Księgowy czy doradca podatkowy przy Tax Disclosure?

W części 7 omówiliśmy sygnały, że samodzielne zgłoszenie może wymagać dodatkowej analizy. W naszej serii ksiądz Piotr mieszka w UK i wynajmuje mieszkanie w Polsce. Teraz przechodzimy do wyboru wsparcia: jakie zadania trzeba wykonać i jakich kompetencji wymaga konkretna sprawa Tax Disclosure.

W wielu przypadkach w naszej praktyce pierwsze pytanie klienta brzmi: „Czy mogę zrobić to z księgowym, czy potrzebuję doradcy podatkowego?”. I odpowiedź na to pytanie nie jest wcale zero-jedynkowa. Wszystko zależy od tego, z czym zmaga się klient. Jeżeli chodzi o proste rozliczenia, jeden rok podatkowy, niewielki dochód i brak elementu zagranicznego, dobry księgowy może być wystarczającym wsparciem.

Kim jest Tax Agent

Tax agent to nikt inny jak osoba, która może występować W Twoim imieniu przed urzędem skarbowym. Może to być nawet Twoja młodsza siostra. Osoba taka wcale nie musi mieć żadnego doświadczenia i wiedzy na temat podatków. I niesie to za sobą ogromne ryzyko, ponieważ większość osób mających kontrole z HMRC chce wierzyć, że oddaje swoje sprawy w odpowiednie ręce, albowiem to zawsze TY jesteś odpowiedzialny za swoje podatki!

W mojej opinii o takim wyborze powinny decydować przede wszystkim kompetencje i doświadczenie w podobnych sprawach, a nie sama nazwa zawodu. Również księgowy może specjalizować się w podatkach międzynarodowych i Tax Disclosure. W dalszej części, mówiąc o doradcy podatkowym, mam na myśli specjalistę, który ma odpowiednią wiedzę i doświadczenie do poprowadzenia konkretnej sprawy.

Jeżeli sprawa dotyczy dochodów z Polski, kilku lat, rezydencji podatkowej, umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, kar i odpowiedzi na list z HMRC, wtedy Tax Disclosure przestaje być zwykłym rozliczeniem.

HMRC samo używa szerokiego pojęcia tax agent i wyjaśnia, że podatnik może upoważnić inną osobę do kontaktu z HMRC, na przykład "accountant or tax adviser", czyli księgowego albo doradcę podatkowego.

HMRC podkreśla jednak, że skorzystanie z agenta może być szczególnie przydatne przy bardziej skomplikowanych sprawach podatkowych, ale nawet wtedy podatnik pozostaje odpowiedzialny za swoje własne sprawy podatkowe.

Urząd pisze:

The person has an obligation to choose an adviser who is trained and competent for the task in hand.

To rozróżnienie jest bardzo ważne. Doradca podatkowy nie sprawia, że podatnik magicznie znika z odpowiedzialności wobec HMRC. Podatnik nadal powinien rozumieć, co jest wysyłane do urzędu i powinien upewnić się, że in formacje są prawdziwe.

Księgowy czy doradca podatkowy?

Profesjonalny doradca podatkowy bierze odpowiedzialność za jakość swojej analizy, za sposób zastosowania prawa podatkowego i za to, jak prowadzi klienta przez proces. W praktyce może to mieć ogromne znaczenie! Błąd doradcy nie oznacza jednak automatycznej kary dla podatnika ani automatycznego zwolnienia z niej. Przy karze za nieprawidłowość w rozliczeniu trzeba sprawdzić, czy podatnik działał z należytą starannością: wybrał kompetentnego specjalistę, przekazał pełne i prawdziwe informacje, zastosował otrzymaną poradę i sprawdził rozliczenie na miarę swoich możliwości.

Księgowy bardzo często jest osobą, która pomaga w bieżącym porządkowaniu liczb. Przygotowuje rozliczenia, księguje przychody i koszty, wysyła deklaracje, pilnuje terminów i dba o to, żeby właściwe kwoty trafiły do właściwych formularzy. To jest bardzo ważna praca. Bez dobrego księgowego wiele firm i osób samozatrudnionych nie byłoby w stanie spokojnie prowadzić swoich spraw finansowych.

Tax Disclosure bywa jednak czymś innym. Tutaj często nie zaczynamy od pytania: „Jaką kwotę wpisać?”. Zaczynamy od pytania: „Co właściwie powinno być rozliczone, za które lata, według których przepisów, z jakim wyjaśnieniem i z jakim ryzykiem kar?”. To już nie jest tylko praca na liczbach.

Tax Disclosure to praca na faktach, przepisach, dokumentach, rezydencji podatkowej, ulgach, umowach międzynarodowych i strategii odpowiedzi do HMRC. W sprawie księdza Piotra dobry księgowy mógłby zebrać kwoty z najmu mieszkania w Polsce i pomóc przygotować podstawowe obliczenia. Ale doradca podatkowy musiałby pójść dalej i studiować prawo podatkowe.

Musiałby sprawdzić, czy ksiądz Piotr był rezydentem podatkowym w UK w każdym z analizowanych lat, czy dochód z najmu powinien zostać pokazany w UK, jak potraktować podatek zapłacony w Polsce, czy można zastosować koszty, czy lepsze będzie property allowance, jak opisać wcześniejszy błąd i jaką ścieżką Tax Disclosure najlepiej pójść.

To jest dokładnie ten moment, w którym sprawa robi się podatkowa, a nie tylko księgowa.

Najem mieszkania w Polsce może wyglądać prosto, dopóki nie zaczniemy zadawać szczegółowych pytań. Czy opłaty do wspólnoty albo spółdzielni mieszkaniowej były kosztem? Czy najemca płacił je bezpośrednio, czy właściciel otrzymywał całą kwotę i później regulował zobowiązania? Czy koszty można odliczyć według brytyjskich zasad? Czy lepiej użyć property allowance, czy rzeczywistych kosztów? Czy polski PIT pokazuje wszystko, czego potrzebuje HMRC? Czy kwoty trzeba przeliczyć według właściwych kursów? Czy w UK można uwzględnić cały polski podatek, czy tylko część zgodną z umową o unikaniu podwójnego opodatkowania?

To nie są pytania techniczne. To są pytania, które mogą zmienić wysokość podatku, odsetek i kar.

Podobnie jest przy odsetkach bankowych, dywidendach, sprzedaży nieruchomości, emeryturach zagranicznych albo pracy wykonywanej poza UK. Klient często patrzy na sprawę przez pryzmat kraju, z którego pochodzi dochód.

HMRC patrzy na sprawę przez pryzmat brytyjskiej rezydencji podatkowej i brytyjskich przepisów. Doradca podatkowy musi połączyć te dwa światy i wyjaśnić, jak dochód z Polski powinien zostać potraktowany w Wielkiej Brytanii.

Przy Tax Disclosure ważne jest też to, że HMRC nie oczekuje samej tabelki z kwotami. HMRC oczekuje wyjaśnienia. Trzeba opisać, dlaczego błąd powstał, kiedy podatnik się o nim dowiedział, czy działał z należytą starannością, czy sprawa była wynikiem niewiedzy, niedbalstwa, czy czegoś poważniejszego. HMRC w przewodniku dotyczącym voluntary disclosure wskazuje, że przy disclosure podatnik musi między innymi obliczyć należny podatek, odsetki i penalties, a przy bardziej poważnych sprawach, w których występuje deliberate behaviour, właściwą ścieżką może być Contractual Disclosure Facility.

To oznacza, że język odpowiedzi ma znaczenie. Jedno zdanie może pomóc, ale jedno zdanie może też zaszkodzić.

Jeżeli podatnik napisze, że „nie wiedział”, HMRC może zapytać, czy rzeczywiście podjął rozsądne kroki, żeby sprawdzić swoje obowiązki. Jeżeli napisze, że „zapomniał”, HMRC może zapytać, dlaczego zapominał przez kilka lat. Jeżeli napisze, że „dochód był rozliczony w Polsce”, HMRC może zapytać, dlaczego nie został rozliczony w UK.

Doradca podatkowy powinien umieć napisać odpowiedź tak, żeby była prawdziwa, kompletna i podatkowo bezpieczna.

W TaxOne nie patrzymy na księgowych jak na konkurencję.

W wielu sprawach księgowy jest bardzo potrzebny, szczególnie wtedy, gdy trzeba uporządkować dokumenty, przygotować zestawienia albo prowadzić bieżące rozliczenia. Problem pojawia się dopiero wtedy, gdy sprawa wymaga czegoś więcej niż księgowego ujęcia kwot. W Tax Disclosure bardzo często trzeba najpierw odpowiedzieć na pytania prawne i podatkowe, a dopiero później wpisać liczby do formularza.

Dlatego najprostsza zasada jest taka: jeżeli sprawa jest prosta, księgowy może wystarczyć. Jeżeli sprawa dotyczy dochodów zagranicznych, kilku lat, listu z HMRC, kar, odsetek, rezydencji podatkowej albo umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, warto skorzystać z doradcy podatkowego.

Nie dlatego, że formularz jest niemożliwy do wypełnienia. Dlatego, że przed wypełnieniem formularza trzeba wiedzieć, co powinno się w nim znaleźć.

W sprawie księdza Piotra różnica była bardzo praktyczna. Gdyby ktoś potraktował temat jak zwykłe przepisanie kwot z Polski, mógłby albo zapłacić za dużo, albo zapłacić za mało, albo pominąć ważne wyjaśnienie dla HMRC.

Doradca podatkowy patrzy na tę samą sprawę szerzej. Sprawdza nie tylko dochód, ale też podstawę prawną, ulgę, koszty, zagraniczny podatek, okresy rozliczeniowe i potencjalne zachowanie podatnika oceniane przez HMRC.

Przy Worldwide Disclosure Facility HMRC przewiduje też rolę agentów. W wytycznych dla WDF HMRC wyjaśnia, że agenci powinni używać Digital Disclosure Service, aby zgłosić disclosure klienta, a HMRC wysyła wtedy disclosure reference i payment reference. To pokazuje, że profesjonalne prowadzenie sprawy przez agenta jest normalną częścią procesu, szczególnie przy bardziej złożonych disclosure.

Ostatecznie pytanie nie brzmi więc: „Czy księgowy jest dobry, czy doradca podatkowy jest lepszy?”. Prawdziwe pytanie brzmi: „Jakiego problemu dotyczy moja sprawa?”.

Jeżeli problemem jest tylko proste zsumowanie dochodu, być może wystarczy księgowy. Jeżeli problemem jest to, jak brytyjskie prawo podatkowe traktuje dochód z Polski, wtedy potrzebna jest analiza podatkowa.

A Tax Disclosure bardzo często jest właśnie analizą podatkową.

W TaxOne widzieliśmy wiele spraw, w których koszt doradztwa był niewielki w porównaniu z tym, ile można było zaoszczędzić dzięki prawidłowemu zastosowaniu przepisów, ulg, kosztów albo umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. Czasami oszczędność polegała na niższym podatku. Czasami na niższych karach. Czasami na tym, że HMRC dostało pełne wyjaśnienie i nie musiało zadawać kolejnych pytań przez wiele miesięcy.

Dlatego przy Tax Disclosure warto myśleć nie tylko o kosztach pomocy, ale też o kosztach błędu.

Błąd w disclosure może oznaczać dodatkowe pytania, dłuższe postępowanie, wyższe penalties i znacznie większy stres. Profesjonalne przygotowanie sprawy nie zawsze gwarantuje szybkie zakończenie, ale zwiększa szansę, że HMRC dostanie odpowiedź kompletną, logiczną i opartą na przepisach.

Ksiądz Piotr nie potrzebował kogoś, kto tylko wpisze kwoty z polskiego konta. Potrzebował kogoś, kto zrozumie, co te kwoty oznaczały podatkowo w Wielkiej Brytanii. I właśnie na tym polega różnica między zwykłym rozliczeniem a dobrze przygotowanym Tax Disclosure.

Jednym z podstawowych zadań jest ustalenie, które lata trzeba przeanalizować. W części 9: „Jak daleko wstecz HMRC może sprawdzić podatnika?” wyjaśniamy znaczenie terminów i okoliczności konkretnej sprawy.