiam jako zakończonych sukcesem.

Właśnie tak wygląda duża część naszej codzienności w TaxOne. Klient przychodzi z pismem, ale za tym pismem stoi często kilka lat decyzji, rozliczeń i zaniedbań. Żeby mu pomóc, trzeba zrozumieć całą historię.

Dlatego nagroda dla naszego zespołu ma dla mnie znaczenie znacznie większe niż kolejny znak wyróżnienia na stronie internetowej.

TaxOne zwycięzcą Accounting Excellence Awards 2026. Co oznacza ta nagroda?

W 2026 roku TaxOne zostało zwycięzcą Accounting Excellence Awards w kategorii Tax Team of the Year (Small). To wyróżnienie dla naszego zespołu podatkowego w kategorii małych firm.

Accounting Excellence to konkurs branżowy związany z AccountingWEB, obejmujący firmy, zespoły i osoby pracujące w branży księgowej oraz finansowej. Uczestnicy odpowiadając na pytania przedstawiają swoje osiągnięcia w zgłoszeniach ocenianych w odpowiednich kategoriach.

Kilka miesięcy wcześniej znaleźliśmy się w finale. W naszej kategorii było sześć zespołów. Już wtedy byłem dumny, że praca TaxOne została zauważona obok innych firm z Wielkiej Brytanii. O tym etapie pisałem jeszcze przed ogłoszeniem zwycięzców.

Czemu TaxOne wygrało Accounting Excellence?

Organizator wyraźnie oczekiwał wyjątkowej pracy podatkowej, wartości dla klientów i konkretnych dowodów pokazujących wpływ tej pracy. Przykładami takich dowodów mogły być mierzalne rezultaty albo opinie klientów. Zgłoszenia miały również odpowiadać najwyższym standardom zawodowym w pracy podatkowej. Tax Team of the Year artykul

Nie otrzymaliśmy indywidualnego uzasadnienia jury, dlatego nie będę przypisywał jurorom słów, których nie usłyszeliśmy. Mogę natomiast opowiedzieć, co rzeczywiście przedstawiliśmy w zgłoszeniu.

Opisaliśmy firmę, która zajmuje się trudnymi sprawami podatkowymi, tłumaczy przepisy prostym językiem i pomaga klientom doprowadzić rozliczenia do zgodności z prawem. Pisaliśmy o kontrolach i pismach HMRC, zagranicznych dochodach, emeryturach, rezydenturze podatkowej oraz współpracy między Polską a Wielką Brytanią. Ważną częścią była edukacja, ponieważ nie chcemy jedynie naprawiać błędów. Chcemy również pomagać klientom ich unikać.

To właśnie tę pracę chcę pokazać w tym artykule. Przez sytuacje, z którymi przychodzą do nas ludzie, i przez to, co robimy później.

Błędy księgowego w UK. Dlaczego czasem trzeba naprawić kilka poprzednich lat?

Przy przejmowaniu księgowości spotykamy bardzo różne nieprawidłowości. Zdarza się, że firma kupiła samochody albo inne składniki majątku, a odpowiedniego ujęcia tych zakupów brakuje w jej dokumentach. Innym razem trzeba wyjaśnić rozliczenie prywatnego korzystania z firmowego majątku, wypłat właścicieli albo dywidend.

Są również sprawy, w których problem dotyczy VAT. Trzeba wrócić do wcześniejszych okresów, przeanalizować obrót, wystawione faktury i moment powstania określonych obowiązków. Dopiero wtedy widać rzeczywistą skalę potrzebnych poprawek.

Przy wypłatach z LTD nie wystarczy, że pieniądze wyszły z rachunku firmowego, a ktoś opisał je jako dywidendę. Znaczenie mają dostępne zyski i właściwa dokumentacja. Prawo brytyjskie mówi, że dywidendy nie mogą przekraczać zysków dostępnych do podziału z bieżących i poprzednich lat.

Nie oceniamy księgowego wyłącznie po cenie jego usługi. Niska cena sama w sobie nie dowodzi nieprawidłowości, tak samo jak wysoka nie zastępuje rzetelnej pracy. Interesuje nas to, co wynika z dokumentów, jakie informacje otrzymało biuro i jak zostały wykorzystane.

Nie zakładamy też z góry, że za wszystko odpowiada poprzedni księgowy. Ustalamy, co wiedział klient, jakie otrzymywał zalecenia i jakie decyzje podejmował. To ważne również podczas kontroli. HMRC nie traktuje samego zatrudnienia księgowego jako automatycznego zwolnienia podatnika z odpowiedzialności. Ocenia między innymi staranność klienta, z uwzględnieniem jego wiedzy i możliwości.

Naprawienie księgowości nie polega na zmianie kilku liczb, żeby dokumenty zaczęły wyglądać lepiej. Trzeba ustalić, jakie liczby powinny się w nich znaleźć i dlaczego.

Czasem oznacza to odtworzenie kilku lat rozliczeń. Zebranie wyciągów, faktur i korespondencji. Porównanie danych spółki z rozliczeniami jej właścicieli. Wyjaśnienie różnic i przygotowanie odpowiednich korekt.

Jednocześnie współpracujemy z księgowymi, którzy potrafią rozpoznać, że konkretna sprawa wymaga dodatkowej wiedzy albo większego zespołu. Kierują wtedy klienta do TaxOne. Bardzo cenimy takie podejście. Dla klienta ważniejsze jest otrzymanie właściwej pomocy niż przekonanie, że jedna osoba musi znać odpowiedź na każde pytanie.

Pomoc podczas kontroli HMRC. Na czym polega obrona klienta?

Kiedy mówimy, że bronimy klientów przed HMRC, mamy na myśli bardzo konkretną pracę.

Czytamy korespondencję. Ustalamy, czego urząd rzeczywiście oczekuje i jaki jest zakres sprawy. Porównujemy pytania z dokumentami. Sprawdzamy rozliczenia, właściwe przepisy oraz argumenty, które mogą mieć znaczenie dla podatku lub kary.

Klient może korzystać ze wsparcia księgowego albo doradcy podczas kontroli. HMRC opisuje taką możliwość w swoich wytycznych, podobnie jak prawo do zakwestionowania decyzji, z którą podatnik się nie zgadza.

Samo napisanie odpowiedzi do urzędu bywa jednak ostatnim etapem znacznie większej pracy. Najpierw trzeba wiedzieć, czy odpowiedź znajduje potwierdzenie w dokumentach. Jeżeli wcześniejsze wyjaśnienia nie zgadzają się z rozliczeniami, kolejny list nie rozwiąże problemu, dopóki nie ustalimy faktów.

Przychodzą do nas zarówno osoby, które nie rozumiały swoich obowiązków, jak i klienci świadomi, że wcześniej postępowali nieprawidłowo. Nie potrzebujemy od nich wygodnej historii. Potrzebujemy prawdziwej historii, bo tylko na jej podstawie mogę rzetelnie ocenić sytuację.

Nasza rola polega na reprezentowaniu interesów klienta w granicach prawa. Czasem oznacza to zakwestionowanie stanowiska urzędu. Czasem poprawienie rozliczeń i przygotowanie argumentów dotyczących kary. W innej sprawie trzeba włączyć do pracy prawnika.

Nie obiecujemy klientowi, że problem zniknie dlatego, że przyszedł do TaxOne. Wyjaśniamy mu, co wiemy, czego jeszcze musimy się dowiedzieć i jakie działania mają sens.

Dla osoby, która wcześniej otrzymywała sprzeczne odpowiedzi, już takie uporządkowanie sprawy może być ogromną zmianą.

Odzyskiwanie VAT i pieniędzy po błędach księgowych

Nasza praca nie zawsze kończy się na ustaleniu, ile klient powinien dopłacić. Czasami okazuje się, że to on wcześniej zapłacił za dużo albo poniósł koszty, za które może odpowiadać ktoś inny.

Jedna z obsługiwanych przez nas firm otrzymywała od brytyjskich dostawców faktury zawierające VAT, którego nie powinno na nich być. Klient zapłacił te kwoty, ale nie mógł ich odzyskać w swoich rozliczeniach z HMRC.

Trzeba było sprawdzić charakter usług, prawidłowe traktowanie VAT i dokumenty wystawione przez dostawców. Następnie wrócić do tych firm, uzgodnić nadpłaty, uzyskać właściwe korekty i dochodzić zwrotów. Takie zwroty udało nam się dla klienta uzyskać.

Kwota wpisana na fakturze jako VAT nie zawsze jest podatkiem, który nabywca może odliczyć. HMRC wyjaśnia, że przy błędnym obciążeniu VAT klient powinien zasadniczo dochodzić zwrotu od dostawcy.

W innych sprawach pomagaliśmy klientom występować do poprzednich księgowych o zwrot kosztów związanych z nieprawidłową obsługą. Najpierw analizowaliśmy księgowość, opisywaliśmy błędy i ustalaliśmy, co trzeba naprawić. Dopiero na tej podstawie przygotowywaliśmy korespondencję.

Kilkukrotnie takie działania zakończyły się zwrotem pieniędzy bez postępowania sądowego.

Nie każda sprawa przebiega tak samo. Nie każdą kwotę można skutecznie odzyskać. Dla nas ważne jest jednak, żeby nie kończyć rozmowy z klientem na stwierdzeniu, że musi ponownie zapłacić za wykonanie pracy. Warto sprawdzić również odpowiedzialność za to, dlaczego ta praca musi być wykonywana jeszcze raz.

Podatki w Polsce i Wielkiej Brytanii. Klient potrzebuje spójnej pomocy

Część naszych spraw dotyczy wyłącznie Wielkiej Brytanii. Inne wymagają jednoczesnego spojrzenia na obowiązki w Polsce i w UK.

Przykładem są przedsiębiorcy posiadający brytyjskie spółki, których działalność jest faktycznie związana z Polską. Analizujemy wtedy nie tylko adres w Companies House, ale również sposób podejmowania decyzji, miejsce wykonywania pracy, zadania poszczególnych osób i rzeczywisty przebieg transakcji.

W takich sprawach trzeba odróżnić rezydenturę podatkową spółki od prowadzenia działalności poprzez zakład podatkowy w drugim państwie. Umowa między Polską a Wielką Brytanią reguluje te kwestie osobno. Ustalenie obowiązków w Polsce nie oznacza więc automatycznie, że wszystkie brytyjskie podatki podlegają zwrotowi.

Dla klienta te rozróżnienia mogą początkowo brzmieć jak techniczne szczegóły. W praktyce to od nich zależy, co powinno zostać rozliczone, gdzie i w jaki sposób można usunąć podwójne opodatkowanie.

Dlatego rozwijaliśmy współpracę w Polsce, między innymi z Robertem Brandtem. W aplikacji konkursowej opisaliśmy właśnie potrzebę zapewnienia klientom pomocy obejmującej oba kraje, zamiast zostawiania ich pomiędzy dwoma niepołączonymi systemami.

Pomagamy również przedsiębiorcom, którzy dopiero planują powrót do Polski. Wolę przeanalizować sposób dalszego prowadzenia firmy przed przeprowadzką niż kilka lat później odtwarzać, dlaczego rozliczenia znalazły się w niewłaściwym miejscu.

Tax disclosure w UK. Kilka lat zaległości można zacząć porządkować

W TaxOne przeprowadziliśmy już kilkaset tax disclosures. Są to sprawy, w których trzeba ujawnić i rozliczyć wcześniejsze nieprawidłowości podatkowe.

Część klientów zgłasza się po otrzymaniu pisma. Inni trafiają do nas po obejrzeniu filmu albo przeczytaniu artykułu. Rozpoznają sytuację podobną do swojej i zaczynają zastanawiać się, czy ich rozliczenia również wymagają sprawdzenia.

Często chodzi o dochody z wynajmu mieszkania w Polsce, zagraniczne świadczenia albo transakcje dotyczące nieruchomości i inwestycji. Jedna sprawa potrafi obejmować kilka wcześniejszych lat.

Nasza praca zaczyna się od ustalenia obowiązków, a nie od założenia, że każda kwota wymieniona przez klienta oznacza zaległy podatek. Sprawdzamy dokumenty, rezydenturę podatkową, rodzaj dochodu i właściwe zasady rozliczenia.

W procedurach takich jak Worldwide Disclosure Facility trzeba prawidłowo obliczyć należny podatek, odsetki i ewentualne kary. Znaczenie ma również ocena okoliczności powstania nieprawidłowości. Samo złożenie zgłoszenia nie daje automatycznej gwarancji braku kary ani dalszej weryfikacji przez HMRC.

Jedną z historii, które szczególnie zapamiętałem, była sprawa klientki otrzymującej polską emeryturę. Pomoc wymagała działań w obu krajach. Podatek pobrany w Polsce został jej zwrócony, a po stronie brytyjskiej przeprowadziła tax disclosure, żeby rozliczyć należność we właściwym miejscu.

Nie był to przedsiębiorca z wielomilionowym obrotem. Była to osoba, dla której pismo z urzędu i perspektywa wyjaśniania kilku lat rozliczeń stanowiły bardzo osobisty problem.

Wielkość firmy albo kwota emerytury nie decydują o tym, jak poważnie traktuję człowieka podczas konsultacji.

Edukacja podatkowa i LexisNexis Legal Awards. Dlaczego tłumaczymy, jak działają urzędy?

W 2024 roku TaxOne znalazło się w finale LexisNexis Legal Awards w kategorii Customer Focus. Wtedy nie zdobyliśmy głównej nagrody, ale sam finał był dla mnie ważnym wyróżnieniem. Opisałem to doświadczenie na naszym blogu. ‍

Podejście do klienta od dawna łączymy z edukacją. Publikujemy artykuły, nagrywamy filmy i wyjaśniamy dokumenty. Napisałem również książkę „Niższe podatki legalnie”, żeby wiedza potrzebna do prowadzenia firmy nie była zarezerwowana dla osób, które zawodowo czytają przepisy.

Podczas konsultacji nie chcę jedynie powiedzieć klientowi, co powinien zrobić. Chcę, żeby rozumiał, dlaczego.

Pokazujemy więc, jak analizowane są wypłaty z firmy, na czym polegają problemy z dywidendami i jakie znaczenie mają dokumenty. Tłumaczymy również, w jaki sposób informacje o zagranicznych rachunkach mogą trafić do urzędu.

Automatyczna wymiana informacji obejmuje dane dotyczące rachunków finansowych i inwestycji. HMRC opisuje zarówno otrzymywanie informacji z zagranicy o brytyjskich rezydentach podatkowych, jak i udostępnianie odpowiednich informacji innym państwom. Jednym z takich mechanizmów jest CRS, czyli Common Reporting Standard.

Na pismach jakie otrzymujemy można przeczytać, dlaczego ta wiedza ma znaczenie. W zestawieniu otrzymanym przez jednego z naszych klientów HMRC wymieniło polską instytucję finansową, rodzaje raportowanych kwot i poszczególne lata. Z kolei w polskim wezwaniu urząd powoływał się na dane otrzymane z Wielkiej Brytanii, a następnie prosił podatnika o wyjaśnienia i historię operacji.

Nie pokazujemy takich przykładów po to, żeby straszyć. Chodzi o to, żeby osoba oglądająca film mogła odpowiednio wcześnie sprawdzić swoją sytuację.

Równie ważne jest dla nas uczenie legalnego obniżania podatków. Rzetelne doradztwo obejmuje obowiązki, ale również dostępne ulgi i uprawnienia. Klient powinien rozumieć zarówno to, czego musi dopilnować, jak i to, z czego może zgodnie z prawem skorzystać.

Jak wygląda konsultacja podatkowa w TaxOne?

Kiedy ktoś pisze do nas o problemie, pierwszy kontakt zwykle należy do Ani Marecik. Ania oddzwania, żeby porozmawiać i zrozumieć sytuację. Nie chodzi jedynie o zapisanie nazwiska w kalendarzu.

Uczestniczyła w ponad 700 konsultacjach. Zna wiele problemów, z którymi zgłaszają się klienci. Potrafi zadać pytania, poprosić o odpowiednie dokumenty i uporządkować historię sprawy przed naszym spotkaniem.

Dzięki temu przed konsultacją otrzymuję materiał, który mogę przeanalizować. Czytam pisma, sprawdzam dokumenty i przygotowuję pytania. Klient nie przychodzi więc wyłącznie po to, żebym po raz pierwszy dowiedział się, czego dotyczy jego problem.

Podczas rozmowy przechodzimy przez najważniejsze kwestie. Wyjaśniam, co wynika z dokumentów, gdzie widzę nieprawidłowości i co trzeba jeszcze sprawdzić. W wielu przypadkach już wtedy możemy ustalić wstępny plan dalszych działań.

Zdarza się jednak, że zanim przejdziemy dalej, musimy na chwilę przestać mówić o podatkach.

Widzę, że klient jest zdenerwowany. Słyszy wyjaśnienie, ale trudno mu je przyjąć, bo myśli o najgorszym scenariuszu. Czasem pytam wtedy o coś zwyczajnego. Czy ma zwierzęta. Co lubi robić poza pracą. Dajemy sobie chwilę na rozmowę, która pozwala odetchnąć.

Bywa, że podczas konsultacji pojawiają się łzy. Nie próbuję wtedy przyspieszać rozmowy tylko dlatego, że mamy jeszcze kilka zagadnień do omówienia.

Po drugiej stronie jest człowiek, który może obawiać się o firmę, rodzinne oszczędności albo konsekwencje własnych decyzji. Musi mieć przestrzeń, żeby powiedzieć, co naprawdę się wydarzyło.

Wyjaśniam też, dlaczego zadaję trudne pytania. Robię to po to, żeby dobrze poznać sprawę i przygotować klienta na kwestie, które mogą wymagać wyjaśnienia. Reprezentuję jego interesy, a nie interes urzędu.

Po konsultacji przygotowuję podsumowanie z analizą i planem. Jeżeli sprawa wymaga dalszej pracy, ustalamy wewnętrznie, jakie zadania wykonają poszczególne osoby z zespołu brytyjskiego lub polskiego.

Tax Team of the Year to nagroda dla całego zespołu

W video i podczas konsultacji najczęściej widoczna jest jedna osoba. Za prowadzeniem sprawy stoi jednak znacznie więcej pracy i cały zespół.

Ania poznaje historię klienta, zbiera dokumenty i pilnuje organizacji. Katarzyna Boczar, kierująca naszą księgowością, wnosi wiedzę potrzebną do analizy ksiąg, bilansów i sprawozdań. Inne osoby przygotowują rozliczenia, sprawdzają dokumenty i pracują nad kolejnymi etapami sprawy.

Nie da się rzetelnie naprawiać rozbudowanej księgowości, prowadzić korespondencji, analizować prawa dwóch państw i jednocześnie zapewniać klientowi dobrego kontaktu bez współpracy.

Dlatego jestem dumny, że otrzymaliśmy właśnie nagrodę dla zespołu podatkowego. W tej nazwie mieści się coś, co bardzo dobrze oddaje nasz sposób działania.

Chcemy budować firmę, w której wiedza nie pozostaje zamknięta u jednej osoby. W której pytanie klienta trafia do właściwego specjalisty, a ustalenia z konsultacji prowadzą do konkretnych działań.

Nagroda jest dla nas uznaniem dla tego kierunku. Nie zastępuje jednak kolejnej dobrze wykonanej analizy ani rozmowy z następną osobą, która potrzebuje pomocy.

Otrzymałeś pismo z HMRC albo masz wątpliwości do swojej księgowości?

Do TaxOne trafiają przedsiębiorcy podczas kontroli, właściciele firm odkrywający błędy w rozliczeniach oraz osoby, które chcą uporządkować wcześniejsze lata, zanim ich sytuacja stanie się bardziej skomplikowana.

Zgłaszają się też klienci, którzy potrzebują drugiej opinii. Mają odpowiedź od księgowego, ale nie rozumieją jej podstaw. Albo widzą, że sposób obsługi przestał odpowiadać wielkości ich firmy.

Na początek opisz, czego dotyczy problem i czy urząd wyznaczył termin odpowiedzi. Ustalimy, jakie dokumenty będą potrzebne do przygotowania konsultacji i jak możemy pomóc.

Formularz kontaktowy TaxOne.

W kolejnych artykułach dokładniej pokażę, jak naprawiamy księgowość, analizujemy brytyjskie spółki prowadzone z Polski, odzyskujemy błędnie naliczony VAT i porządkujemy zagraniczne dochody.

Za każdym z tych tematów stoi czyjaś historia. Czasem jest to firma z milionowymi przychodami. Czasem mieszkanie na wynajem albo polska emerytura.

Nie musisz wiedzieć, który przepis ma zastosowanie do Twojej sprawy. Na początek wystarczy, że opowiesz nam, co się stało.