O niekompetentnych księgowych i rodzinie na walizkach: jak nie prowadzić rachunkowości firmy LTD

*Imiona bohaterów zmieniono dla ochrony ich prywatności.

Jacek* i Marta* przyjechali do Szkocji z marzeniem o lepszym życiu. On - świetny fachowiec - szybko znalazł niszę na rynku usług budowlanych. Po paru latach pracy dla innych założył własną firmę. Biznes szedł dobrze, klienci polecali znajomym, rodzinie i dalej.

Jacek jest budowlańcem, nie księgowym, więc prowadzenie rachunkowości rozwijającej się firmy powierzył polskiemu biuru z Edynburga. Firma co miesiąc dostarczała dwóm paniom w Edynburgu prowadzącym firmę rachunkową (nazwijmy je) Pani Kasi* i Pani Alicji* rachunki i faktury i, rzecz oczywista, Jacek zakładał, że wszystko zostanie rozliczone jak trzeba, zgodnie z przepisami i na czas.

Pierwszy sygnał alarmowy, że coś jest nie tak, pojawił się w postaci kontroli VAT, która wykazała, że podatek ten był niepoprawnie naliczany od ponad 5 miesięcy. Piszę o tym w oddzielnym artykule.

Problem z VAT okazał się jednak być wierzchołkiem pokaźnej podatkowej góry lodowej. Okazało się, że panie Kasia i Ala nie robiły od półtora roku prawie nic – mimo tego, że Marta co miesiąc przywoziła do biura dokumenty firmy, nie były one w żaden sposób księgowane.

Jacek pojawił się w moim biurze w lutym. Jak zawsze w wypadku nowego klienta, przygotowałem dla niego tzw. engagement letter – czyli umowę określającą warunki naszej współpracy. Po podpisaniu takiej umowy, wysyłam zwykle prośbę do poprzedniego księgowego w celu przekazania dokumentacji mojego nowego klienta. Przekazanie dokumentacji jest obowiązkiem kancelarii rachunkowej.  Minęło niemal pół roku, od pani Kasi i Ali nie przyszło nic… Pracowałem zatem na dokumentacji, którą przekazał mi Jacek: wyciągi bankowe, rachunki, notatki.  Panie umówiły się z firmą, że poprowadzą listę płac do końca roku podatkowego i zrobią rozliczenie self assessment dla pary dyrektorów.

W międzyczasie Jacek i Marta sprzedali swój dom by zakupić kolejny. Znaleźli wymarzoną posesję, dogadali wszystko ze sprzedającym. Pozostawało tylko czekać. Wymianę kluczy ustalono na czerwiec.

Jak z reguły bywa, kupno nowego domu wiązało się z wnioskiem o kredyt hipoteczny. Nie miało być z nim żadnego problemu. Marta i Jacek mieli duży wkład własny, i przyzwoite, udokumentowane, zarobki.  No właśnie… udokumentowane!

Okazało się, że panie Kasia i Ala nie zrobiły jeszcze firmie moich klientów rozliczenia podatku dochodowego od firm (Corporation Tax).

Prośba o szybkie rozliczenie

– nie powinno to zajmować wiele czasu, jeżeli wszystkie dokumenty są rzetelnie zaksięgowane – padła na jałowy grunt, bo księgowane nie było właściwie nic, a panie objawiły się jako wielce niekompetentne. Wiedziałem już wcześniej, że nie miały pojęcia jak poprawnie rozliczać VAT, teraz okazało się, że nie wiedziały nawet co to jest DLA (Director Loan Account) – absolutne podstawy księgowości firm LTD.

Sytuacja rodziny mojego klienta była nie do pozazdroszczenia. Kilka tygodni wcześniej musieli wyprowadzić się ze swojego starego domu. Nowy dom czekał, ale okazało się, że Jacek i Marta mogą nie otrzymać kredytu, a właściciel domu mógłby już go sprzedać komuś innemu. Dobytek rodziny znalazł się przechowalni, część nawet w furgonetce firmowej. Wynajęcie mieszkania na krótki okres jest trudne i drogie, więc mieszkali u znajomych pod ich nieobecność, ci jednak wracali do swojego lokum i trzeba było je zwolnić. Co dalej? Wynajmować mieszkanie na dłużej, czy wciąż mieć nadzieje, że uda się uzyskać kredyt? Jacek i Marta stanęli zatem przed perspektywą bezdomności, niemożności dopełnienia od miesięcy umówionej transakcji, i prawdziwego chaosu w życiu całej rodziny.

Chciałem zrobić wszystko, co możliwe, by uniknąć takiej sytuacji. Obiecałem doradcy w sprawie kredytów, że dostarczę wszystkich wymaganych dokumentów w ciągu dwóch tygodni i poprosiłem bank o wstrzymanie się z decyzją.

Trzy osoby z zespołu TaxOne pracowały po kilkanaście godzin dziennie, piątek i świątek, by wykonać pracę, na która panie Kasia i Ala miały półtora roku. Jedenaście dni takiego wysiłku zaowocowało sukcesem: przygotowaliśmy firmie naszych klientów Final Accounts, które zostały złożone w Companies House i banku. Odetchnęliśmy z ulgą w poczuciu satysfakcji z dobrze zrobionej roboty, myśląc, że najgorsze za nami, i że Jacek i Marta będą mogli wkrótce wprowadzić się do nowego domu.Za wcześnie!

Nie minęło parę dni, a okazało się, że rozlicznie firmy nie zgadza się z rozliczeniem self-assessment Jacka i Marty jako dyrektorów, przygotowanym przez panie „księgowe” na koniec roku podatkowego. Agent kredytowy (mortgage advisor), człowiek nieskory do werbalnej przesady, co najmniej dwa razy posłużył się słowem „koszmar” w odniesieniu do sprawy mojego klienta.

Po raz kolejny musiałem zatem w ów koszmar zanurkować i zrobić, co się da, by odplątać sytuację. Niekompetencja pań „księgowych” nie dotyczyła tylko VAT-u i zaniedbań w prowadzeniu bieżącej rachunkowości. Lista błędów zaczęła przypominać litanię.

Okazało się też, że lista płac była robiona źle, kwoty na odcinkach wypłaty (payslips) dyrektorów były niepoprawne, a panie „księgowe” nie umiały tego skorygować, więc postanowiły po prostu rozliczyć nadwyżki jako dywidendy. I w ten sposób właśnie w zeznaniu self-assessment Marty i Jacka pani Kasia (a może była to pani Ala?) zgłosiła dywidendy w wysokości kilkunastu tysięcy funtów.

Jak to możliwe? Przecież dywidend nie można wypłacić przed końcowym rozliczeniem firmy i zapłaceniem podatku Corporate Tax! Firma, choć dobrze sobie na rynku radziła, nie zrobiła wystarczająco dużego zysku, by wypłacić dywidendy w takiej wysokości. Oczywiście wiedziałyby o tym, gdyby zrobiły poprawnie rozliczenie firmy. W tym przypadku, po wszystkich wypłatach z listy płac, kosztach prowadzenia firmy i podatku, zysk netto był znikomy – a pani Ala (a może była to pani Kasia?) rozliczyła firmę, jakby miała do dyspozycji kilkadziesiąt tysięcy na dywidendy.

Odłożywszy na później pracę na wszystkim, co nie było super-pilne, spędziłem zatem kolejny tydzień naprawiając błędy pań „księgowych”.

Źle zrobioną listę płac można w pewnych przypadkach skorygować za pomocą tzw. EYU – earlier year update. Jako autoryzowany agent HMRC, skontaktowałem się więc ze skarbówką, przedstawiając problem klienta. Pierwsza rozmowa, mimo długiej dyskusji z urzędnikiem wyższej szarży, nie przyniosła oczekiwanych efektów: nie uzyskałem zgody na zrobienie EYU. Powiedziano mi, że nie możemy sobie zadecydować, że jakieś kwoty powinny być jednak retroaktywnie zaksięgowane jako płace dyrektorów.

Nie poddałem się jednak tak szybko, i po wielogodzinnym wertowaniu prawa finansowego, wróciłem do HMRC i przedstawiłem swoje racje, cytując odpowiednie ustawodawstwo (Financial Acts) i oświadczyłem, że jeśli nie zaakceptują mojego uzasadnienia, chętnie przedstawię je przed odpowiednim sprawie trybunałem. Pomogło! Udało mi się poprawić rozliczenia listy płac

Po tym wszystkim należało jeszcze poprawić rozliczenia self-assessment. W skali całego przedsięwzięcia, było to najłatwiejsze zadanie, ponieważ sytuację finansowa i firmy, i dyrektorów znalem już od podszewki.

Dopiero wtedy mogłem przygotować dokumentację dla banku tak, by jednak zdecydowała się przyznać moim klientom kredyt hipoteczny. Powstał dokument o objętości ponad 60 stron, każda z nich podpisana moim nazwiskiem i certyfikowana.

I w końcu, parę tygodni od pierwszego sygnału od doradcy kredytowego, dostałem od niego taką wiadomość:

“Just a wee update Dawid, the bank has approved the case for Jacek and Marta and will go to full mortgage offer. Good job well done by you.”

Oczywiście to jeszcze nie koniec problemów moich klientów, bo musimy wciąż walczyć z niedociągnięciami podatkowymi, ale przynajmniej będą mieli dach nad głową!

W pewnym momencie, po prostu dlatego, że jestem człowiekiem, a nie tylko doradcą podatkowym, sprawa ta nabrała dla mnie wymiaru osobistego. Cieszę się zatem bardzo, że mogłem pomóc komuś w tak skomplikowanej sytuacji. Oczywiście do sytuacji takiej nie powinno było w ogóle dojść. O tym, jak ocenić, czy Twój księgowy ma pojęcie o swojej pracy i rzetelnie wykonuje swoje obowiązki – w następnym artykule.

Czytaj jak pomogłem innym!