Ostatnio na swoją firmę dokonałeś/dokonałaś zakupu obciążonego podatkiem VAT. Zależy Ci na tym, żeby go jak najszybciej odzyskać, ale sprzedawca nie wystawił Ci faktury sprzedaży. Czy w takiej sytuacji możesz odzyskać VAT przed jej wystawieniem lub też w sytuacji całkowitego braku faktury?

Zgodnie z przepisami, prawo do odzyskania podatku VAT powstaje w tzw. "punkcie podatkowym" dostawy, co oznacza, że jest to albo data dostawy towaru, albo też data faktury, wystawiona przez sprzedawcę, jeżeli jest datowana na czas nie dłuższy niż 14 dni od daty dostawy.

Prawo do odzyskania podatku VAT powstaje albo w dacie dostawy towaru, albo w dacie wystawienia przez dostawcę faktury, jeżeli jest datowana na czas nie dłuższy niż 14 dni od daty dostawy.

Sytuacje, gdy dochodzi do przekroczenia ustawowych terminów, są dość częste. Sam fakt, że dostawca nie dostarczył Ci faktury, nie może być podstawą do zwrócenia się o zwrot podatku. Podstawą taką, w sytuacji kiedy nie posiada się faktury, może być posiadanie alternatywnych dowodów na to, że dostawa nastąpiła, a VAT został zapłacony.

Alternatywne dowody dostawy

Urząd skarbowy akceptuje różne dokumenty jako dowód dokonania płatności VAT od danej dostawy. Najczęściej spotykane to dowód dostawy i dowód dokonania płatności, ale nie tylko. Może być to oświadczenie dostawcy, dokumenty i dowody potwierdzające, że dostarczony towar został zużyty w Twoim przedsiębiorstwie lub dostarczony dalej, dowody ustaleń handlowych itp. Zgodnie z instrukcją HMRC, urząd skarbowy będzie poszukiwał odpowiedzi na następujące pytania:

• Czy są alternatywne dowody w postaci dokumentów innych niż faktura (np. oświadczenie dostawcy)?
• Czy istnieje dowód otrzymania dostawy podlegającej opodatkowaniu, od której został naliczony podatek VAT?
• Czy istnieje dowód zapłaty?
• Czy istnieją dowody na to, że towary/usługi zostały zużyte w Twoim przedsiębiorstwie lub dowody na ich dalszą dostawę?

Jeżeli udzielisz satysfakcjonujących odpowiedzi na powyższe 4 pytania oraz przedstawisz odpowiednie dokumenty, a okoliczności sprawy są jasne i klarowne, pracownicy HMRC powinni pozwolić Ci na odliczenie podatku.

Kiedy trzeba udowodnić dodatkowe okoliczności

Jeżeli dostawa dotyczy towarów, które zostały określone jako będące przedmiotem powszechnych oszustw i nadużyć (ich opis znajdziesz tutaj), przedstawione dowody nie są wystarczające lub są podstawy, aby podejrzewać nadużycie lub oszukańczy zamiar ze strony wnioskodawcy, wówczas HMRC zażąda odpowiedzi na dalsze pytania:

• Skąd odbiorca wiedział o istnieniu dostawcy?
• Jak zostały nawiązane relacje odbiorcy z dostawcą?
• Czy odbiorca zna miejsce, gdzie prowadzona jest działalność dostawcy (czy tam był)?
• W jaki sposób odbiorca kontaktuje się z dostawcą?
• Jeżeli dostawa obejmuje towary, skąd wiadomo, że nie są kradzione?
• W jaki sposób dokonywany jest zwrot wadliwych towarów?

Kiedy występuje taka sytuacja, postępowanie zazwyczaj trwa dłużej, a przedstawiane dowody są wnikliwiej badane.

Zadbaj o dobrze prowadzoną księgowość

Dobrze i dokładnie prowadzona księgowość powinna wystarczyć do prześledzenia transakcji i dostarczenia HMRC wystarczających dowodów na jej przeprowadzenie. Ważne jest, aby oprócz faktur zachowywać także dowód dostawy.

Kiedy nie musisz przedstawiać dowodów na transakcję z VAT?

Możesz odzyskać VAT bez przedstawiania na to żadnych dowodów od transakcji na kwotę mniejszą niż £25. Takie transakcje obejmują zakupy dokonane za pośrednictwem automatów na monety, opłaty parkingowe, opłaty za przejazd mostami, tunelami itp. oraz opłat za rozmowy telefoniczne z telefonów prywatnych lub publicznych.

Kiedy HMRC uzna za wystarczające przedstawienie dokumentu niepełnego?

Możliwość ta dotyczy usług i towarów, których wartość nie przekracza £250. Wówczas można przedstawić dokument uproszczony, zawierający tylko podstawowe dane, czyli:

• nazwę i adres dostawcy;
• rodzaj dostarczonych towarów;
• stawkę podatku VAT;
• numer VAT sprzedawcy.

Takie faktury uproszczone są zazwyczaj wystawiane przez firmy, które zajmują się handlem detalicznym.

Uwaga! Jeżeli paragon/faktura uproszczona nie będzie zawierała wyszczególnionej kwoty VAT, a dostawca jest zarejestrowany jako płatnik VAT, otrzymasz jedynie jedną szóstą zapłaconej kwoty podatku naliczonego.

Zakupy dokonane przez pracownika

A co w sytuacji, kiedy zakupu dokonuje Twój pracownik? Wtedy także możesz odzyskać VAT, ale jedynie pod warunkiem, że wydatek został pracownikowi zwrócony. Dotyczy to również VAT-u naliczonego w związku z wydatkami na paliwo, jeżeli wypłacasz pracownikowi ulgę kilometrową za podróż służbową (przedstawione rachunki za paliwo muszą być w wysokości co najmniej równej kwocie zwrotu kosztów przejazdu, a wniosek o zwrot kosztów powinien posiadać rubrykę na wpisanie kwoty podatku VAT).

Co możesz zrobić, jeśli HMRC nie uzna Twojego wniosku o zwrot VAT?

Według wytycznych HMRC, jeżeli przedstawione dowody alternatywne są wystarczające, prawo do odliczenia podatku zostaje przyznane. Trzeba jednak pamiętać, że decyzje są przez urzędników podejmowane indywidualnie i uznaniowo, może się zatem zdarzyć, że podejmą decyzję odmowną. Jeśli się z tym nie zgadzasz, możesz zwrócić się o rozstrzygnięcie do sądu. Zdarza się to dość często, istnieje więc na ten temat bogate orzecznictwo. Aktualizowaną na bieżąco listę odwołań w sprawach dotyczących podatku VAT, które HMRC przegrało lub częściowo przegrało, znajdziesz tutaj. Sprawdź, czy nie ma w tym spisie spraw podobnych do Twojej. Jeśli taką znajdziesz, możesz się powołać na to rozstrzygnięcie w swoim ewentualnym sporze z urzędem skarbowym.

Nieprawidłowy wniosek o zwrot VAT

Reguła jest taka, że im większa jest wnioskowana kwota zwrotu, tym baczniej w razie kontroli HMRC przygląda się transakcji oraz dołączonym do niej dowodom. Zatem jeżeli wnioskowane kwoty są duże, upewnij się, że spełniasz kryteria HMRC, a wnioskowane kwoty we właściwej wysokości.

Dbaj, aby do każdego wniosku posiadać odpowiednie dowody potwierdzające Twoje prawo do zwrotu VAT. Nieścisłości i zaniedbania mogą grozić wymierzeniem Ci przez urząd kary. Szczegóły na ten temat znajdziesz tutaj. HMRC może nałożyć na Ciebie karę w wysokości do 100% jakiegokolwiek podatku zaniżonego lub zawyżonego, jeśli wyślesz niedokładne zeznanie.

Prawidłowa faktura VAT - co powinna zawierać?

Zawsze jest korzystniej, kiedy nie trzeba niczego udowadniać przed HMRC w ramach dodatkowego postępowania, dlatego najlepiej jednak posiadać właściwą fakturę. Co taka prawidłowa faktura powinna zawierać, wyszczególnia przewodnik HMRC. Dodatkowe informacje znajdziesz również w naszym artykule, zamieszczonym pod tym linkiem.