Czy jesteś pewien, że nie wszedłeś na VAT?

Parę tygodni temu zgłosił się do mnie klient, któremu księgowa powiedziała, że VAT liczy się od początku do końca roku rozliczeniowego firmy...

Oczywiście jest to nieprawda! „Rok rozliczeniowy” VAT-u ma charakter „kroczący” i okazało się, że ów klient nie tylko powinien był być zarejestrowany na VAT już od kilku miesięcy, ale że mogą być na niego nałożone kary pieniężne za niedopilnowanie rejestracji VAT.

W tym artykule wyjaśnię zatem, kiedy musimy zarejestrować się na VAT. Nota bene, kwestią odrębną jest „dobrowolna” rejestracja na VAT. W pewnych sytuacjach może mieć to zalety – o czym będę pisał w innym artykule.

Wszystko zaczyna się od tak zwanego taxable turnover czyli przychodu, który podlega podatkowi VAT. Taki przychód powyżej £85,000 oznacza konieczność zarejestrowania firmy na potrzeby VAT. To ważne rozróżnienie, ponieważ VAT Act 1994 definiuje cztery kategorie przychodów – Zero Rate VAT (0%), Reduced Rate (5%), Standard Rate (20%) i VAT-Exempt.

Przy obliczaniu taxable turnover bierze się pod uwagę trzy pierwsze grupy, a zatem także i przychody objęte zerową stawką VAT. Zwolnione z VAT są natomiast pewne usługi: ubezpieczenia, pochówek i kremacja zwłok, usługi medyczne…

Jeśli nasz biznes to np. klinika dentystyczna, jest duże prawdopodobieństwo, że większość naszego utargu to usługi zwolnione z VAT. Przychody objęte VAT mogą obejmować na przykład sprzedaż kosmetyków.

Zatem, jeśli dentysta ma utarg £90,000, ale sprzedaje produkty które są objęte VAT i ze sprzedaży tej miał dochód £20,000, wówczas nie będzie musiał rejestrować się na VAT, ponieważ nie przekroczył magicznej cyfry utargu £85,000:

Usługi zwolnione z VAT – £70,000
Sprzedaż produktów na VAT – £20,000

Po przekroczeniu kwoty przychodu £85,000 należy się zarejestrować. Nawet gdy zawiera ona w sobie produkty lub usługi objęte zerową stawką VAT. Wówczas rozliczamy się kwartalnie, lub możemy też uprościć sobie rozliczenie VAT (o czym pisałem we wcześniejszym artykule).

Pamiętajmy, że biznes powinien sprawdzać, czy przekroczył te kwotę co miesiąc -- i sprawdzać utarg z ostatnich 12 miesięcy! Niektórzy księgowi nieprawidłowo rozliczają polskie firmy w UK, podając, że liczy się to od nowa dla całego roku rozliczeniowego firmy.

Co miesiąc mamy zatem do zrobienia dwa testy:

1. Czy przekroczyliśmy £85,000 (historic test)?
2. Czy mamy podstawy sądzić, że w ciągu 30 kolejnych dni (future test) przekroczymy tę kwotę? -- np. mamy podpisany kontrakt, który zaczyna się w ciągu kolejnych parunastu dni i podwyższy nam sprzedaż. Wówczas HMRC będzie już chciało dostać swoja działkę w postaci VAT.

Co czeka firmę, która się nie zarejestrowała?
Z pewnością kary finansowe! Grzywny mogą osiągnąć nawet i 100% kwoty VAT jaką powinniśmy byli zapłacić.

Przykład: Firma miała przychód ze sprzedaży objętej stawką VAT 20% w wysokości £100,000 i nie zarejestrowała się na czas jako podatnik VAT. HMRC obliczy, że £15,000 powinno było być opodatkowane VAT-em, a zatem z tej sprzedaży powinno było być zapłacone £2,500 VAT-u. Dodatkowo zostanie wymierzona kara w wysokości do 100%, czyli potencjalnie kolejne £2,500. W sumie taki podatnik mógłby zatem mieć do zapłaty £5,000!

Ile jest czasu na rejestrację?
Na rejestracje mamy 30 dni od końca miesiąca, w którym przekroczyliśmy limit £85,000. Musimy poinformować o tym HMRC i będziemy zmuszeni naliczać VAT od pierwszego dnia kolejnego miesiąca. Zatem jeśli w marcu przekroczyliśmy £85,000 musimy poinformować o tym urząd do końca kwietnia i zostaniemy płatnikami VAT od 1 maja.

Przykład: Przemek zaczął prowadzić biznes w marcu 2018 roku. Co miesiąc sprawdzał czy przekroczył w ostatnich 12 miesiącach kwotę £85,000. Stało się to dopiero w kwietniu 2018 roku, więc był zobowiązany poinformować o tym urząd do końca maja i powinien być płatnikiem VAT od 1 czerwca 2018.

W przypadku mojego klienta z kilkumiesięcznymi zaległościami, sprawa będzie znacznie bardziej skomplikowana. Trzeba będzie sprawdzać wszystkie już „zaksięgowane” przez poprzednie księgowe dokumenty.

Jako płatnik VAT możemy odliczyć VAT od wszystkich aktywów objętych VAT kupionych w ciągu ostatnich 4 lat i nadal używanych w firmie. Z odliczeniem VAT za usługi możemy cofnąć się 6 miesięcy. Oczywiście warto to zrobić by zredukować obciążenie podatkiem, praca ta może być jednak mocno czasochłonna i znacznie łatwiej byłoby ją było wykonać w momencie, gdy faktycznie dokonywaliśmy zakupów.

Miejmy jednak nadzieje, że HMRC wykaże się wyrozumiałością, nasz klient nie zostanie ukarany grzywną, a koszt „przegryzania się” przez historyczne już dokumenty nie będzie zbyt wysoki.

Najważniejsze jednak, że problem nie będzie narastał dalej – a zespół TaxOne zrobi co w naszej mocy by klient był zadowolony.