Źle prowadzona księgowość - zwróć uwagę na...

W TaxOne często wyciągamy z bałaganu firmy prowadzone przez nierzetelnych księgowych. Weszło nam już to w krew, a pomoc przedsiębiorcom, których biznesy uważamy za genialne, sprawia dużo przyjemności. W tym artykule opiszę kilka błędów, które mogą być indykatorem źle prowadzonej księgowości.

Kiedy opada woda, widać kto pływał bez kostiumu

Biznes się kręci, ale rozliczenia wyraźnie kuleją. Problem ten zdarza się nawet gdy właściciele biznesu robią co tylko mogą, by wszystko było dopięte na ostatni guzik. Niestety, bardzo często zawodzą księgowi. Żal tylko właścicieli biznesów, którzy się starają, a finalnie ich problemy tylko piętrzą sięi piętrzą, bo jeden bród za drugim nagle zaczyna wypływać na powierzchnię. I to wcale nie z ich winy…

Jak poznać złego księgowego? 

1.    Otrzymujesz informacje na temat rozliczeń podatkowych w ostatnim momencie  

Na rozliczenie firmy LTD mamy 9 miesięcy od końca roku finansowego firmy. Zatem jeśli Twoja firma jest przez Twoich księgowych rozliczana w ostatnim miesiącu, coś tu jest nie tak. Dobrze robiony bookkeeping z miesiąca na miesiąc pozwala na zrobienie rozliczenia firmy w ciągu pierwszego miesiąca od końca roku finansowego. Nie oznacza to, że Twoi księgowi muszą "podciągać portki" i w ciągu pierwszych 30 dni przynosić Tobie „Final Accounts” do podpisania. Jednak uważam, że dobra firma księgowa w pierwszym kwartale powinna dać Tobie znać jak wygląda sytuacja finansowa Twojej firmy i na jakiej wielkości podatek do zapłacenia musisz się przygotować.

Obrazowo wygląda to tak:

Firma ABC Ltd została założona w maju 2018 roku. Rok finansowy będzie się zatem kończył w maju 2019 (dokładnie 12 miesięcy później).
Od końca maja 2019 mamy 9 miesięcy na złożenie rozliczenia podatkowego (tzw. Final Accounts) do Companies House i do HMRC.
Czyli “deadline” rozliczenia firmy to luty 2021 roku. W tym czasie firma musi również zapłacić podatek korporacyjny (Corporation Tax).
Załóżmy, że firma ma do zapłacenia £10,000 podatku korporacyjnego - warto byłoby wiedzieć o takiej kwocie wydatku wcześniej niż w ostatnim miesiącu, prawda?

2.    Spóźnione składanie dokumentacji do Companies House

Przychodzą do Ciebie listy z karami za opóźnienia? Companies House i HMRC wysyłają do właścicieli firm oraz do ich agentów informacje na temat terminów składania takich wniosków jak Confirmation Statement czy Final Accounts. Zastanawiające jest więc, skąd biorą się te niedociągnięcia...

Companies House nakłada kary za opóźnienia:

Do 1 miesiąca – £150

Od 1 do 3 miesięcy – £375

Od 3 miesięcy do 6 miesięcy – £750

Powyżej 6 miesięcy – £1,500

Kary nakładane przez Companies House są podwajane, gdy te zdarzają się 2 lata z rzędu.

Mając 9 miesięcy na złożenie dokumentacji ciężko jest się odwołać od takiej kary. Oczywiście nie jest to niemożliwe, ale droga jest długa i wyboista. Dyrektor firmy aby odwołać się od kary, musiałby udowodnić, że stało się to z przyczyn poza jego kontrolą. Opieszałość księgowych jednak nie jest takim powodem, ponieważ wg. Companies Act 2006 to wciąż dyrektor jest odpowiedzialną osobą za złożenie dokumentacji i rocznych rozliczeń - nie księgowi.

Tłumaczenia:
„to moich księgowych wina”
„firma moja była „dormant” (uśpiona)”
„to moje pierwsze rozliczenie”
„firma słabo sobie radzi finansowo”
„dyrektorzy mieszkają za granicą”
„nie wiedziałem, że muszę złożyć rozliczenie”
...raczej nie pomogą.

3.    Twoi księgowi pracują całkowicie sami

O takich księgowych również bym się martwił. Choćby z tego ważnego powodu, że jedna osoba nie jest w stanie prowadzić dobrze swojej firmy i prowadzić dobrze „papierów” jeszcze czyjejś. To zabiera naprawdę mnóstwo czasu. Spójrz na swoją firmę - ile czasu Ty na nią poświęcasz? Księgowi mają dokładnie tak samo, a do tego muszą podobną pracę wykonywać dla swoich klientów.

Drugi powód, dla którego księgowi nie powinni pracować sami jest taki, że jeśli wpadną pod autobus, to Twoja firma automatycznie będzie miała problemy dokładnie takie, jak wymienione w pierwszych dwóch punktach.

No i kolejna kwestia - zespół powinien mieć wystarczająco wysokie kwalifikacje, by doprowadzić do końca rozpoczętą już pracę, nawet jeśli główna osoba w firmie zachoruje, wyjedzie lub zderzy się czołowo ze wspomnianym autobusem.

4.    Rachunki wystawiane klientom nie spełniają wymogów prawnych

To niesamowite, jak wiele polskich biznesów nie potrafi wystawić prawidłowego rachunku VAT. Pisałem o tym w artykule Co powinno znajdować się na rachunku VAT?

Nawet zwykły paragon powinien pokazywać numer VAT – czy Twój rachunek, który dajesz swoim klientom posiada niezbędne informacje? Pamiętaj, że na prośbę klienta musisz taki prawidłowy rachunek wystawić. Jeśli Twoi księgowi nie potrafią wyłapać takich banalnych błędów, to kto miałby to dla Was zrobić?

5.    Księgowi nie kontrolują Twoich comiesięcznych przychodów  

Założyłeś w ciągu ostatnich 12 miesięcy interes? A kontrolujesz swój „VAT Threshold” – czyli kwoty, przekraczając którą powinieneś się zarejestrować na VAT?

W ostatnim roku mieliśmy kilka biznesów, które przeszły do nas od innych księgowych, a właściciele nie wiedzieli nawet jakiej wysokości mają utargi. Prowadząc biznes, gdzie sprzedaje się dużą ilość towaru za niskie ceny, bardzo łatwo się zapomnieć i przekroczyć tę magiczną kwotę.

Wystarczy aby dzienna średnia sprzedaż wyniosła £233...! Jeśli Twoi księgowi nie podpowiadają Tobie co jakiś czas jakie masz utargi, to czas najwyższy się tym zainteresować. Zajrzyj do mojego artykułu, zatytułowanego: Czy jesteś pewien, że nie wszedłeś na VAT?

6.    Księgowi namawiają Cię do oszustwa

Niestety i tak się zdarza, a ciekawym jest fakt, że są i klienci, którzy właśnie takich księgowych lubią, a nie zdają sobie sprawy z tego, że ostatecznie to dyrektorzy firm odpowiadają za oszustwa, a nie księgowi.
Jeśli więc księgowi podpisują za Ciebie rozliczenia finansowe (no właśnie... podpisałeś kiedyś swoje Final Accounts?) i namawiają do składania wniosków na dofinansowania, na które wiesz, że się nie kwalifikujesz, to chyba czas od takich uciekać. Miło jest słyszeć od swoich księgowych to, co chce się usłyszeć, ale niemiło już później prowadzić batalię z HMRC samemu, bo Twój księgowy wyrzekł się swoich grzechów.

Księgowy namawiający Cię do oszustw prawdopodobnie nie ma żadnych innych argumentów, by zatrzymać Cię ze sobą.

7.    Księgowi nie mają kwalifikacji – „jestem agentem HMRC”

To zdarza się nagminnie! Dla klaryfikacji – księgowym w tym kraju może nazwać się każdy. Wcale nie jest wymagane od państwa brytyjskiego, by mieć kwalifikacje do prowadzenia księgowości i optymalizacji podatkowej w sposób etyczny i zgodny z prawem. Jeśli zatem dostajesz rozbieżne informacje od tych, które np. wyczytałeś „w necie”, to poproś księgowego o referencje do konkretnego zapisu z prawa podatkowego.

Twój księgowy powinien być członkiem jednej z organizacji zrzeszającej księgowych, takiej jak:

ACCA, CIMA, ICAEW, ICAS, IFA, ATT/CIOT

Jest jeszcze AAT, które zrzesza księgowych o niższych kwalifikacjach, lecz którzy to z powodzeniem będą pomocni osobom samozatrudnionym lub malutkim firmom limited z niewielkimi dochodami.

Kwalifikacje AAT (nie myl z ATT) są porównywane przez Kaplan do pierwszego roku studiów (zobacz artykułu Kaplan).

Jest wiele osób, które się ogłaszają się jako agenci HMRC – to może być każdy i to bez najmniejszych kwalifikacji księgowych. Każda może zarejestrować się w HMRC jako agent, co de facto nic nie oznacza.
Z pewnością, większość takich osób może Tobie pomóc wypełnić self-assessment, ale już z prowadzeniem firmy LTD oddałbym się w ręce profesjonalistów.

Dodatkowo mamy również bookkeeperów – te osoby powinny być zarejestrowane w organizacjach:

ICB lub IAB

Jest to najniższy stopień kwalifikacji (bardziej rachunkowych niż skięgowych), jednak nie można dyskredytować znajomości podstaw księgowości takich osób.
Pamiętaj jednak - gdy Twoja firma przekroczy już roczny próg, po którym trzeba zarejestrować się na VAT, znajdź osobę z wyższymi kwalifikacjami lub bookkeepera współpracującego z innymi księgowymi, którzy mogą autoryzować jego pracę.

Polecam "sprawdzić literki", jakimi Twoi księgowi zamieszczają przy nazwisku. A jeśli ich nie ma, po prostu zapytaj. Dobrze też jest zajrzeć na konto LinkedIn takiej osoby, poszperać w internecie i poczytać opinie.  

Pamiętaj, łatwo jest trafić na niekompetentna osobę, a już ciężej wychodzić z problemów, których taka osoby może Twojej firmie i Tobie narobić. Szkoda nerwów, czasu i pieniędzy jakie będzie Cię kosztować wyciąganie biznesu z dołka. Sprawdź zatem osoby, którym chcesz powierzyć swój biznes. A Ty skup się na jego rozwoju i zarabianiu pieniędzy!


Nie martw się i oddaj swoje problemy w ręce specjalistów - rozwiążemy je.

Teraz Twój ruch, zostań bohaterem!

Myślisz, że ten artykuł przyda się któremuś z Twoich znajomych? Podziel się nim na Facebook

Podziel się na Facebook