Czy jest “kontrola” nad firmą i dlaczego warto znać podstawy prawa spółek?

Dziś kolejna historia, w której dałoby się pewnie uniknąć dużo zamieszania, gdyby kompetentny księgowy czy doradca podatkowy wkroczył odpowiednio wcześnie i zweryfikował kolejne działania z prawnego i biznesowego punktu widzenia. Oczywiście z powodów etycznych nie mogę zdradzić ani nazwy firmy ani imion klientów zatem znów użyjmy imion z kreskówek.

Parę lat temu Tosia i Lolek otworzyli restaurację REKSIO wspólnie z Jackiem i Agatą. Zarejestrowali spółkę z ograniczoną odpowiedzialności (limited company) w Companies House. Cała czwórka podzieliła się udziałami w firmie po równo, stąd każdy z udziałowców miał po 25%. Wszyscy byli też dyrektorami firmy. Po paru latach, Tosia i Lolek zaangażowali się mocno w rozwijanie innej działalności. Tosia zrezygnowała z roli dyrektora firmy REKSIO, Lolek zaś dyrektorem pozostał, lecz był w tej roli wyłącznie formalnie. Ani Tosia, ani Lolek nie wyzbyli się jednak swoich udziałów w firmie.

Po wycofaniu się Tosi i Lolka z aktywnego udziału w działalności spółki REKSIO, Jacek i Agatka zaczęli się zachowywać tak, jakby Tosia i Lolek przestali istnieć w strukturach firmy.

Nie przesyłano im żadnych z dokumentów, które powinny być wszystkim udziałowcom dostarczane, a z Lolkiem nikt nie konsultował decyzji dotyczących firmy, także takich, w których wszyscy dyrektorzy powinni mieć udział.

Czara się przelała ostatecznie, gdy Tosia i Lolek sprawdzili wpis firmy REKSIO w Companies House i odkryli, że Agatka figuruje tam obecnie jako osoba z większościową kontrolą nad spółką.  Nawet gdyby Jacek przekazał jej wszystkie swoje udziały, 50% nie oznacza jeszcze większości. Czyżby jakimś tajemniczym sposobem Tosia lub Lolek oddali Agatce swoją część? Oczywiście nie: każdy z właścicieli (udziałowców) ma nadal 25% wkład w firmę, wraz z właściwymi temu prawami i obowiązkami.

Co dalej? Będziemy próbować się dogadywać.

Tymczasem jednak warto poznać podstawowe zasady funkcjonowania udziałowców i dyrektorów w spółkach typu limited company.

Udziałowcy (shareholders) to po prostu właściciele firmy. Kapitał zakładowy może być natury symbolicznej, i technicznie rzecz biorąc nikt nie musi z niego zobaczyć ani pensa, ale podział udziałów – nawet gdy mówimy o jednym udziale na udziałowca i zupełnie symbolicznej kwocie w rodzaju 1 funta za udział, jest zapisany w dokumentach firmy i ma jak najbardziej rzeczywiste efekty w wypadku odpowiedzialności za zobowiązania firmy czy wypłacania dywidend.

Udziałowcy mają de facto ostateczną kontrolę nad tym, co dzieje się z firmą i podejmują formalne decyzje co do:
- Nominacji dyrektorów.
- Usunięcia/rezygnacji dyrektorów.
- Wynagrodzenia dyrektorów.
- Emisji dodatkowych udziałów.
- Przekazania udziałów innym osobom.
- Transakcji, w której stroną jest firma i jeden z dyrektorów (np. zakupnieruchomości od/dla firmy).

Wszyscy udziałowcy mają prawo otrzymać od firmy:
- roczne sprawozdanie finansowe (annualaccounts);
- ewentualne sprawozdanie strategiczne (strategic report) za ostatni rok budżetowy;
- ostatnie sprawozdanie dyrektorów (directors’report) oraz sprawozdanie biegłego rewidenta (auditor'sreport on the accounts).

Tosia i Lolek żadnego z tych dokumentów oczywiście nie dostali, i dopiero zajrzenie do wpisów na stronie Companies House (informacje tam zawarte są w domenie publicznej i każdy może je bez problemów przejrzeć) uświadomiło im, że Agatka stała się w jakiś sposób właścicielką kontrolnego pakietu udziałów firmy REKSIO.

Być może nie ma w tym jakiejś specjalnej złej woli. W wypadku małych firm z symbolicznym kapitałem zakładowym, dyrektorzy i udziałowcy to często te same osoby, zaś podział ról właściciela i zarządzającego firmą jest nierzadko dość niewyraźny.

Przepisy prawa spółek (company law) rozdzielają te funkcje jednak bardzo jasno. Prawo spółek wymaga, aby niektóre decyzje dotyczące firmy były podejmowane przez dyrektorów na zgromadzeniach zarządu, a inne przez udziałowców w postaci pisemnych uchwał lub uchwał podjętych na walnych zgromadzeniach. Aby jeszcze bardziej skomplikować sprawy, niektóre decyzje muszą być podejmowane przez dyrektorów, ale tylko za zgodą udziałowców.

W kwestii konkretnie ‘’kontroli na firmą’’, warto zatem wiedzieć, że osoba składająca raport roczny (Confirmation Statement) w Companies House powinna sprawdzić jak rozłożone są udziały w firmie. W wypadku REKSIA, Tola, Lolek, Jacek i Agatka mają po 25% i żadna osoba nie ma większości. Nawet jeżeli Agatka kieruje obecnie firmą zupełnie samodzielnie, nie oznacza to, że ma nad nią kontrolę w rozumieniu prawa spółek.

Skąd więc ta zmiana w danych Companies House? Czyżby zrobiła to kolejna niekompetentna osoba narażając wszystkich dyrektorów na spory i kosztowne przepychanki z udziałem prawników?

Nie całkiem udało się nam w TaxOne to wszystko jeszcze odplątać, choć (już z udziałem dwóch kancelarii prawnych) mamy nadzieję dotrzeć do sedna sprawy i osiągnąć jakąś ugodę. W innym wypadku szacowane koszty prawne i procesowe mogą sięgnąć nawet i £20,000, a w takich wypadkach sąd z reguły zasądza ich pokrycie przez pozwanego.

Nie wiem, czy jest coś w tym edynburskim powietrzu, czy po prostu dużo jest małych firm korzystających z ‘’porad’’ niekompetentnych osób nie znających się na rzeczy albo robiących tylko minimum. Dobry księgowy powinien przecież nie tylko składać na czas właściwie wypełnione dokumenty, ale i proaktywnie doradzić w miarę potrzeb klienta. Za to im przecież też płacicie!