Wybór odpowiedniego księgowego, któremu ze spokojem ducha będzie można powierzyć prowadzenie ksiąg rachunkowych swojego przedsiębiorstwa, to niełatwe zadanie. Wielokrotnie opisywaliśmy sprawy, których bohaterami negatywnymi byli właśnie księgowi — osoby niedouczone i niekompetentne. Niektórzy mieli pecha trafić na księgowych - oszustów (przeczytasz o tym tutaj).

Jakimi cechami powinien zatem wykazywać się księgowy, ażeby można było go obdarzyć zaufaniem?

Czym zajmują się księgowi?

Osoba zajmująca się księgowością przede wszystkim prowadzi księgi rachunkowe i tworzy raporty finansowe. Powinna być w stanie stworzyć dla Ciebie raport cashflow i pomóc w organizacji finansów Twojej firmy. Sumienny księgowy nie tylko informuje klienta na bieżąco o stanie finansowym przedsiębiorstwa, ale też tworzy prognozy co do najbliższej przyszłości firmy, za pomocą których uświadamia klientowi, w jakim kierunku zmierza jego biznes.

Specjalizacje księgowych w Wielkiej Brytanii

Księgowych możemy podzielić ze względu na specjalizacje, którymi się zajmują:

• management accountant (MA) – zajmuje się przyszłością firmy: podejmuje decyzje inwestycyjne, czyli zajmuje się kwestiami finansowymi związanymi z przyszłością firmy. Taki księgowy będzie miał z reguły kwalifikacje CIMA (Chartered Institute of Management Accounting);
• financial accountant (FA) – raportuje wyniki finansowe firmy, czyli podsumowuje wszystkie informacje finansowe dotyczące wydarzeń, które miały miejsce w przeszłości. Tworzy sprawozdania finansowe stworzone na podstawie ogólnie przyjętych praw i zasad (Generally Accepted Accounting Principles – GAAP). Taki księgowy legitymuje się kwalifikacjami typu ACCA czy ICAS.

Duże organizacje zatrudniają zarówno management accountants, jak i financial accountants, a oprócz tego zwykle pracuje dla nich także doradca podatkowy, który czyta i analizuje prawo podatkowe oraz wdraża plan podatkowy w życie.

Brak regulacji prawnej zawodu księgowego w UK

W Wielkiej Brytanii żaden z tych zawodów nie jest prawnie uregulowany. Oznacza to, że każda napotkana na ulicy osoba może nazwać się księgowym i wykonywać ten zawód. Niestety, dzieje się tak nader często. Klient, który nie wie, jak sprawdzić wiedzę i kwalifikacje księgowego, pozostaje zwykle przez długi czas w błogiej nieświadomości co do faktu, że jego finanse są prowadzone przez osobę niekompetentną — do momentu, kiedy pojawiają się problemy z HMRC.

To właściciel biznesu odpowiada za błędy w rozliczeniach

Niestety wielu właścicieli firm nie jest również świadomych, że to nie księgowi odpowiadają za źle prowadzoną księgowość. Kiedy na jaw wyjdą błędy i nieścisłości w rozliczeniach, to Ciebie — właściciela — będzie ścigało HMRC i na Ciebie będą nakładane kary. Kiedy już do tego dojdzie, jedyną Twoją szansą na uzyskanie zadośćuczynienia od księgowego jest droga sądowa — żmudna, kosztowna i wyczerpująca.

Dodatkowo, chcąc naprawić swoją księgowość, za tę samą pracę płacisz podwójnie, bo najpierw opłatę pobrała osoba, która zepsuła Twoje rozliczenia, a później nowi księgowi, którzy te same rozliczenia dla Ciebie naprawiają.

Dlatego naprawdę ważne, aby księgowość Twojej firmy prowadziła osoba posiadająca odpowiednie kwalifikację i wiedzę.

Skąd mam wiedzieć, którego księgowego zatrudnić?

Nie jest prawdą, że trzeba zatrudniać księgowych o najwyższych kwalifikacjach — Twój biznes wcale nie musi tego wymagać. Może potrzebujesz jedynie kogoś, kto będzie nadzorował Twój bookkeeping, czyli podliczał rachunki i prowadził ich ewidencję. A może masz niewielki, prosty w prowadzeniu biznes i wystarczy osoba, która w Twoim imieniu wyśle zeznanie podatkowe do HMRC.

Sprawa wygląda inaczej w przypadku rozliczeń większych podmiotów: firm Limited czy takich, które przekroczyły próg VAT. Księgowy bez odpowiedniej wiedzy i kwalifikacji nie poradzi sobie z prowadzeniem bardziej skomplikowanych rozliczeń. Jeżeli jest osobą postępującą nieetycznie, najczęściej w pewnym momencie znika z rynku, pozostawiając po sobie niesmak i mnóstwo problemów dla właścicieli biznesów.

Dlatego warto, abyś wiedział, jakich kwalifikacji szukasz u księgowych. Oto nasza propozycja klasyfikacji wiedzy księgowych na podstawie tego, jak sami się przedstawiają.

Agent HMRC

Wielu księgowych w UK pisze na swoich stronach, że są „agentami HMRC”. Już wcześniej wspomnieliśmy, że takim agentem może być każdy. Uznajmy więc, że takie osoby nie mają żadnych kwalifikacji. Taka osoba może jedynie występować przed HMRC jako upoważniona przez klienta.

Ktoś więcej niż agent HMRC

W tabeli poniżej zostały wyszczególnione najczęściej spotykane organizacje zrzeszające księgowych i doradców podatkowych. Aby lepiej uzmysłowić Ci wartość, jaką niosą ze sobą te kwalifikacje, porównałem je z poziomem akademickim, w którym wyróżniłem skróty określające powyższe kwalifikacje. Określają one poziom wiedzy Twojego doradcy, a zaczynają się od najwyższych, czyli np. PhD ACCA BA Hons.

ICB, IAB oraz AAT to najniższy poziom kwalifikacji. Organizacja szkoleniowa Kaplan porównuje AAT do poziomu ukończenia pierwszego roku studiów. Jest to poziom, od którego zaczyna się przygodę z księgowością.

Kolejne to IFA; jest to odpowiednik ukończenia dwóch lat studiów. Następny stopień to ukończenie uniwersytetu, po którym jest się na 5/6 poziomie zaawansowania i tytułuje BA (Hons). Dlaczego poziom 5/6? Ponieważ okazać się może, że wybrane na studiach przedmioty nie pokrywają się z wymaganiami stowarzyszenia zawodowego (professional association). Wówczas taka osoba musi zdać podstawowe egzaminy, aby przejść na wyższy poziom.

Po studiach można wybrać drogę akademicką, robiąc Master’s Degree lub zdając egzaminy w organizacji profesjonalnej, takiej jak ACCA, CIMA czy ICAS. Mając Master’s Degree nie trzeba już zdawać większości egzaminów ACCA czy ICAS. Z reguły osoba mająca Master’s Degree nie powinna mieć problemu ze zdaniem ostatnich egzaminów ACCA. Chartered Accountant (biegły rewident) to kwalifikacje końcowe, których pragnie każdy ambitny księgowy.

Według accounting web, mając już siódmy poziom zaawansowania, można uzupełnić swoją księgową wiedzę idąc drogą ATT-CTA. Kolejny stopień to doktorat, droga akademicka i tytuł profesora.

Jak widzisz, nie ma jednej ścieżki podnoszenia kwalifikacji. Można to robić w wieloraki sposób. Oczywiście można też zdobyć same kwalifikacje podatkowe ATT oraz CTA, nie posiadając żadnych kwalifikacji księgowych. Jednak wiedza księgowa bardzo się przydaje przy wykonywaniu zawodu doradcy podatkowego.

Wybierając doradców odpowiednich dla siebie miej na uwadze wyszczególnione wyżej poziomy kwalifikacji, dostosowując wybór do swoich potrzeb. Może wystarczy Ci osoba z elementarną znajomością rachunkowości (ICB, IAB, AAT)?

Oczywiście nie można nikogo z góry dyskredytować. Zdarzają się ambitni bookkeepers, lepsi w swoim fachu niż wielu chartered accountants, którzy spoczęli na laurach i nie rozwijają się w ogóle. A przecież świat podatków i księgowości zmienia się nieustannie. Żeby dobrze wykonywać ten zawód, trzeba ciągle śledzić wszystkie zmiany.

Obojętnie, jaką drogę edukacji wybierze księgowy czy doradca podatkowy, każdy z nich powinien być członkiem organizacji zawodowej, która wysyła bieżące aktualizacje dotyczące zmieniających się przepisów księgowych czy podatkowych – nie powinni doradzać Ci ludzie nieposiadający aktualnej wiedzy. Twoją firmą powinni zaopiekować się specjaliści w swoim zawodzie.

Jak wybrać dobrego księgowego w UK?

Wybierając "swoje" biuro rachunkowe, zastanów się najpierw, jak bardzo rozbudowanej księgowości oraz znajomości przepisów i procedur wymaga Twoja działalność. Mając to na uwadze, wykonaj kilka kolejnych kroków:

1. Dowiedz się, czy księgowi są członkami odpowiednich organizacji zawodowych i czy mają wymagane certyfikaty oraz ubezpieczenie

• czy mają rejestrację ICO (gdzie powinny być zarejestrowane wszystkie firmy, które przechowują dane swoich klientów), sprawdzisz ją tutaj;
• czy mają certyfikat "Anti-Money Laundering" — obowiązkowy m.in. dla biur księgowych; poświadcza ich znajomość procedur związanych z ustawą regulującą przeciwdziałanie praniu brudnych pieniędzy;
• zależnie od potrzeb swojej firmy, dowiedz się, czy księgowi mają certyfikaty świadczące o posiadanych kwalifikacjach zawodowych (patrz tabelka wyżej);
• czy posiadają status agenta podatkowego w HMRC (powinni mieć nadany indywidualny kod — bez niego nie mogą występować w Twoim imieniu przed urzędami);
• czy mają wykupione aktualne ubezpieczenie Professional indemnity insurance od odpowiedzialności cywilnej — powinni je mieć na wypadek popełnienia błędów w rozliczeniach klientów;
• czy są członkami odpowiednich zawodowych organizacji zrzeszających.

2. Szukaj księgowych z dużym doświadczeniem - nic tego nie zastąpi;

3. Sprawdź, czy księgowi rozumieją specyfikę formy, w jakiej prowadzisz swoją działalność i związane z nią prawne wymogi;

4. Dowiedz się, czy będzie możliwość uzyskania fachowej porady w bezpośrednim kontakcie za każdym razem, kiedy będzie taka potrzeba;

5. Upewnij się, że możesz liczyć na asystę księgowych w przypadku kontroli Twojego biznesu przez HMRC;

6. Zanim dokonasz wyboru, koniecznie poszukaj opinii innych klientów o konkretnym biurze rachunkowym. Warto poprosić też o rekomendacje — sprawdź, które biuro ma najwięcej zadowolonych klientów. Jeżeli planujesz korzystać z usług tylko jednej osoby, poproś ją o referencje z poprzednich miejsc pracy;

7. Sprawdź, z jakich narzędzi korzysta badane biuro rachunkowe: czy są one nowoczesne i czy łatwo będzie o wymianę informacji i dokumentów między Tobą a Twoimi księgowymi oraz między nimi a HMRC.

I jeszcze na koniec: zwróć uwagę, na jakie tematy autorytatywnie wypowiada się księgowy (czy doradca), a jaką ma specjalizację. Dlaczego?

Opierając się na przykładzie naszej firmy: my nie udzielamy porad na temat pożyczek hipotecznych (mortgage), rodzajów ubezpieczeń czy wyboru najlepszych możliwych funduszy emerytalnych. Nie udzielamy takich porad, bo nikt z nas nie jest ekspertem w tych dziedzinach. Dbamy o dobro naszych klientów także w ten sposób. Możemy ich skierować do osób, o których wiemy, że są specjalistami w danym temacie, jednak nie będziemy sami doradzać w sprawach, na których za słabo się znamy. Jest to nieodpowiedzialne i nieprofesjonalne.

Dobry księgowy/doradca powinien przede wszystkim mieć świadomość, że zła porada może jego klienta naprawdę dużo kosztować i nie udzielać ich w tematach, w których nie jest ekspertem.

TaxOne zajmuje się kompleksowo podatkami i księgowością - to jest nasza specjalizacja i mamy pewność, że na tych polach zawsze udzielimy naszym klientów właściwych wskazówek i poprowadzimy ich sprawy sprawnie i na wysokim poziomie.

Jeśli chcesz poznać więcej podobnych przypadków i dowiedzieć się, jak poradzić sobie z trudnościami podatkowymi, zapraszam do przeczytania mojej książki. Możesz ją zakupić klikając tutaj.

Artykuły powiązane:

Kwalifikacje księgowych w UK (video)

Źle prowadzona księgowość

Jak ocaliłem firmę, czyli o niekompetentnych księgowych