Źle prowadzona księgowość - zwróć uwagę na...

W TaxOne często wyciągamy z bałaganu firmy prowadzone przez nierzetelnych księgowych. Weszło nam już to w krew i sprawia nam dużo przyjemności pomoc przedsiębiorcom, których biznesy uważamy za genialne, jednak często nie pozbawione problemów. W tym artykule opiszę kilka błędów, które mogą w mojej ocenie być indykatorem źle prowadzonej księgowości.

Jak woda opada to widać kto pływał bez kostiumu

Biznes się kręci, ale rozliczenia jakoś kuleją. Problem ten zdarza się nawet gdy właściciele biznesu robią co tylko mogą by wszystko było dopięte na ostatni guzik. Niestety to bardzo często księgowi zawodzą. Żal tylko właścicieli biznesów, którzy się starają a finalnie okazuje się, że problemy się piętrzą i piętrzą, bo jeden bród za drugim nagle zaczyna wypływać na powierzchnię. I to wcale nie z ich winy…

Jak poznać złego księgowego? 

1.    Otrzymujesz informacji na temat rozliczeń podatkowych w ostatnim momencie.  

Na rozliczenie firmy LTD mamy co prawda 9 miesięcy od końca roku finansowego firmy. Zatem jeśli Twoja firma jest przez Twoich księgowych rozliczana w ostatnim miesiącu, to coś tu jest nie tak. Dobrze robiony bookkeeping z miesiąca na miesiąc pozwala na zrobienie rozliczenia firmy w ciągu pierwszego miesiąca od końca roku finansowego. Nie oznacza to, że Twoi księgowi muszą "podciągać portki" i w ciągu pierwszych 30 dni przynosić Tobie „Final Accounts” do podpisania. Jednak uważam, że dobra firma księgowa w pierwszym kwartale powinna dać Tobie znać jak wygląda sytuacja finansowa Twojej firmy i na jakiej wielkości podatek do zapłacenia powinieneś się przygotować.

Obrazowo wygląda to tak:

Firma ABC Ltd została założona w Maju 2018 roku. Jej rok finansowy będzie się zatem kończył w Maju 2019 (dokładnie 12 miesięcy później). Od końca Maja 2019 firma ma 9 miesięcy na złożenie rozliczenia podatkowego (tzw. Final Accounts) do Companies House i do HMRC. Czyli jej “deadline” będzie do Lutego 2021. W tym czasie firma musi również zapłacić podatek korporacyjny(Corporation Tax). Zakładając, że firma ta miałaby do zapłacenia £10,000 podatku korporacyjnego warto byłoby wiedzieć o takiej kwocie wydatku wcześniej niż w ostatnim miesiącu, prawda?
2.    Spóźnione składanie dokumentacji do Companies House

Przychodzą do Ciebie listy z karami za opóźnienia? Companies House jak i HMRC wysyła do właścicieli firm oraz do ich agentów informacje na temat terminów składania takich wniosków jak Confirmation Statement czy Final Accounts. Zastanawiające jest więc skąd biorą się te niedociągnięcia?

Companies House nakłada kary za opóźnienia:

Do 1 miesiąca – £150

Od 1 do 3 miesięcy – £375

Od 3 miesięcy do 6 miesięcy – £750

Powyżej 6 miesięcy – £1,500

 

Kary nakładane przez Companies House są podwajane, gdy te zdarzają się 2 lata z rzędu.

 

Mając 9 miesięcy na złożenie dokumentacji ciężko jest się odwołać od takiej kary. Oczywiście nie jest to niemożliwe, ale jest ciężkie. Dyrektor firmy, aby odwołać się od kary musiałby udowodnić, że stało się to z przyczyn,które były poza jego kontrolą. Opieszałość księgowych jednak nie jest takim powodem, ponieważ wg Companies Act 2006 to wciąż dyrektor jest odpowiedzialną osobą za złożenie dokumentacji i rocznych rozliczeń -  nie księgowi. Także tłumaczenia jak te poniżej raczej nie pomogą:

 

„to moich księgowych wina”

„firma moja była „dormant” (uśpiona)”

„to moje pierwsze rozliczenie”

„firma słabo sobie radzi finansowo”

„dyrektorzy mieszkają za granicą”

„nie wiedziałem, że muszę złożyć rozliczenie”

3.    Twoi księgowi pracują całkowicie sami

O takich księgowych bym się martwił. Choćby z tego ważnego powodu, że jedna osoba nie jest w stanie i prowadzić dobrze swojej firmy i prowadzić dobrze „papierów”czyjejś firmy. To zabiera naprawdę mnóstwo czasu. Spójrz na swoją firmę - ile czasu Ty na nią poświęcasz? Księgowi mają dokładnie tak samo, plus do tego muszą podobną pracę wykonywać dla swoich klientów.

Drugi powód, dla którego księgowi nie powinni pracować sami jest taki, żejak wpadną pod autobus to Twoja firma automatycznie będzie miała problemy takiejak wymienione w pierwszych dwóch punktach.

No i kolejna kwestia - zespół powinien mieć wystarczająco wysokiekwalifikacje by doprowadzić do końca rozpoczętą już pracę nawet jak głównaosoba w firmie zachoruje, wyjedzie lub zderzy się czołowo ze wspomnianymautobusem.

4.    Rachunki wystawiane klientom nie spełniają wymogów prawnych

To niesamowite jak wiele polskich biznesów nie potrafi wystawić prawidłowego rachunku VAT. Pisałem o tym w artykule CO POWINNO ZNAJDOWAĆ SIĘ NA RACHUNKU VAT?

Nawet zwykły paragon powinien pokazywać numer VAT – czy Twój rachunek, który dajesz swoim klientom posiada niezbędne informacje? Pamiętaj, że na prośbę klienta musisz prawidłowy rachunek wystawić. Jeśli Twoi księgowi nie potrafią wyłapać takich banalnych błędów to kto miałby to dla Was zrobić?

5.    Księgowi nie kontrolują comiesięcznych przychodów  

Założyłeś w ciągu ostatnich 12 miesięcy interes? A kontrolujesz swój „VAT Threshold” – czyli kwoty, przekraczając którą powinieneś się zarejestrować na VAT?

W ostatnim roku mieliśmy kilka biznesów, które przeszły do nas od innych księgowych a właściciele nie wiedzieli nawet jakiej wysokości mają utargi. Prowadząc biznes, gdzie sprzedajemy dużą ilość towaru za niskie kwoty bardzo łatwo się zapomnieć i przekroczyć tę magiczną kwotę.

Wystarczy sprzedawać średnio dziennie za £233. Jeśli Twoi księgowi nie podpowiadają Tobie co jakiś czas jakie masz utargi to czas najwyższy się tym zainteresować. Zajrzyj do mojego artykułu, zatytułowanego: CZY JESTEŚ PEWIEN, ŻE NIE WSZEDŁEŚ NA VAT?

6.    Księgowi namawiają Ciebie do oszustwa

Niestety i tacy się zdarzają, a ciekawym jest fakt, że zdarzają się też klienci, którzy właśnie takich księgowych lubią, nie zdając sobie sprawy z tego, że to nie księgowi odpowiadają za oszustwa tylko dyrektorzy firm. Jeśli więc księgowi podpisują za Ciebie rozliczenia finansowe (podpisałeś kiedyś swoje Final Accounts?) i namawiają do składania wniosków na dofinansowania, na które wiesz, że się nie kwalifikujesz to chyba czas od takich uciekać. Miło jest słyszeć od swoich księgowych to co chce się usłyszeć, ale niemiło później jest prowadzić już batalię z HMRC samemu, bo Twój księgowy wyrzekł się swoich grzechów.

Księgowy namawiający Cię do oszustw prawdopodobnie nie ma żadnych innych argumentów by zatrzymać Cię ze sobą.

7.    Księgowi nie mają kwalifikacji – „jestem agentem HMRC”

To niestety zdarza się często. Dla klaryfikacji – księgowym w tym kraju może nazwać się każdy. Wcale jednak to nie oznacza, że osoby takie mają wystarczające kwalifikacje. Jeśli zatem dostajesz rozbieżne informacje z tymi, które samemu udało się Tobie wyczytać „w necie” to poproś księgowego o referencje do konkretnego zapisu z prawa podatkowego.

Twój księgowy powinien być członkiem jednej z organizacji zrzeszającej księgowych,takiej jak:

 ACCA, CIMA, ICAEW, ICAS, IFA, ATT/CIT,AAT

Jest wiele osób, które się ogłaszają, że są agentami HMRC – to może być każdy i wcale nie musi mieć kwalifikacji księgowych. Każda jedna osoba może w HMRC się zarejestrować jako agent co de facto nic nie oznacza. Z pewnością może Tobie ona pomóc wypełnić self-assessment ale już z prowadzeniem firmy LTD niekoniecznie.  

Dodatkowo są też osoby, będące Bookkeeper’ami – te osoby są zarejestrowane w organizacjach jak:

ICB, IAB

Jest to najniższy stopień kwalifikacji, jednak nie można też dyskredytować znajomości podstaw księgowości takich osób. Niemniej jednak, gdy Twoja firma przekroczy już roczny próg, po którym trzeba zarejestrować się na VAT, wówczas szukałbym kogoś z wyższymi kwalifikacjami, chyba że tacy bookkeeperzy współpracują z innymi księgowymi, którzy autoryzują ich pracę. Niemniej jednak lepiej już mieć bookkeepera aniżeli osobę z „20 letnim doświadczeniem” nie potwierdzonym żadnymi kwalifikacjami.

Najłatwiej zatem jest sprawdzić literki, jakimi księgowi Twoi podpisują się po nazwisku. A jeśli się nie podpisują, to po prostu zapytaj. Dobrze też jest zajrzeć na konto LinkedIn takiej osoby oraz poszperać w internecie i poczytać opinie.  

Pamiętaj, łatwo jest trafić na niekompetentna osobę, jednak już ciężej wychodzić z problemów, które takie osoby mogą narobić. Czyż nie wolelibyście się raczej skupić na prowadzeniu swojej firmy?  Szkoda Twoich nerwów, czasu i pieniędzy jakie będzie Cię kosztować wyciąganie z dołka. Sprawdź zatem osoby, którym chcesz powierzyć swój biznes!

Teraz Twój ruch, zostań bohaterem!

Myślisz, że ten artykuł przyda się któremuś z Twoich znajomych? Podziel się nim na Facebook

Podziel się na Facebook