All about Tax Disclosure in the UK: How I Got a Priest to Come Clean About His Taxes

Najgorszy moment, żeby dowiedzieć się, czym jest Tax Disclosure, to chwila, w której HMRC pisze do Ciebie, że posiada informacje o dochodach, których nie widzi w Twoim brytyjskim rozliczeniu podatkowym.

W TaxOne widzimy to regularnie. Klient otwiera list z HMRC i już po pierwszym akapicie wie, że to nie jest zwykłe przypomnienie. Urząd nie pyta wtedy ogólnie, czy przypadkiem coś się wydarzyło. HMRC bardzo często pisze wprost, że ma informacje o dochodach z Wielkiej Brytanii albo z zagranicy i oczekuje wyjaśnienia, dlaczego nie zostały one prawidłowo rozliczone. Do takiego listu często dołączona jest ankieta, w której trzeba zaznaczyć jedną z dostępnych odpowiedzi. I właśnie tutaj zaczyna się pierwszy problem, bo każda odpowiedź ma swoje konsekwencje.

List z HMRC, którego lepiej nie ignorować

Na potrzeby tego artykułu weźmy przykład księdza Piotra. Imię nie jest przypadkowe, bo w polskiej literaturze ksiądz Piotr kojarzy się z kimś, kto pomaga nazwać prawdę i przejść przez trudny moment. W podatkach bywa podobnie. Czasem najtrudniejsze nie jest samo policzenie zaległego podatku, ale spokojne uporządkowanie całej historii i pokazanie HMRC, co naprawdę się wydarzyło.

Ksiądz Piotr od wielu lat mieszka w Wielkiej Brytanii. Ma swoje codzienne obowiązki, ludzi, którym pomaga, sprawy organizacyjne, rachunki, dokumenty i życie, które tak jak u każdego innego człowieka nie kończy się na jednym temacie. Oprócz życia w UK ma też mieszkanie w Polsce, które wynajmuje. Przez długi czas uważał, że skoro mieszkanie jest w Polsce, najem jest w Polsce, a pieniądze wpływają na polskie konto, to brytyjski urząd skarbowy nie ma z tym nic wspólnego.

I właśnie w tym miejscu zaczyna się problem, z którym zgłasza się do nas bardzo wiele osób.

Kiedyś napisałem artykuł pod tytułem Jak Wyspowiadałem Księdza Piotra z Podatków. Tytuł był lekki, ale temat bardzo poważny, bo w podatkach często najtrudniejsze nie jest samo wpisanie kwot do rozliczenia. Najtrudniejsze jest uczciwe uporządkowanie całej historii, sprawdzenie dokumentów, nazwanie błędu po imieniu i pokazanie urzędowi, jak wyglądała prawdziwa sytuacja podatnika. Tax Disclosure działa bardzo podobnie. Trzeba wrócić do poprzednich lat, sprawdzić fakty, policzyć podatek, przeanalizować przepisy i odpowiedzieć HMRC w taki sposób, żeby urząd zobaczył pełny obraz, a nie tylko fragment danych z systemu.

W przypadku księdza Piotra wszystko zaczęło się od listu. HMRC nie napisało do niego dlatego, że chciało ogólnie przypomnieć o rozliczeniu podatkowym. List sugerował, że urząd posiada informacje, które nie zgadzają się z tym, co widać w brytyjskim systemie podatkowym. Dla księdza było to zaskoczenie, bo mieszkanie w Polsce traktował jako sprawę prywatną, rodzinną i lokalną. Najemca płacił na polskie konto. Z tego samego konta opłacane były koszty mieszkania, naprawy, czynsz administracyjny i inne wydatki. Czasem coś zostawało, czasem prawie nic. Duchowny  nie myślał o tym jak o dochodzie, którym może zainteresować się HMRC.

A jednak HMRC coraz częściej interesuje się właśnie takimi sprawami.

Wielu podatników nadal zakłada, że zagraniczne konto, zagraniczny najem albo pieniądze wpływające do banku w Polsce są poza zasięgiem brytyjskiego urzędu skarbowego. To założenie jest coraz bardziej ryzykowne.

HMRC korzysta z automatycznej wymiany informacji finansowych. Brytyjskie wytyczne wyjaśniają, że instytucje finansowe, w tym banki, muszą przeglądać prowadzone rachunki i co roku raportować określone informacje o wybranych posiadaczach kont do HMRC. Te zasady obejmują między innymi Common Reporting Standard, czyli CRS.  

CRS nie oznacza, że HMRC od razu zna każdy szczegół życia podatnika. Urząd może nie wiedzieć, czy pieniądze na polskim koncie księdza Piotra były dochodem, zwrotem kosztów, przelewem rodzinnym, pożyczką, czynszem od najemcy czy przesunięciem środków między własnymi kontami. Ale HMRC może mieć wystarczająco dużo informacji, żeby zadać pytanie. I wtedy ciężar wyjaśnienia sprawy przechodzi na podatnika.

To właśnie dlatego list z HMRC zazwyczaj nie powinien być traktowany jak zwykła formalność. Oczywiście zdarzają się pomyłki. Zdarza się, że dochód był już prawidłowo rozliczony. Zdarza się, że kwota, którą HMRC widzi jako potencjalny dochód, wcale dochodem nie była. Ale to wszystko trzeba umieć pokazać. Sama odpowiedź „to było w Polsce” albo „to już było rozliczone w Polsce” bardzo często nie wystarczy, bo HMRC pyta o obowiązki podatkowe w Wielkiej Brytanii.

Jeżeli ktoś jest rezydentem podatkowym w UK, dochody zagraniczne mogą wymagać analizy w brytyjskim systemie podatkowym. Nie oznacza to automatycznie, że podatek będzie zapłacony dwa razy. Czasami można uwzględnić podatek zapłacony za granicą, koszty, ulgi, kwoty wolne albo przepisy wynikające z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. Ale to nadal wymaga prawidłowej analizy. Sam fakt, że nieruchomość znajduje się w Polsce, nie zamyka tematu w Wielkiej Brytanii.

W sprawie księdza najprostsza odpowiedź brzmiałaby: „To było mieszkanie w Polsce, więc nie zgłaszałem tego w UK”. Problem polega na tym, że dla HMRC taka odpowiedź może być dopiero początkiem rozmowy. Urząd może zapytać, ile wynosił czynsz, przez ile lat mieszkanie było wynajmowane, jakie były koszty, czy podatek został zapłacony w Polsce, czy ksiądz składał Self Assessment w UK, czy miał inne dochody i dlaczego wcześniej nie zgłosił tej sytuacji brytyjskiemu urzędowi skarbowemu.

Właśnie w takim momencie pojawia się Tax Disclosure.

Tax Disclosure to sposób na ujawnienie przed HMRC dochodu, zysku albo podatku, który wcześniej nie został prawidłowo rozliczony. W teorii brzmi to prosto. W praktyce oznacza to często cofnięcie się o kilka lat, zebranie dokumentów, policzenie dochodu według brytyjskich zasad, sprawdzenie podatku zapłaconego za granicą, obliczenie odsetek, ocenę ryzyka kar i przygotowanie wyjaśnienia, które będzie spójne z dokumentami oraz przepisami.

Skala takich spraw rośnie, bo HMRC coraz bardziej skupia się na odzyskiwaniu podatków, które powinny trafić do systemu. Według danych HMRC tax gap za rok podatkowy 2023 to 2024 wyniósł £46,8 mld, czyli 5,3% teoretycznie należnych podatków. Innymi słowy, HMRC wie, że ogromne kwoty podatku nie trafiają do urzędu i dlatego coraz częściej szuka rozbieżności między tym, co podatnicy deklarują, a tym, co wynika z danych dostępnych w systemie.  

Dlatego ten artykuł nie jest o wielkich aferach podatkowych ani o ludziach, którzy celowo ukrywali miliony. Jest o zwykłych osobach takich jak ksiądz Piotr. O księdzu, budowlańcu, kierowcy, właścicielu małego sklepu, osobie samozatrudnionej, kimś, kto ma mieszkanie w Polsce, konto za granicą, dodatkowy dochód albo przelewy, których nigdy nie połączył z brytyjskim rozliczeniem podatkowym.

Prawo podatkowe nie pyta, czy ktoś jest księdzem, przedsiębiorcą czy pracownikiem. Pyta, czy dochód powinien zostać prawidłowo rozliczony.

Po kilkuset sprawach Tax Disclosure, które przeprowadziliśmy w TaxOne, jedno widzimy bardzo wyraźnie: najgorszą decyzją jest milczenie albo szybka odpowiedź bez zrozumienia konsekwencji.

Tax Disclosure może być sposobem na uporządkowanie sprawy, zmniejszenie ryzyka i zamknięcie tematu z HMRC. Ale źle przygotowane disclosure może otworzyć kolejne pytania, zwiększyć kary i sprawić, że urząd zacznie patrzeć na podatnika dużo dokładniej.

Dlatego zanim ksiądz Piotr odpowie HMRC, powinien najpierw zrozumieć, czym Tax Disclosure naprawdę jest, kiedy trzeba je zrobić, czy można przygotować je samodzielnie i kiedy lepiej skorzystać z pomocy doradcy podatkowego. Bo w podatkach, podobnie jak w dobrej spowiedzi, nie chodzi tylko o to, żeby powiedzieć, że coś się wydarzyło. Chodzi o to, żeby powiedzieć prawdę w sposób kompletny, uporządkowany i taki, który pozwala zamknąć sprawę, zamiast otwierać kolejne problemy.

Czym jest Tax Disclosure w UK

Tax Disclosure to procedura, przez którą podatnik ujawnia HMRC dochód, zysk albo podatek, który wcześniej nie został prawidłowo rozliczony. W prostych słowach chodzi o naprawienie błędu z przeszłości. W praktyce jednak Tax Disclosure bardzo rzadko jest tylko wpisaniem zaległej kwoty do formularza. To raczej uporządkowanie całej historii podatkowej, rok po roku, z wyjaśnieniem, co się wydarzyło, dlaczego doszło do błędu i ile podatku powinno zostać zapłacone.

W przypadku księdza Piotra problem nie polegał tylko na tym, że miał mieszkanie w Polsce i otrzymywał czynsz od najemcy. Problem polegał na tym, że przez kilka lat jego brytyjskie rozliczenie podatkowe nie pokazywało pełnego obrazu jego sytuacji. Duchowny mieszkał w UK, tutaj miał swoje codzienne obowiązki, tutaj funkcjonował na co dzień, ale jednocześnie miał też dochód z najmu w Polsce. I właśnie wtedy pojawiło się pytanie, które w TaxOne słyszymy bardzo często:

“czy skoro mieszkanie jest w Polsce, a podatek był albo mógł być rozliczony w Polsce, to czy trzeba było jeszcze coś zrobić w Wielkiej Brytanii?”

Odpowiedź brzmi: bardzo często tak, przynajmniej trzeba to przeanalizować. Jeżeli ktoś jest rezydentem podatkowym w UK, dochody zagraniczne mogą wymagać uwzględnienia w brytyjskim systemie podatkowym. Nie oznacza to automatycznie, że ta sama kwota podatku zostanie zapłacona dwa razy. W wielu sprawach można analizować koszty, ulgi, kwoty wolne, podatek zapłacony za granicą albo przepisy wynikające z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. Ale to nadal wymaga prawidłowego rozliczenia, a nie samego założenia, że „Polska już się tym zajęła”.

HMRC ma oficjalne ścieżki, przez które można zgłosić zaległy podatek. Serwis HMRC pozwala ujawnić dochody albo zyski z poprzednich lat, zarówno krajowe, jak i zagraniczne, jeżeli nie zostały wcześniej zadeklarowane. HMRC używa tutaj określenia onshore and offshore income or gains, czyli dochody i zyski z UK oraz spoza UK.  

W przypadku naszego bohatera sprawa dotyczyła najmu nieruchomości. HMRC ma osobną ścieżkę znaną jako Let Property Campaign, która dotyczy landlordów mających zaległy podatek z wynajmu nieruchomości mieszkalnych w UK albo za granicą. To dość istotne, bo wiele osób myśli, że kampania dla landlordów dotyczy tylko mieszkań w Wielkiej Brytanii. Tymczasem HMRC jasno opisuje, że może ona obejmować również wynajem nieruchomości poza UK.  

Właśnie dlatego odpowiedź księdza Piotra nie mogła ograniczać się do zdania: „To było mieszkanie w Polsce”. Takie zdanie może być prawdziwe, ale podatkowo niewystarczające. HMRC nie chce wiedzieć tylko, gdzie znajduje się nieruchomość. HMRC chce wiedzieć, czy osoba mieszkająca w UK miała dochód, który powinien zostać pokazany w brytyjskim systemie podatkowym. To są dwie różne rzeczy.

Tax Disclosure zwykle składa się z dwóch etapów. Najpierw informuje się HMRC, że chce się zrobić disclosure. Na tym etapie często nie podaje się jeszcze pełnych szczegółów, bo trzeba najpierw zebrać dokumenty, sprawdzić lata podatkowe, policzyć dochód, koszty, podatek, odsetki i potencjalne kary. Dopiero później składa się właściwe disclosure. HMRC wyjaśnia, że po otrzymaniu numeru disclosure podatnik musi zwykle złożyć pełne disclosure w ciągu 90 dni od potwierdzenia zgłoszenia, a przy wysłaniu disclosure należy zapłacić należną kwotę.  

I tu zaczyna się część, której wiele osób nie docenia.

Tax Disclosure nie polega tylko na tym, żeby wpisać, że ksiądz Piotr dostał z Polski czynsz za kilka lat. Trzeba ustalić, które lata podatkowe wchodzą w grę. Trzeba sprawdzić, czy były koszty związane z mieszkaniem. Trzeba ustalić, czy w Polsce zapłacono podatek i czy można go uwzględnić w UK. Trzeba sprawdzić, czy ksiądz Piotr składał wcześniej Self Assessment, czy jego dochody w UK były rozliczane w inny sposób, czy miał inne źródła dochodu, czy przysługiwała mu Personal Allowance, czy podatek powinien zostać naliczony według podstawowej czy wyższej stawki oraz czy w sprawie występują odsetki i penalties.

Przy najmie nieruchomości dochodzi jeszcze jeden praktyczny problem. Wpływ pieniędzy na konto nie zawsze oznacza dochód do opodatkowania w tej samej wysokości. Ksiądz Piotr mógł otrzymywać czynsz, ale jednocześnie ponosić koszty utrzymania mieszkania, napraw, zarządzania najmem, opłat administracyjnych albo innych wydatków. HMRC w wytycznych dotyczących Let Property Campaign wyjaśnia, że przy disclosure trzeba obliczyć allowable expenses, czyli koszty możliwe do odliczenia, a następnie odjąć je od przychodu, aby ustalić taxable profit. Jednocześnie HMRC zaznacza, że nie każdy poniesiony wydatek będzie kosztem możliwym do odliczenia.  

To właśnie w takich miejscach prosta sprawa zaczyna być mniej prosta. Klient często mówi: „Ja przecież prawie nic na tym mieszkaniu nie zarobiłem”. I może mieć rację. Ale w Tax Disclosure nie wystarczy powiedzieć tego własnymi słowami. Trzeba to pokazać liczbami. Trzeba zebrać wpływy, koszty, dokumenty, historię najmu, podatki zapłacone w Polsce i przeliczyć wszystko według zasad, które HMRC będzie w stanie zaakceptować.

W sprawach zagranicznych, takich jak dochód księdza Piotra z mieszkania w Polsce, może pojawić się również Worldwide Disclosure Facility. HMRC opisuje tę ścieżkę jako sposób zgłaszania brytyjskich zobowiązań podatkowych dotyczących undeclared offshore income or gains, czyli nieujawnionych dochodów albo zysków zagranicznych. Po zgłoszeniu zamiaru zrobienia disclosure podatnik ma 90 dni na przygotowanie pełnego zgłoszenia, w tym obliczenie podatku, odsetek i kar.  

W TaxOne zawsze mówimy klientom, że formularz jest końcem pracy, a nie początkiem. Prawdziwa praca zaczyna się wcześniej. Trzeba zrozumieć historię podatnika, ustalić, co HMRC prawdopodobnie wie, czego nie wie, jakie dokumenty są dostępne i jak najlepiej wyjaśnić sytuację. Jeżeli Tax Disclosure jest przygotowane dobrze, urząd dostaje logiczne wyjaśnienie, kompletne obliczenia i jasną propozycję uregulowania sprawy. Jeżeli Tax Disclosure jest przygotowane źle, HMRC może uznać, że informacje są niepełne, niespójne albo nie pasują do danych, które urząd już posiada.

Dlatego Tax Disclosure najlepiej rozumieć jako kontrolowane uporządkowanie zaległości podatkowej. Nie jest to zwykłe rozliczenie roczne, w którym wpisuje się dochody z ostatniego roku i wysyła deklarację. To często powrót do poprzednich lat, analiza dokumentów, ocena zachowania podatnika, obliczenie odsetek i potencjalnych kar oraz przygotowanie wyjaśnienia, które ma przekonać HMRC, że sprawa została przedstawiona kompletnie i uczciwie.

W przypadku księdza Piotra chodziło więc nie tylko o mieszkanie w Polsce. Chodziło o to, żeby HMRC zobaczyło pełny obraz, a nie tylko fragment danych z systemu. Można powiedzieć, że Tax Disclosure jest pewnego rodzaju podatkową spowiedzią, ale taką, w której nie wystarczy powiedzieć: „popełniłem błąd”. Trzeba jeszcze pokazać liczby, dokumenty, przepisy i sposób naprawienia tego błędu. I właśnie dlatego w wielu sprawach różnica między szybkim samodzielnym zgłoszeniem a profesjonalnie przygotowanym Tax Disclosure może być ogromna.

Skąd HMRC wie o dochodach z Polski i dlaczego wysłało list

W TaxOne bardzo często pierwsze pytanie klienta brzmi: „Skąd HMRC w ogóle o tym wie?”. To pytanie pojawia się szczególnie wtedy, gdy chodzi o dochody z Polski. Ktoś ma konto w polskim banku, wynajmuje mieszkanie w Polsce, otrzymuje czynsz w złotówkach, czasem przelewa pieniądze do UK, czasem zostawia je na polskim rachunku i przez lata zakłada, że skoro wszystko dzieje się poza Wielką Brytanią, to HMRC nie ma do tego dostępu.

Tak właśnie myślał nasz ksiądzr. Dla niego mieszkanie w Polsce było czymś osobnym od życia w UK. W Wielkiej Brytanii miał swoje codzienne obowiązki, tutaj funkcjonował na co dzień, tutaj płacił rachunki i tutaj prowadził swoje normalne życie. Mieszkanie w Polsce traktował jako sprawę prywatną, rodzinną i lokalną. Najemca płacił na polskie konto. Z tego konta opłacane były koszty mieszkania. Jeżeli coś zostawało, duchowny nie myślał o tym jak o sprawie dla brytyjskiego urzędu skarbowego.

Do momentu, w którym HMRC samo napisało do niego list.

To generalnie jest moment, w którym wiele osób po raz pierwszy zaczyna sobie uświadamiać, że system podatkowy wygląda dziś zupełnie inaczej niż kilkanaście lat temu. HMRC nie musi zaczynać od domysłów. Urząd otrzymuje dane z różnych źródeł i porównuje je z tym, co podatnik pokazał w brytyjskim systemie podatkowym. Jeżeli w danych pojawia się informacja o zagranicznym koncie, mieszkaniach, dochodzie albo przepływie pieniędzy, a w rozliczeniu podatkowym nie ma nic, co by to wyjaśniało, HMRC może wysłać list i poprosić o odpowiedź.

Jednym z najważniejszych mechanizmów jest Automatic Exchange of Information, czyli automatyczna wymiana informacji. HMRC wyjaśnia, że umowy dotyczące Automatic Exchange of Information oznaczają, że instytucje finansowe, w tym banki, muszą sprawdzać prowadzone rachunki i co roku raportować określonych posiadaczy kont do HMRC. HMRC dodaje też, że odniesienia do Automatic Exchange of Information obejmują między innymi Common Reporting Standard, czyli CRS.  

CRS nie oznacza, że HMRC od razu zna każdy szczegół życia podatnika. Urząd nie musi wiedzieć, czy pieniądze na polskim koncie księdza Piotra były czynszem od najemcy, przelewem rodzinnym, zwrotem pożyczki, sprzedażą prywatnej rzeczy, odsetkami bankowymi czy przesunięciem środków między własnymi kontami. Ale HMRC może mieć wystarczająco dużo informacji, żeby zadać pytanie i poprosić o więcej informacji polski Urząd Skarbowy. I wtedy ciężar wyjaśnienia sprawy przechodzi na podatnika.

W praktyce działa to bardzo prosto. Jeżeli ktoś jest brytyjskim rezydentem podatkowym i ma konto poza UK, HMRC może otrzymać informacje od właściwego zagranicznego organu podatkowego. Udostępniane informacje mogą obejmować między innymi imię i nazwisko, adres, datę urodzenia, numer identyfikacji podatkowej, numer konta, dane instytucji finansowej oraz saldo rachunku, w tym odsetki i dywidendy na koniec roku.  

Dla osób z Polski szczególnie ważne jest to, że Polska znajduje się wśród jurysdykcji uczestniczących w Common Reporting Standard i wymieniających informacje z Wielką Brytanią. HMRC prowadzi listę takich jurysdykcji, a Polska znajduje się na niej wśród państw, które mają aktywne porozumienia dotyczące wymiany informacji z UK.  

To nie oznacza, że każde polskie konto automatycznie tworzy problem podatkowy w UK. Samo posiadanie konta w Polsce nie jest jeszcze błędem. Problem pojawia się wtedy, gdy na tym koncie są wpływy, dochody, odsetki, zyski albo inne informacje, które mogą mieć znaczenie podatkowe, a brytyjskie rozliczenie podatkowe ich nie pokazuje albo ich nie wyjaśnia.

W przypadku księdza Piotra HMRC mogło nie znać całej historii mieszkania w Polsce. Urząd mógł nie wiedzieć, jakie były dokładne koszty, czy mieszkanie było wynajmowane przez cały rok, czy były przerwy w najmie, czy w Polsce zapłacono podatek, czy część pieniędzy nie była przeznaczona na remont, czy dochód faktycznie należał tylko do księdza Piotra. Ale HMRC mogło zobaczyć dane, które pokazywały, że ksiądz Piotr ma zagraniczne konto albo zagraniczne wpływy, których nie widać w jego brytyjskim rozliczeniu podatkowym. I to wystarczy, żeby urząd zapytał: proszę wyjaśnić, dlaczego ten dochód nie został rozliczony w UK.

Uważam to za dość istotne, ponieważ wielu podatników popełnia wtedy jeden z dwóch błędów.

Pierwszy błąd polega na panice i założeniu, że HMRC wie już wszystko, więc nie ma sensu niczego tłumaczyć. Drugi błąd polega na zlekceważeniu listu i odpisaniu jednym zdaniem, że „to było w Polsce”.

W TaxOne widzimy, że oba podejścia mogą zaszkodzić. HMRC może mieć część danych, ale nie musi mieć pełnego kontekstu. Podatnik ma prawo wyjaśnić sytuację, ale musi zrobić to porządnie.

Ksiądz Piotr mógłby powiedzieć: „Przecież ja z tego mieszkania prawie nic nie miałem, bo czynsz szedł na opłaty, naprawy i podatek w Polsce”. I być może miałby częściowo rację. Tylko że HMRC nie przyjmie tego na wiarę. Trzeba pokazać wpływy z najmu. Trzeba pokazać koszty. Trzeba sprawdzić, które koszty można odliczyć według brytyjskich zasad. Trzeba sprawdzić, czy podatek zapłacony w Polsce można uwzględnić w UK. Dopiero wtedy odpowiedź dla HMRC zaczyna mieć podatkowy sens.

Warto też pamiętać, że dane z CRS nie zawsze są idealnym obrazem rzeczywistości. Bank może raportować saldo, odsetki albo informacje o rachunku, ale bank nie tłumaczy urzędowi skarbowemu całej historii podatnika. Banknie wie, czy pieniądze były dochodem do opodatkowania. Bank nie wie też, czy nieruchomość generowała zysk po kosztach. Bank nie wie, czy podatnik miał prawo do ulgi albo czy zapłacił podatek w Polsce. Dlatego list z brytyjskiego urzędu nie zawsze oznacza, że urząd ma pełną rację. Oznacza jednak, że ma on powód, żeby pytać.

Tax Disclosure nie jest zatem tylko odpowiedzią na list. To jest uporządkowanie całej historii w taki sposób, żeby HMRC mogło zobaczyć różnicę między wpływem pieniędzy na konto a rzeczywistym dochodem podatkowym. W sprawie księdza Piotra chodziło więc nie tylko o to, czy miał mieszkanie w Polsce. Chodziło o to, czy jako osoba mieszkająca w UK powinien był pokazać ten dochód w brytyjskim systemie podatkowym, a jeżeli tak, to za które lata, w jakiej wysokości i z jakim wyjaśnieniem.

Dlatego list z HMRC warto potraktować jak sygnał ostrzegawczy, a nie jak przypadkową korespondencję. Urząd najczęściej nie pisze bez powodu. Może mieć dane z banków, z zagranicznych organów podatkowych, z wcześniejszych deklaracji, z systemów benefitowych albo z własnych analiz. Ale nawet wtedy podatnik nadal ma swoją historię, dokumenty i prawo do wyjaśnienia sprawy.

Najważniejsze jest to, żeby nie odpowiadać zbyt szybko, zbyt emocjonalnie albo zbyt ogólnie.

W praktyce pytanie nie brzmi więc: „Skąd HMRC wie?”. Prawdziwe pytanie brzmi: „Co dokładnie HMRC może wiedzieć, czego jeszcze nie wie i jak odpowiedzieć, żeby nie pogorszyć swojej sytuacji?”.

To jest punkt, w którym dobrze przygotowane Tax Disclosure może uporządkować sprawę, a źle przygotowana odpowiedź może otworzyć kolejne pytania.

Co zwykle znajduje się w liście od HMRC?

When a client comes to TaxOne with a letter from HMRC, they very often focus only on the first sentence. It states that the tax authority is aware of income or assets that were not included in the UK tax return, and stress immediately sets in. This is natural. The problem, however, is that the most important part of such a letter is very often found several paragraphs down or in an attached questionnaire. That's where HMRC expects the taxpayer to decide how to explain the situation.

In Father Piotr's case, the letter was not just an indication that HMRC had noticed something. It also expected a response. The tax authority wanted to know if Father Piotr intended to make a Tax Disclosure, if he believed the income had already been correctly declared in the UK, if he claimed the income was not taxable in the UK, or perhaps if he thought it fell within tax-free allowances, or wasn't income at all. For someone who has never dealt with such a procedure before, these answers might look like a simple questionnaire. In practice, each of them is a declaration to the tax authority, as a signature must be provided at the end.

And this is where a significant risk begins. If Father Piotr indicates that the income has already been declared, HMRC may ask for proof. It's not about a general assurance that “everything was paid in Poland”. It's about showing where this income was included in the UK tax return, for which tax year, in what amount, and on what basis.

If someone was a tax resident in the UK, simply declaring it in Poland does not close the matter in the United Kingdom.

If Father Piotr indicates that the income was not taxable in the UK, he should also be able to defend that position. This cannot be an answer based on intuition. It requires an analysis of tax residency, the type of income, UK regulations, the double taxation agreement, tax paid in Poland, and specific tax years.

In matters of foreign income, one seemingly simple answer can open up a very technical discussion with the tax authority. It's worth being prepared for this.

If the priest indicates that the income fell within tax-free allowances, it's also not enough to simply write that “the amounts were small.” HMRC may ask for calculations. You need to show gross income, expenses, net income after expenses, other UK income, the use of Personal Allowance, potential tax rates, and whether there genuinely was no tax payable in that particular year. At TaxOne, we often see clients confuse a small bank deposit with no tax liability. These are two different things.

Most often, however, the most important option is Tax Disclosure. This is when the taxpayer tells HMRC: I've reviewed my situation and see that something should have been declared. HMRC has an official pathway for individuals who wish to disclose income or gains from previous years, both from within and outside the UK. The government website explains that this service can be used for onshore and offshore income or gains, meaning domestic and foreign income and gains that have not been previously declared.  

For foreign income, the Worldwide Disclosure Facilitymay be particularly important. HMRC explains that this pathway should be used if a taxpayer has received a letter concerning money or assets abroad, has reviewed their tax affairs, and has concluded that they need to make a disclosure. This is precisely the situation Father Piotr would find himself in if, after analysis, it turned out that income from renting an apartment in Poland should have been declared in the UK.  

It's important to understand, however, that selecting the Tax Disclosure option does not mean the matter is settled. Rather, it's the beginning of the actual work. HMRC, in its guide on voluntary disclosure , explains that after receiving a disclosure number, the taxpayer must submit the disclosure within 90 days from the date HMRC confirms the notification. When submitting the disclosure, the due amount must also be paid, using the correct payment reference number.  

In Father Piotr's case, this would mean gathering documents from several years. It would be necessary to check rental income, apartment expenses, tax paid in Poland, exchange rates, UK tax years, previous UK tax returns, and whether Father Piotr had other income that affected his tax rate. Only then can a response be prepared that is not just a declaration, but a complete settlement.

If the matter concerns property rental, it's also necessary to consider Let Property Campaign. HMRC describes this campaign as a pathway for landlords who have overdue tax from residential property rentals in the UK or abroad. HMRC also states that a landlord with undisclosed income should declare the unpaid tax and then has 90 days to calculate and pay the amount due.  

This shows why the initial response to an HMRC letter is so important.

Father Piotr could, in good faith, select the option that seemed closest to the truth. He might assume that since something was settled in Poland, it wasn't an issue in the UK. He might believe that since little was left after expenses, there was no tax due. He might also think it safest to immediately admit to everything, even without checking if the entire income from Poland was actually taxable. Each of these reactions could be incorrect if not preceded by analysis.

Our experience shows that HMRC does not expect an emotional response. It expects a complete one. If a taxpayer claims there are no arrears, they should be able to demonstrate this. If they claim arrears exist, they should calculate them. If they claim certain amounts were not income, they should have documents and a logical explanation. If they wish to make a Tax Disclosure, they should prepare it in such a way that HMRC does not get the impression that the taxpayer is only presenting a convenient part of the story.

That's why at TaxOne, we always start by reading the letter, not by filling out a form. First, it's crucial to understand exactly what HMRC wants, what kind of data they are likely using, which years might be involved, and which disclosure pathway will be appropriate. Only then can a decision be made whether the response should go through the Worldwide Disclosure Facility, Let Property Campaign, Digital Disclosure Service, or another procedure.

In Father Piotr's case, therefore, the most important thing was not to respond quickly. The most important thing was to respond wisely.

A letter from HMRC is very often a moment when the taxpayer still has a chance to take control of the matter. But this chance easily disappears if the initial response is random, too general, or contradicts the data HMRC already possesses.

The most common incomes that lead Poles in the UK to Tax Disclosure

In Father Piotr's case, it all started with an apartment in Poland. And indeed, renting out property abroad is one of the most common reasons why Poles living in the UK receive letters from HMRC. Someone moved to the UK, left an apartment in Poland, rented it out to family, friends, or a stranger, and for years assumed that since the property was in Poland, the tenant was in Poland, and the money went into a Polish account, the British tax office had nothing to do with it.

At TaxOne, we see this pattern very often. The client isn't trying to build a complicated tax structure. They aren't hiding money on exotic islands. They don't have an investment fund in a tax haven. They simply have an apartment in Poland that they rent out because they don't want it to sit empty.

The problem begins when the person renting out an apartment left in Poland is a UK tax resident, and the rental income does not appear in their British tax return.

HMRC explains that an individual who is a UK tax resident may be liable to pay UK tax on foreign income, such as earnings from work abroad, investment income, dividends, interest, rental income from property abroad, and foreign pensions. The department also adds on its website that if foreign income is taxable, it is usually reported in a Self Assessment tax return.  

This is very important because many taxpayers confuse two things: the location of the property and the tax residency of the person receiving the income. Father Piotr viewed the apartment from the perspective of Polish law: the property is in Poland, the rent is in Poland, the costs are in Poland, so the matter falls under the Polish tax office. HMRC sees it differently: if a taxpayer lives in the UK and is a tax resident here, it must be checked whether foreign income should also be declared in the British tax system.

In the case of property rentals, HMRC created a campaign for landlords who have overdue tax from residential property rentals in the UK or abroad. This happened because the number of people who have not paid rental tax is so large that it became necessary to hire additional officers, so that they could start collecting taxes from debtors. Additionally, from April 2026, landlords and self-employed individuals are required to report their property income quarterly. This system is called Making Tax Digital (MTD). Significantly, HMRC also states that if a landlord has undisclosed income, they should declare the unpaid tax, and after declaration, they have 90 days to calculate and pay the amount due.  

In a statement on June 19, 2025, James Murray MP, Exchequer Secretary to the Treasury, outlined three priorities for HMRC: reducing the tax gap, improving taxpayer services, and modernizing the tax and customs system. As he said, in a loose translation:

"Every pound of tax that is not collected means a greater burden for honest taxpayers and deprives our public services of vital funding. In our first year in office, we set out plans to raise an additional £7.5 billion through the most ambitious package of measures ever to reduce the tax gap. We are determined to go further and faster, so that everyone pays their fair share."

This clearly shows why individuals with undeclared foreign income are increasingly receiving letters from HMRC. The authority no longer views such cases as exceptions, but as part of a broader strategy to recover taxes that should be entering the system.

Renting out a flat this is just one example, however. Another common source of the problem is selling property in Poland. Someone bought a flat many years ago, moved to the UK, and then sold property in Poland and assumed that since the sale took place before a notary in Poland, and the Polish tax office might have dealt with it, there was no need to analyze anything further in the UK.

HMRC explains that a UK tax resident pays Capital Gains Tax on the disposal of overseas property, which means the disposal of property located abroad, although in certain situations, relief may be available if tax has been paid in another country.  

The third group consists of bank interest, dividends, and investments. For many people, these are small amounts, so no one considers them a major problem. Someone has an account in Poland where interest has accrued. Someone else has shares, an investment fund, dividends, or other small income. And again, the same mechanism appears: the taxpayer assumes that since the money is in Poland, the tax issue is also exclusively in Poland.

HMRC takes a broader view, because foreign investment income, including dividends and savings interest, can be part of a UK tax resident's foreign income.  

The fourth group is foreign pensions. This topic particularly often concerns individuals who worked in Poland or another country for part of their lives and later moved to the United Kingdom. The pension is paid into an overseas account, sometimes it's already taxed at source, sometimes not, and sometimes the client doesn't even consider it as income for their UK tax return.

Yet, HMRC lists pensions held overseas (overseas pensions) as one example of foreign income that requires analysis in the UK.  

The fifth group is income from work or business activities outside the UK. This could be work performed remotely for a Polish company, assignments carried out for clients in another country, business activity formally conducted outside the UK, or additional remuneration paid into a foreign account. In such cases, it's necessary to check not only the income itself but also tax residency, place of work, contributions, international agreements, and whether the income was correctly declared in the British tax system.

Increasingly, the topic of online platforms. Someone sells goods, provides services, rents out property, or performs assignments through a platform.

HMRC explains that digital platform operators in the UK report seller data and their income from the sale of goods and services on the platform to HMRC, although reporting itself does not automatically mean that tax is due.

This is an important distinction, because information from the platform alone might trigger an inquiry from the tax authority, but only an analysis will show whether there was taxable income.  

A separate topic is cryptocurrencies (cryptoassets). For some, crypto was something private, technological, detached from traditional taxes. HMRC approaches this differently and has a separate pathway for individuals who wish to disclose unpaid tax on income or gains from cryptoassets, including exchange tokens, NFTs, and utility tokens. HMRC also states that before making a disclosure, one must gather information, determine the number of transactions, calculate gains, income, interest, and penalties.  

Sometimes, transfers that aren't necessarily income themselves can also lead to a Tax Disclosure. This is a very sensitive topic.

A transfer from family, loan repayment, moving money between your own accounts, selling a personal item, or funds received for a specific purpose do not always constitute taxable income.

The problem is that HMRC might see a piece of information and ask what that money was for. If the taxpayer lacks documentation or responds too vaguely, the situation can start to look worse than it actually is.

In Father Piotr's case, HMRC might have inquired about an apartment in Poland, but in other cases, the starting point could be entirely different. For one person, it might be the sale of a house inherited from parents. For another, a pension from Poland. For a third, a bank account that accrued interest. For a fourth, online business activities. For a fifth, crypto. For a sixth, a sales platform. The common denominator is the same:

HMRC sees or suspects income that is not declared in the UK tax return.

The biggest mistake is assuming that a small amount always means a small problem.

Sometimes, after analysis, it turns out that the tax is indeed low or even zero. But sometimes, a small income repeated over many years, when added to the taxpayer's other income, can create arrears, interest, and penalties. With foreign income, there's also the question of how many years back one needs to go, and whether HMRC will consider the error a simple misunderstanding, negligence, or something more serious.

That's why a Tax Disclosure doesn't start with a form, but with the question: what exactly was the income, for which years, and where was the taxpayer a tax resident at that time? Only then can one proceed to calculations, reliefs, tax paid abroad, and responses to HMRC.

Father Piotr thought his case only concerned an apartment in Poland. In practice, his case involved something much broader: the obligation to show HMRC a complete picture of his income as a UK tax resident. And for this very reason, individuals who have any income outside the UK should at least check whether that income should be included in their UK tax return. Not to pay tax twice, but to avoid finding out about a problem only when HMRC sends a letter.

Can you do a Tax Disclosure yourself?

The answer is: yes, you can do a Tax Disclosure yourself. HMRC allows taxpayers to voluntarily declare overdue tax, and the procedure itself is not exclusively reserved for tax advisors.

In simple cases, especially when dealing with a small amount of UK income, a single tax year, complete documentation, and no more complicated issues, a self-filed Tax Disclosure might make sense.

The problem begins when the word 'simple' only superficially describes the case.

Father Piotr could have looked at his case very practically. He had an apartment in Poland, a tenant paid rent, some costs were incurred, perhaps something was declared in Poland, and HMRC asked for clarification. At first glance, it might seem sufficient to gather the Polish PIT, transcribe a few amounts, send the form, and pay the difference. In practice, it's precisely in such cases that questions often arise which the form itself doesn't answer.

When it comes to rental income from abroad, it's important to remember that the UK tax system may view the same figures differently than Polish law.

HMRC explains that a person who is a tax resident in the UK typically pays UK tax on foreign income, including rental income on overseas property. If such income requires declaration, it is usually done through Self Assessment.  

This means that a Polish tax return is not always a ready-made answer for HMRC. A Polish PIT can be very helpful, but it doesn't always show exactly what a UK tax return requires.

Especially when renting out an apartment in Poland, you need to check not only the rent itself, but also administrative fees to the housing community or cooperative, utilities, renovations, repairs, commissions, tax paid in Poland, and who actually bore a given cost.

In the UK, when renting out property, you can benefit from property allowance. HMRC opisuje property allowance jako zwolnienie do £1,000 rocznie dla osób mających dochód z ziemi lub nieruchomości. Jeżeli roczny gross property income wynosi £1,000 albo mniej, zasadniczo nie trzeba zgłaszać tego dochodu HMRC, chyba że występują wyjątki. Jeżeli dochód jest wyższy, trzeba go zadeklarować.

HMRC wyjaśnia też bardzo ważną rzecz: jeżeli podatnik korzysta z property allowance, nie może jednocześnie odliczać rzeczywistych kosztów.  I tutaj pojawia się typowy błąd. Klient mówi: „Wpiszmy £1,000 property allowance i dodatkowo odejmijmy koszty mieszkania, takie jak czynsz”. Niestety, w brytyjskim rozliczeniu tak to nie działa.

Trzeba wybrać, co jest korzystniejsze: property allowance czy rzeczywiste koszty.

‍Przy małych kosztach property allowance może być dobrym rozwiązaniem. Przy większych kosztach, na przykład opłatach administracyjnych, naprawach, prowizjach albo innych wydatkach związanych z najmem, bardziej opłacalne może być rozliczenie rzeczywistych kosztów. Ale tego nie da się ustalić bez policzenia obu wariantów.

Właśnie dlatego Tax Disclosure przy mieszkaniu w Polsce nie polega tylko na przepisaniu kwot z polskiego rozliczenia. Trzeba przeliczyć dochód według brytyjskich zasad.

HMRC w swoich manualach wyjaśnia, że income from properties owned outside the UK, czyli dochód z nieruchomości położonych poza UK, jest opodatkowany jako foreign income, ale zasadniczo zasady obliczeniowe są podobne do zasad dotyczących brytyjskiego property income.  

Podobny problem pojawia się przy odsetkach bankowych z Polski. Wielu klientów mówi: „Przecież w Polsce jest podatek Belki 19%, więc wszystko jest już opodatkowane”. Tylko że przy osobie będącej rezydentem podatkowym w UK trzeba sprawdzić umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania. HMRC w podsumowaniu umowy z Polską tłumaczy, że przy odsetkach stawka traktatowa wynosi 5%, z dodatkowymi warunkami wynikającymi z umowy.  

To nie jest drobny szczegół techniczny. Jeżeli w Polsce pobrano więcej podatku, niż przewiduje umowa, HMRC może nie uznać całej tej kwoty jako credit w brytyjskim rozliczeniu.

HMRC wyjaśnia w helpsheet dotyczącej Foreign Tax Credit Relief, że jeżeli umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania ogranicza kwotę zagranicznego podatku, którą można uwzględnić, trzeba zastosować właściwy procent wynikający z treaty.  

Dla podatnika brzmi to często bardzo niesprawiedliwie. Ktoś myśli: „Zapłaciłem podatek w Polsce, więc dlaczego HMRC nie pozwala mi odliczyć wszystkiego?”. Odpowiedź jest taka, że w sprawach międzynarodowych nie wystarczy wiedzieć, ile podatku zostało pobrane za granicą.

Trzeba jeszcze sprawdzić, ile podatku zgodnie z umową mogło zostać pobrane i ile brytyjski system pozwoli uwzględnić jako ulgę.

To jest właśnie moment, w którym samodzielne Tax Disclosure może zrobić się ryzykowne. Nie dlatego, że podatnik nie potrafi wpisać kwot do formularza. Często potrafi.

Problem polega na tym, że może nie wiedzieć, które kwoty powinien wpisać, których nie powinien wpisywać, za które lata się cofnąć, jakie koszty może odliczyć, czy może użyć property allowance, czy może uwzględnić podatek zapłacony w Polsce i jak wyjaśnić HMRC powód wcześniejszego błędu.

HMRC samo przyznaje, że obliczenie kwoty należnej przy disclosure może być proste albo skomplikowane, zależnie od okoliczności, i że podatnik może chcieć skorzystać z niezależnej profesjonalnej porady. Po otrzymaniu potwierdzenia zgłoszenia disclosure podatnik ma zwykle 90 dni na złożenie pełnego disclosure i zapłatę tego, co jest należne, albo na wcześniejsze uzgodnienie sposobu płatności.  

W prostych sprawach 90 dni może wydawać się długim terminem. W sprawach zagranicznych ten czas potrafi minąć bardzo szybko. Trzeba zebrać dokumenty z Polski, wyciągi bankowe, rozliczenia najmu, informacje o kosztach, potwierdzenia podatku zapłaconego za granicą, poprzednie rozliczenia w UK, kursy walut i dane dotyczące innych dochodów podatnika. Jeżeli klient nie ma dokumentów albo ma je tylko częściowo, samo ustalenie faktów może być trudniejsze niż późniejsze obliczenie podatku.

W TaxOne widzieliśmy sprawy, które były zamykane stosunkowo szybko, ale mieliśmy też sprawy trwające znacznie dłużej.

Najdłuższe postępowanie Tax Disclosure, które prowadziliśmy, trwało ponad 20 miesięcy.

Co ciekawe, w tej samej rodzinie disclosure małżonki przeszło w ciągu około dwóch miesięcy, a sprawa męża trwała ponad 20 miesięcy, bo miał więcej źródeł dochodu, wyższe kwoty i więcej elementów wymagających wyjaśnienia. To pokazuje, że sama procedura może wyglądać zupełnie inaczej nawet u osób mieszkających pod jednym adresem.

Czy to oznacza, że zawsze trzeba korzystać z doradcy podatkowego? Nie. Jeżeli sprawa jest naprawdę prosta, kwoty są niewielkie, dochód pochodzi z UK, dokumenty są kompletne, a podatnik rozumie, co i dlaczego zgłasza, samodzielne Tax Disclosure może być wystarczające. Nie każdy przypadek wymaga rozbudowanej analizy międzynarodowej.

Ale przy dochodach z Polski albo innego kraju warto przynajmniej porozmawiać z doradcą podatkowym przed wysłaniem odpowiedzi do HMRC. Szczególnie wtedy, gdy sprawa dotyczy kilku lat, nieruchomości, odsetek, dywidend, sprzedaży mieszkania, zagranicznej emerytury, działalności gospodarczej, crypto albo sytuacji, w której HMRC już wysłało list. W takich sprawach błąd w pierwszym disclosure może sprawić, że urząd zacznie zadawać kolejne pytania.

Trzeba też uczciwie powiedzieć jedną rzecz. Skorzystanie z pomocy doradcy podatkowego nie oznacza, że podatnik znika z odpowiedzialności wobec HMRC.

HMRC przypomina, że nawet przy korzystaniu z agenta podatnik nadal jest prawnie odpowiedzialny za własny podatek, a przy rozliczeniu powinien sprawdzić informacje przed ich wysłaniem.  

Różnica polega jednak na czymś innym. Dobry doradca podatkowy nie tylko wpisuje liczby. Doradca analizuje przepisy, lata podatkowe, rezydencję, koszty, ulgi, podatek zapłacony za granicą, możliwe penalties i sposób przedstawienia sprawy HMRC. To może realnie zmniejszyć ryzyko błędu, ograniczyć niepotrzebne pytania i w wielu przypadkach obniżyć kwotę podatku, odsetek albo kar, jeżeli przepisy pozwalają na korzystniejsze rozliczenie.

Dlatego odpowiedź na pytanie, czy Tax Disclosure można zrobić samodzielnie, brzmi: tak, można. Ale pytanie nie powinno brzmieć tylko, czy można. Pytanie powinno brzmieć, czy w konkretnej sprawie to się opłaca.

Jeżeli ksiądz Piotr miałby tylko niewielki, jednorazowy dochód, komplet dokumentów i brak elementu zagranicznego, być może mógłby spróbować sam. Ale jeżeli jego sprawa dotyczy mieszkania w Polsce, kosztów administracyjnych, podatku zapłaconego w Polsce, kilku lat najmu i listu z HMRC, wtedy samodzielne disclosure może być dużo bardziej ryzykowne niż wygląda na początku.

W Tax Disclosure najdroższy błąd często nie polega na tym, że ktoś nie zna formularza. Najdroższy błąd polega na tym, że ktoś odpowiada HMRC, zanim zrozumie własną sytuację podatkową.

Kiedy samodzielne Tax Disclosure robi się ryzykowne

Samodzielne Tax Disclosure zaczyna robić się ryzykowne w momencie, w którym podatnik nie tylko wpisuje kwoty, ale musi wyjaśnić HMRC, dlaczego przez kilka lat tych kwot nie było w brytyjskim rozliczeniu podatkowym. To jest bardzo ważna różnica. Jedną rzeczą jest policzenie prostego zaległego podatku. Zupełnie inną rzeczą jest przedstawienie HMRC całej historii w taki sposób, żeby urząd nie uznał, że podatnik pokazał tylko część prawdy.

W przypadku księdza Piotra pierwszym sygnałem ryzyka był sam list z HMRC.

Gdy podatnik zgłasza błąd, zanim urząd się odezwie, sytuacja wygląda inaczej niż wtedy, gdy HMRC już napisało, że posiada informacje o dochodach albo aktywach.

Wtedy trzeba zakładać, że urząd ma już jakieś dane i będzie porównywał je z tym, co podatnik napisze w odpowiedzi. Jeżeli odpowiedź będzie zbyt ogólna, niepełna albo sprzeczna z danymi HMRC, sprawa może szybko przestać być zwykłym disclosure.

Drugim sygnałem ryzyka są dochody zagraniczne. Przy dochodach z UK HMRC często może łatwiej zweryfikować informacje w swoich systemach. Przy dochodach z Polski albo innego kraju pojawia się dużo więcej pytań. Trzeba ustalić, gdzie podatnik był rezydentem podatkowym, jaki dochód faktycznie powstał, czy podatek został zapłacony za granicą, czy można go uwzględnić w UK, jakie koszty można odliczyć według brytyjskich zasad i czy w grę wchodzi umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania.

To właśnie dlatego mieszkanie księdza Piotra w Polsce było pozornie prostą sprawą. Z zewnątrz wyglądało to tak: nieruchomość w Polsce, najem w Polsce, pieniądze w Polsce. Ale w Tax Disclosure trzeba było zadać dużo więcej pytań. Czy ksiądz Piotr był rezydentem podatkowym w UK w każdym z tych lat? Czy najem był opodatkowany w Polsce? Czy opłaty administracyjne, takie jak czynsz do spółdzielni albo wspólnoty mieszkaniowej, były prawidłowo potraktowane? Czy lepiej zastosować property allowance, czy rzeczywiste koszty? Czy cały wpływ od najemcy był dochodem, czy część pieniędzy była tylko zwrotem kosztów?

W takich sprawach samodzielne Tax Disclosure może być ryzykowne nie dlatego, że podatnik działa w złej wierze, ale dlatego, że może nie znać różnic między polskim i brytyjskim sposobem liczenia dochodu.

Polski PIT może być pomocnym dokumentem, ale nie zawsze jest gotowym rozliczeniem dla HMRC. Brytyjski urząd będzie patrzył na sprawę według brytyjskich zasad podatkowych, nawet jeżeli dochód powstał w Polsce.

Trzecim sygnałem ryzyka jest liczba lat. Jeżeli problem dotyczy jednego roku, łatwiej zebrać dokumenty i odtworzyć fakty. Jeżeli dotyczy kilku lat, sprawa robi się znacznie trudniejsza. Zaczynają pojawiać się brakujące wyciągi bankowe, zmiany najemców, różne kursy walut, inne stawki podatkowe, zmiany w sytuacji osobistej podatnika i pytanie, jak daleko wstecz trzeba się cofnąć.

HMRC w swoich manualach wyjaśnia, że normalny limit oceny podatku to 4 lata, ale w określonych sytuacjach mogą mieć zastosowanie dłuższe okresy: 6 lat, 12 lat albo 20 lat. Przy sprawach offshore 12 letni limit może dotyczyć Income Tax, Capital Gains Tax oraz Inheritance Tax związanych z offshore matters albo offshore transfers, a przy deliberate behaviour HMRC może sięgać do 20 lat wstecz. To oznacza, że przy dochodach zagranicznych pytanie nie brzmi tylko „ile podatku wyszło za ostatni rok”, ale „za które lata HMRC może jeszcze pytać”.  

Czwartym sygnałem ryzyka jest brak dokumentów. Klient często mówi:

„Ja pamiętam, że tam prawie nic nie zostało”, ale HMRC nie rozlicza sprawy na podstawie pamięci podatnika. Potrzebne są dokumenty.

Wyciągi bankowe, umowy najmu, potwierdzenia kosztów, polskie rozliczenia, potwierdzenia zapłaty podatku, informacje o odsetkach, dokumenty sprzedaży nieruchomości albo inne dowody, które pokazują, czym naprawdę były pieniądze. Jeżeli dokumentów brakuje, trzeba bardzo ostrożnie zdecydować, jak odtworzyć dane i jak wyjaśnić to HMRC.

Piątym sygnałem ryzyka są kary. Wiele osób koncentruje się tylko na podatku, a tymczasem przy Tax Disclosure trzeba myśleć również o odsetkach i penalties. HMRC rozróżnia między innymi sytuacje, w których błąd wynikał z braku reasonable care, był deliberate albo deliberate and concealed. W ogólnych zasadach HMRC wyjaśnia, że kara za brak reasonable care może wynosić od 0% do 30% dodatkowego podatku, przy błędzie deliberate od 20% do 70%, a przy deliberate and concealed od 30% do 100%. Przy sprawach offshore mogą pojawić się odrębne i wyższe zasady dotyczące offshore non compliance.  

To jest moment, w którym słowa użyte w disclosure mają ogromne znaczenie. Jeżeli podatnik napisze, że „zapomniał”, HMRC może zapytać, dlaczego zapomniał przez kilka lat. Jeżeli napisze, że „nie wiedział”, urząd może zapytać, czy podjął rozsądne kroki, żeby sprawdzić swoje obowiązki. Jeżeli napisze, że „to było rozliczone w Polsce”, HMRC może poprosić o dowody i analizę, dlaczego brytyjski obowiązek podatkowy miałby nie powstać.

Każde zdanie może mieć znaczenie przy tym, jak HMRC oceni zachowanie podatnika.

Szóstym sygnałem ryzyka jest sytuacja, w której podatnik ma kilka różnych źródeł dochodu. Ksiądz Piotr mógł mieć najem mieszkania w Polsce, ale inny klient może mieć jednocześnie najem, odsetki bankowe, dywidendy, polską emeryturę, sprzedaż nieruchomości i przelewy rodzinne. Wtedy Tax Disclosure nie jest już pojedynczym wyliczeniem. To jest analiza całej sytuacji podatkowej. Jeżeli podatnik zgłosi tylko jedno źródło dochodu, a HMRC posiada dane o innym, urząd może zacząć pytać, dlaczego disclosure nie było kompletne.

Siódmym sygnałem ryzyka jest wybór niewłaściwej ścieżki disclosure. Przy najmie nieruchomości można rozważyć Let Property Campaign. Przy dochodach zagranicznych może pojawić się Worldwide Disclosure Facility. Przy poważniejszych sprawach, w których w grę wchodzi deliberate behaviour, może pojawić się zupełnie inna procedura. HMRC pisze, że Let Property Campaign dotyczy landlordów mających zaległy podatek z wynajmu nieruchomości mieszkalnych w UK albo za granicą, a jeżeli podatnik nie zgłosi tego teraz i HMRC dowie się później, może dojść do wyższych kar albo nawet criminal prosecution.  

W przypadku bardziej złożonych spraw zagranicznych HMRC dopuszcza możliwość dodatkowego czasu. Przy Worldwide Disclosure Facility, jeżeli disclosure jest skomplikowane, można poprosić o dodatkowe 90 dni, co może dać łącznie do 180 dni na przygotowanie zgłoszenia. Sam fakt, że HMRC przewiduje taką możliwość, pokazuje, że niektóre sprawy nie są tylko szybkim wpisaniem liczb do systemu.  

W TaxOne widzimy też jeszcze jeden problem: podatnicy często chcą odpowiedzieć szybko, żeby „mieć to z głowy”. Rozumiem to. List z HMRC powoduje stres i naturalną reakcją jest chęć szybkiego zamknięcia tematu. Ale w Tax Disclosure szybka odpowiedź nie zawsze jest dobrą odpowiedzią.

Jeżeli ktoś wyśle niepełne disclosure, a później okaże się, że pominął inne dochody, źle policzył koszty albo zastosował niewłaściwą ulgę, sprawa może się wydłużyć i stać się trudniejsza.

Właśnie dlatego przy bardziej skomplikowanych sprawach warto mieć wsparcie doradcy podatkowego. Nie chodzi tylko o to, żeby ktoś wpisał liczby do formularza. Chodzi o to, żeby ktoś spojrzał na sprawę tak, jak może spojrzeć na nią HMRC. Jakie dane urząd już ma? Jakie lata mogą wchodzić w grę? Czy sprawa jest prompted czy unprompted? Czy zachowanie podatnika można opisać jako błąd, careless behaviour czy coś poważniejszego? Czy są koszty, ulgi albo credit relief, które mogą zmniejszyć podatek? Czy disclosure jest kompletne?

W sprawie księdza Piotra ryzyko nie polegało więc na samym fakcie, że miał mieszkanie w Polsce. Ryzyko polegało na tym, że jedna pozornie prosta odpowiedź mogła otworzyć całą serię kolejnych pytań. Jeżeli napisałby tylko, że „to było w Polsce”, HMRC mogłoby uznać, że nie odpowiedział na właściwe pytanie. Jeżeli przepisałby polskie kwoty bez brytyjskiej analizy, mógłby źle policzyć dochód. Jeżeli nie uwzględniłby właściwych kosztów, mógłby zapłacić za dużo. Jeżeli uwzględniłby koszty, których HMRC nie zaakceptuje, mógłby narazić się na dalszą korespondencję.

Dlatego samodzielne Tax Disclosure robi się ryzykowne zawsze wtedy, gdy podatnik nie jest pewny nie tylko kwot, ale też zasad. Jeżeli nie wie, za które lata powinien się cofnąć, czy może odliczyć dany koszt, czy może uwzględnić podatek zapłacony w Polsce, czy właściwie opisuje swoje zachowanie i czy wybrana ścieżka disclosure jest prawidłowa, to nie jest już tylko problem techniczny. To jest problem podatkowy.

Najdroższe błędy przy Tax Disclosure często nie wynikają z tego, że ktoś nie umiał użyć formularza. Wynikają z tego, że podatnik potraktował skomplikowaną sprawę jak prostą. Formularz można wypełnić w jeden wieczór. Skutki źle przygotowanego disclosure mogą jednak ciągnąć się miesiącami

Księgowy czy doradca podatkowy przy Tax Disclosure

W wielu przypadkach w naszej praktyce pierwsze pytanie klienta brzmi: „Czy mogę zrobić to z księgowym, czy potrzebuję doradcy podatkowego?”. I odpowiedź na to pytanie nie jest wcacle zero jedynkowa. Wszystko zależy od tego, z czym zmaga się klient. Jeżeli chodzi o proste rozliczenia, jeden rok podatkowy, niewielki dochód i brak elementu zagranicznego, dobry księgowy może być wystarczającym wsparciem.

Jeżeli sprawa dotyczy dochodów z Polski, kilku lat, rezydencji podatkowej, umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, kar i odpowiedzi na list z HMRC, wtedy Tax Disclosure przestaje być zwykłym rozliczeniem.

HMRC samo używa szerokiego pojęcia tax agent i wyjaśnia, że podatnik może upoważnić inną osobę do kontaktu z HMRC, na przykład "accountant or tax adviser", czyli księgowego albo doradcę podatkowego. HMRC podkreśla też, że skorzystanie z agenta może być szczególnie przydatne przy bardziej skomplikowanych sprawach podatkowych, ale nawet wtedy podatnik pozostaje odpowiedzialny za swoje własne sprawy podatkowe.

To rozróżnienie jest bardzo ważne. Doradca podatkowy nie sprawia, że podatnik magicznie znika z odpowiedzialności wobec HMRC. Podatnik nadal powinien rozumieć, co jest wysyłane do urzędu i powinien upewnić się, że informacje są prawdziwe.

Profesjonalny doradca podatkowy bierze odpowiedzialność za jakość swojej analizy, za sposób zastosowania prawa podatkowego i za to, jak prowadzi klienta przez proces. W praktyce może to mieć ogromne znaczenie! Bo jeśli to doradca podatkowy zrobi błąd nawet jeśli dostarczyłeś wszystkie niezbędne informacja, nie powinienes dostać kary od HMRC. Ty musisz jedynie działać z należytą starannością również przy wyborze doradcy!!

Księgowy bardzo często jest osobą, która pomaga w bieżącym porządkowaniu liczb. Przygotowuje rozliczenia, księguje przychody i koszty, wysyła deklaracje, pilnuje terminów i dba o to, żeby właściwe kwoty trafiły do właściwych formularzy. To jest bardzo ważna praca. Bez dobrego księgowego wiele firm i osób samozatrudnionych nie byłoby w stanie spokojnie prowadzić swoich spraw finansowych.

Tax Disclosure bywa jednak czymś innym. Tutaj często nie zaczynamy od pytania: „Jaką kwotę wpisać?”. Zaczynamy od pytania: „Co właściwie powinno być rozliczone, za które lata, według których przepisów, z jakim wyjaśnieniem i z jakim ryzykiem kar?”. To już nie jest tylko praca na liczbach. To jest praca na faktach, przepisach, dokumentach, rezydencji podatkowej, ulgach, umowach międzynarodowych i strategii odpowiedzi do HMRC.

W sprawie księdza Piotra dobry księgowy mógłby zebrać kwoty z najmu mieszkania w Polsce i pomóc przygotować podstawowe obliczenia. Ale doradca podatkowy musiałby pójść dalej i studiować prawo podatkowe. Musiałby sprawdzić, czy ksiądz Piotr był rezydentem podatkowym w UK w każdym z analizowanych lat, czy dochód z najmu powinien zostać pokazany w UK, jak potraktować podatek zapłacony w Polsce, czy można zastosować koszty, czy lepsze będzie property allowance, jak opisać wcześniejszy błąd i jaką ścieżką Tax Disclosure najlepiej pójść.

To jest dokładnie ten moment, w którym sprawa robi się podatkowa, a nie tylko księgowa.

Najem mieszkania w Polsce może wyglądać prosto, dopóki nie zaczniemy zadawać szczegółowych pytań. Czy opłaty do wspólnoty albo spółdzielni mieszkaniowej były kosztem? Czy najemca płacił je bezpośrednio, czy właściciel otrzymywał całą kwotę i później regulował zobowiązania? Czy koszty można odliczyć według brytyjskich zasad? Czy lepiej użyć property allowance, czy rzeczywistych kosztów? Czy polski PIT pokazuje wszystko, czego potrzebuje HMRC? Czy kwoty trzeba przeliczyć według właściwych kursów? Czy w UK można uwzględnić cały polski podatek, czy tylko część zgodną z umową o unikaniu podwójnego opodatkowania?

To nie są pytania techniczne. To są pytania, które mogą zmienić wysokość podatku, odsetek i kar.

Podobnie jest przy odsetkach bankowych, dywidendach, sprzedaży nieruchomości, emeryturach zagranicznych albo pracy wykonywanej poza UK. Klient często patrzy na sprawę przez pryzmat kraju, z którego pochodzi dochód.

HMRC patrzy na sprawę przez pryzmat brytyjskiej rezydencji podatkowej i brytyjskich przepisów. Doradca podatkowy musi połączyć te dwa światy i wyjaśnić, jak dochód z Polski powinien zostać potraktowany w Wielkiej Brytanii.

Przy Tax Disclosure ważne jest też to, że HMRC nie oczekuje samej tabelki z kwotami. HMRC oczekuje wyjaśnienia. Trzeba opisać, dlaczego błąd powstał, kiedy podatnik się o nim dowiedział, czy działał z należytą starannością, czy sprawa była wynikiem niewiedzy, niedbalstwa, czy czegoś poważniejszego. HMRC w przewodniku dotyczącym voluntary disclosure wskazuje, że przy disclosure podatnik musi między innymi obliczyć należny podatek, odsetki i penalties, a przy bardziej poważnych sprawach, w których występuje deliberate behaviour, właściwą ścieżką może być Contractual Disclosure Facility.  

To oznacza, że język odpowiedzi ma znaczenie. Jedno zdanie może pomóc, ale jedno zdanie może też zaszkodzić. Jeżeli podatnik napisze, że „nie wiedział”, HMRC może zapytać, czy rzeczywiście podjął rozsądne kroki, żeby sprawdzić swoje obowiązki. Jeżeli napisze, że „zapomniał”, HMRC może zapytać, dlaczego zapominał przez kilka lat. Jeżeli napisze, że „dochód był rozliczony w Polsce”, HMRC może zapytać, dlaczego nie został rozliczony w UK.

Doradca podatkowy powinien umieć napisać odpowiedź tak, żeby była prawdziwa, kompletna i podatkowo bezpieczna.

W TaxOne nie patrzymy na księgowych jak na konkurencję.

W wielu sprawach księgowy jest bardzo potrzebny, szczególnie wtedy, gdy trzeba uporządkować dokumenty, przygotować zestawienia albo prowadzić bieżące rozliczenia. Problem pojawia się dopiero wtedy, gdy sprawa wymaga czegoś więcej niż księgowego ujęcia kwot. W Tax Disclosure bardzo często trzeba najpierw odpowiedzieć na pytania prawne i podatkowe, a dopiero później wpisać liczby do formularza.

Dlatego najprostsza zasada jest taka: jeżeli sprawa jest prosta, księgowy może wystarczyć. Jeżeli sprawa dotyczy dochodów zagranicznych, kilku lat, listu z HMRC, kar, odsetek, rezydencji podatkowej albo umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, warto skorzystać z doradcy podatkowego. Nie dlatego, że formularz jest niemożliwy do wypełnienia. Dlatego, że przed wypełnieniem formularza trzeba wiedzieć, co powinno się w nim znaleźć.

W sprawie księdza Piotra różnica była bardzo praktyczna. Gdyby ktoś potraktował temat jak zwykłe przepisanie kwot z Polski, mógłby albo zapłacić za dużo, albo zapłacić za mało, albo pominąć ważne wyjaśnienie dla HMRC.

Doradca podatkowy patrzy na tę samą sprawę szerzej. Sprawdza nie tylko dochód, ale też podstawę prawną, ulgę, koszty, zagraniczny podatek, okresy rozliczeniowe i potencjalne zachowanie podatnika oceniane przez HMRC.

Przy Worldwide Disclosure Facility HMRC przewiduje też rolę agentów. W wytycznych dla WDF HMRC wyjaśnia, że agenci powinni używać Digital Disclosure Service, aby zgłosić disclosure klienta, a HMRC wysyła wtedy disclosure reference i payment reference. To pokazuje, że profesjonalne prowadzenie sprawy przez agenta jest normalną częścią procesu, szczególnie przy bardziej złożonych disclosure.  

Ostatecznie pytanie nie brzmi więc: „Czy księgowy jest dobry, czy doradca podatkowy jest lepszy?”. Prawdziwe pytanie brzmi: „Jakiego problemu dotyczy moja sprawa?”. Jeżeli problemem jest tylko proste zsumowanie dochodu, być może wystarczy księgowy. Jeżeli problemem jest to, jak brytyjskie prawo podatkowe traktuje dochód z Polski, wtedy potrzebna jest analiza podatkowa.

A Tax Disclosure bardzo często jest właśnie analizą podatkową.

W TaxOne widzieliśmy wiele spraw, w których koszt doradztwa był niewielki w porównaniu z tym, ile można było zaoszczędzić dzięki prawidłowemu zastosowaniu przepisów, ulg, kosztów albo umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. Czasami oszczędność polegała na niższym podatku. Czasami na niższych karach. Czasami na tym, że HMRC dostało pełne wyjaśnienie i nie musiało zadawać kolejnych pytań przez wiele miesięcy.

Dlatego przy Tax Disclosure warto myśleć nie tylko o koszcie pomocy, ale też o koszcie błędu. Błąd w disclosure może oznaczać dodatkowe pytania, dłuższe postępowanie, wyższe penalties i znacznie większy stres. Profesjonalne przygotowanie sprawy nie zawsze gwarantuje szybkie zakończenie, ale zwiększa szansę, że HMRC dostanie odpowiedź kompletną, logiczną i opartą na przepisach.

Ksiądz Piotr nie potrzebował kogoś, kto tylko wpisze kwoty z polskiego konta. Potrzebował kogoś, kto zrozumie, co te kwoty oznaczały podatkowo w Wielkiej Brytanii. I właśnie na tym polega różnica między zwykłym rozliczeniem a dobrze przygotowanym Tax Disclosure.

Jak daleko wstecz HMRC może sprawdzić podatnika

Jedno z najczęstszych pytań, które słyszymy w TaxOne przy sprawach Tax Disclosure, brzmi: „Za ile lat HMRC może mnie sprawdzić?”. To pytanie pojawia się bardzo szybko, bo wielu podatników zakłada, że skoro sprawa dotyczy czegoś sprzed kilku lat, to być może temat jest już zamknięty. Niestety przy podatkach, szczególnie przy dochodach zagranicznych, odpowiedź nie zawsze jest taka prosta.

W przypadku księdza Piotra pierwsza myśl była bardzo ludzka: „Przecież to mieszkanie w Polsce było wynajmowane od dawna, HMRC nie może chyba pytać o wszystko”. I właśnie tutaj zaczyna się jedna z najważniejszych części Tax Disclosure. Zanim policzymy podatek, odsetki i ewentualne kary, trzeba ustalić, za które lata HMRC w ogóle może jeszcze żądać wyjaśnień albo podatku.

HMRC w swoich wytycznych opisuje cztery główne okresy. Normalny limit wynosi 4 lata od końca właściwego okresu podatkowego. Jeżeli podatek został utracony przez careless behaviour, czyli brak należytej staranności, limit może wynosić 6 lat. Przy sprawach offshore, czyli związanych z dochodem, aktywami albo transferami poza UK, limit może wynosić 12 lat. Przy deliberate behaviour, czyli celowym działaniu, limit może wynosić 20 lat.  

To oznacza, że odpowiedź „HMRC może sprawdzić tylko ostatnie kilka lat” może być bardzo niebezpiecznym uproszczeniem. W prostych sprawach krajowych rzeczywiście często mówimy o krótszym okresie. Ale jeżeli w grę wchodzi Polska, polskie konto, mieszkanie wynajmowane w Polsce, zagraniczne odsetki, sprzedaż nieruchomości poza UK albo inny dochód zagraniczny, sytuacja może wejść w zasady dotyczące offshore matters (czyli okres 12 lat).

W praktyce offshore matter nie oznacza tylko konta w raju podatkowym. HMRC wyjaśnia, że przy Income Tax i Capital Gains Tax utracony podatek może dotyczyć offshore matter, jeżeli jest związany między innymi z dochodem ze źródła spoza UK, aktywami położonymi albo trzymanymi poza UK, dochodem lub aktywami otrzymanymi spoza UK albo działalnością prowadzoną w całości lub głównie z innego kraju aniżeli UK.

Zwykłe mieszkanie w Polsce wynajmowane przez osobę mieszkającą w UK może być dla HMRC sprawą offshore, nawet jeżeli dla podatnika brzmi to jak zwykła, rodzinna nieruchomość w Polsce.  

Wróćmy do sprawy księdza Piotra - jeżeli wynajmował on mieszkanie w Polsce przez kilka lat, to nie wystarczyło sprawdzić tylko ostatniego rozliczenia. Trzeba było ustalić, od kiedy był rezydentem podatkowym w UK, w których latach uzyskiwał dochód z najmu, czy dochód był już gdzieś zgłoszony, czy w Polsce zapłacił podatek, czy w UK składał Self Assessment i czy HMRC może objąć dane lata Tax Disclosure.

Przy deliberate behaviour Tax Disclosure może obowiązywać 20 letni limit.  

W Tax Disclosure nie można mechanicznie założyć: „cofamy się 6 lat” albo „cofamy się 12 lat”. Trzeba sprawdzić konkretny rodzaj podatku, konkretne lata, rodzaj dochodu, zachowanie podatnika i to, czy sprawa sprawa dotyczyła UK czy zagranicznych dochodów. Inaczej można albo zgłosić za mało, co zwiększa ryzyko pytań z HMRC, albo zgłosić za dużo, co może oznaczać niepotrzebną pracę i niepotrzebne komplikacje.

Przy sprawach zagranicznych HMRC ma więcej czasu między innymi dlatego, że ustalenie faktów może być trudniejsze. Rządowy opis zmian dotyczących offshore time limits wyjaśnia, że wydłużenie terminu do 12 lat miało dać HMRC więcej czasu na dostęp do informacji potrzebnych do zrozumienia transakcji offshore, obliczenia podatku, wykrycia błędów i upewnienia się, że właściwy Income Tax, Capital Gains Tax albo Inheritance Tax został zapłacony. Zazwyczaj HMRC kontaktuje się z polskim urzędem skarbowym i prosi o dodatkowe informacje na podstawie umowy o wymianie informacji pomiędzy krajami.

Dla podatnika oznacza to jedno: jeżeli dochód był z Polski, sama odległość w czasie nie zawsze chroni przed pytaniami HMRC. Ktoś może powiedzieć: „To było 8 lat temu, więc chyba już za późno”. Przy zwykłej krajowej sprawie być może. Przy dochodzie z najmu mieszkania w Polsce, sprzedaży nieruchomości w Polsce, zagranicznych odsetkach albo innych offshore matters, odpowiedź może być zupełnie inna.

Trzeba jednak dodać, że 12 letni limit nie jest absolutnym biletem dla HMRC w każdej sprawie. HMRC w swoich wytycznych wyjaśnia, że 12 letni limit może nie mieć zastosowania, jeżeli urząd otrzymał relevant overseas information, czyli odpowiednie informacje z zagranicy, które pozwalały mu rozsądnie zorientować się w utracie podatku i dokonać assessment przed upływem normalnych terminów. HMRC wskazuje, że takie informacje mogą pochodzić między innymi z Common Reporting Standard albo z wymiany informacji na podstawie umów podatkowych.  

To pokazuje, dlaczego Tax Disclosure wymaga analizy, a nie zgadywania. Czasem HMRC rzeczywiście może sięgnąć 12 lat wstecz. Czasem może być ograniczone krótszym terminem. Czasem przy deliberate behaviour może próbować iść do 20 lat. Czasem trzeba sprawdzić, kiedy urząd otrzymał dane z zagranicy i czy mógł wcześniej zareagować. Każda z tych kwestii może mieć wpływ na to, ile podatku, odsetek i kar ostatecznie znajdzie się w disclosure.

W TaxOne widzimy, że wielu klientów koncentruje się tylko na kwocie podatku. Tymczasem równie ważne jest pytanie, za które lata ta kwota w ogóle powinna być liczona. Jeżeli ksiądz Piotr wynajmował mieszkanie w Polsce przez 10 lat, nie oznacza to automatycznie, że każde z tych 10 lat będzie wyglądało tak samo. W jednym roku mógł być już rezydentem UK, w innym nie. W jednym roku mógł mieć dochód po kosztach, w innym stratę albo bardzo niski zysk. W jednym roku mógł zapłacić podatek w Polsce, w innym nie. W jednym roku HMRC może być jeszcze w terminie, a w innym trzeba sprawdzić, czy termin już nie upłynął.

Dlatego przy Tax Disclosure zawsze trzeba zacząć od osi czasu. Kiedy podatnik przyjechał do UK? Kiedy stał się rezydentem podatkowym? Kiedy powstał dochód? Kiedy został rozliczony za granicą? Czy był zgłoszony w UK? Kiedy HMRC napisało list? Czy sprawa dotyczy UK income, czy offshore matter? Czy klient zrobił to z niewiedzy czy może istnieje możliwość, że działał z premedytacją? Dopiero po odpowiedzi na te pytania można uczciwie powiedzieć, jak daleko wstecz trzeba się cofnąć.

Największym błędem jest przyjęcie wygodnego założenia. Podatnik zakłada, że wystarczy 4 lata, bo tak przeczytał w internecie. Ktoś inny zakłada 6 lat, bo tak powiedział znajomy. Jeszcze ktoś inny wpisuje 12 lat, bo boi się HMRC i chce pokazać wszystko. Każde z tych podejść może być błędne, jeżeli nie wynika z analizy przepisów i faktów.

Właśnie dlatego przy dochodach zagranicznych odpowiedź na pytanie, jak daleko wstecz może sięgnąć HMRC, rzadko powinna być udzielana "na czuja".

Przy Tax Disclosure okres objęty zgłoszeniem jest jednym z najważniejszych elementów całej sprawy. Jeżeli będzie za krótki, HMRC może uznać disclosure za niekompletne i próbę unikania odpowiedzialności. Jeżeli będzie za długi, podatnik może niepotrzebnie komplikować swoją sytuację i zapłącić za duże kwoty do skarbu państwa.

Dobrze przygotowane Tax Disclosure powinno więc pokazywać nie tylko kwoty, ale też logiczne uzasadnienie, dlaczego zgłoszenie obejmuje właśnie te lata, a nie inne.

Jakie kary grożą przy Tax Disclosure

W naszej praktyce często zauważam, że przy Tax Disclosure wiele osób koncentruje się najpierw na samym podatku. To naturalne, bo pierwsza myśl po liście z HMRC brzmi zwykle: „ile będę musiał dopłacić?”. Problem polega jednak na tym, że zaległy podatek to często tylko jedna część sprawy. Obok podatku mogą pojawić się odsetki oraz penalties, czyli kary naliczane procentowo od kwoty podatku, którego HMRC nie otrzymało na czas.

W przypadku naszego bohatera najważniejsze pytanie nie brzmiało więc tylko: „ile wynosił dochód z mieszkania w Polsce?”. Trzeba było zapytać znacznie szerzej: czy od tego dochodu powinien być zapłacony podatek w UK, za które lata, czy w Polsce zapłacono podatek, czy można go uwzględnić w Wielkiej Brytanii, dlaczego dochód nie został wcześniej zgłoszony i jak HMRC może ocenić zachowanie podatnika. Dopiero na końcu można uczciwie rozmawiać o karach.

HMRC nie nalicza kary za sam fakt, że ktoś robi Tax Disclosure. Kara wynika z tego, że wcześniej doszło do błędu, braku zgłoszenia, nieprawidłowego rozliczenia albo nieujawnienia dochodu. Przy błędach w rozliczeniach HMRC patrzy między innymi na to, czy błąd był wynikiem braku należytej staranności, czy był deliberate, czyli celowy, czy był deliberate and concealed, czyli celowy i dodatkowo ukrywany.

To rozróżnienie jest bardzo ważne, bo od niego zależy wysokość kary. Jeżeli podatnik zachował reasonable care, czyli należytą staranność, HMRC zasadniczo nie powinno naliczyć kary za nieprawidłowość, nawet jeżeli rozliczenie okazało się błędne. HMRC podaje przykłady reasonable care, takie jak prowadzenie odpowiednich dokumentów, przechowywanie ich oraz pytanie HMRC albo doradcy podatkowego, jeżeli podatnik nie jest czegoś pewny.  

Przy Tax Disclosure pojawia się pojęcie potential lost revenue, czyli PLR. W praktyce jest to kwota podatku, której HMRC nie otrzymało przez błąd, brak zgłoszenia albo nieprawidłowe rozliczenie. Kara jest zwykle liczona jako procent tej kwoty. Dlatego najpierw trzeba prawidłowo ustalić sam podatek. Jeżeli podatek zostanie policzony źle, cała kalkulacja kary też może być błędna.

Jeżeli jednak HMRC uzna, że błąd był careless, czyli podatnik nie dochował należytej staranności, kara przy zwykłych sprawach krajowych może wynosić 30% potential lost revenue. Jeżeli błąd był deliberate, kara może wynosić 70%. Jeżeli natomiast błąd był deliberate and concealed, kara może wynosić do 100% kwoty niezapłaconych podatków.

W prostym przykładzie wygląda to tak. Jeżeli ktoś nie zapłacił £1,000 podatku, a HMRC uzna sprawę za careless, kara może mieścić się w przedziale do £300. Jeżeli jednak HMRC uznałoby, że podatnik działał celowo i ukrywał sprawę, kara może dojść nawet do £1,000 w zwykłej krajowej sprawie. To nadal jest przykład uproszczony, bo w praktyce dochodzą odsetki, jakość disclosure, szczególne okoliczności i pytanie, czy sprawa dotyczy UK, czy dochodów zagranicznych.

I tutaj wracamy znów do przykładu księdza Piotra. Jeżeli HMRC wysłało do niego list, sytuacja może być zupełnie inna niż wtedy, gdyby sam zgłosił się do urzędu zanim HMRC cokolwiek zauważyło.

Tu warto wyjaśnić, że disclosure jest unprompted wtedy, gdy podatnik zgłasza błąd zanim ma powód sądzić, że HMRC odkryło albo zaraz odkryje nieprawidłowość. Jeżeli podatnik zgłasza błąd w innym momencie, disclosure jest prompted. Minimalna kara przy unprompted disclosure jest niższa niż przy prompted disclosure.  

To oznacza, że list z HMRC nie jest tylko formalnością. Jeżeli urząd już napisał, że posiada informacje o dochodach zagranicznych, podatnik nie powinien zakładać, że robi disclosure w takiej samej sytuacji jak osoba, która sama zgłosiła problem wcześniej. Oczywiście nadal można ograniczać ryzyko i obniżać karę przez dobrą jakość disclosure, pełną współpracę i kompletne dokumenty. Ale punkt startowy jest często mniej korzystny.

HMRC przy ocenie kary patrzy na jakość disclosure. Chodzi o to, czy podatnik mówi urzędowi, co się stało, czy pomaga wyjaśnić sprawę i czy daje dostęp do dokumentów. HMRC określa to jako telling, helping and giving. W praktyce oznacza to, że warto przedstawić sprawę kompletnie, odpowiedzieć na pytania, pokazać dokumenty, wyjaśnić przyczyny błędu i nie ukrywać niewygodnych informacji. HMRC może obniżyć karę w zależności od tego, jak bardzo podatnik pomógł w ustaleniu prawidłowej kwoty podatku.  

Jeżeli podatnik zwlekał z disclosure przez długi czas, na przykład przez 3 lata albo dłużej, zwykle ogranicza maksymalną redukcję za jakość disclosure. To bardzo ważne w sprawach zagranicznych, bo wielu podatników mówi: „Nie wiedziałem przez wiele lat”. Taka odpowiedź może być zgodna z prawdą, lecz HMRC nadal może pytać, kiedy podatnik powinien był sprawdzić swoje obowiązki i czy działał z należytą starannością.  

To pokazuje, dlaczego w sprawach takich jak sprawa księdza Piotra sama kwota podatku nie wystarczy. Jeżeli miał dochód z najmu w Polsce i nie składał Self Assessment w UK, trzeba sprawdzić, czy problem polegał na błędzie w istniejącym rozliczeniu, czy na braku zgłoszenia obowiązku podatkowego. To nie jest tylko techniczna różnica. Od tego może zależeć rodzaj penalty, sposób argumentacji i ostateczna wysokość kary.

With foreign income, the situation can be even more serious. HMRC has separate rules regarding offshore non-compliance. In offshore cases, maximum penalties can be higher, as they depend on the territory category. HMRC explains that for offshore matters, territory categories influence the penalty amount: in category 1, the maximum penalty is 100% of the tax; in category 2, the maximum penalty is 150% of the tax; and in category 3, the maximum penalty is 200% of the tax.  

One also needs to be careful with older offshore cases. For some historical arrears, the Failure to Correct regime, or FTC penalties, linked to the Requirement to Correct, may apply.

FTC penalties apply to situations where the taxpayer failed to make the required disclosure before the relevant deadline. The standard rate for such a penalty is 200% of the tax, and depending on the quality of the disclosure, it can be reduced to a minimum of 100% for a voluntary disclosure, or to a minimum of 150% for a non-voluntary disclosure (i.e., after contact from HMRC).

Not every Tax Disclosure case will fall under FTC penalties, but it's worth knowing that such rules exist. This is another reason why, with foreign income, one should not respond to HMRC "on a hunch". One needs to check which years the case concerns, what type of income it was, whether we are dealing with an inaccuracy, failure to notify, offshore matter, Failure to Correct, or yet another type of problem.

In many cases, clients ask: "Can HMRC immediately impose a 100% penalty?". The answer is usually: it depends.

At TaxOne, we often explain to clients that penalties are very often narrative-driven. Of course, in the end, there's a percentage and a number. But before that percentage appears, HMRC must assess the taxpayer's history. Did Father Piotr truly not know that income from Poland might require declaration in the UK? Did he have the opportunity to check? Did he seek professional help? Did he keep records? Did he respond quickly after receiving the letter? Did he disclose all income, or just the flat that HMRC inquired about? Is his explanation consistent with the documents?

This is precisely why a poorly prepared Tax Disclosure can be very costly – both monetarily and in terms of the stress it causes. If a taxpayer writes too much in the wrong way, they might unknowingly present their case worse than the facts suggest. If they write too little, HMRC might consider the disclosure incomplete. If they miscalculate the income, the PLR will be incorrect. If they don't declare expenses, they might overpay. If they declare expenses they cannot substantiate, HMRC may ask further questions, which is a common practice.

The good news is that the penalty doesn't always have to be high. If the taxpayer exercised reasonable care, there may be no penalty at all for inaccuracy. If the matter was careless, but the taxpayer cooperates quickly and fully with HMRC, the penalty can be significantly lower. If the Tax Disclosure is well-prepared, documents are organised, and the explanation is logical, the taxpayer has a much greater chance of mitigating damages than if they respond chaotically or try to pretend there was no problem.

In our priest's case, therefore, the most important thing was not just calculating the rental income tax in Poland. The most important thing was to show HMRC why the error occurred, which years the case covered, what expenses and foreign taxes should be considered, whether the taxpayer's conduct was innocent, careless, or more serious, and why any proposed penalty, if it should be imposed at all, ought to be as low as possible within the regulations.

With Tax Disclosure, one must therefore think about penalties from the very beginning. Not to scare the taxpayer, but to avoid making a mistake that will later cost significantly more than the overdue tax itself. HMRC can impose penalties of widely varying amounts, from no penalty at all for reasonable care, through tens of percentage points of the tax, up to 100%, 150%, or 200% in the most problematic offshore cases. That's why it's worth conducting such a process with a specialist.

Can Tax Disclosure lead to criminal proceedings?

The very purpose of Tax Disclosure is to avoid criminal proceedings. Typically, this process involves the civil resolution of tax, interest, and penalties. The taxpayer shows HMRC what was not previously declared, for which years, why the error occurred, and how much tax should be paid. However, this does not mean the matter can be taken lightly, as in certain situations, a tax case can become much more serious.

In Father Piotr's case, the mere fact that he had undeclared income from a flat in Poland did not automatically lead to criminal proceedings.

It's also worth noting that no one is above tax law – neither a politician nor even the church – and HMRC does not look at what profession the taxpayer holds, but only at the facts. Did the income exist, should it have been declared in the UK, why was it not declared, and whether the taxpayer acted in good faith, out of ignorance, through carelessness, or perhaps deliberately concealed the income.

And this is precisely where a line emerges that must not be crossed.

If a taxpayer made a mistake, didn't understand tax residency rules, believed that income from Poland only needed to be declared in Poland, and then cooperates honestly with HMRC, the matter very often remains at the level of tax, interest, and potential penalties. However, if HMRC determines that the taxpayer was aware of their tax obligations, deliberately ignored them, concealed documents, provided false explanations, or attempted to mislead the authority, then the risk escalates.

In cases of suspected fraud, HMRC typically employs civil procedures, including Code of Practice 9, where appropriate. At the same time, HMRC reserves criminal investigations for cases where a strong deterrent effect is required, or the taxpayer's conduct is so severe that only a criminal sanction would be suitable.

Very often smuggling is the type of case that goes before the Tribunal.

A criminal case is not a standard outcome of a Tax Disclosure, but it can arise in more serious instances. This is particularly true when HMRC believes that it's not a simple error, but rather deliberate action, such as the smuggling of cigarettes or alcohol. HMRC states that the Contractual Disclosure Facility, or CDF, should be used when deliberate behaviour has resulted in a significant loss to HMRC. Deliberate behaviour refers to a situation where the taxpayer knew they should pay tax but chose not to inform HMRC, or was aware. Similarly, this applies when the data in the tax return was incorrect.

CDF is a very serious procedure. HMRC describes it as a solution employed when fraud is suspected and the case is deemed suitable for such a process. If a taxpayer admits to an error within CDF that resulted in a tax loss, HMRC declares that it will not initiate a criminal investigation concerning the suspected fraud covered by that disclosure. This highlights the significant importance of full and accurate disclosure in matters that could be considered deliberate.

In our protagonist's case, it's hard to imagine a more symbolic image than a priest having to account for taxes to HMRC. But this is precisely the essence of my example.

As I've already mentioned, when it comes to taxes, no one is above the law. It doesn't matter if someone is a priest, a bank director, a business owner, an employee, a retiree, or a driver. If they are a UK tax resident and have foreign income, they must verify whether it needs to be declared in Great Britain.

It's also worth distinguishing between two things. A dispute over tax, penalties, or an HMRC decision can be referred to the First-tier Tribunal, which is the tax tribunal. This is a civil route where a taxpayer can challenge an HMRC decision. Appeals can be made to the First-tier Tribunal against HMRC decisions concerning direct taxes, such as Income Tax, Capital Gains Tax, or National Insurance, among others.

A criminal case is a different matter. If HMRC conducts a criminal investigation, its objective may be prosecution, meaning proceedings that lead to a conviction. HMRC, in its description of its approach to tax fraud, explains that criminal investigations are aimed at pursuing criminal proceedings to secure the conviction of the perpetrator (prosecutions with a view to conviction), whereas civil powers are typically used, among other things, to impose financial penalties and publish the details of individuals who evade taxes.

I wrote article on how HMRC publishes personal data of individuals caught not paying taxes. We often find Polish surnames there too.

The biggest mistake with Tax Disclosure, therefore, is thinking that simply entering the overdue amounts will close the matter. Sometimes that will be the case. But with foreign income, several years of arrears, previous settlements, incomplete documents, or conflicting explanations, HMRC may start asking not only about the figures but also about the taxpayer's intentions.

That's precisely why the initial response to HMRC is so crucial. If a taxpayer writes chaotically, omits some information, or tries to downplay the issue without documentation, they may appear less credible. However, if they prepare their Tax Disclosure thoroughly, calmly, and factually, they have a better chance of demonstrating a willingness to correct the error rather than conceal the problem, which UK officials view favorably.

In Father Piotr's case, the most important thing was not that he was a priest. What mattered most was whether his explanations were complete, truthful, and consistent with the documents. Because HMRC doesn't ask what a taxpayer does for a living. HMRC asks whether the tax was paid correctly, and if not, why.

How TaxOne handles a Tax Disclosure case step-by-step

At TaxOne, we start with a consultation with a tax advisor, because it's not a given that a Tax Disclosure will ultimately be necessary. Sometimes, after analysis, it turns out that the income was already correctly declared, that it wasn't taxable in the UK, that it fell within available tax-free allowances, or that HMRC misunderstood the data it received. Therefore, the first stage isn't about admitting an error. The first stage is about verifying whether an error actually exists.

STEP 1:

During the consultation, I analyze the client's situation, the letter from HMRC, the type of income, tax years, tax residency, documents from Poland or another country, and what might have already been declared in the UK. If, at this stage, I see a high probability that an insufficient amount of tax was reported to HMRC, then we move on to the next stage. This is the point where the matter ceases to be a mere conversation and becomes the preparation of a full Tax Disclosure.

STEP 2:

Next, the case goes to one of my accountants, who gathers documents and prepares preliminary calculations. These might include bank statements, tax returns from Poland, rental agreements, cost confirmations, information on tax paid abroad, documents from employers, benefit information, previous Self Assessments, or other documents needed to reconstruct the true tax situation. For rental income, HMRC clarifies that income for each year must be determined, deductible expenses subtracted, and it must be remembered that not every expenditure will be a tax-deductible cost. Throughout this process, the case is under my supervision, and I support the accountant in analyzing the tax calculations.

Once the accountant prepares the preliminary calculations, I return to the case. I check the calculations, analyze the regulations, and view the matter not just as a set of numbers, but as the client's entire tax history. This is important because the penalty doesn't solely depend on how much tax was unpaid. It also matters why the error occurred, whether the matter was prompted or unprompted, whether the client exercised due diligence, whether the documents are complete, and whether there are provisions that can reduce the tax or penalties.

STEP 3:

Only after this stage do we prepare the letter to HMRC along with the calculations. Such a letter is not about writing: “the client had income and now wants to pay”. That would be too simple.

The letter must explain what happened, for which years the arrears arose, how the tax was calculated, what costs were included, whether the tax was paid abroad, what interest is due, what penalty is proposed and why (based on British legislation).

I very often refer to specific regulations, legislation, HMRC guidance, double taxation agreements and arguments that may work in the client's favour.

This is one of the most important differences between simply entering amounts and managing a tax case.

A Tax Disclosure is not just about paying a certain amount. It's about presenting HMRC with a well-prepared offer covering tax, interest, and penalties, while also demonstrating why that offer is correct.

With the Worldwide Disclosure Facility, HMRC explains that a condition for using this route is to submit an offer covering the full amount of taxes, duties, interest, and penalties. HMRC may also request additional evidence to verify that the disclosure is accurate and complete.  

STEP 4:

After preparing the documents, we first send them to the client. The client must see what will be submitted to HMRC, understand the amounts, verify the facts, and sign the Tax Disclosure. This is very important because even if a taxpayer uses a tax advisor, they remain responsible for their tax affairs. Government websites clearly state that choosing an agent can be helpful, especially for more complex cases, and that taxpayers should choose an agent carefully, as the figures in the return remain their responsibility.  

STEP 5:

Only after it's signed does the Tax Disclosure go to HMRC. At the same time, the due amount must be paid, or a payment arrangement must be agreed upon with HMRC beforehand if the client cannot pay everything at once. After receiving confirmation of the submission, the taxpayer usually has 90 days to submit the disclosure and pay the due amount, and payment should be made using the correct payment reference number.  

The amount paid to HMRC does not only cover the tax itself. It also includes interest and any penalties.

Interest is charged because the tax was not paid to HMRC on time. Penalties, however, depend on the circumstances of the case, the quality of the disclosure, the taxpayer's conduct, and whether the matter was disclosed voluntarily or only after contact from HMRC. This is precisely why, during the case preparation stage, I strive to consider all elements that may reduce the penalty, naturally within the bounds of the law and based on documentation.

After the disclosure is sent, HMRC analyses the offer. With the Worldwide Disclosure Facility, HMRC states that it should send an acknowledgement within 15 days of receiving a completed disclosure and usually aims to send an update on the case's progress within 90 days of that acknowledgement, although due to a higher volume of disclosures, responses may take longer. Most disclosures we submit are accepted without a detailed enquiry, but if the department cannot accept the disclosure, it may open an enquiry or request further information and explanations.  

In practice, this means that on our side, we usually have about 90 days to gather documents, prepare calculations, analyse regulations, and submit a complete Tax Disclosure. HMRC then has its time to respond. Sometimes the department accepts the case without many questions. Other times, it comes back with additional issues that need clarification.

It sometimes happens that HMRC has information that the client forgot about or did not consider significant. These could include additional income in the UK, benefits in kind from an employer such as a company car, private medical insurance, gym access, or other benefits that may also have tax implications.

STEP 6:

If HMRC asks additional questions, we go back to the client, verify the information, correct calculations, and send a response. This is where good documentation and prior analysis are extremely helpful. If the case was thoroughly prepared from the outset, it is much easier to answer HMRC's questions and demonstrate that the disclosure was complete, logical, and fact-based.

STEP 7:

Ultimately, HMRC decides whether to accept the submitted offer or if further clarification or payment is required. At TaxOne, our goal is always to ensure the best possible outcome for the client. This doesn't promise that HMRC will always accept everything without question, as every case is unique. However, it does mean that from the outset, we manage the case so that HMRC receives well-prepared figures, a full explanation, and legal arguments that work in the taxpayer's favor.

The most important thing in the entire process is that a Tax Disclosure should not be rushed. It's not just a form. It's a combination of documents, tax law, calculations, interest, penalties, and the way the entire story is presented to HMRC. Once the case is closed, the client can finally breathe a sigh of relief, knowing that the matter has been resolved.

When it comes to Tax Disclosure, the most important thing isn't to respond quickly. The most important thing is to respond wisely, comprehensively, and in a way that doesn't create further problems.